PROCEDIMIENTOS DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DEL EJECUTOR DEL CONTRATO DE ADMINISTRACIÓN DE LA RESERVA COMUNAL ASHÁNINKA ECO-ASHÁNINCA Satipo - Perú Documento de gestión interna Satipo - Perú
INTRODUCCIÓN El Eco-Asháninka es el Ejecutor de Contrato de Administración de la Reserva Comunal Asháninka, conformado por las comunidades nativas beneficiarias de la Reserva Comunal Asháninka y sus organizaciones representativas. Tiene por finalidad la administración de la Reserva Comunal Asháninka, asegurando la conservación de la biodiversidad a beneficios de las comunidades y pueblos indígenas, mediante una efectiva y responsable participación de los beneficiarios frente a compromisos adquiridos con instituciones públicas y privadas nacionales e internacionales que garantizarán la administración de la Reserva Comunal Asháninka. Desde el año 2006 en que es constituido y registrado, El Eco-Asháninka viene desarrollando sus actividades cumpliendo con los objetivos institucionales propuestos, estableciendo para ello alianzas estratégicas con organizaciones e instituciones públicas y privadas tanto a nivel local como nacional e inclusive internacional; fortaleciendo de esta manera sus capacidades administrativas y operativas para la gestión institucional. La gestión eficiente del Eco-Asháninka demanda el establecimiento de mecanismos de monitoreo y evaluación que permitan controlar los procesos e identificar los logros y también las debilidades a las cuales se le apliquen los correctivos necesarios para el logro de la gestión eficiente. Por este motivo se presenta este documento de procedimientos de monitoreo y evaluación el cual señala métodos y formatos de control sobre las actividades con mayor ocurrencia en la gestión del Eco-Asháninka. El Manual va dirigido a la Consejo DIrectivo del Ejecutor de Contrato de Administración de la Reserva Comunal Asháninka como material de información y consulta el cual podrá ser utilizado durante la gestión del Eco-Asháninka.
OBJETIVOS El objetivo del documento es: Establecer las bases para un sistema de monitoreo y evaluación en la gestión del Eco-Asháninka basado en mecanismos de control en acciones estratégicas propias de la gestión institucional. ALCANCE DEL DOCUMENTO El ámbito de aplicación y alcances del presente documento es a nivel de la Consejo Directivo del Eco-Asháninka y personal técnico - administrativo contratado. El Manual considera identificación y mecanismos de control de las acciones recurrentes en la gestión del Eco- Asháninka indicando la valoración de indicadores y formatos para ser establecer el control de las acciones. ESTABLECIMIENTO DE MECANISMOS DE CONTROL A continuación se describen los mecanismos de control propuestos para la gestión del Eco-Asháninka, cada mecanismo descrito presenta dos componentes: Valoración de indicadores y Formatos de monitoreo. Valoración del indicador: Ficha técnica que establece el indicador a tomarse en cuenta para el monitoreo y evaluación de la actividad. Formato: Formato propuesto para llevar el control y sirva como insumo para la evaluación final de la gestión del Eco-Asháninka.
MECANISMO DE CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTARIA Indicador: Definición Metodología Cálculo Valor Comentarios Fuente: de s mensuales y anual de actividades presentados por los miembros del Consejo Directivo y personal técnico administrativo del Eco-Asháninka. El indicador determina el número de informes mensuales e informe anual de actividades desarrollados y presentados por los miembros del Consejo Directivo y personal técnico administrativo del Eco-Asháninka de acuerdo a su competencia a nivel organizacional. Como base para esta medición se asignará una calificación en la siguiente escala: 13 s presentados (12 mensuales + 1 anual) (100%) 10 s presentados (75%) 7 s presentados (50%) 3 s presentados (25%) 13 informes por cada Meta del Proyecto: Valor a la Fecha: personal (1 año) - El cálculo se establece de forma individual por cada miembro y personal técnico administrativo del EcoAsháninka, obteniéndose el nivel de cumplimiento del indicador para cada miembro. - Se adjunta un formato que facilite el control en el cumplimiento de la presentación de los informes Archivo institucional.
Formato para el control de la gestión documentaria Nombre del personal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 final Total Fecha de presentación Observaciones Nombre del personal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 final Total Fecha de presentación Observaciones Nombre del personal 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 final Total Fecha de presentación Observaciones
MECANISMO DE CONTROL PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES Indicador: Definición Metodología Cálculo de Actividades cumplidas por parte de los miembros del Consejo Directivo y personal técnico administrativo del Eco- Asháninka. El indicador determina el número de actividades cumplidas de acuerdo al Plan Operativo Anual por parte de los miembros del Consejo Directivo y personal técnico administrativo del Eco-Asháninka de acuerdo a su competencia a nivel organizacional. Como base para esta medición se asignará una calificación en la siguiente escala: Total de actividades cumplidas según POA en el año (100%) Mitad de actividades cumplidas según POA en el año (50%) Ninguna actividad cumplida según POA en el año (0%) Valor Meta del Proyecto: Por definir según POA Valor a la Fecha: Comentarios Fuente: - El cálculo se establece de forma individual por cada miembro y personal técnico administrativo del EcoAsháninka, obteniéndose el nivel de cumplimiento de actividades para cada miembro. - Se adjunta un formato que facilite el control en el cumplimiento de actividades Plan Operativo Anual.
Formato para el control del desarrollo de actividades Nombre del personal 1 Actividades Actividades para el mes 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividades para el mes 2 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividades para el mes 3 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Nivel de cumplimiento No realizada En proceso Finalizada Observaciones Actividades para el mes 12 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Nivel de cumplimiento (%)
MECANISMO DE CONTROL CONTABLE FINANCIERO Indicador: Definición Metodología Cálculo de Requerimientos y rendiciones realizadas por parte de los miembros del Consejo Directivo y personal técnico administrativo del Eco-Asháninka. El indicador determina los requerimientos y el nivel de cumplimiento de montos rendidos por parte de los miembros del Consejo Directivo y personal técnico administrativo del Eco-Asháninka para el cumplimiento de sus actividades durante el año. Como base para esta medición se asignará una calificación en la siguiente escala: Rendición del 100% del monto requerido durante el año (100%) Rendición del 75% del monto requerido durante el año (75%) Rendición del 50% del monto requerido durante el año (50%) Rendición del 25% del monto requerido durante el año (25%) Valor Meta del Proyecto: Rendición del 100% Valor a la Fecha: Comentarios Fuente: - El cálculo se establece de forma individual por cada miembro y personal técnico administrativo del EcoAsháninka, obteniéndose el nivel de cumplimiento de las rendiciones para cada miembro. - Se adjunta un formato que facilite el control en el cumplimiento de actividades Reportes financieros.
Formato para el control contable - financiero Nombre del Personal 1: Requerimientos Fecha del Monto requerimiento solicitado Rendición Requerimiento 1 Rendición 1 Requerimiento 2 Rendición 2 Requerimiento 3 Rendición 3 Fecha de la rendición Monto rendido Saldo Observaciones Nombre del Personal 2: Requerimientos Fecha del Monto requerimiento solicitado Rendición Requerimiento 1 Rendición 1 Requerimiento 2 Rendición 2 Requerimiento 3 Rendición 3 Fecha de la rendición Monto rendido Saldo Observaciones