Parte II Proyectos PARA EL ABORDAJE DEL VIH Dra. Xiomara Badilla Vargas Módulo 3 Sesión 2 30 de marzo 2012
Objetivos de aprendizaje Describir los elementos y fases de un proyecto Desarrollar un plan de trabajo para un proyecto Preparar la redacción de un proyecto Definir el equipo del proyecto y la función de los miembros de dicho equipo Preparar un cronograma de tareas Diseñar un plan de comunicaciones
Proceso de gerencia de proyectos Inicio y Definición Plan Implementación y Monitoreo 1. Seleccione el proyecto y defina su alcance 2. Defina las actividades del proyecto 3. Establezca secuencia de las tareas 4. Desarrolle un cronograma de tareas 5. Desarrolle un plan de recursos y asigne responsabilidades 6. Desarrolle un presupuesto para el proyecto 7. Desarrolle un plan para manejar riesgos 8. Desarrolle un plan para comunicarse con las partes interesados 9. Monitoreé y Gerencie el proyecto Cierre 10. Evalúe y Reporte
Cronograma de tareas: Cuadro de Grantt Nombre de la Tarea Inicia Termina Duración Marzo 2008 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Persona Responsable Obtener lista de clínicas Entrenar al personal de vacunación Días de vacunación 3 / 3 7 / 3 1 semana Anita 3 / 3 14 / 3 3 semanas Carlos 17 / 3 1 / 4 4 semanas Gloria
Seguimiento al cronograma: Puntos críticos (hitos) Hitos Eventos relevantes, logros o decisiones Muy visibles Cruciales para el progreso Ejemplo Entrenamiento de personal completado Suministros y equipos en el sitio Proceso de Vacunación iniciado
Reportando el progreso: Cuadro de puntos críticos (hitos) Punto critico Mes 1 Mes 2 Mes 3 Tiempo transcurrido Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Inmunización de niños en la Ciudad A Entrenamiento de personal completo Suministros y equipos en el sitio Periodo de vacunación iniciado Evaluación de cobertura iniciada
Para reducir la duración del proyecto Haga actividades al mismo tiempo Superponga actividades Reduzca el alcance del proyecto Cambie la metodología
Paso 5: Desarrolle un plan de recursos y asigne responsabilidades Asigne responsabilidades Organice el equipo Establezca quienes son las partes interesadas
Conformación del equipo Determine las experticias requeridas Entreviste a potenciales miembros Haga una lista de responsabilidades y expectativas Defina los mecanismos y frecuencia de las comunicaciones internas Ejemplo: Teleconferencias semanales con el equipo del proyecto en la OMS y los líderes del proyecto en cada clínica de la Ciudad A
Defina quienes son las partes interesadas y el abanderado del proyecto Miembros de la comunidad Oficiales del gobierno Organizaciones y agencias aliadas Quién es el abanderado del proyecto? Miembros del equipo, partes interesadas, colega, jefe
Paso 6: Elabore un presupuesto Estime costos Defina quien paga que Incluya todas estas decisiones en una nueva tabla resumiendo el presupuesto, fuentes de financiación y responsabilidades
Paso 7: Elabore un plan para manejar riesgos Cuales son algunos ejemplos de situaciones que pueden fracasar en la planeación e implementación de un estudio analítco?
Paso 8: Planifique comunicaciones Objetivos: Partes interesadas y miembros del equipo de trabajo Meta: Encontrar y resolver oportunamente los problemas Plan de comunicaciones Defina los métodos y la frecuencia de las comunicaciones Ejemplo: Teleconferencias con los equipos de trabajo en la OMS y líderes de proyecto de cada clínica en la Ciudad A
Plan de comunicaciones de las partes interesadas P a r t e s A spe c t os de Ti pos de Fr e c ue nc i a de P e r sona i nt e r e sa da s i nt e r é s pa r a c omuni c a c i ón c omuni c a c i ón r e sponsa bl e i nt e r e sa da s
Revisión del plan del proyecto Revise el plan del proyecto, obtenga aprobación de las partes interesadas Identifique problemas potenciales antes de la implementación Ejemplo: En nuestra campaña de inmunización es posible que se haya distribuido muchos suministros de vacunación para algunas clínicas y muy pocos para otras
Implemente y monitoree 9. Monitoreé y gerencie el proyecto
Paso 9: Implemente y monitoreé Tenga reuniones regulares sobre el progreso del proyecto Haga seguimiento al cumplimiento de actividades y a los logros Analice las desviaciones y actualice el plan en forma acorde Ejemplo: La clínica #3 no usa sus suministros por que ellos sólo vacunan un niño por semana. La clínica #2 tiene un mejor desempeño y vacuna 50 niños por semana. Cierre el proyecto en la clínica #1 y reubique los suministros en la clínica #2.
Administre cambios Identifique los activadores de problemas potenciales Ajuste el plan del proyecto basandosé en las lecciones aprendidas
Paso 10: Evalúe y reporte Los proyectos exitosos han alcanzado o excedido las necesidades y expectativas de las partes interesadas, de la siguiente manera: Cumpliendo el cronograma planeado No excediendo los presupuestos planeados Cumpliendo con el alcance definido y la calidad de los requerimientos de productos, procesos o servicios Gestionando efectivamente los riesgos del proyecto Comunicándose de manera efectiva con todos las partes interesadas a lo largo del ciclo del proyecto
Cierre del proyecto El cierre de proyecto tiene cuatro pasos: 1. Revisión del proyecto y retro-alimentación de clientes y patrocinadores del proyecto 2. Análisis en equipo del proceso que siguió el proyecto y de las ideas para mejorar en el futuro 3. Elaboración del reporte final de cierre 4. Y no se olviden de Celebrar!!
Resumen Los proyectos exitosos satisfacen las necesidades de las partes interesadas mediante el desarrollo meticuloso de las tres fases: Alto nivel de planeación en el diseño del proyecto y su alcance Adecuado diseño de documentos detallados del proyecto Firme implementación, evaluación y cierre
Referencias WHO: effective project planning and evaluation in biomedical research. Accessed at http://www.who.int/tdr/publications/publications/pdf/stepbystep.pdf. Posner, BZ, What it Takes to be a Good Project Manager, Project Management Journal 18, No. 1 (March 1987). Project Management for Public Health Professionals Participant Workbook. Sustainable Management Development Program, Centers for Disease Control and Prevention.