PROCEDIMIENTO PARA CAUSACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR COD. 3 2 1 Se cambió la imagen Institucional Se cambió la imagen Institucional La política de operación fue actualizada. Se modificó la información de todos los ítems de la descripción detallada. Pedro L. Rodríguez S. Apoyo a procesos Pedro L. Rodríguez S. Apoyo a procesos Hugo Gutiérrez Profesional Universitario 17-02-16 24-04-15 11-03-13 Boris Sandy Romero Comité del Carlos A. 0 Documento inicial Vice Ad/tivo y Financiero SIGUG Robles J. 15-09-11 Rector REV No. DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA APROBADO: Página 1 de 6
PROCEDIMIENTO PARA CAUSACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR CONTENIDO Pág. 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. REFERENCIAS... 3 4. DEFINICIONES... 3 5. PROCEDIMIENTO... 3 5.1. GENERALIDADES... 4 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 4 5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA... 5 6. AUTORIDAD... 6 7. FORMATOS... 6 Página 2 de 6
PROCEDIMIENTO PARA CAUSACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR 1. OBJETO Establecer los lineamientos y responsabilidades a seguir para realizar la causación de cuentas por cobrar en la Universidad de La Guajira. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para las cuentas por cobrar. Inicia con la recepción de las cuentas por cobrar de tesorería y termina con el registro en el sistema. 3. REFERENCIAS Resolución 0359:2010, Por medio de la cual se crea el sistema integrado de gestión para la calidad de la Universidad de La Guajira SIGUG y, se regula su funcionamiento y operatividad. Resolución 0770:2011, Por medio de la cual se modifica la Resolución 0359:2010, que crea el sistema integrado de gestión para la calidad de la Universidad de La Guajira SIGUG y, se regula su funcionamiento y operatividad. Ley 30:1992, por la cual se organiza el sistema de educación superior en Colombia, Ley 594:2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones, Ley 87:1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado, Ley 872:2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad, NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Requisitos, MECI 1000:2014. Modelo Estándar de Control Interno. Manual de la calidad del Sistema Integrado de Gestión SIGUG. Estatuto General de la Universidad de La Guajira. 4. DEFINICIONES Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. SIGUG. Sigla utilizada para identificar el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira. UG. Sigla de Universidad de La Guajira. Presupuesto. Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las operaciones futuras. CDP. Certificado de disponibilidad presupuestal. 5. PROCEDIMIENTO Página 3 de 6
PROCEDIMIENTO PARA CAUSACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR 5.1. GENERALIDADES El líder del proceso es responsable de la implementación y divulgación de éste procedimiento al personal que le corresponda para su respectiva aplicación y cumplimiento. Así mismo, debe verificar permanentemente que se cumplan los lineamientos especificados en éste. 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Se recibirán las cuentas por cobrar (servicios educativos, derechos sobre convenios y demás instituciones) por parte de la oficina de crédito y cartera inmediatamente sean aprobadas para ser causadas oportunamente. Página 4 de 6
PROCEDIMIENTO PARA CAUSACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR 5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE 1. Recepción de documentos 2. Clasificación, codificación y registro 3. Archivo de la información. Se reciben los documentos para generar la causación de los derechos por parte de la oficina de crédito y cartera. Se clasifican, codifican y registra los documentos recibidos de la oficina de crédito y cartera. Se guarda una copia de los documentos. Profesional Universitario y/o Auxiliar Administrativo de Contabilidad PERIODO/ TIEMPO Permanente Permanente/2 0 minutos Permanente DOCUMENTO SOPORTE Copia del crédito aprobado, Copia de la factura emitida Copia del crédito aprobado, Copia de la factura emitida Registro en Programa activo 2000 Copia del crédito aprobado, Copia de la factura emitida PUNTO DE CONTROL X X Página 5 de 6
PROCEDIMIENTO PARA CAUSACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR 6. AUTORIDAD El Vicerrector Administrativo y Financiero tiene la potestad de verificar el cumplimiento de este procedimiento. El Vicerrector Administrativo y Financiero y el personal del proceso administrativo y financiero son responsables directos de la aplicación de este procedimiento. 7. FORMATOS AF-F-10 PROGRAMA ACTIVO 2000 Página 6 de 6