Manual de: Procesos y Políticas de Capacitación y Desarrollo. Elaborado por: La Coordinación de Capacitación y Desarrollo México D.F, Mayo 2014
Introducción: En la Universidad Insurgentes existe personal que ocupa puestos con diferentes responsabilidades y en ocasiones deben tomar decisiones en beneficio de la Institución, por lo cual y en lo que se refiere a Capacitación de personal, es importante tener un canal de comunicación efectiva, para conocer procesos y efectuarlos en caso de ser necesario. La capacitación es la acción destinada a incrementar las habilidades y conocimientos del colaborador con el propósito de prepararlo para desempeñar eficientemente un trabajo específico en el puesto que ocupe. La capacitación puede obtener beneficios cuando ésta es aplicada de la manera más adecuada, por ejemplo: menor rotación, menos accidentes de trabajo, incremento en las aptitudes, mayor productividad y eficiencia, por lo que el presente manual describe los procesos que deben seguirse, para la aplicación y desarrollo de cursos tanto presenciales como en línea, así como los lineamientos y requisitos que deben cubrir para su planeación, desarrollo, ejecución, evaluación y seguimiento. Objetivo: Conocer lineamientos que deben incluir los cursos de capacitación, tanto presenciales como en línea, así como los requisitos de entrega y recepción de la información respecto a Capacitación. 1. Procesos a seguir para los cursos 1.1. PLANEACIÓN: Consta de tres elementos, DNC (Detección de Necesidades de Capacitación), establecimiento de objetivos y establecimientos de planes y programas. - La DNC: tiene como función detectar posibles áreas de oportunidad, para ser corregidas mediante capacitación, se determina a quién va dirigida, cuándo y en qué orden se impartirán los cursos. - Los objetivos: en ésta fase se establece la dirección hacia la cual se dirigirán los esfuerzos, para que llegue a su cumplimiento tal como se planteó en un inicio. - En los planes y programas: se establecen las prioridades de capacitación, los temas a desarrollar por cada curso, el presupuesto, instructores que lo impartirán, materiales y se elabora de forma anual. 1.2. ORGANIZACIÓN: Ésta fase implica el con qué? hacerlo o llevar a cabo un curso de capacitación, que abarca elementos como: tecnológicos, humanos y físicos que a continuación se mencionan: - Se necesita estructura y sistema: Espacios físicos, la institución en la cual se realizará el curso, la autoridad responsable de la misma, así como formas y procedimientos que sistematicen todos los esfuerzos conforme al Manual de la Organización. - Integración de personas: Personal altamente capacitado para brindar el curso que se determine en el plan.
- Integración de recursos materiales: relacionado a todos los recursos físicos que se utilizaran para el funcionamiento de la capacitación. - Entrenamiento de instructores internos: consiste en preparar a una persona que pueda apoyar en las diferentes actividades al instructor o encargado del curso. 1.3. EJECUCIÓN: Es la acción misma del curso, donde se llevan a cabo los planes establecidos. Es importante que se consideren los siguientes elementos: - Materiales y apoyos de instrucción: Manuales, guías de instrucción, material didáctico, visual y fílmico para proporcionarlos en el momento adecuado. - Contratación de servicios: Todos los recursos físicos que se tuvieran que contratar, así como los alimentos en caso de ser necesario. - Coordinación de cursos: la organización previa con el personal que colaborara en la ejecución de cursos, así como invitaciones, confirmar asistencia, aulas, materiales, diplomas, servicios de café y alimentos, supervisión de las actividades antes, durante y después del curso. 1.4. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO: Sirve para comprobar los resultados obtenidos respecto a lo planeado y Evalúa las actividades que realizan los participantes, una vez concluida su instrucción, a partir de la observación y superación de los obstáculos para aplicar las nuevas habilidades, conocimientos y aptitudes adquiridos en el curso. Existen algunas técnicas para poder evaluar el seguimiento después de haber impartido un curso, en un periodo de 3 a 6 meses, son herramientas que ayudan a evaluar los cambios de conducta de los capacitados por mencionar algunas son: reuniones en su lugar de trabajo, asesoría en sus actividades, entrevistas para ver cómo les está funcionando lo aprendido. 2. Lineamientos para el desarrollo de curso presenciales y en línea. Existen lineamientos para las dos modalidades, a continuación presentamos los: 2.1. Lineamientos para el desarrollo de los cursos presenciales. 2.1.1. En caso de que se desarrolle y ejecute un curso por parte de la Coordinación de Capacitación: Se les enviará una convocatoria con una semana de anticipación a la fecha del curso. El jefe de área deberá dar permiso sin excusa alguna para que el colaborador asista a dicho evento.
El colaborador deberá confirmar asistencia tres días antes, para la elaboración de su constancia y reservar su lugar. Una vez confirmada su asistencia, no podrá faltar, por el presupuesto que se utiliza para la realización del evento. Ser puntuales, llegar 15 minutos antes de la hora citada o de lo contrario el tiempo perdido al inicio, se recuperará al final y no se tomará en cuenta el horario de salida. Al ingresar al curso favor de registrarse y observar detalladamente completar lo que falte o corregir si fuera necesario. sus datos, y La Coordinación de capacitación entregará el material a utilizar en el curso Los participantes deberán mostrar una actitud positiva durante el curso Los participantes elaborarán una evaluación al finalizar el curso y lo entregarán en ese momento, (no se lo llevarán para reenviar después por ninguna razón) Los participantes pondrán en práctica lo aprendido en el curso. El instructor deberá hacer de este evento algo activo donde los colaboradores participen, aprendan y lo lleven a la práctica. La Coordinación de Capacitación entregará su constancia al final del curso 2.1.2. En caso de que un Director, Coordinador o Jefe de área, considere necesario brindar un curso a su personal, deberá hacer lo siguiente: Reportar a la y justificar por escrito el porqué del curso, para desarrollar los posibles temas a tratar. Mandar la información del curso como: nombre del curso, nombre del instructor, número de participantes y de que puestos son, cartas descriptivas, el tiempo de duración para la revisión y Vo.Bo. Las constancias serán elaboradas en el área de Capacitación y el día del curso se entregarán, y estarán firmadas por el instructor/ responsable del curso y la Coordinación de Capacitación. El día del curso se entregarán todas las evidencias como son: fotos, presentación en PowerPoint, listas de asistencia etc. El día del curso la Coordinación de Capacitación deberá ser partícipe, para recabar dicha información, en caso de que no le sea posible asistir, al siguiente día favor de hacer llegar lo antes mencionado.
Ningún curso, taller, conferencia, dirigido a los administrativos, podrá ser llevado a cabo sin antes, pasar por el visto bueno de la. La Coordinación es la encargada de respaldar todo lo relacionado a la capacitación del personal administrativo se refiere. 2.1.3. Para desarrollar un curso es importante considerar los siguientes elementos: Caratula: debe incluir Logo de la Universidad Título del curso Una frase célebre de motivación en relación al tema Área a la que estará dirigido Nombre y puesto de quien desarrolló el curso Nombre del Instructor Fecha y lugar de ejecución del curso Introducción: breve descripción de lo que tratará el curso. Problemática detectada, que se espera mejorar con el curso: es el seguimiento de la DNC (Detección de Necesidades de Capacitación). Importancia del curso, y para qué le servirá al personal (Justificación) por qué consideran importante que implementemos el curso? Objetivo: es lo que pretendemos lograr con el curso, y debe responder a tres preguntas Qué quiero hacer? Cómo lo voy hacer? Y para qué lo voy a hacer? El orden de las respuestas a estas preguntas no importa, pero deben ser respondidas, en la redacción del objetivo. Temas a desarrollar (marco teórico): Este es el contenido temático, los temas que se desarrollaran para brindar información adecuada al personal, debe tener una estructura lógica, de cómo organizar los temas es muy importante para trasmitir un mensaje claro, deben ser organizados de la siguiente manera. 1. Hablar de conceptos principales del curso 2. Hablar de por qué existe esa problemática?( causas) 3. Si no se resuelve qué puede ocurrir?(consecuencias) 4. Posibles sugerencias para dar solución. 5. Bibliografía: Anotar al final del trabajo las fuentes consultadas para el desarrollo de los temas, primero los libros que utilizó y luego las páginas de internet. Por ejemplo:
Si es de un libro: Grados Jaime A. (2001) Capacitación y Desarrollo de Personal. México: Trillas. Si es de internet: http://www.gestion.org/gmarketing/atencion-al-estudiante/losdiversos-tipos-de-estudiantes/revista Digital sobre la Gestión de la Empresa y las estrategias empresariales, consultado el día 29 de mayo de 2013 a las 5:26 pm. Metodología: Aquí se considera la planeación y los recursos que se van a utilizar para la ejecución del curso. Estrategias de enseñanza-aprendizaje: técnicas, actividades a realizar en el curso y los tiempos de duración, descritos en la carta descriptiva. Humanos: que personal se necesita para efectuar dicho curso, instructores, participantes, organizadores, etc. Materiales: todo lo que se utilizará para realizar el curso: didácticos para los participantes, de apoyo para el instructor, económicos y físicos etc. Presupuesto: debemos argumentar donde quedaron los recursos económicos mencionando la cantidad de elementos que se compraron, todo lo necesario que se ocupará en el curso, con respectivas evidencias. Anexos: Son todos los recursos didácticos que se utilicen y funcionen como evidencias. Por ejemplo: Listas de asistencia: el organizador del curso ya sabe que personal fue convocado a dicho evento deberá llevar una lista donde los participantes se registrarán para, generarles su constancia. Cartas descriptas: es un formato de planeación donde se organizan las actividades, tiempos materiales, estrategias de aprendizaje etc. Para el mayor control del curso. Presentación PowerPoint: es la información que se les dará en el curso en una presentación. Manual del participante: es la información que se le dará impresa al participante, se deriva del curso pero únicamente incluye, carátula, índice de los temas a desarrollar, introducción, objetivos, lineamientos o reglas del curso, el contenido temático, conclusión del curso y bibliografía.
Evaluación final: se les aplica un instrumento de evaluación al terminar el curso, para verificar los conocimientos adquiridos en el curso por el personal. Reporte general del curso: una vez concluido el curso el personal que lo organizó, deberá generar un reporte para plasmar los hechos ocurridos durante la actividad, pudieran ser positivos o negativos en cuanto el espacio, contenido, instructor, la actitud del personal, dudas que se resolvieron, dudas que quedaron pendientes y como darán seguimiento a las nuevas problemáticas que hayan suscitado en el mismo curso, incluye los resultados de la evaluación final. 2.2. Lineamientos para los cursos en línea Este tipo de cursos los desarrolla específicamente la Coordinación de Capacitación, sin embargo, es necesario conocer los procesos y lineamientos que se deben cumplir para la ejecución de estos. La Coordinación investigará y desarrollará los cursos, los cuales con apoyo del área de sistemas se editara en línea. El área de sistema dará de alta los usuarios en la plataforma. La Coordinación realizará con ayuda de un grupo de personas, una prueba piloto, para evaluar que sea lo más entendible posible y que el personal no se confunda y sea efectivo dicho curso. La Coordinación enviará la convocatoria a los Directores, Subdirectores o Coordinadores Administrativos de planteles así como los Jefes de área del corporativo. Ellos deberán enviar ese mismo día a sus subordinados, la convocatoria para su conocimiento. Ellos serán responsables de que sus colaboradores respeten el tiempo determinado para los cursos. Todos deben contar con su usuario y clave, en caso de no tenerlo pasar al área de sistemas a solicitarlo, el primer día que llegue la convocatoria. Los colaboradores están obligados a tomar dicho curso puesto que es parte de su trabajo. Los colaboradores deberán respetar el tiempo asignado. Todos los colaboradores, de todos los niveles, de todas las áreas deberán participar, sin excusa. Durante el curso deberán leer absolutamente todo, para una mayor comprensión.
Durante el curso deberán prestar atención a las indicaciones que se les dé por escrito en la guía del participante e indicaciones de las evaluaciones. En las evaluaciones sobre todo la diagnóstica y la encuesta de satisfacción no puede dejar espacios vacíos, para la fácil ubicación del personal al momento de envío de las constancias. Al terminar el curso hay un apartado que dice emitir constancia, favor de darle clic, para imprimir su constancia. Todas esas constancias emitidas por los colaboradores deberán concentrarse en la Dirección de su Plantel y el Director debe generar un listado del personal que haya concluido el curso, y mandar a la brevedad posible la lista por correo electrónico con datos correctos en caso de que alguien este mal escrito su nombre al momento de imprimir su constancia, ya que serán canjeadas por las originales que se les hará llegar a sus planteles. Cuando estén listas las constancias originales, se le mandará a los Directores un aviso para que manden a su mensajera/o por ellas. Los mensajeros deberán firmar de recibido extravíos. el paquete de constancias, para evitar El mensajero entregará a la máxima autoridad del plantel o del área corporativa las constancias, y es la única persona que entregará y le firmaran de recibido sus colaboradores, en una lista previamente elaborada por la Coordinación de Capacitación. Esta lista regresará y se concentrará en la Coordinación de Capacitación no mayor a un plazo de 5 días. Si existiera personal, que ya está dada de baja en sus planteles, deberán regresar dichas constancias, a la Coordinación de Capacitación y en la lista deberán anotar en el nombre de la persona la frase BAJA Ultima y más importante de las reglas es: prestar atención a todo lo mencionado en este documento, para evitar cualquier problema o falla de comunicación, entre sus áreas y la de Capacitación. 3. Formatos: es muy importante utilizar los formatos de capacitación, ya que cuidar la estética del trabajo habla bien de quien lo elabora, estos formatos son; listas, cartas descriptivas, encuesta de satisfacción del curso y reporte del curso. Atentamente Lic. Luisa Lazcano Rodríguez