Directora Página: 1/5 Directora UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE GESTIÓN DOCENCIA
1. OBJETO Directora Página: 2/5 Directora Establecer y dar a conocer la metodología utilizada en la Universidad Autónoma del Caribe para establecer el calendario académico del año lectivo. 2. ALCANCE Se aplica a todas las actividades de la Universidad Autónoma del Caribe relacionadas con el procedimiento de la programación y seguimiento del calendario académico. Este procedimiento comienza cuando se toma la determinación de elaborar el calendario académico y termina cuando se aprueba la programación. 3. RESPONSABLE Son responsables del correcto desarrollo del procedimiento: - Secretario General, es el encargado elaborar el calendario académico. - Director financiero, por fijar las fechas de matriculas. - Consejo Directivo, quienes son los encargados de aprobar el calendario académico. - Decanos y Directores de programa, por la utilización del contenido que especifica el calendario académico, en cada una de sus actividades. 4. DEFINICIONES 4.1 Calendario: Sistema de computo y registro del tiempo por año, meses y días. 4.2 Programación: se refiere al "cuándo" debe ser hecho aquello que fue planificado. 4.3 Seguimiento: proceso de recopilación de información para controlar los resultados con arreglo a determinados criterios. 4.4 Programación : Documento donde se encuentra estipulada la programación de las actividades a realizar durante el periodo académico. 5. DESARROLLO 5.1 Descripción por fase 1. Elaborar calendario académico: El Secretario General en el mes de septiembre toma la determinación de elaborar el calendario académico para el siguiente año lectivo y empieza a gestionar las actividades necesarias para esto.
Universidad Autónoma Directora Página: 3/5 Directora 2. Llamar a las entidades culturares y religiosas: El Secretario General hace las respectivas averiguaciones para identificar jornadas culturales y/o religiosas, a fin de organizar el respectivo calendario académico. 3. Programar las fechas: obteniendo las fechas de los actos culturales y religiosos, El Secretario General programa las fechas para la realización de las actividades académicas durante el año, las cuales son: - Iniciación y terminación de clases - Fechas de matriculas ordinarias y extraordinaria estas ultimas fechas son asignada en mutuo acuerdo con el Director Financiero. Estas se deben hacer para los dos periodos académicos. - Iniciación y clausura de primeros y segundos parciales - Iniciación y clausura de exámenes finales, - Iniciación de exámenes de habilitación - Iniciación de cursos vacacionales Lo anterior se organiza en el formato TABLA CRONOLÓGICA DE ACTIVIDADES. 4. Enviar al Consejo Directivo: El Secretario General envía la programación al Consejo Directivo, para su revisión y aprobación. 5. Modificar: El Consejo Directivo debe revisar la programación académica en el mes de Septiembre y determinar si necesita alguna modificación o no es necesario. 6. Aprobar la programación académica: El Consejo Directivo aprueba la programación académica para el siguiente año lectivo. 7. Comunicación a facultades: El Secretario General se encarga de comunicar el calendario académico una vez aprobado por consejo directivo a cada una de las facultades, el cual ha tenido aprobación de Consejo Directivo, con el fin que sea utilizado por cada uno de los programas en la planeación de cada una de sus actividades académicas que les corresponde.
Directora Página: 4/5 Directora 5.2 Diagrama de Flujo Diagrama de flujo Descripción Responsable Inicio 1. Elaborar calendario académico 1. Gestiona las actividades para la elaboración del calendario académico. 1. Secretario General 2. Llamadas de la Secretaria General a respectivas entidades 2. Hace las respectivas llamadas como a la casa del carnaval como a la curia. 2. Secretario General 3. Programar las fechas 3. Programa las asignaciones académicas como lo son iniciación y clausura de clases. 3. Secretario General y Director Financiero 4. Enviar al Consejo Directivo 4. Envía la programación al Consejo Directivo. 4. Secretario General NO 5. Necesita modificación? 5. Envía la programación al Consejo Directivo para su aprobación o si necesita alguna modificación. 5. Secretario General SI 6. Aceptar la programación 6. Se da por establecida la programación académica. 6. Consejo Directivo Fin
Directora Página: 5/5 Directora 6. REFERENTES NORMATIVOS Reglamento Estudiantil - Capitulo Tercero, De Los Programas Y Los Procedimientos Académicos, artículo 38, 39. Norma ISO 9001 - Numerales 8.2.3 / 8.2.4 / 8.3 / 8.4 / 8.5 / 7.3 / 7.3.1 7. REGISTROS Código Nombre Tipo N.A. Tabla Cronológica De Actividades Físico / Magnético Nivel de Acceso Restringido Tiempo de retención Almacenamiento Clasificación Responsable Frecuencia Archivo Archivo gestión central Carpeta Calendario Cronológica Decano- Director Programa Anual Permanente