Creando un Programa de Viajes Corporativos CTE, CCTE Elizabeth Champagne Junio 28, 2012
Objetivo Al final de este seminario podrá identificar los componentes clave de un programa de viajes corporativos y los pasos de alto nivel que usted puede seguir para crearlo. 2 Para crear esta presentación se uso como referencia material de: GBTA Business Travel Magazine Business Travel Coalition Estudio Travel Policy Benchmarking de GBTA y Expedia La experiencia propia de la presentadora Elizabeth Champagne CTE and CCTE por GBTA
Glosario de Términos Término Definición CTM TMC Corporate Travel Management Travel Management Company Es un enfoque disciplinado para los procesos, los proveedores y la información de pasajeros en viajes individuales y de grupo Una agencia de viajes que tiene la experiencia, los recursos y la tecnología para ayudar a los clientes corporativos a administrar su programa de viajes TM Travel Manager Es la función de enfoque estratégico en viajes de negocios. Un TM crea, actualiza y / o gestiona el programa de viajes corporativos KPI SLA RFP Key Performance Indicator Service Level Agreement Request for Proposal Los indicadores clave de desempeño definen un conjunto de valores que se utilizan para medir resultados Un acuerdo de nivel de servicio es un acuerdo negociado entre dos partes, donde una es el cliente y el otro es el proveedor de servicios. La solicitud de propuesta se hace en una etapa temprana en un proceso de contratación, donde se presenta una invitación a los proveedores, a menudo a través de un proceso de licitación, para presentar una propuesta sobre determinado producto o servicio 3
Programa de Viajes Corporativos La misión de un Programa de Viajes es la de controlar los costos por medio de varios elementos: la Política de Viajes, estrategias de compra, procesos eficientes y la posibilidad de que los viajeros puedan elegir opciones de viaje que les permitan un balance entre costo, productividad, conveniencia y seguridad en cada viaje Un programa de viajes debe apoyar: Los objetivos de la empresa Las necesidades del viajero La cultura de la empresa 4
Conceptos Generales Investigar Estudiar y Analizar la información Defina el alcance del proyecto Defina Objetivos Ahorros para la empresa Servicio para el viajero Crear un comité multi-departamental Que comparta y apoye las decisiones Crear un plan para el desarrollo del proyecto Implementar 5 Medir
Componentes clave de un Programa de Viajes Política de Viajes TMC Información Forma de Pago 6
7 Política de Viajes
Qué es una Política de Viajes? Conjunto de normas e instrucciones que una empresa establece para informar a sus empleados los procedimientos y parámetros que se les permite para viajar Esto puede incluir, pero no esta limitado a: proceso de autorización clase de servicio (tipo de cabina) clase de hotel que TMC usar método de reserva que proveedores utilizar forma de pago reembolso del gasto 8
La política de viajes debe equilibrar las necesidades de la empresa y de los empleados La política de viajes no es una regla única y monolítica. Al hacer la reserva, los viajeros, naturalmente, se preocupan por su confort comodidad, mientras que los empleadores se centran en el precio y la seguridad La política de viajes es un conjunto de herramientas que las organizaciones pueden implementar y adaptar para lograr un equilibrio adecuado entre estos intereses contrapuestos, sobre la base de su cultura específica y los requerimientos del negocio 9
El Valor de la Política de Viajes La política de viajes es el fundamento de un Programa de Viajes Administrado eficazmente Las organizaciones que aplican y hacer cumplir las políticas de viaje pueden dirigir a los viajeros hacia los opciones mas óptimas disponibles para cada viaje con el fin de maximizar el retorno de la inversión en los viajes. 10
La Política de Viajes debe ser Concisa Finance & Accounting Fácil de entender Procurement No dejar espacio para la interpretación Fácilmente accesible a los empleados Las empresas que no tienen una política de viajes efectiva, carecen de los controles y la información necesaria para estar plenamente conscientes del valor de su gasto 11
Consideraciones al crear una política de viajes Quién debe escribir y actualizar la política de viajes? Con qué frecuencia debería ser actualizada? Quién debe estar sujeto a la política? La política debería de aplicar por igual a todos los niveles jerárquicos de la empresa? Debería ser obligatoria o solo una recomendación? Si es obligatoria, habrá consecuencias cuando no la utilice? 12
Capítulos clave de una política de viajes Cómo y con qué agencia de viajes se debe efectuar la reserva? Proceso de autorización Políticas para viajes aéreos Política para estancia en hoteles Políticas para transportación terrestre Alimentos, Gastos de Representación Cómo pagar el viaje Cómo reportar el gasto y cómo se reembolsara el saldo a favor del empleado 13
14 TMC
Empresa de Administración de Viajes La TMC es el socio principal de un Travel Manager Puede ayudar a negociar con otros proveedores (avión, hotel, Alquiler de coches) Se asegura de que las tarifas negociadas se utilicen y que las condiciones contratadas con los otros proveedores son cumplan Busca, reserva y emite los documentos de viaje Implementa tecnología para mejorar el Programa de Viaje Proporciona reportes con fundamentales para el Programa de Viaje Seguimiento de los viajeros por motivos de seguridad Puede actuar como consultor para el Programa de Viaje Puede ayudar a conseguir y en algunos casos proporcionar benchmarking 15
16 La elección de un TMC es la decisión más importante Definir los objetivos del programa Entender la cultura de la empresa Obtener información Investigar las alternativas Definir los SLAs que serán aceptables en el programa Hacer un RFP Analizar las opciones Tomar una decisión!
17 Información
La información es clave para un Programa de Viajes Establecer Metas Negociar con proveedores TMC, Aerolíneas, Hoteles, Arrendadoras de Autos, etc. Medir el éxito del Programa KPI s; SLAs; términos del contrato, Ahorros Para obtener los datos el Travel Manager tiene que recurrir a diversas fuentes tanto internas como externas Internas: Contabilidad Reporte de Gasto Compras (Abastecimiento) Externas: TMC Proveedores Investigación de la Industria Reportes de las Tarjetas de Crédito Benchmarks 18
Información Clave Información General Número de empleados Número de empleados que viaja Oficinas de la empresa en donde existen empleados que viajan Total de gasto anual en viajes de negocios Cómo los viajeros o las asistentes compran viajes? Volumen Aéreo * Volumen Anual Número anual de boletos comprados Precio Promedio por Boleto Anual 5 Principales pares de ciudades (origen/ destino Proveedores preferidos * Divida los viajes domésticos de los viajes internacionales 19
Información Clave Volumen de Hotel Volumen de gasto anual de hotel Numero de noches anual Porcentaje de reservas efectuadas vía el TMC Existen tarifas negociadas? Tiene la compañía una lista de hoteles que los viajeros deben que utilizar? Volumen de Auto Volumen de gasto anual en renta de autos Porcentaje de reservas efectuadas vía el TMC Proveedores preferidos y el porcentaje de uso 20
21 Forma de Pago
Forma de Pago Como práctica recomendada empresas en nuestra región utilizan tarjetas corporativas para pagar la mayor parte de los viajes, debido a los beneficios que ofrecen. Para agregar valor al programa, estas tarjetas deben proporcionar información sólida y ofrecer una combinación de tarjeta ghost y tarjetas de plástico emitidas. 22
Beneficios de un programa de tarjetas Para el TM: Fuente adicional para obtener datos Mejorar las relaciones con los proveedores Más control Mejorar los procesos financieros y administrativos Para el Empleado: Aumento en la productividad Mayor soporte durante el viaje Antes de establecer un programa tarjetas el TM tiene que entender el tipo de viajes / viajeros que pueden beneficiarse de esta forma de pago, así como la cultura de la empresa 23
Política de Viaje TMC Información Forma de Pago 24
Recapitulación Travel Policy TMC Data Form of Payment 25
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