HOJA 1 / 5 PROCESO O ÁREA AUDITADA: Administrativa y Financiera(Caja Menor ) RESPONSABLE: Dra. Inés Margarita Ospino Rodríguez. DE ELABORACIÓN: 28 de Julio de 2015 DESTINATARIO: DR. Rubén Darío Sierra Rodríguez ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE AUDITORIA OBJETIVO: Verificar y efectuar seguimiento al cumplimiento de la normatividad vigente relacionada con la Caja Menor así como los procedimientos y controles establecidos para el funcionamiento, manejo y ejecución de los recursos de la caja menor, con el fin de examinar los documentos que soportan dichos gastos. ALCANCE: El arqueo de caja se realizó el de julio de 2015. El dinero existente en caja, como los respectivos soportes, se encuentran con la debida autorización y cumplimiento de acuerdo con la resolución 001/ del 02 de enero del 2015. Determinar mediante el análisis documental, como es el comportamiento del funcionario responsable del manejo de la caja menor en la ejecución y desarrollo del procedimiento, y que los dineros destinados para la constitución de la caja menor sean utilizados para sufragar los gastos definidos en el presupuesto que tengan el carácter de urgentes, necesarios, e imprescindibles que contribuyan a la correcta y buena prestación del servicio en salud del hospital. METODOLOGÍA: Verificación física Verificación verbal indagación. Verificación escrita revisión Verificación Ocular observación Verificación documental comprobación Se procedió a solicitar los actos administrativos por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de la caja menor de la E.S.E. Hospital Rosario Pumarejo de López, la póliza de seguro de manejo empleados públicos, luego se aplico la lista de chequeo con el fin de obtener la información requerida del procedimiento que ejecuta y desarrolla el funcionario que maneja dicha caja menor verificándose que dicho procedimiento se ejecute acorde con lo establecido en el Decreto 2768 del 28 de diciembre de 2012 y la Resolución 0001 del 2 de Enero de 2015 acto administrativo interno de la E.S.E. PROCEDIMIENTOS EFECTUADO: Se verifico la constitución de la caja menor, encontrándose la expedición de la resolución No 001/2015, donde se le fijó una suma de VEINTICINCO MILLONES SETECIENTOS SETENTA Y CUATRO MIL PESOS, ($25.774.000) como cuantía máxima de funcionamiento de caja menor, la cual se utilizara para sufragar gastos urgentes,
HOJA 2 / 5 imprevistos y necesarios que contribuyan hospitalarios y eficientes. a la oportuna prestación de los servicios Para la constitución y reembolso de las Cajas Menores, se contó con el respectivo certificado de disponibilidad presupuestal. Una vez verificada la póliza de seguro de manejo, empleados públicos No 47-42101000062, vigencia desde 1 de enero de 2015, hasta 01/10 de 2016 donde se especifica el cargo y el nombre de los funcionario afianzado para el manejo de la caja menor acorde con lo estipulado en el decreto 2768 del 28 de Diciembre de 2012 que establece en uno de sus apartes que los recursos de la caja menor serán administrados por el funcionario facultado, se encontró que en efecto aparecen tanto la subgerente financiera y auxiliar administrativos debidamente afianzado Se abrió cuenta de ahorro No 494-093-8 del Banco de Bogotá, donde se manejan los recursos de caja menor a nombre de la institución. No se evidencia acto administrativo de encargo de caja menor a la auxiliar administrativo, por ausencia de la subgerente financiera cuando se encontraba en comisión de servicio los días 9 y 10 de junio en la ciudad de Bucaramanga y del 15 al 18 de julio en la ciudad de Cartagena, tal y como lo demanda el parágrafo único del artículo quinto de la resolución número 001 del 2 de enero de 2015, por medio de la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de la caja menor en la entidad; como también entrega de fondos y documentos mediante arqueo y no consta en el libro respectivo. Para estos días en comisión de servicio de la responsable del manejo de los dineros de caja menor, se hicieron gastos en las apropiaciones presupuestales autorizadas como gastos de caja menor en dicha resolución. Por los hechos anteriores, se evidencia un hallazgo de no conformidad con respecto al Artículo 34 numeral 1 de la ley 734 de 2002, y parágrafo único del artículo quinto de la resolución 001 de enero 2 de 2015 por medio de la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de la caja menor en la entidad. Se Emite El Resultado De La Evaluación: Se evaluaron los documentos físicos y las facturas, recibos provisionales existentes, los gastos de caja menor y el dinero en efectivo, realizando el respectivo arqueo que se determinó con el siguiente conteo:
HOJA 3 / 5 BILLETES DENOMINACION CANTIDAD 96 50.000,00 4.800.000 8 20.000,00 160.000 1 5.000,00 5.000 1 2.000,00 2.000 TOTAL 4.967.000 BILLETES DENOMINACION CANTIDAD 3 500 1.500 2 100 200 1 50 50 TOTAL 1.750 GRAN TOTAL 4.968.750 El total de efectivo a corte de julio de 2015 fue de $ 4.968.750, también se verifico que se estuviera cumpliendo con el artículos noveno de la resolución No 001/2015 de Legalización y reembolso de caja menor, para que la información sea oportuna y adecuada. El saldo en libro de banco fue por $12.273.515, para el corte hasta el de julio de 2015 los gastos de caja menor fue por valor de $8.210.977 donde los gastos que tuvieron más representación fueron gasolina, impresos y comunicaciones, mantenimiento hospitalario, hubo incremento en un 28,11% en el mes de julio. Los responsable de la caja menor es la Subgerente Financiera y en caso de encontrarse en vacaciones, licencia, o comisión se encargara a la Asistente Administrativa, mediante resolución de gerencia debidamente afianzadas en la póliza de manejo vigente para el año 2015. El auditor de apoyo solicito los recibos donde se registran los gastos que fueron ocasionanados por la caja menor identificando que el dinero gastado fue utilizado para sufragar y para atender las necesidades de Carácter urgentes, necesarios, imprescindibles y otros gastos realizados como suministro de refrigerios, todos de menor cuantía inferior o a $500.000 por cada bien o servicios. Luego se procedió a realizar el arqueo de la caja menor dando un resultado como se muestra en el anexo No o1 que hace parte integral del presente informe. CONCLUSIONES: El manejo de la caja menor en términos generales se hace de manera organizada, se observa que se atienden gastos que son necesarios cubrirlos para que la función publica se realice en el contexto de los principios constitucionales de la eficiencia, la eficacia y la economía, además se nota que los dineros se utilizan para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos de presupuesto que en su mayoría tienen el carácter de Urgentes.
HOJA 4 / 5 Se constituyó la caja menor de la ESE Hospital Rosario Pumarejo de López para la vigencia 2015 por valor de $ 25.774.000 cuantía Máxima de 40 salarios mínimos legales vigentes, tal como lo indica el artículo 4 del decreto 2768 de 2012. No se evidencio gastos por caja menor para alimentación para reuniones de trabajo, la legalización de los gastos de la caja menor se efectuó antes de los 5 días a su realización, dándole cumplimento al artículo 7 del Decreto 2768 de 2012. Los comprobantes recibos de caja van desde el No 3066 al No 3340 del 1 al 30 de junio 2015 los gastos totales fueron por valor de $ 6.777.234, y para el periodo comprendido entre el 1 de julio al de julio de 2015 los comprobantes recibos de caja van desde 3341-3548 gastos de caja menor hasta esta fecha por valor de $ 8.210.977, observando en el mes de julio un incremento de caja menor de 28.11%. No se contó con acto administrativo de encargo de caja menor a la auxiliar administrativa, por ausencia de la subgerente financiera cuando se encontraba en comisión de servicio, así mismo no se contó con la entrega de fondos y documentos mediante arqueo y no consta en el libro respectivo. El libro de banco de la ESE se maneja de una manera adecuada no se evidencian tachaduras ni enmendaduras No se cuenta con caja de seguridad para guardar el dinero La información de caja menor se encuentra en medio físico y electrónico y es de fácil acceso Las facturas recibidas se encuentran firmadas Los gastos por caja menor no exceden el valor máximo a pagar No existe cruce movimiento cuenta bancaria-libro No se evidencia de fraccionamiento de compra de un mismo elemento o servicio No existen políticas financieras RECOMENDACIONES: Se recomienda guardar el dinero en una cajilla de seguridad, o caja fuerte, para que este se encuentre más seguro, en este momento se encuentra en el escritorio del responsable. Los reembolsos de caja menor deben hacerse sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%),
HOJA 5 / 5 Es de señalar que las recomendaciones realizadas del arqueo de caja con fecha 04 de marzo de 2015 fueron subsanadas, ya que para este corte de caja menor no se evidencias gastos de almuerzos de trabajos cuando no esté presente el gerente, como también fue subsanada el gasto por mantenimiento que se le hacía a la señora de almacén, le realizaron su contrato como prestación de servicio como en realidad debería hacerse. ACCIONES DE MEJORAMIENTO PROPUESTA: - Tener muy presente que todos los gastos que se hagan por caja menor deben tener el carácter de Urgentes, Necesarios e Imprescindibles. - En caso que haya lugar a solicitar almuerzo de trabajo, SE DEBE solicitar por escrito la autorización del Gerente. -No sobrepasar la Cuantía Máxima autorizada por cada bien o servicios correspondiente al valor de $ 500.000 (quinientos Mil pesos) FIRMA: Elaborado Revisado Aprobado Nombre: ARIMIS CHURIO ISIDRO LUIS GOMEZ R. ISIDRO LUIS GOMEZ R. Cargo: Profesional Universitario-Control Interno JEFE DE CONTROL INTERNOP JEFE CONTROL INTERNO Firma: ANEXOS: 1) Formato arqueo de caja menor legalización