En Bogotá D. C., a 26 de noviembre de, siendo las 11:00 a.m., se reunieron en la sala de juntas de la Secretaría General de la Superintendencia de Notariado y Registro, el doctor Omar Germán Mejía Olmos, Secretario General (E), delegatario de la facultad de celebrar contratos, conforme a lo establecido en el artículo 1º de la Resolución 3085 de 27 de abril de 2009, la doctora Carolina Rosas Díaz Coordinadora del Grupo de Contratación Administrativa, el doctor Rafael Andrés Buelvas Márquez Abogado del citado grupo, el doctor Nelson Rodríguez Chacón Profesional Universitario de Secretaría General, Javier Ortiz y Tomas Castillo, Ingenieros de la Oficina de informática, Sara Rojas Perilla, Delegado de la Dirección Financiera y la doctora Nelly Esperanza Alvarez, Delegada de la Oficina de Control Interno de Gestión, con el fin de llevar a cabo la Audiencia mediante la cual se Adjudica o Declara Desierto el Proceso Selección Abreviada por Subasta Inversa Presencial No. 12 de. La diligencia se desarrollará con el siguiente orden del día: ORDEN DEL DIA 1.- Instalación de la audiencia a cargo del Secretario General. 2.- Lectura del objeto del proceso 3.- Verificación de asistencia de los proponentes habilitados. 4.- Verificación de la capacidad jurídica de los proponentes habilitados. 5. Resumen del proceso 6. Lectura de las observaciones presentadas al informe de evaluación 7. Respuesta a las observaciones. 8.- Enunciación del Procedimiento de la Subasta Inversa. 9- Desarrollo de la Subasta Inversa. 1
10.- Adjudicación del proceso al mejor postor o en su defecto declaratoria de desierta. 11.- Lectura y aprobación del acta de audiencia y firma por parte de las personas que en ella intervinieron. DESARROLLO DE LA AUDIENCIA 1.- Instalación de la audiencia: El Secretario General (E) instaló la sesión saludando a los intervinientes y agradeció la colaboración de los funcionarios de la Superintendencia. 2.- Lectura del Objeto del Proceso: OBJETO: Contratar bajo Subasta Inversa la adquisición de discos duros para la actualización en capacidad de almacenamiento DS3300 IBM, adquisición de cintas rdx 320gb cartridge, ultrium data cartridge, adquisición de controladoras system storage single controller, servicios de instalación, configuración, capacitación, ampliación de garantía 7x24 por un año de los DS3300 y mantenimiento correctivo y preventivo a los servidores IBM. 3.- VERIFICACIÓN DE ASISTENCIA DEL PROPONENTE HABILITADO. Para el efecto se hace entrega de la planilla preestablecida para este fin. 4.- VERIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD LEGAL DEL PROPONENTE HABILITADO EN REPRESENTACIÓN DE LA EMPRESA QUE PARTICIPA. El Secretario General procede a verificar la representación legal del oferente habilitado, analizado para ello, el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio o en su defecto el poder debidamente otorgado, así: 2
TLM LTDA., Se constató que NO ASISTIÒ ninguno en representación de esta empresa. UNION TEMPORAL DAXA SAVERA LTDA., Se constató que la señora GLORIA ESPERANZA BARON identificada con la cedula de ciudadanía 52.037.354 y el señor JAIRO HERNANDEZ GUTIERREZ identificado con la cedula de ciudadanía 19.398.071, obraron como apoderados del representante legal de acuerdo con el poder debidamente otorgado y presentado en esta audiencia. COLVISTA, Se constató que el señor CARLOS ALBERTO DUQUE identificado con la cedula de ciudadanía 14.852.825, obró como apoderado del representante legal de acuerdo con el poder debidamente otorgado y presentado en esta audiencia. SISA, Se constató que la señora BIBIANA LUCIA LARZA identificada con la cédula de ciudadanía No. 31.977. 960, el señor SANTIAGO HARLEY JIMENEZ identificado con la cédula de ciudadanía No. 79.596.852 y la señora ANGELA RAMOS identificada con la cédula de ciudadanía No. 52.426.620, obraron como apoderados del representante legal de acuerdo con el poder debidamente otorgado y presentado en esta audiencia. AVANCE DIGITAL S.A., Se constató que NO ASISTIÒ ninguno en representación de esta empresa. ASIC S.A., Se constató que el Representante Legal es la señora OLGA PATRICIA PABON ARGUELLO. Identificado con la cédula de ciudadanía No. 28.411.176. 5. RESUMEN DEL PROCESO El abogado responsable resume el proceso así: El día 28 de octubre de, previo agotamiento de la etapa de proyecto de pliego, se publicó la Resolución No. 9830 mediante la cual Ordenar la apertura del Proceso de Selección Abreviada por Subasta Inversa Presencial No. 12 de, el pliego de condiciones definitivo y la ficha técnica en la web de la Entidad y en el portal único de contratación para que fueran conocidos por el público en general. 3
El 11 de noviembre de, a las 11:00 a.m., se llevó a cabo la Audiencia de cierre y apertura de las ofertas presentadas del proceso de selección abreviada por subasta inversa presencial No. 12 de. Se presentaron las siguientes propuestas: OFERENTE RADICACION POLIZA SERIEDAD DE LA PROPUESTA SNRER058415 Aseguradora:CONFIANZA. TLM LTDA Hora 10:08:21A.M., del 11 de Fecha de Expedición de la noviembre de. póliza02/11/10. Número de póliza: 05GU074880. Vigencia05/11/10 a 20/03/11. Valor: $ 96.000.000 No. FOLIOS 67 folios DE Original, 2 copias y propuesta económica OFERENTE RADICACION POLIZA SERIEDAD DE LA PROPUESTA UNION TEMPORAL SNRER058447 Aseguradora:CONFIANZA. DAXA SAVERA Hora 10:35:44 A.M., del 11 Fecha de Expedición de la de noviembre de. póliza09/11/10. Número póliza:01 GU 045785 Vigencia:11/11/10 a 15/02/10 Valor: $ 95.146.303 COLVISTA SISA AVANCE DIGITAL S.A ASIC S.A. SNRER058449. Hora 10:39:59A.M., del 11 de noviembre de. SNRER058450 Hora 10:40:06 A.M., del 11 de noviembre de. SNRER058453 Hora 10:43:54 A.M., del 11 de noviembre de. SNRER054855 Hora 10:45:19 A.M., del 11 de noviembre de. Aseguradora: RSA. Fecha de Expedición de la póliza:05/11/10 Número póliza:29516. Vigencia:05/11/10 a 15/02/11 Valor: $95.146.303 Aseguradora:CONFIANZA Fecha de Expedición de la póliza:04/11/10. Número póliza:01 GU 045742 Vigencia:5/11/10 a 20/02/11 Valor: $95.146.303 Aseguradora: COLPATRIA Fecha de Expedición de la póliza:09/11/10. Número póliza: 48. Vigencia:11/11/10 a 16/03/11 Valor: $95.146.303 Aseguradora: COLPATRIA Fecha de Expedición de la póliza:09/11/10. Número póliza: 49 Vigencia:11/11/10 a 14/02/11 Valor: $95.146.303 No. DE FOLIOS 193 folios Original, 2 copias y propuesta económica 113 folios Original, sin copias y propuesta económica 190 folios Original, 2 copias y propuesta económica 132 folios Original, 2 copias y propuesta económica 196 folios Original, 2 copias, CD y propuesta económica Los sobres que contenían las ofertas iniciales de precio presentados por los oferentes, quedaron cerrados hasta la celebración de la subasta. 4
El 18 de Noviembre de se publicó el informe de verificación de requisitos habilitantes, resultando habilitados todos los oferentes. Del 19 al 25 de noviembre de, se dio traslado a los oferentes del informe de verificación de requisitos habilitantes, en virtud del principio de transparencia. Art. 24 num. 2 Ley 80/93 y para subsanar la ausencia de los requisitos faltantes o la falta documentos habilitantes. Dentro del referido plazo se presentaron las observaciones que se analizan y responden en el siguiente punto del orden de día. 6. LECTURA DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL INFORME DE EVALUACIÓN: Por instrucciones del Secretario General se leen todas y cada una de las observaciones validamente presentadas por parte de los oferentes, las cuales hacen parte integrante de esta acta. 1. ASIC S.A. efectúa observaciones a: La propuesta de Avance Digital S.A. Observación 1: Observación dirigida a que la empresa avance digital no cumple con el numera 3.2.4 certificado de Registro de precios generado por el SICE. Respuesta: La observación NO PROCEDE, ya que a folios nros. 12, 13,14 se puede verificar el registro del elemento solicitado y la fecha de registro. Observación 2: Al numeral 3.4.2 EXPERIENCIA DEL OFERENTE las personas encargadas de impartir la capacitación deberán ser ingenieros de sistemas o ingenieros 5
industriales o ingenieros de telecomunicaciones o electrónicos certificados en instalación y configuración de sistemas de almacenamiento. hacen la observación que solo se adjunta Certificación Certified Specialist_systemx Technican Pricipels V8 no adjuntan hoja de vida,ni diploma,ni tarjeta profesional que evidencie que es ingeniero, incumpliendo con lo requerido en el pliego, por lo tanto la oferta debe ser rechazada. Observación 3: Al numeral 3.4.2 EXPERIENCIA DEL OFERENTE hacen la observación que el oferente no incluye el servicio de mesa de ayuda, ni el procedimiento como se solicitara y atenderá el servicio ni tampoco manifiesta ni evidencia que el servicio este apoyado en la metodología ITIL solicitado por la SNR. Observación 4: La SNR, solicita puntualmente las personas encargadas de impartir la capacitación deberán ser ingenieros de sistemas o ingenieros industriales o ingenieros de telecomunicaciones o electrónicos certificados en instalación y configuración de sistemas de almacenamiento. Dicha certificación no fue aportada para ninguno de los ingenieros aportados como personal técnico incumpliendo con lo requerido en el pliego por lo tanto la oferta está incompleta y debe ser rechazada. A la propuesta de SISA S.A. Observación 1: Observación dirigida a que la empresa avance digital no cumple con el numera 3.2.4 certificado de Registro de precios generado por el SICE. Observación 2: La SNR, solicita puntualmente las personas encargadas de impartir la capacitación deberán ser ingenieros de sistemas o ingenieros industriales o 6
ingenieros de telecomunicaciones o electrónicos certificados en instalación y configuración de sistemas de almacenamiento. Dicha certificación no fue aportada para ninguno de los ingenieros aportados como personal técnico incumpliendo con lo requerido en el pliego por lo tanto la oferta está incompleta y debe ser rechazada. A la propuesta de UT DAXA-SAVERA: Observación 1: Al numeral 3.4.2 EXPERIENCIA DEL OFERENTE hacen la observación que el oferente no incluye el servicio de mesa de ayuda, ni el procedimiento como se solicitara y atenderá el servicio ni tampoco manifiesta ni evidencia que el servicio este apoyado en la metodología ITIL solicitado por la SNR. Observación 2: La SNR, solicita puntualmente las personas encargadas de impartir la capacitación deberán ser ingenieros de sistemas o ingenieros industriales o ingenieros de telecomunicaciones o electrónicos certificados en instalación y configuración de sistemas de almacenamiento. Dicha certificación no fue aportada para ninguno de los ingenieros aportados como personal técnico incumpliendo con lo requerido en el pliego por lo tanto la oferta está incompleta y debe ser rechazada. A la propuesta de COLVISTA S.A.: Observación 1: La SNR, solicita puntualmente las personas encargadas de impartir la capacitación deberán ser ingenieros de sistemas o ingenieros industriales o ingenieros de telecomunicaciones o electrónicos certificados en instalación y configuración de sistemas de almacenamiento. 7
Dicha certificación no fue aportada para ninguno de los ingenieros aportados como personal técnico incumpliendo con lo requerido en el pliego por lo tanto la oferta está incompleta y debe ser rechazada. Observación 2: Al numeral 3.4.2 EXPERIENCIA DEL OFERENTE hacen la observación que el oferente no incluye el servicio de mesa de ayuda, ni el procedimiento como se solicitara y atenderá el servicio ni tampoco manifiesta ni evidencia que el servicio este apoyado en la metodología ITIL solicitado por la SNR. Observación 3: La SNR, solicita puntualmente las personas encargadas de impartir la capacitación deberán ser ingenieros de sistemas o ingenieros industriales o ingenieros de telecomunicaciones o electrónicos certificados en instalación y configuración de sistemas de almacenamiento. Dicha certificación no fue aportada para ninguno de los ingenieros aportados como personal técnico incumpliendo con lo requerido en el pliego por lo tanto la oferta está incompleta y debe ser rechazada. Observación 4: Debe contar con un gerente de proyecto certificado en PMI, anexar certificado. Observación 5: Observación dirigida a que la empresa COLVISTA S.A. no cumple con el numera 3.2.4 certificado de Registro de precios generado por el SICE. A la propuesta de TLM: Observación 1: Observación dirigida a que la empresa TLM. no cumple con el numera 3.2.4 certificado de Registro de precios generado por el SICE. 8
Observación 2: Al numeral 3.4.2 EXPERIENCIA DEL OFERENTE hacen la observación que el oferente no incluye el servicio de mesa de ayuda, ni el procedimiento como se solicitara y atenderá el servicio ni tampoco manifiesta ni evidencia que el servicio este apoyado en la metodología ITIL solicitado por la SNR. Observación 3: La SNR, solicita puntualmente las personas encargadas de impartir la capacitación deberán ser ingenieros de sistemas o ingenieros industriales o ingenieros de telecomunicaciones o electrónicos certificados en instalación y configuración de sistemas de almacenamiento. Dicha certificación no fue aportada para ninguno de los ingenieros aportados como personal técnico incumpliendo con lo requerido en el pliego por lo tanto la oferta está incompleta y debe ser rechazada. Observación 4: hacen la observación que solo se adjunta Certificación Certified Specialist_systemx Technican Pricipels V8 de German Rivera Cartagena no adjuntan hoja de vida, ni diploma, ni tarjeta profesional que evidencie que es ingeniero, incumpliendo con lo requerido en el pliego, por lo tanto la oferta debe ser rechazada. 2. Observaciones efectuadas por SISA S.A., al: Oferente AVANCE DIGITAL S.A.: Pregunta 1: En la propuesta entregada por este oferente no se evidenció la verificación documental que permita comprobar ya sea que el canal autorizado o centro de servicios o el mismo Avance Digital S.A que cuente con una herramienta para la prestación del servicio apoyada en la metodología ITIL en donde operara el Helpdesk Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. 9
Pregunta 2: El proponente no certifica que sus funcionarios hayan realizado tareas de diseño ó arquitectura o mantenimiento, instalación y configuración de sistemas de almacenamiento en la línea DS3300 ó superior. Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. Pregunta 3: En la oferta entregada no se indica claramente cuál es el procedimiento de como se solicitará y atenderá el servicio ya sea de instalación, configuración, capacitación, ampliación de garantía tanto para los sistemas de almacenamiento como de los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo de los servidores, el oferente presenta una descripción para Aires, UPS y Monitoreo Netbotz (Folio 116). Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. Pregunta 4: El oferente a Folio 92 presenta la certificación de Maximino Ramos como- IBM Certified Specialist System X V9 pero no anexa demás documentación que permita certificar que esta persona es ingeniero de sistemas ó electrónico ó industrial ó telecomunicaciones (no hay tarjeta profesional, no hay diploma, etc) tal como lo exige los pliegos definitivos de este proceso. Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. Pregunta 5: Las certificaciones de experiencia laboral presentadas por este oferente en sumatoria no alcanzan el 100% del valor del presupuesto estimado para este proceso si se tiene en cuenta que la certificación presentada a Folio 90 en sus ítems de desagregación, hay uno por valor de $25.000.000 que corresponde a estaciones de captura que no tienen nada que ver con el objeto de este proceso, y si la diferencia se suma a las otras dos certificaciones presentadas (una en dólares de septiembre de 2008 y la otra en pesos colombianos), consideramos que no cumple con los $951.463.030 exigidos dentro de los pliegos de este 10
proceso. Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. Al oferente TLM: Pregunta 1: La propuesta entregada no hace mención a la respuesta punto a punto de los pliegos definitivos de este proceso razón por la cual no se puede hacer verificación de la oferta técnica entregada por este oferente. Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. Pregunta 2: En la propuesta entregada por este oferente no se evidenció la verificación documental que permita comprobar ya sea que el canal autorizado o centro de servicios o el mismo TLM que cuente con una herramienta para la prestación del servicio apoyada en la metodología ITIL en donde operara el Helpdesk. Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos Pregunta 3: Solicitamos verificar la información entregada correspondiente a las certificaciones de experiencia, ya que ninguna de ellas presenta sello o papel membreteado de las entidades que las emiten todas están elaboradas en el mismo formato de presentación y elaboración. Al oferente DAXA SAVERA: Pregunta 1: En la oferta entregada no se indica claramente cuál es el procedimiento de cómo se solicitará y atenderá el servicio ya sea de instalación, configuración, capacitación, ampliación de garantía tanto para los sistemas de almacenamiento como de los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo de los servidores. Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. 11
Pregunta 2: En la propuesta entregada por este oferente no se evidenció la verificación documental que permita comprobar ya sea que el canal autorizado o centro de servicios o la misma UT Daxa-Savera que cuente con una herramienta para la prestación del servicio apoyada en la metodología ITIL en donde operara el Helpdesk y tampoco se menciona contar con una línea de soporte 018000 para este tipo de servicios. Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. Pregunta 3: Esta oferta no presenta un ingeniero certificado IBM Certified Specialist System X V8 ó superior ni tampoco alguna otra certificación que permita validar u hoja de vida y saber si es ingeniero de sistemas ó electrónico ó industrial ó telecomunicaciones (no hay tarjeta profesional, no hay diploma, etc) tal como lo exige los pliegos definitivos de este proceso. Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. Al oferente COLVISTA: Pregunta 1: A folio 79, no se evidenció la verificación documental que permita comprobar ya sea que el canal autorizado o centro de servicios o el mismo Colvista que cuente con una herramienta para la prestación del servicio apoyada en la metodología ITIL en donde operara el Helpdesk y tampoco se menciona contar con una línea de soporte 018000 para este tipo de servicios. Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. Pregunta 2: A folio 91, se presenta la Hoja de Vida de la Ingeniera Luz Omaira Ardila pero no se acredita mediante certificación que esta persona sea PMI. Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. Pregunta 3: 12
El oferente a Folio 113 presenta la certificación de Maximino Ramos como- IBM Certified Specialist System X V9 pero no anexa demás documentación que permita certificar que esta persona es ingeniero de sistemas ó electrónico ó industrial ó telecomunicaciones (no hay tarjeta profesional, no hay diploma, etc) tal como lo exige los pliegos definitivos de este proceso. Por lo cual solicitamos el rechazo de esta oferta por no cumplir con los requerimientos técnicos mínimos. 3. Observaciones efectuadas por U.T. DAXA SAVERA a : Al oferente TLM: Pregunta 1: Las certificaciones de experiencia aportadas a folio 53,54,55 no tienen numero del contrato, conforme como se solicita en el numeral 3.4.1 Experiencia del Oferente por lo tanto el proponente no cumple con este requisito mínimo. Pregunta 2: Observación dirigida a que la empresa TLM. no cumple con el numera 3.2.4 certificado de Registro de precios generado por el SICE. A la propuesta de Avance Digital S.A. Observación 1: A folio 90 la certificación de experiencia de POLICIA NACIONAL, incluye tres ítems uno de los cuales estaciones de captura no corresponde al objeto de esta contratación..al no tener en cuenta este ítem el oferente no cumple con el numeral 3.4.1 EXPERIENCIA DEL OFERENTE, donde se solicitan que los montos de los contratos sumados deben ser iguales o superiores al 100% del valor del presupuesto estimado para la presente selección abreviada. Observación 2: Observación dirigida a que la empresa Avance Digital S.A no cumple con el numera 3.2.4 certificado de Registro de precios generado por el SICE. 13
A la propuesta de SISA S.A. Observación 1: Observación dirigida a que la empresa SISA S.A. no cumple con el numera 3.2.4 certificado de Registro de precios generado por el SICE. 7. RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES: Antes de entrar a debatir las respuestas de las observaciones se pone de presente que de acuerdo con lo dispuesto en el articulo 10 del Decreto Reglamentario 2474 de 2008, que regula las Reglas de Subsanabilidad, en ningún caso se permitirá que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso de selección. Lo anterior habida cuenta que varias observaciones hacen alusión a la imposibilidad de subsanar requisitos habilitantes no cumplidos por diversos proponentes. Por la polémica surgida, entre los proponentes y entre algunos de los proponentes y la Entidad, el Secretario General (E,) decidió suspender la audiencia con el fin de que el comité evaluador revisara sus evaluaciones, señalando como fecha y hora para la reanudación de esta diligencia, el día jueves 02 de diciembre a las 3:00 PM, fecha en la que una vez resueltas las observaciones, y oída las recomendaciones del comité evaluador, sobre los oferentes habilitados o no, se procederá a la realización de la subasta, y la adjudicación del proceso al mejor postor, o en su defecto a la declaratoria de desierto del mismo. Sólo podrán asistir a la audiencia los proponentes que participaron inicialmente, no lo podrán hacer quienes no asistieron por cuanto fue clara su voluntad de no participar. La presente audiencia, se interrumpe a las 1:00 p.m. 14
OMAR GERMAN MEJIA OLMOS Secretario General (E) CAROLINA ROSAS DÍAZ Coordinadora Grupo de Contratación Administrativa NELSON RODRÍGUEZ CHACÓN Profesional Universitario de Secretaría General RAFAEL ANDRES BUELVAS MARQUEZ Abogado Grupo de Contratación JAVIER ORTIZ Ingenieros de la Oficina de informática TOMAS CASTILLO Ingenieros de la Oficina de informática SARA ROJAS PERILLA Delegada de la Dirección Financiera 15
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