PRONÓSTICO DE VENTAS CORTO PLAZO MÓDULO COLABORATIVO DE CONTROL DE METAS DE VENTAS Aunque se trabaje con un proceso de Presupuesto de Ventas para un periodo determinado, es necesario validar con la fuerza de ventas los compromisos que se pueden cumplir en el corto plazo a nivel de clientes y productos a ser vendidos. Este módulo permite un trabajo colaborativo entre la gerencia y la fuerza de ventas para construir y validar las metas de ventas en el corto plazo a nivel de cliente y de producto.
Visual Sale es un software altamente innovador para apoyar los procesos comerciales en la venta consultiva y la venta transaccional. OBJETIVO Apoyar un proceso colaborativo de definición, revisión y aprobación del presupuesto de ventas de corto plazo o pronóstico (forecast) entre la gerencia comercial y la fuerza de ventas. Este módulo permitirá tener como insumo de entrada el presupuesto que la empresa ha definido para un periodo determinado y poderlo llevar a nivel de asesor, cliente y producto, con una visión de corto plazo (días o semanas). La persona que mejor conoce la situación de cada cliente es el asesor comercial. Por tal razón es fundamental poder revisar con el asesor los compromisos a cumplir en el corto plazo sobre la cantidad de productos y valores que se pueden asociar a cada uno de los clientes que tiene asignado el asesor y hacer un seguimiento al cumplimiento del mismo. COMPONENTES Este módulo está conformado por tres capas. Importación del presupuesto de ventas a Visual Sale, revisión y establecimiento de metas de corto plazo a nivel de asesor comercial por parte de la gerencia comercial y revisión, ajustes y acuerdo del compromiso de ventas por parte del asesor comercial. Todos estos componentes operan en ambiente web. Para conocer el cumplimiento o ejecutado de ventas, se importa al sistema los resultados de ventas y se comparan contra las metas del pronóstico. Proceso de construcción de pronóstico de ventas de corto plazo En este diagrama se ilustra el flujo del proceso para la construcción del pronóstico de ventas de corto plazo de forma colaborativa entre la gerencia comercial y la fuerza de ventas. Se inicia con el presupuesto global de ventas. Se importa a la base de datos de Visual Sale para comenzar el proceso de revisión y ajustes para el corto plazo (días, semanas). La gerencia comercial hace los ajustes del caso y los comparte a través de la plataforma con cada asesor. Ellos a su vez revisan, sugieren cambios y acuerdan metas. Se aprueba el pronóstico y se procede a realizar un seguimiento detallado del cumplimiento de este compromiso de corto plazo. Se cuenta con herramientas de proyección del cumplimiento. 2
PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL PRONÓSTICO DE VENTAS A CORTO PLAZO 1. Importación del presupuesto de ventas de una fuente externa. Visual Sale cuenta con una plantilla que permite ingresar a la base de datos la información del presupuesto. Este normalmente puede provenir de un sistema ERP o de un software para planeación de la demanda. 2. Asignación del presupuesto a cada uno de los asesores (si no viene de la fuente externa organizado por asesor) y por cliente. Esta es una funcionalidad utilizada por Administración de Ventas y permite la revisión, ajuste y distribución del pronóstico de corto plazo a cada uno de los asesores comerciales. 3. Proceso de comunicación a los asesores comerciales sobre la disponibilidad del pronóstico de corto plazo para su revisión y ajuste. Aquí inicia el proceso colaborativo en el cual el asesor puede realizar ajustes, distribuciones por producto y documentar las razones por las cuales se deben realizar estos ajustes. 4. Retroalimentación a Administración Ventas con los ajustes y comentarios realizados por cada uno de los asesores comerciales al pronóstico. Se utiliza un sistema de notificaciones mediante el cual todos los actores en el proceso se pueden enterar de que items del pronóstico han tenido ajustes y cuales son las razones de los mismos. 5. Desarrollo del número de iteraciones que sean necesarias hasta lograr un acuerdo entre la gerencia comercial o administración de ventas y el asesor comercial con relación al detalle del pronóstico. Una vez que se establece un acuerdo final, el pronóstico es aprobado por parte de administración de ventas. A partir de este punto ya no es posible realizar nuevos ajustes al pronóstico por parte del asesor comercial. 6. Facilidad para realizar la importación periódica de las ventas a través de la integración con el sistema ERP o transaccional, para poder presentar el ejecutado real al asesor comercial y compararlo con el pronóstico de corto plazo. 7. Presentación de la ejecución presupuestal, es decir el cumplimiento del pronóstico con base en las ventas, en el dispositivo móvil al asesor comercial. En cualquier momento el asesor comercial puede consultar el estado de cumplimiento del pronóstico del periodo. 8. Proyección del cumplimiento del pronóstico. A través de una formulación que se parametriza en el módulo de administración de Visual Sale, es posible hacer una proyección en el transcurso del periodo sobre la forma como el asesor deberá lograr las ventas para cumplir con el pronóstico. El asesor puede consultar esta proyección en cualquier momento. COLABORACIÓN La clave en el éxito de un proceso de pronóstico es trabajar de forma colaborativa entre la gerencia comercial, la fuerza de ventas y los clientes. Visual Sale es la plataforma que habilita un proceso colaborativo que ayude en el cumplimiento del pronóstico. 3
USUARIOS TÍPICOS DEL PRONÓSTICO DE VENTAS DE CORTO PLAZO El módulo de Pronósticos de Ventas ha sido diseñado con el objetivo de brindar apoyo al proceso de elaboración, revisión, distribución y control de las metas de ventas a corto plazo. El objetivo es que el asesor comercial pueda identificar con claridad los clientes en los cuales puede lograr la venta de productos específicos en un tiempo determinado. El sistema le brinda las herramientas para poder planear el cumplimiento de las metas de ventas y luego revisar y tener un control sobre el cumplimiento de las mismas, incluso con ayudas en la proyección del logro con base en los resultados actuales y el tiempo restante para culminar el periodo. 1. Gerencia Comercial Su rol principal dentro del proceso es definir las metas comerciales a través del presupuesto general de la empresa y luego llevarlo a periodos más cortos para un análisis detallado de su distribución a nivel de cada uno de los asesores comerciales. La gerencia comercial trabaja de la mano con la función de administración de ventas para analizar la forma como será distribuido el pronóstico de corto plazo en la fuerza comercial y en los clientes. Posteriormente la gerencia comercial hace uso de Visual Sale para conocer en detalle el avance en el cumplimiento del pronóstico de corto plazo, para lo cual tiene acceso a reportes que muestran en detalle el cumplimiento a la fecha y la proyección. 2. Administración de Ventas Esta función se encarga de trabajar de la mano con la gerencia comercial y la fuerza de ventas para lograr un consenso en las cifras del pronóstico y analizar las razones por las cuales se pueden presentar ajustes. Su rol es muy importante para lograr el cumplimiento del presupuesto global, partiendo de la base de poder trabajar de forma cooperativa con la fuerza comercial en la identificación de cada una de las oportunidades de venta en los clientes. Durante el proceso de ejecución de ventas, estará al tanto de la evolución de las ventas y haciendo seguimiento detallado al cumplimiento y proyección de las ventas de cada uno de los asesores. 3. Asesores Comerciales Su participación en el proceso es fundamental, ya que son las personas que mejor conocen al cliente y saben de la capacidad de compra de cada uno de ellos. Igualmente tienen el reto de poder cumplir con las metas establecidas por la gerencia comercial y Visual Sale con este módulo le permite al asesor poder identificar como logrará el logro de las metas o alertar sobre las dificultades que se presentan en su territorio con anticipación. Un buen pronóstico dependerá del conocimiento que el asesor tenga del cliente y un buen cumplimiento dependerá de la capacidad de ejecución. Visual Sale le ayudará en ambas etapas con información y trabajo colaborativo con los otros actores. 4
BENEFICIOS QUE OFRECE EL MÓDULO DE PRONÓSTICO DE VENTAS DE CORTO PLAZO 1. Trabajo colaborativo entre la gerencia comercial, la fuerza de ventas y los clientes para la definición y compromiso de las metas de ventas a corto plazo que van alineadas con el cumplimiento del presupuesto general de la empresa. Visual sale sirve de soporte tecnológico para facilitar este proceso colaborativo. 2. Ayuda a incrementar la habilidad del asesor comercial en la identificación de oportunidades de ventas y en la necesidad de explorar de forma directa con cada uno de sus clientes las posibilidades de negocios y los compromisos para el cumplimiento de las metas. Hace que el asesor comercial adopte prácticas más productivas de cara al logro de los resultados. 3. Apoyo a la organización en la adopción de un proceso formal de corto plazo para asegurar el cumplimiento de las metas de ventas. Realizar el ejercicio periódicamente de revisión y ajustes al pronóstico de ventas hace que toda la organización esté mucho más atenta a cualquier desviación o movimiento que pueda afectar las metas de la empresa. 4. Brinda herramientas de planeación y control para la actividad comercial. Permite que la gerencia y los asesores comerciales sean más proactivos en la búsqueda de oportunidades de negocio y en el establecimiento de compromisos comerciales con los clientes, para poder asegurar las metas en cada periodo. 5. Todos los actores del proceso pueden contar con información más precisa de las metas de ventas y del cumplimiento de las mismas. Incluso se pueden anticipar resultados con el uso de las proyecciones de cumplimiento del pronóstico de corto plazo. 6. Ayuda a identificar la composición del portafolio de clientes de cada uno de los asesores comerciales, de tal forma que sirva de retroalimentación para la correcta asignación y distribución de clientes y oportunidades a la fuerza comercial. Así mismo ayuda a entender mejor los resultados de la gestión comercial de cada asesor y adoptar estrategias para cubrir mejor a los clientes. 5
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