Gestión de Proyectos C U R S O I N T E R N A C I O N A L Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto Quinta regla Presupueste las actividades
RECURSOS Y COSTOS
Programación de Recursos y Costos Pasos 1. Asignación de recursos 2.Costo de los recursos 3.Otros Costos (Fijos) 4.Costo total del proyecto 5. Nivelación de recursos 6. Optimización del proyecto
Concepto de RECURSO (según PM*, MsProject) Factor productivo necesario para realizar una actividad No se consume con su uso, ni se incorpora al producto resultante de la actividad Al término de la actividad, queda disponible para ser asignado a otra actividad o proyecto Son recursos: Mano de obra Equipos y herramientas No son recursos: Materiales, combustibles, servicios * PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos
Pasos para programación de recursos y costos 1. Asignación de recursos Ejemplo: Parque Comunal RECURSOS Humanos Mecanicos ACTIVIDAD Trabajadora Maestro Obrero Jardinero Equipo Herramienta Social Elaborar el Plan MÓDULOS Y JUEGOS Adquirir dotación Hacer drenajes 1 3 1 1 Realizar obras 1 2 1 1 Instalar juegos 1 2 1 1 Realizar acabados 1 1 1 FLORA Y JARDINES Conseguir plantas 1 Hacer hoyos y eras 1 1 1 Plantar 1 1 EDUCACIÓN COMUNITARIA Realizar promoción 1 Capacitar 1
Pasos para programación de recursos y costos 2, 3 y 4. Los costos del proyecto COSTOS TOTALES COSTOS DE LAS ACTIVIDADES COSTOS GENERALES DEL PROYECTO COSTOS DE LOS RECURSOS OTROS COSTOS (Fijos*) COSTOS DE GERENCIA + EQUIPO INSUMOS RECURSO HUMANO HUMANO SERVICIOS** GASTOS ADMINISTRATIVOS * Se llaman fijos porque no varían con la duración de la actividad. ** Cómo se trata el costo de una actividad o de un componente cuando se contrata completamente o a todo costo? + Sugerencia: asignarlos a una actividad global denominada Gerencia, que dura lo mismo que el proyecto.
Ejemplos de programación de costos (1) Una actividad dura 60 días y utiliza: Un capataz (RH1), a $300 por día Tres obreros (RH2), a $200 por día Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por día $30.000 en materiales. X = + = Actividad RH1 Número de Recurso asignado RH2 EQ Tasa de costo del Recurso (por día) RH1 RH2 EQ Costo Diario de recursos Duración (días) Costo total de recursos Costos fijos Costo Total por actividad Actividad 1 1 3 2 300 200 500 1,900 60 114,000 30,000 144,000» 1 x 300 = 300» 3 x 200 = 600» 2 x 500 = 1.000» Suma 1.900
Ejemplos de programación de costos (2) Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días. Actividad Número de Recurso asignado RH1 Tasa de costo del Recurso (por día) RH1 Costo diariode recursos Duración (días) Costo total de recursos Costos fijos Costo Total por actividad Actividad 1 90 240,000 240,000 Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se asigna como costo fijo.
Ejemplos de programación de costos (3) Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días. Para apoyar su ejecución y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un consultor (RH1)con honorarios de $200 por día. X = + = Actividad Número de Recurso asignado RH1 Tasa de costo del Recurso (por día) RH1 Costo diariode recursos Duración (días) Costo total de recursos Costos fijos Costo Total por actividad Actividad 1 1 200 200 90 18,000 240,000 258,000
Programación de Costos El parque comunal Costo / día de Recursos por Actividad Otros Costos ACTIVIDAD Humanos Mecanicos Costo Total costo TOTAL COSTO t Trabajadora Actividad recursos Insumos Servicios ACTIVIDAD Maestro Obrero Jardinero Equipo Herramienta Social $/día # $/día $ $/día $/día $/día $/día $/día Días $ $ $ $ Elaborar el Plan 10 20 20 MÓDULOS Y JUEGOS Adquirir dotación 25 80 80 Hacer drenajes 80 3 40 120 60 20 280 21 5.880 1.200 7.080 Realizar obras 80 2 40 80 60 20 240 20 4.800 4.000 8.800 Instalar juegos 80 2 40 80 60 20 240 3 720 200 920 Realizar acabados 80 1 40 40 20 140 4 560 200 760 FLORA Y JARDINES Conseguir plantas 50 50 3 150 100 250 Hacer hoyos y eras 1 40 40 50 10 100 18 1.800 800 2.600 Plantar 50 10 60 5 300 1.100 1.400 EDUCACIÓN COMUNITARIA Realizar promoción 80 80 18 1.440 1.000 80 2.520 Capacitar 80 80 24 1.920 2.800 400 5.120 TOTAL ACTIVIDADES 29.550 Gerente 100 48 4.800 4.800 Secretaria 40 48 1.920 1.920 Costos Administración 30 48 1.440 1.440 GERENCIA 170 8.160 TOTAL PROYECTO 320 360 150 160 180 100 37.710
Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto Quinta regla Presupueste las actividades Ejercicio Trabajo en Grupos Parte I
Duración de la actividad vs recursos Duración variable: Depende de la intensidad del recurso asignado: Ej: Pintura de un edificio Duración fija: No depende de la intensidad del recurso asignado Ej: Duración del Curso POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLE EN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO
Pasos para programación de recursos y costos 5. Nivelación de recursos Recurso asignado Recurso sobreasignado Límite disponible ( pool ) Actividad A Actividad B Actividad C 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad
Estrategias para eliminar sobrecarga Nivelar recursos por desplazamiento de actividades con holguras Programar trabajo extra Reingeniería de procesos Modificar tecnología Contratar recurso adicional
Eliminación de sobrecarga de recursos por ampliación del pool Recurso asignado Ampliación del pool de recursos Límite original
Nivelación de recursos por desplazamiento de actividades Recurso asignado Sobrecarga eliminada Límite disponible Perfil nivelado Actividad A Actividad B Actividad C 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Cantidad del recurso por unidad de tiempo asignada a cada actividad
Pasos para programación de recursos y costos 6. Optimización del proyecto a) Estrategias para REDUCIR DURACION Revisar interdependencias y maximizar ejecuciones simultáneas Asignar más recursos y/o modificar horario laboral Más días laborables Turnos de trabajo Horas extras Modificar tecnología y redefinir procesos Mejora de procedimientos Cambio de procesos en actividades Cambio en tecnología integral Sistemas de estímulos
Pasos para programación de recursos y costos 6. Optimización del proyecto b) Estrategias para REDUCIR COSTOS Reprogramar recursos ociosos Aprovechar capacidad instalada subutilizada en la empresa Modificar tecnología, redefinir procesos y cambiar recursos Vincular recursos comunitarios Sistemas de estímulos Subcontratar la ejecución
Qué pasa si la actividad 4 se reduce en: a) 1 día b) 2 días c) 3 días d) 4 días Días 6 4 3
Reducción de Por aumento en la asignación de recursos Recursos Recursos en la reducción máxima Aumento de Recurso Recursos de Programación Original posible de reducción límite normal
Gráfico de costos Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto Costo Indirecto Costo Directo
Costo vs Costo Costo límite Pendiente de costo = Pendiente de costo = Costo límite Costo normal normal límite Costo de reducir una unidad de tiempo Aumento de costo Costo normal posible de reducción límite normal
Costo vs Costo Costo límite Pendiente de costo = Pendiente de costo = Costo límite Costo normal normal límite Costo de reducir una unidad de tiempo Aumento de costo Costo normal posible de reducción límite normal
Ejemplo de reducción de tiempo - 1 Costo (Aceleración) Costo límite $200 Costo normal $180 límite 20 días normal 30 días
Ejemplo de reducción de tiempo - 2 (Aceleración) Costo Pendiente de costo = Costo límite Costo normal normal límite Costo límite $200 Pendiente de costo = $200 - $180 30 días 20 días = $20 10 días Pendiente de costo = $2/día $20 Aumento de costo Costo normal límite 20 días posible de reducción 10 días normal $180 30 días
Ejemplo de reducción de tiempo - 1 (Aceleración) Costo Costo límite $200 Si los Costos de Gerencia son de $3/día: Cuál es el Costo Total: a) Sin reducción b) Con reducción al límite Costo normal $180 límite 20 días normal 30 días
Estrategias para optimización del proyecto Si el criterio principal es reducir tiempo: 1. En qué actividades se reduce 2. Por dónde empezar 3. Hasta dónde se lleva el proceso Si el criterio principal es reducir costo: 1. En qué actividades se reduce 2. Por dónde empezar 3. Hasta dónde se lleva el proceso
Gráfico de costos con premios y multas C O S T O costo total con premios y multas costo total sin premios, ni multas Cm Cm costo indirecto costo directo multas premios to to duración
Listos para la EJECUCIÓN DEL PROYECTO 1. PREPARACIÓN DE LA EJECUCIÓN Area Dirección Superior Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto EJECUCIÓN 3. TÉRMINO DE PROYECTO 2. SEGUIMIENTO
Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto Quinta regla Presupueste las actividades Ejercicio Trabajo en Grupos Parte II