VISUAL SALE, EL SOFTWARE DE VENTAS MÁS INNOVADOR DEL MERCADO

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1 , EL SOFTWARE DE VENTAS MÁS INNOVADOR DEL MERCADO Olvídese de CRM para la fuerza de ventas y utilice una herramienta desarrollada por Vendedores para Vendedores. Visual Sale nace como la respuesta a la necesidad de brindar herramientas orientadas a apoyar en campo la actividad del ejecutivo comercial, en el desarrollo y cierre efectivo de negocios, con una mínima carga de digitación de información y tareas de tipo administrativo y con un alto valor agregado en el uso de estrategias, tácticas y acciones comerciales. Visual Sale es desarrollado por Mind de Colombia.

2 Visual Sale es un software altamente innovador para apoyar los procesos comerciales en la venta consultiva y la venta transaccional. Se puede integrar completamente con sistema de ERP y CRM para brindar a la fuerza comercial la información relevante para el cumplimiento de sus metas comerciales. VISUAL SALE OPERA EN MULTIPLES PLATAFORMAS, BUSCANDO SIEMPRE INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD DEL EQUIPO COMERCIAL. Por qué un nuevo Software de Ventas? En los últimos años se han desarrollado a nivel mundial los sistemas conocidos como CRM (Customer Relationship Management), los cuales incluyen en la mayoría de casos, funcionalidades o módulos para las áreas de Ventas. Normalmente estas funcionalidades se conocen como SFA (Sales Force Automation). Desafortunadamente las tasas de Adopción por parte de los grupos de ventas de este tipo de sistemas no ha sido muy exitosa, debido especialmente a dos razones: 1. Una alta orientación de los sistemas de CRM y SFA hacia la captura de información por parte del Ejecutivo Comercial, con el objetivo de mantener registros actualizados de información del cliente y de la gestión del asesor para efectos de control y seguimiento de la dirección comercial. 2. La ausencia, en la mayoría de los casos, de valor agregado en el uso de estas herramientas para el ejecutivo comercial. No se ve que valor adiciona el usar y digitar grandes cantidades de información para el logro de los objetivos de venta. El asesor opta por no usar la herramienta y solamente lo hace a posteriori por las exigencias de la dirección de la empresa, pero no como un real apoyo para su gestión comercial. Qué diferencia a Visual Sale? A diferencia de un sistema de ventas basado en un software de CRM, Visual Sale se enfoca en la labor del ejecutivo comercial y en la forma como él trabaja. Visual Sale ha sido creado teniendo en mente como ayudar al vendedor a ser más productivo. Los siguientes son algunos de los elementos que generan esa diferencia: 1. Mínimo requerimiento de digitación de datos por parte del ejecutivo comercial. Esta es una de las labores que más evitan los vendedores. 2. Fácil navegación y uso del sistema a través de dos elementos visuales que son el fundamento en Visual Sale: El Mapa de Negocios y La Línea de Tiempo del Negocio. Indicadores actualizados de la gestión del ejecutivo comercial de visualización permanente, lo cual le está recordando cómo va en sus resultados a la fecha. 3. Trabajo colaborativo con la dirección comercial a través de funcionalidad como el Coaching y los Tips, que incluso pueden ser dictados al sistema, para que el ciclo de evolución de cada negocio se pueda acelerar de forma exitosa. 4. Uso de plataformas con tecnología de punta como son las Tabletas, integrando la funcionalidad de su sistema base como lo es la Agenda de Trabajo y el Directorio de Contactos, dos de los elementos más utilizados por un ejecutivo comercial. 5. Uso del concepto de Estrategia de Ventas, el cual permite una alta flexibilidad en la aplicación de métodos de venta y de variantes posibles para lograr el cierre exitoso de los negocios. 6. Funcionalidad especializada para la venta transaccional repetitiva, donde el asesor comercial está visitando periódicamente un segmento de clientes y registra transacciones como pedidos. 2

3 CÓMO FUNCIONA VISUAL SALE? Visual Sale es una herramienta de software colaborativa en la cual intervienen tres actores principales de la organización de ventas: Administración de ventas, quienes típicamente desarrollan labores de apoyo para la gerencia comercial y la fuerza de ventas, la gerencia de ventas, quienes utilizan principalmente funciones de planeación, supervisión, control y coaching y la fuerza de ventas que son los que hacen uso de la funcionalidad operativa de Visual Sale, especialmente los componentes móviles del sistema. En el siguiente diagrama se ilustra como es el trabajo colaborativo entre estas tres funciones. Módulo de Back Office (Apoyo a la Fuerza de Ventas). Este módulo funciona en ambiente web y normalmente es utilizado por Administración de Ventas y la Dirección de Ventas. El Back Office maneja entidades de información como las siguientes: Administración de Usuarios del Sistema Administración de las Estrategias de Negocios (Metodología de Ventas), Creación de los Objetivos de Ventas para cada Asesor Comercial, Administración de Dispositivos Móviles utilizados por los Asesores Comerciales, Parametrización de la Escala de Tiempo a ser usada en el sistema (Periodos de Ventas), Clientes, Productos, Presupuesto. Módulo de Front Office (Administrador de Negocios). Este módulo funciona en dispositivos móviles como Tablets y Smartphones. La funcionalidad del Front Office permite al ejecutivo comercial tener acceso a funciones como: Creación de Negocios, Administrar el Mapa de Negocios por tiempo o por Score de cada negocio, Gestionar la Línea de Tiempo para cada uno de los negocios, Contar con estadísticas e indicadores de su gestión comercial de forma gráfica, Visualizar el estado de negocios en su Pipeline, Planear estrategias y acciones tácticas para evolucionar cada negocio, Recibir Coaching de parte de su jefe para evolucionar los negocios, Aplicar Tips o guías para lograr el desarrollo efectivo de cada negocio, etc. Para que un sistema de información de ventas pueda ser exitoso debe contener funcionalidad que agregue valor a estos tres actores en el proceso comercial, encaminada a ofrecer un mejor servicio al cliente y que la experiencia de interactuar con la empresa sea satisfactoria. Visual Sale ha sido diseñado de tal forma que se pueda integrar de forma sencilla a las bases de datos que contienen información relevante para el proceso comercial y que su uso sea sencillo, intuitivo y agradable, todo esto con el objetivo de que la adopción de la herramienta por parte del área comercial sea 100% exitoso. 3

4 MODELOS DE VENTA QUE APOYA VISUAL SALE Existen variantes importantes en la forma como las empresas venden sus productos y servicios. Variables como la complejidad del producto o servicios que se vende y el nivel de contacto y relacionamiento con el potencial comprador, pueden generar importantes diferencias en la forma como funciona el proceso comercial. Visual Sale está orientado muy especialmente a dos tipos de procesos de venta. No todo escenario de ventas es igual. En la gráfica que aparece abajo, se ilustran 4 posibles escenarios de ventas que se pueden encontrar al cruzar las variables de complejidad del producto o servicio con el nivel de contacto personalizado con el cliente. Visual Sale es especialmente útil en los dos cuadrantes superiores. Venta Transaccional Repetitiva Corresponde al cuadrante superior derecho de la matriz. En este caso la complejidad del producto no es alta, pero se requiere un alto nivel de servicio y atención al cliente de forma personalizada. Este tipo de venta es típicamente utilizado en las empresas que tienen productos de consumo masivo y sus clientes corresponden a mayoristas o minoristas que distribuyen el producto y lo hacen llegar al consumidor final. Es un escenario de ventas netamente B2B y la relación se basa en una atención personalizada y un alto nivel de servicio en términos de reposición del inventario de producto para mantener cubiertas las necesidades del consumidor final. La llamamos transaccional debido a que la relación se fundamenta en un alto porcentaje en transacciones de pedidos y despachos de producto. La llamamos repetitiva debido a que hay una estrategia de cubrimiento al cliente a través de contactos periódicos realizados por asesores comerciales externos o internos. Venta Consultiva Corresponde al cuadrante superior izquierdo de la matriz. La complejidad del producto o servicio que se vende es compleja o de alta implicación, es decir hay que tener en cuenta muchos elementos antes de poder tomar una decisión de compra y se requiere un alto contacto personalizado del vendedor con el comprador para desarrollar el proceso de la venta. Este tipo de venta se presenta en B2B y B2C. El principal componente de este tipo de venta el la gestión de oportunidades de negocio. Estas oportunidades de negocio se desarrollan a través de un proceso de venta y se hace uso de una metodología de ventas que establece las mejores prácticas para que un ejecutivo comercial pueda llevar al cierre exitoso cada una de las oportunidades de negocio. Visual Sale cuenta con funcionalidad especialmente diseñada para este modelo de ventas como el Mapa de Negocios. Igualmente hemos adaptado el uso de la metodología de ventas consultiva llamada DOSAR, la cual está orientada a ayudar al ejecutivo comercial en el desarrollo de las oportunidades de negocio y tener control a través de métricas especiales de su inventario de oportunidades o Pipeline. 4

5 MÓDULOS QUE FORMAN PARTE DE VISUAL SALE 1.0 Visual Sale está conformado por módulos especializados en funcionalidades que aplican a la venta transaccional y otros que aplican para la venta consultiva. Visual Sale está en permanente evolución y se están adicionando nuevas funciones en cada una de las versiones que Mind de Colombia libera. Los siguientes son los módulos que componen Visual Sale en la versión 1.0 MODELO DE VENTAS MÓDULO TRANSACCIONAL CONSULTIVA Módulo de Administración de Empresas y Personas con el manejo de Dimensiones de Información. Módulo de Centro de Contacto con el Cliente para la gestión de actividades de contacto con Empresas y Personas. Módulo de Centro de Productos que conforma el catálogo virtual de productos y servicios que se ofrecen al mercado Módulo de Pronóstico de Ventas de Corto Plazo (Forecast) basado en el presupuesto de ventas de la empresa. Módulo de Gestión de Procesos de Venta que permite modelar la metodología de venta consultiva. Módulo de Gestión de Oportunidades de Negocio basada en el método de ventas DOSAR. 7 Módulo de Registro de Pedidos con integración a sistemas de ERP y CRM. 5

6 MÓDULOS QUE FORMAN PARTE DE VISUAL SALE Administración de Empresas y Personas con Dimensiones de Información El módulo de registro de información de Empresas y Personas permite contar con una base de datos que agrupe la información más relevante sobre las empresas y las personas con las cuales deben tener contactos los asesores comerciales. Visual Sale permite contar con una hoja de vida básica de empresas y de personas con datos de contacto elementales para aquellas organizaciones que consideren que solamente esto es necesario. También permite extender el modelo de datos de la hoja de vida de empresas y personas a un alto nivel de complejidad, donde se puede contar con múltiples dimensiones de información de una empresa o una persona. A través de la integración con sistemas ERP y/o CRM podemos extender el modelo de datos y crear dimensiones de información para que la fuerza comercial pueda disponer de la información más relevante de los clientes. 2. Centro de Contacto con el Cliente El Centro de contacto con el cliente le permite configurar al vendedor su Plan de Cubrimiento, el cual consiste en definir día a día que actividades llevará a cabo con su portafolio de prospectos y clientes. Este plan de cubrimiento debe cumplir con unas políticas previamente establecidas por la gerencia, para ser aprobado posteriormente por el supervisor de ventas. El asesor comercial tendrá una visión completa de su agenda de trabajo, incluyendo actividades con prospectos, clientes, reuniones internas, actividades de formación y otro tipo de actividades propias de su labor. La razón de existir de la función del asesor comercial es para tener contacto directo con el cliente. Esta es la herramienta en la cual el asesor planea la distribución de su tiempo. Visual Sale permite adoptar las mejores prácticas en la forma como un equipo comercial debe planear y ejecutar el cubrimiento a su portafolio de clientes con base en segmentación y valor de los clientes. 3. Centro de Productos El Centro de Información de Producto ha sido creado para servir de catálogo centralizado de los datos relacionados con los productos y servicios que ofrece la empresa. El objetivo es poner a disposición de la fuerza de ventas, a través de sus dispositivos móviles, recursos actualizados para compartir con los clientes potenciales o actuales sobre las características y beneficios que ofrecen los productos que se ofrecen al mercadeo. Se puede hacer uso de recursos como imágenes, videos, catálogos, etc., como parte de los elementos de los cuales puede disponer el asesor comercial para mostrar a sus clientes. El uso de especificaciones técnicas de productos es otro elemento muy interesante que ofrece este módulo. El Centro de Información del Producto es un completo Catálogo Virtual que permite la administración descentralizada de todos los productos de una forma efectiva con el manejo de especificaciones técnicas y recursos de diferente tipo. 6

7 MÓDULOS QUE FORMAN PARTE DE VISUAL SALE Pronóstico de Ventas de Corto Plazo Apoyar un proceso colaborativo de definición, revisión y aprobación del presupuesto de ventas de corto plazo o pronóstico (forecast) entre la gerencia comercial y la fuerza de ventas. Este módulo permitirá tener como insumo de entrada el presupuesto que la empresa ha definido para un periodo determinado y poderlo llevar a nivel de asesor, cliente y producto, con una visión de corto plazo (días o semanas). La persona que mejor conoce la situación de cada cliente es el asesor comercial. Por tal razón es fundamental poder revisar con el asesor los compromisos a cumplir en el corto plazo sobre la cantidad de productos y valores que se pueden asociar a cada uno de los clientes que tiene asignado el asesor y hacer un seguimiento al cumplimiento del mismo. La clave en el éxito de un proceso de pronóstico es trabajar de forma colaborativa entre la gerencia comercial, la fuerza de ventas y los clientes. Visual Sale es la plataforma que habilita un proceso colaborativo que ayude en el cumplimiento del pronóstico. 5. Gestión de Procesos de Venta La venta consultiva se basa en el uso de un método para la calificación y desarrollo de oportunidades de negocio. Visual Sale posee varios módulos orientados a apoyar los procesos de venta consultiva. El módulo de gestión del método de venta consultiva permite especificar el proceso de venta que utilizará la empresa para el desarrollo de las oportunidades de negocio. Una empresa puede aplicar diferentes métodos de venta, los cuales dependen del tipo de producto o servicio que vende y del tipo de cliente al cual atiende. Este módulo permite registrar el proceso de la venta, fase por fase y cuenta con un modelo matemático que permitirá calcular un concepto llamado el Score del negocio, el cual servirá de herramienta de análisis para tomar decisiones. El proceso de venta corresponde a las fases por las cuales debe pasar una oportunidad de negocio. Inicia con un diagnóstico y finaliza con un cierre exitoso. Existen variantes de los procesos de venta que es necesario manejar en el sistema. 6. Gestión de Oportunidades de Negocio Ayudar al ejecutivo comercial en el desarrollo de las oportunidades de negocio, desde el momento de la identificación y calificación, hasta el cierre exitoso. A través de las funciones que posee Visual Sale para la venta consultiva en el dispositivo móvil, el ejecutivo comercial podrá hacer uso de los recursos para la gestión de las oportunidades que el área de administración de ventas ha puesto a su disposición y al mismo tiempo podrá retroalimentar a la gerencia comercial sobre el estado de desarrollo de cada una de estas oportunidades de negocio. Se cuenta con una herramienta fundamental llamada el Mapa de Negocios, el cual se convierte en la bitácora central de trabajo del ejecutivo comercial para evaluar y tomar decisiones sobre las oportunidades. La funcionalidad de Línea del Tiempo complementa el Mapa de Negocios y permite ver en el tiempo cómo se desarrollará la estrategia para lograr cerrar de forma exitosa la oportunidad. Contiene el detalle de la forma como se ejecuta el proceso. 7

8 MÓDULOS QUE FORMAN PARTE DE VISUAL SALE 1.0 Arquitectura Técnica de Visual Sale 7. Registro de Pedidos Cuando la fuerza comercial tiene la responsabilidad de tomar pedidos a los clientes, es necesario contar con un sistema suficientemente flexible y confiable que apoye este proceso. El módulo de pedidos de Visual Sale se ha construido teniendo en cuenta las principales variables que se pueden manejar en una transacción de pedido de productos. Hemos diseñado el módulo para que el asesor comercial cuente con toda la información necesaria para registrar el pedido, validar su contenido y enviarlo al sistema ERP de forma efectiva. Visual Sale puede operar de forma desconectada (Off Line), lo cual le permite una gran versatilidad para tomar pedidos en el sitio del cliente. El módulo cuenta con la posibilidad de hacer la toma de pedidos por un portal web. Este módulo ha sido diseñado con el principal objetivo de facilitar el proceso de la captura del pedido, ya sea a través del asesor comercial con su dispositivo móvil o de un área de ventas internas (Inside Sales) que haga uso del portal web. Visual Sale ha sido desarrollado con tecnología de punta y su arquitectura está orientada a satisfacer las necesidades de los equipos comerciales que están conformados por fuerzas de ventas internas (Inside Sales) y externas. Esto implica contar con un sistema sólido a nivel del Back Office y del Front Office, especialmente con movilidad y autonomía al momento de utilizar el sistema. Por esta razón Visual Sale puede trabajar de forma desconectada (Off Line) en los dispositivos móviles, de tal forma que los asesores comerciales puedan hacer uso de Visual Sale, aún si no cuentan con una conexión en línea a la base de datos central. Para alguna información crítica que requiere acceso en línea, se cuenta con la opción de consultar datos directamente de la base de Visual Sale o del ERP/CRM. Para mayor información sobre Visual Sale, obtener un catálogo de presentación de cada uno de los módulos o agendar una demostración del sistema, por favor contáctenos en cualquiera de los canales que aparecen en la siguiente página. 8

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