Dirección de Control Interno INFORME CONTROL INTERNO CONTABLE POR CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL Destinatario: Contaduría General de la Nación y Comunidad. Empresa para la Seguridad Urbana ESU Medellín 17
La Dirección de Control Interno de la ESU, en cumplimiento a lo establecido en la circular 005 de la Contaduría General de la Nación del 13 de octubre de 2015, presenta el informe del proceso de empalme relativo al control interno contable y los estados financieros. Del proceso de empalme quedo evidencia en el acta de entrega de fecha enero 7 de 2016 debidamente firmada por los gerentes saliente y entrante MANUEL RICARDO SALGADO PINZÓN y DAVID VIEIRA MEJIA. Aspectos relevantes a) SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE El sistema de información contable de la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU- (Contabilidad, Presupuesto y Tesorería), se integra bajo el sistema de información ERP SAFIX, debidamente licenciado. La Empresa aplica las diferentes etapas del proceso contable (identificación, clasificación, registro y ajustes, elaboración de estados contables y el análisis interpretación y comunicación de la información), como lo establece la resolución 357 de la Contaduría General de la Nación. Se deja constancia de falencias que presenta el sistema (informadas en la evaluación al sistema de control interno contable período 2014 y que será reportada en el informe en el mes de febrero de 2016 con corte a diciembre de 2015), las falencias deberán ser subsanadas según plan de mejoramiento requerido por la Dirección de Control Interno. LIBROS CONTABLES Se entregan los libros contables actualizados a noviembre 30 de 2015 (digitales, principales y auxiliares), los cuales quedan bajo la custodia del centro de información documental y en las copias de seguridad del sistema. 18
b) CÁLCULOS ACTUARIALES Y AMORTIZACIONES La Empresa realiza el registro de los litigios y demandas en contra de la Entidad teniendo como referente la metodología aplicada en el nuevo marco normativo (adoptada como política en la resolución 014 de 2015). Co base en la información suministrada por el Fondo de Pensiones y Cesantías PORVENIR la ESU registra la amortización del pasivo pensional a cargo de la entidad, se registra una déficit entre el patrimonio autónomo y el pasivo pensional de $145.496.094 el cual deber ser cubierto entre el 2016 y el 2028. c) SITUACIONES ESPECIALES QUE AFECTAN LOS PROCESOS Y RECLAMACIONES DE LA EMPRESA. En el acta se da cuenta de la Identificación, valoración y registro de situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones de la ESU: - Cuentas bancarias asociadas a la ejecución de contratos interadministrativos pendientes por liquidar. - Detalle de las partidas que componen las otras cuentas por cobrar, procesos que fueron remitidos a la Secretaria General de la empresa para su gestión. - Temas tributarios (Gobernación de Bolívar - Contrato Interadministrativo 12, EEVV convenio 238 de 2009, pago por concepto de estampillas generados en virtud de los contratos interadministrativos, Gobernación de Antioquia, Municipio de Itagüí, Bogotá, Bello, Copacabana, EEVV, Cartagena, Morales, San Andres, Sabaneta, Marinilla, ISVIMED, Municipio de la Estrella, Caquetá, Municipio del Retiro, IDEA, Municipio Caldas, Municipio de la Unión y Municipio de Venecia. - Contratos interadministrativos anteriores al 2010 pendiente por liquidar (8407 de 2008, 22077 de 2009 y 1995 de 2007). 19
- Identificación de cifras de las cuentas reciprocas que corresponden a entidades públicas (clientes y/o proveedores), no conciliadas debido a las diferencias en los criterios y procedimientos establecidos por las entidades públicas para el registro de los recursos entregados en administración al igual que las estructuras jurídicas del contrato interadministrativo. - Saldo de $ 23.260.000, correspondiente a Colpensiones por una cifra pendiente por conciliar. - Relación de deudores morosos reportados oportunamente el Boletín de deudores morosos a la Contaduría General de la Nación. - d) PROCESO DE TRANSICIÓN AL NUEVO MARCO NORMATIVO. Aplicación de la resolución 414 de 2014 de la Contaduría General de la Nación, Grupo 2; empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro al público. Para el apoyo en la aplicación de la respectiva transición se contrató la empresa Jairo Cano y Asociados S.A.S (contrato 201500085 de 2015). Actividades cumplidas - Sensibilización a las áreas de la entidad para la construcción de las políticas y procedimientos - Conformación de Comité Técnico para la implementación del nuevo modelo de contabilidad, resolución 181 del 25 de febrero de 2015 - Capacitaciones (bases generales y marco normativo, propiedades planta y equipo, inversiones y cuentas por cobrar, beneficios a empleados, activos y pasivos contingentes, provisiones, arrendamiento, deterioro del valor de los activos acuerdos conjuntos, subvenciones, combinación de negocios y segmentos, cuentas por pagar, estados financieros). - análisis de los cambios en el plan de cuentas bajo el nuevo marco normativo y establecimiento de un paralelo con el plan actual. 20
- Actualización sistema de Información Safix con los requerimientos del nuevo marco normativo. - Revisión de las políticas contables vigentes y su incorporación al nuevo marco normativo. - Presentación balance de apretura fue rendido a la Contaduría General de la Nación el 30 de noviembre de 2015. - Periodo de aplicación comprendido entre el 01 de enero y 31 de diciembre de 2016. Se llevará a cabo el registro contable bajo el régimen de contabilidad pública, bajo el nuevo marco normativo y para efectos tributarios bajo la contabilidad fiscal. La Empresa en cumplimiento de los plazos establecidos por la Contaduría General de la Nación según resolución 663 de 30 de diciembre de 2015, continua con su plan de transición al nuevo marco normativo. SONIA INÉS RODRIGUEZ BAENA Directora de Control Interno Proyecto: John Jairo Villa Profesional Control Interno (contador) 21