PÁGINA: 1 DE 11 PROCEDIMIENTO:
PÁGINA: 2 DE 11 1. Objetivo: Describir la mecánica para conservar las instalaciones físicas del Colegio de Bachilleres del Estado de Veracruz (COBAEV), con el objeto de mantenerlas en condiciones funcionales, facilitando el desarrollo de las actividades inherentes a los procesos relacionados con la prestación del servicio educativo. 2. Responsable: Jefe del Departamento de Desarrollo. Director de Plantel. 3. Alcance: Mantenimiento de las instalaciones físicas. Desde la planeación de visitas de supervisión hasta el registro de los mantenimientos realizados. 4. Normas de Operación: 4.1 Para la aplicación de este procedimiento se considera el cumplimiento de la normativa aplicable del Comité Administrador del Programa Federal de Construcción de Escuelas (CAPFCE) y del Instituto Nacional de Infraestructura Física Educativa (INIFED). 4.2 El COBAEV no está facultado para construir, por lo que se limita a gestionar ante las instancias correspondientes cuando se detecta esta necesidad. 4.3 La verificación de la infraestructura física se realiza trimestralmente por personal del plantel. Las Supervisiones son realizadas por personal del Departamento de Desarrollo. 4.4 Toda obra de construcción o mantenimiento que se realice en el plantel, independientemente de la fuente de financiamiento, debe contar con la autorización del Departamento de Desarrollo. 4.5 Quien contrata la obra o los servicios de mantenimiento realiza la evaluación de los proveedores. 4.6 Es obligatorio que se utilicen los formatos (contenido) incluidos en este procedimiento. 4.7 Los formatos no deben llevar las leyendas del encabezado y píe de página incluidos en este procedimiento. 4.8 Los formatos deben llevar las leyendas y logotipos vigentes que se utilicen como imagen institucional del COBAEV.
PÁGINA: 3 DE 11 5. Descripción de Actividades: NO. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 2 3 Jefe del Departamento de Desarrollo Desarrollo Desarrollo Calendariza de conformidad con el Programa Anual de Mantenimiento las supervisiones a llevarse a cabo. Realiza la supervisión de las instalaciones físicas de los planteles, identificando las necesidades de mantenimiento requeridas. Elabora la minuta de supervisión, registrando las necesidades de mantenimiento detectadas en el plantel durante la supervisión, de acuerdo a la Guía de Supervisión de la Infraestructura Física. 4 Desarrollo Revisa que las necesidades de mantenimiento detectadas en la supervisión, se encuentren reportadas en el formato de Verificación de la Infraestructura Física del Plantel. Las necesidades se encuentran reportadas? 4.1 Sí. Continúa en la actividad 9 4.2 No. Continúa en la actividad 5 5 Subdirector y/o Responsable Administrativo Realiza la verificación de las instalaciones físicas del plantel, identificando las necesidades de mantenimiento, y asienta en el formato de Verificación de la Infraestructura Física del Plantel, las deficiencias encontradas. 6 Director del Plantel Revisa las deficiencias encontradas, señalando los requerimientos en forma priorizada. No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PÁGINA: 4 DE 11 Envía el reporte de la verificación al Departamento de Desarrollo. 7 Subdirector y/ o Responsable Se encuentra el plantel en el Programa anual de Administrativo mantenimiento? 7.1 Sí. Continúa en la actividad 9 7.2 No. Continúa en la actividad 8 8 9 Jefe del Departamento de Desarrollo Desarrollo Analiza las condiciones técnicas más viables para la solución del problema, da las indicaciones a observarse en la realización del trabajo y autoriza aquellas acciones que por sus características sean prioritarias para su atención. Sugiere que se busquen otras alternativas de financiamiento. Continúa la actividad 15 Analiza la viabilidad técnica y económica de los trabajos requeridos acorde a lo asentado en la Minuta de Supervisión y en el formato de Verificación de la Infraestructura Física del Plantel. 10 Jefe del Departamento de Desarrollo Define las acciones a realizarse de conformidad con el Programa anual de mantenimiento y la disponibilidad del recurso, así como la prioridad de los trabajos requeridos. Se va a atender la necesidad de mantenimiento por parte del Departamento de Desarrollo? 10.1. Sí. Continúa en la actividad 11 10.2. No. Continúa en la actividad 8 No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PÁGINA: 5 DE 11 11 12 13 Jefe del Departamento de Desarrollo Subdirector y/ o Responsable Administrativo Analista del Departamento de Desarrollo Solicita al plantel los paquetes técnico-financieros Integra los paquetes técnicos-financieros y se envían al Departamento de Desarrollo. Revisa que los paquetes técnicos-financieros estén integrados correctamente y se apeguen a las normas vigentes. Los paquetes están integrados correctamente y se apegan a las normas vigentes? 13.1 Sí. Continúa la actividad 13 13.2 No. Regresa a la actividad 11 14 Analista del Departamento de Desarrollo Realiza los trámites necesarios para la liberación del recurso. (ver Procedimiento de Gestión de Recursos) 15 16 17 Desarrollo Desarrollo Analista del Departamento de Desarrollo Coordina la realización del trabajo de mantenimiento. Da seguimiento para verificar la ejecución de los trabajos y aplicación del recurso. Registra el mantenimiento realizado. Termina 6. Formatos que intervienen en el procedimiento: NO. DENOMINACIÓN 1 Verificación de la Infraestructura Física del Plantel 2 Guía de Supervisión de la Infraestructura Física del Plantel (Documento)
PÁGINA: 6 DE 11 PLANTEL: VERIFICACIÓN FÍSICA DE LA INFRAESTRUCTURA DEL PLANTEL Reporte trimestral Estado FECHA DE VERIFICACIÓN: Bueno Malo No aplica Prioridad Descripción y ubicación Acciones propuestas Origen del Recurso Aulas Ventiladores Talleres (Computo, Telecomunicaciones, Dibujo, Reparaciones, Mecanografía) Ventiladores Laboratorios (Multidisciplinario, Análisis Clínicos, Multimedia) Protecciones Ventiladores Instalaciones en mesas Servicios Sanitarios Alumnos Instalaciones ( agua, drenaje) Muebles Sanitarios
PÁGINA: 7 DE 11 Servicios Sanitarios Personal Instalaciones ( agua, drenaje) Muebles Sanitarios Área Administrativa Protecciones Ventiladores / Climas Biblioteca Protecciones Ventiladores / Climas Aula audiovisual Protecciones Ventiladores
PÁGINA: 8 DE 11 Cafetería Escolar Ventiladores Instalaciones ( agua, drenaje) Instalaciones gas Pórtico de acceso Plaza Cívica Canchas Deportivas Escaleras Andadores Nicho para tanque de gas Subestación eléctrica Áreas Exteriores Transformador Luminarias Tinacos Bombas Cisternas Pozo artesiano / profundo Fosa séptica / tratamiento Barandales Portón Malla /Barda perimetral Otros Construcción en Proceso: VERIFICÓ EN PLANTEL: REVISÓ EN PLANTEL: APROBÓ EN DESARROLLO : nombre nombre nombre firma firma firma
PÁGINA: 9 DE 11 GUIA PARA EL LLENADO DEL FORMATO VERIFICACIÓN FÍSICA DE LA INFRAESTRUCTURA DEL PLANTEL REPORTE TRIMESTRAL (1) PLANTEL: Anotar número y nombre del plantel. Ejemplo: Plantel 01 - Pueblo Viejo (2) FECHA DE VERIFICACIÓN: Anotar la fecha completa en que se realiza la verificación. Ejemplo: 1º de Marzo del 2014 - El mantenimiento que se va a registrar es el que el plantel requiere en el momento en el que se lleva a cabo la verificación física - (3) ESPACIO A INSPECCIONAR: Aquí de enlistan los diferentes espacios educativos que conforman a un plantel. Ejemplo: Aulas, Laboratorios, Talleres, etc. (4) COMPONENTE A VERIFICAR: Se detallan los puntos específicos a evaluar en cada espacio educativo a inspeccionar. Ejemplo:,,, etc. (5) ESTADO: Marcar con una X el estado físico de los componentes (pisos, muros, etc.) del espacio educativo que corresponda. (Aulas, Laboratorios, Talleres, etc.) 5.1. BUENO 5.2. REGULAR 5.3. MALO (6) DESCRIPCIÓN Y UBICACIÓN: En caso de que algún componente se encuentre en mal estado, se anotará en que consiste la deficiencia, así como el espacio específico en el que se encuentra. Ejemplo; Losetas fracturadas en el aula 203 (7) PRIORIDAD: Esta columna se llenará al final de la verificación, indicando numéricamente la urgencia o importancia del mantenimiento requerido. El numero 1 será el más urgente y así sucesivamente. (8) ACCIONES PROPUESTAS: Se indicará el tipo de mantenimiento propuesto. Ejemplo: Reposición completa del piso ó Reposición de 10 losetas rotas, etc. (9) ORIGEN DEL RECURSO: En esta columna se debe valorar y anotar con que recurso es factible realizar el mantenimiento requerido; Asociación de Padres de Familia, recursos del Plantel, del Departamento de Desarrollo, con apoyo del H. Ayuntamiento u otros. Ejemplo: H. Ayuntamiento (10) OTROS: En este apartado se registrarán los requerimientos e información que el plantel consideré importante y no se encuentre en los apartados anteriores. (11) CONSTRUCCIÓN EN PROCESO: Se llenará exclusivamente cuando se esté ejecutando una obra de construcción en el plantel, y se indicará el avance de la misma, describiendo los trabajos que se ejecutaron o se estén ejecutando. Ejemplo: La construcción cuenta con muros y en esta semana se colará la losa.
PÁGINA: 10 DE 11 (12) VERIFICÓ EN PLANTEL: Nombre y Firma del personal administrativo que realiza la verificación. Ejemplo: Lic. Juan Alejandro Montiel, Subdirector Administrativo. (13) REVISÓ EN PLANTEL: Nombre y firma del Director del Plantel. Ejemplo: Lic. Olga Aurora Pimentel Urtuchuru, Directora del Plantel. (14) APROBÓ EN DESARROLLO : Dejar en blanco este espacio, corresponde al Departamento de Desarrollo. Nota: Este formato se debe entregar impreso con sello y firmas originales, es un requisito indispensable para atender las solicitudes de mantenimiento que se tramiten a través del Departamento de Desarrollo.
PÁGINA: 11 DE 11 Guía de Supervisión Física de la infraestructura del Plantel La Minuta que se elabora durante la Supervisión física de la infraestructura del plantel contiene, como mínimo, los siguientes aspectos: Número y nombre del plantel. El encabezado debe indicar que se realiza el recorrido por las instalaciones y anotar quienes participan en el mismo. 1.- CONSTRUCCION 1.1.- Consolidación del plantel: indicar los espacios por construir para consolidar el plantel de acuerdo a la estructura física con la que fue concebido según la normatividad CAPFCE. 1.2.- Construcción reciente o en proceso: Mencionar los avances y pormenores de la misma. 1.3.- Gestiones para construcción por realizar: Se indica la(s) construcción(es) que conviene que el director del plantel gestione de acuerdo a prioridades y posibilidades de las fuentes de financiamiento ante las que se llevará a cabo dicha gestión. 2.- FUNCIONALIDAD 2.1.- Se describe el uso actual de los espacios. 2.2.- Se dan recomendaciones para un óptimo aprovechamiento de los espacios 3.- MANTENIMIENTO 3.1.- Se describen las necesidades de mantenimiento detectadas en el recorrido en orden prioritario 3.2.- Se anotan las observaciones a los mantenimientos realizados en el plantel posteriores a la supervisión anterior efectuada por el Departamento. 4.- ASUNTOS GENERALES 4.1.- Se anotan los asuntos que el personal del plantel o del Departamento de Desarrollo quieran que consten en la nota y no hayan quedado cubiertos en los puntos anteriores. Nota: La Minuta de Supervisión Física de la Infraestructura del Plantel, se imprime, firma y sella por duplicado, siendo una para el plantel y otra para el Departamento de Desarrollo. Este último se encarga de anexar las fotografías tomadas en el recorrido y la hace llegar al Director General, Director de Operación Regional y Coordinador de Zona. En caso de haber asuntos de competencia de otras Direcciones de área, también se les envía una copia o bien una tarjeta informativa.