Preguntas correspondientes al examen de la sesión 1 Qué tipo de datos puedes utilizar para los campos en una tabla de Access? En función de la naturaleza de la información puedes elegir entre varios tipos de datos. Si escribes datos como nombres, apellidos, direcciones, etc, el campo será tipo texto, excepto si vas a escribir más de 255 caracteres, que entonces será tipo memo. Si con los datos vas a realizar operaciones matemáticas, entonces el campo de numérico o moneda si quieres mostrar la divisa. Si es un campo de fecha u hora entonces el tipo es 'fecha/hora'. Si es una casilla de verificación, entonces el tipo de campo es 'Sí/No'. Si vas a insertar un objeto multimedia (una foto, un sonido, etc) el campo es 'Objeto OLE'. El tipo 'Autonumérico' genera un número diferente para cada registro (clave principal). Si vas a escribir una dirección de Internet o de email, elige hipervínculo. En la figura puedes ver los tipos de datos posibles:
Para que sirve la clave principal? El objetivo de la clave principal es tener un campo en la tabla que identifique de manera única cada registro, como por ejemplo, el código en la tabla de productos o de clientes, el DNI en la tabla de personas, etc. Un campo clave principal puede ser de tipo texto o numérico, pero lo más cómodo es que sea de tipo 'Autonumérico', de este modo Access genera automáticamente un número diferente para cada registro. Por lo tanto, hay que crear un campo de tipo Autonumérico y hacerlo clave principal (haciendo clic en el icono de la llave que aparece en la barra de herramientas). Puedes ver en la figura el icono de la llave y el campo 'contacto_id' clave principal en la tabla contactos:
Cómo puedo hacer obligatoria la entrada de un valor en un campo de una tabla? La propiedad 'Requerido=Sí' hace obligatoria la entrada de un valor para ese campo. Si lo dejamos desactivado ('Requerido=No'), entonces el campo puede quedarse vacío al introducir un nuevo registro. Puede verse la propiedad 'Requerido' activada para el campo 'contacto_nombre' en la siguiente figura:
Como puedo mostrar las relaciones? y eliminarlas? Para ver las relaciones establecidas para las tablas puedes hacerlo desde la opción del menú Herramientas/Relaciones. También puedes mostrar las relaciones haciendo clic en el icono que aparece justo al lado de la opción 'Relaciones...'. Una vez activada esta opción verás en pantalla las tablas de tu base de datos y las relaciones entre ellas: Para eliminar una relación, sólo tienes que hacer un clic sobre la línea que la define y con el botón derecho activas la opción 'Eliminar'. La línea va a desaparecer y queda eliminada la relación entre dichas tablas. Nota: Cuando quieras eliminar un campo que forma parte de una relación, tendrás que eliminar primero la relación de esta manera.
Cuál es la manera más rápida de crear una relación? El modo más rápido de crear una relación entre dos tablas, es seleccionando el campo a relacionar desde la vista 'Diseño' y cambiar a tipo de dato: 'Asistente para búsquedas...'. Access pone en marcha un ayudante que te guiará para que puedas crear la relación entre el campo activo y la clave principal de la tabla relacionada. Nota: Quizá no sea la manera más rápida, pero es mi preferida. ;-)
En un cuadro combinado en el que aparecen varias columnas (campos) Cómo puedo ocultar alguno de ellos? Cuando utilizamos el Asistente para búsquedas para crear una relación, es posible seleccionar varios campos de la tabla relacionada, de modo que cuando el usuario hace clic en el cuadro desplegable, en la lista aparecen muchos campos del registro. En este caso, es posible ocultar algunos campos. Para hacerlo hay que entrar en modo 'Diseño', selecionar el campo y en las propiedades, bajo la pestaña 'Búqueda' ajustar el ancho de los campos que quieres ocultar a 0cm. Puedes ver que para el campo 'ope_contacto', se ha ajustado el 'Ancho de columnas' a 0cm la primera (no se muestra) y a 2,54cm la segunda (se muestra el valor que corresponde al nombre del contacto). En este caso, el campo que se oculta es el campo clave principal (por estética).
Que extensión tiene un fichero de Base de Datos Access? MDB (Microsoft DataBase). Cómo puedo poner una contraseña a la base de datos? La opción la puedes encontrar en el menú: Herramientas/Seguridad/Establecer contraseña para la base de datos... Cómo puedes saber la versión de Access con la que estás trabajando? Tendrás que activar la opción del menú:?/acerca de Microsoft Access.
Cómo mostrar en mayúsculas el dato de un campo? y en un formulario? Puedes utilizar la propiedad 'Formato' del campo. Si escribes en ella el signo '>' todo el contenido se mostrará en mayúsculas. Lo mismo sucede en un formulario. Para cambiar esta opción, entra en modo 'Diseño' en el campo (tabla/formulario) y ajusta la propiedad. En qué consiste la encriptación? Conoces algún programa gratuito? La encriptación es una técnica para ocultar información. Consiste básicamente en desordenar los datos siguiendo una fórmula matemática que puede deshacerse. Para encriptar se necesita una clave que permitirá el acceso a la información. Hay algoritmos simétricos (utilizan sólo una clave para encriptar y desencriptar) y asimétricos (que utilizan claves diferentes para encriptar y desencriptar). Puedes encontrar muchos programas gratuitos, uno podría ser Blowfish Advanced CS. http://www.hotpixel.net/software.html La utilidad de estos programas está en el envío de información sensible por correo electrónico o la protección de información en ordenadores compartidos o en medios portátiles como discos duros externos o lápices de memoria (que pueden perderse con el consiguiente riesgo en el acceso a la información). Qué debo tener en cuenta para crear una contraseña segura? Una contraseña segura debe incluir letras, números y carácterer especiales. Una buena contraseña podría ser: VelcdMn5p12dM! (que podría recordarse fácilmente sabiendo que representa las iniciales de: Vivo en la calle del Mar número 5 puerta 12 de Múnich.