AGENCIA COLOMBIANA PARA LA REINTEGRACIÓN DE PERSONAS Y GRUPOS ALZADOS EN ARMAS (ACR)

AGENCIA COLOMBIANA PARA LA REINTEGRACIÓN DE PERSONAS Y GRUPOS ALZADOS EN ARMAS (ACR) INSTRUCTIVO NOTIFICACIÓN, ACCIDENTE DE TRABAJO Y BOGOTÁ D.C. AGOSTO DE 2016

1. OBJETIVO Definir la metodología para la notificación, reporte e investigación de eventos originados por condiciones o actos inseguros, tales como, los accidentes, incidentes graves y enfermedades laborales que se presenten en la Agencia Colombiana para la Reintegración ACR. 2. ALCANCE Aplica a todos los accidentes, incidentes y enfermedades laborales que afectan la seguridad de las personas que laboran en la organización, sin importar el tipo de contratación, iniciando desde su acontecimiento, hasta el cierre eficaz de las acciones de mejora establecidas en la investigación y debe ser aplicado por todos los colaboradores de la Entidad. 3. DEFINICIONES ACCIDENTE DE TRABAJO (AL): Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considera como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se Página 2 de 15

trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión. ACCIDENTE GRAVE: Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, húmero, radio y cúbito), trauma craneoencefálico, quemaduras de segundo y tercer grado, lesiones severas de mano, tales como, aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de médula espinal, lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva. ACCIDENTE SEVERO: Aquel que por la gravedad de su lesión y que no sea considerado por la resolución 1401/ 2007 como accidente grave, genere treinta o más días de incapacidad. CAUSAS BÁSICAS: Causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; razones por las cuales ocurren los actos y condiciones subestándares o inseguros; factores que una vez identificados permiten un control administrativo significativo. Las causas básicas ayudan a explicar por qué se cometen actos subestándares o inseguros y por qué existen condiciones subestándares o inseguras. CAUSAS INMEDIATAS: Circunstancias que se presentan justamente antes del contacto; por lo general son observables o se hacen sentir. Se clasifican en actos subestándares o actos inseguros (comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente) y condiciones subestándares o condiciones inseguras (circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente). COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de seguridad y salud en el trabajo dentro de la empresa y no se ocupa por lo tanto de tramitar asuntos referentes a la relación contractual laboral propiamente dicha, los problemas de personal, disciplinarios o sindicales; ellos se ventilan en otros organismos y están sujetos a reglamentación distinta. FURAT: Formato único de reporte de accidentes de trabajo. ENFERMEDAD LABORAL (EL): Es enfermedad laboral, la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o Página 3 de 15

del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determina, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales serán reconocidas como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes. (Artículo 4, Ley 1562 de 2012). ENFERMEDAD DE ORIGEN COMÚN: Es toda enfermedad o patología que no haya sido clasificada o calificada como de origen laboral. INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE O INCIDENTE: Proceso sistemático de determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron. Nota: Esta definición también se extiende para los eventos de enfermedad laboral. INCIDENTE DE TRABAJO: Suceso que en el curso del trabajo o en relación con éste, que tuvo el potencial de ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentan daños a la propiedad y/o pérdidas en los procesos. Se considera incidente grave el que tuviese el potencial de generar daño considerable a las instalaciones o al personal en caso de que este se hubiese materializado, por ejemplo fracturas o muertes MODELO DE CAUSALIDAD: Metodología para la investigación de accidentes e incidentes de trabajo que sirve como herramienta técnica de prevención y permite cumplir con las obligaciones legales, el modelo de causalidad del accidente incluye una metodología en donde el objetivo es identificar una serie de causas que se hayan presentado en cadena analizando diferentes factores. NOTIFICACIÓN: Comunicar, informar o avisar de forma eficaz y veraz una situación. La Notificación de los eventos consiste en la elaboración de un soporte de información que nos describa el evento y que incluya dónde, cuándo y cómo ocurrió, esta notificación la realiza el trabajador al jefe inmediato o al grupo de SST. Página 4 de 15

PÉRDIDA: Se refiere a los daños a las personas, daños materiales o daños ambientales. REPORTE: Formato que se diligencia cuando se ha presentado un presunto accidente laboral. El reporte es el paso siguiente a la notificación de los eventos y consiste en la elaboración de una base de datos en la que se refleja los datos del evento, para realizar después un análisis estadístico de estos datos en donde se determinen los factores que hay que corregir. 4. CONTENIDO Y DESARROLLO 4.1 RESPONSABILIDADES Dirección General Proveer los recursos, elementos, bienes y servicios necesarios para implementar las medidas correctivas o preventivas que resulten de la investigación, a fin de evitar la ocurrencia de eventos similares. Revisar y aprobar la investigación de los accidentes graves, severos y mortales. El grupo de Desarrollo de Talento Humano - Seguridad y Salud en el Trabajo Conformar el equipo investigador de los eventos a los cuales se aplica este instructivo. Investigar todos los eventos dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia, a través del equipo investigador. Documentar el desarrollo de la investigación de los eventos. Adoptar una metodología y un formato para investigar los eventos. Registrar en el formato de investigación, en forma veraz y objetiva, toda la información que conduzca a la identificación de las causas reales de los eventos. Implementar el registro de seguimiento a las acciones ejecutadas a partir de cada investigación de los eventos ocurridos en la empresa o fuera de ella, al personal vinculado directa o indirectamente. Página 5 de 15

Establecer y calcular indicadores de control y seguimiento del impacto y la gestión de las acciones tomadas. Llevar el archivo de las investigaciones adelantadas y pruebas de los correctivos implementados, los cuales deberán estar a disposición del Ministerio de la Protección Social cuando este los requiera. Enviar la documentación de las investigaciones graves o mortales a la ARL. Equipo Investigador Programar con el área de SST la fecha, hora y lugar en donde se realizará la investigación de los eventos. Solicitar la documentación necesaria para la investigación de eventos. Investigar los eventos, dentro de los 15 días siguientes a su ocurrencia. Recolectar y analizar hechos y evidencias para determinar las causas inmediatas (actos y condiciones subestándar) y causas básicas (factores del trabajo y personales). Establecer medidas correctivas que prevengan la recurrencia de nuevos eventos, elaborar el plan de acción, coordinar su ejecución y realizar el seguimiento correspondiente. Preparar el informe de la investigación, según lo descrito en el Capítulo II de la Resolución 1401 de 2007 (Ministerio de Trabajo). Supervisor o Jefe Inmediato Reportar inmediatamente los eventos al área de seguridad y salud en el trabajo para que se inicie su reporte. Participar en el proceso de investigación del accidente o incidente laboral dentro de los 15 días calendario después de ocurrido el evento. Gestionar, implementar y hacer seguimiento a los planes de acción recomendados por parte del equipo investigador de los eventos. Colaboradores Es responsabilidad de todos los colaboradores reportar al jefe inmediato y al área de seguridad y salud en el trabajo de la ciudad correspondiente, todos los eventos ocurridos dentro y fuera de la organización que tengan relación directa o indirecta con la labor para la que fue contratado. El colaborador debe participar en caso de ser necesario en el proceso de identificación de las causas y rendir sus declaraciones. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Página 6 de 15

5.1. CONFORMACIÓN DEL EQUIPO INVESTIGADOR El grupo de Desarrollo de Talento Humano Seguridad y salud en el trabajo, debe conformar un equipo para la investigación de todos los eventos, integrado como mínimo por: Jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o jefe de la dependencia en donde ocurrió el evento. Colaborador que sufrió el evento. Solamente en caso de accidente o enfermedad laboral. Representante del COPASST. Representante de Seguridad y Salud en el Trabajo. Representante de la empresa contratista, de ser necesario. Cuando el accidente se considere grave o produzca la muerte, en la investigación debe participar un profesional con Licencia en Salud Ocupacional, propio o contratado, así como el personal de la empresa encargado del diseño de normas, procesos y/o mantenimientos. 5.2. ACTIVIDADES PARA NOTIFICACIÓN, INCIDENTES Teniendo en cuenta que un incidente grave es todo aquel que bajo condiciones levemente diferentes se hubiese materializado y hubiese causado daños considerables a la seguridad de las instalaciones o a las personas; tales como un conato o incendios declarados, explosiones, colapso de estructuras, fracturas, amputaciones y muertes. N ACTIVIDAD Notificar el 1 Incidente DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD El trabajador que identificó el evento, debe notificarlo al Jefe directo y al área de Seguridad y Salud en el Trabajo inmediatamente se presente. RESPONSABLE Persona que identifico el evento REGISTRO *TH-F-43 Formato reporte actos condiciones inseguras de y Página 7 de 15

N ACTIVIDAD 2 3 4 5 Registrar Incidente Investigación del Incidente Implementar medidas el Hacer seguimiento a las medidas DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Integrante Equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo Se debe realizar la recolección de la información mediante la toma de declaraciones, observación directa y consulta de documentos, para determinar las causas y proponer las medidas de control. Comunicar las medidas a adoptar a las diferentes áreas responsables de su implementación, estableciendo los tiempos para su ejecución. Si las medidas están bajo responsabilidad de SST, se debe realizar la gestión necesaria para implementarlas y dejar evidencia. Verificar que las medidas hayan sido implementadas por cada uno de los responsables y que estas cumplan con lo establecido en la investigación. RESPONSABLE Profesional Esp. Técnicos SST Equipo Investigador Equipo Investigador Equipo Investigador REGISTRO *Aplicativo caracterización * TH-F-13 Formato investigación de accidente e incidente * Formato investigación de accidente e incidente *Correos electrónicos, memorando de ACR, comunicado. N.A Página 8 de 15

5.3. ACTIVIDADES PARA NOTIFICACIÓN, ACCIDENTES LABORALES N 1 2 3 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Notificar el accidente laboral Reportar el Accidente laboral a la línea de atención ARL. Atención y prestación de servicios asistenciale El Colaborador que sufrió el accidente laboral debe notificarlo a su jefe directo y al área de Seguridad y Salud en el Trabajo de la ACR Reportar a las líneas de atención ARL COLMENA 018000-9- 19667, en Bogotá al número 4010447 Opc. 3/ Opc. 1 y Opc. 2, el presunto accidente laboral y solicitar la autorización de atención o direccionamiento al centro médico. Adicional al número anteriormente mencionado cada regional cuenta con líneas de atención diferentes, las cuales deben ser conocidas por todo el personal de cada sucursal. Las líneas de atención de ARL COLMENA se pueden consultar en la siguiente ruta: https://www.colmenaseguros.com/ quienes-somos/paginas/ventajascompetitivas.aspx#tabs-2 El trabajador que sufrió el presunto accidente laboral es atendido en la IPS autorizada por la línea de atención de Colaborador Cualquiera de los siguientes: Supervisor o jefe inmediato, área de SST o Colaborador. IPS ARL COLMENA - SOAT Correo Electrónico N.A N.A Página 9 de 15

N 4 5 6 s ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Diligenciar el formato único de reporte de accidentes de trabajo (FURAT) Investigar el accidente laboral Implementar medidas ARL. El integrante de SST debe hacer una amplia divulgación y publicación de la red asistencial. En caso de que sea un accidente grave el trabajador debe ser remitido al centro médico más cercano de tercer nivel, sin necesidad de ser autorizado por ARL. En caso de ser accidente de tránsito cualquier entidad puede prestar la asistencia médica sin previa autorización de la ARL y todos estos servicios deben ir con cargo al SOAT. Diligenciar del FURAT dos días hábiles posteriores al evento. Se debe imprimir y entregar una copia al trabajador, el contratante y a la empresa promotora de salud (EPS). En caso de no poder acceder a la plataforma de ARL COLMENA para realizar el reporte, se debe notificar mediante correo electrónico a servicioalcliente@colmenaseguro s.com. Se debe realizar la recolección de la información mediante la toma de declaraciones, observación directa y consulta de documentos, para determinar las causas y proponer las medidas de control. Comunicar las medidas a adoptar a las diferentes áreas responsables de su implementación, estableciendo Integrante Equipo SST Equipo Investigador Equipo Investigador *Formato Único de Reporte de Accidentes de Trabajo * Formato investigaci ón de accidente e incidente * Formato investigaci ón de accidente Página 10 de 15

N 7 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Hacer seguimiento a medidas tiempos para su ejecución. Si las medidas están bajo responsabilidad de SST, se debe realizar la gestión necesaria para implementarlas y dejar evidencia. Verificar que las medidas hayan sido implementadas por cada uno de los responsables y que estas cumplan con lo establecido en la investigación. Equipo Investigador e incidente N.A 5.4. ACTIVIDADES PARA NOTIFICACIÓN, ENFERMEDADES LABORALES De acuerdo a la reglamentación legal, las empresas no realizan reporte de las enfermedades laborales a la ARL hasta no haber recibido una notificación oficial por parte de la EPS. N ACTIVIDAD 1 2 3 Notificar enfermedad laboral Orientar al Colaborador hacía su EPS la Atención y prestación de servicios asistenciales DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Dar aviso o informar al área de SST de la sospecha de la enfermedad indicando síntomas, fecha de inicio de los mismos y su relación con el trabajo. Orientar al trabajador hacía su EPS, indicándole el porqué de este procedimiento. Cuando hay sospecha de enfermedad laboral es la EPS es quien debe asumir la prestación de los servicios RESPONSABLE Colaborador Integrante SST Entidad Promotora de Salud (EPS) REGISTRO *Se debe informar por cualquier medio. *Comunicado por parte de la EPS Página 11 de 15

N ACTIVIDAD 4 Diligenciar el formato único de reporte de Enfermedad Laboral (FUREL). DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD asistenciales y económicos al trabajador hasta que se determine el origen de la enfermedad, el área de medicina laboral de la EPS debe realizar el estudio para determinar el origen y el diagnóstico de la enfermedad y emitir un comunicado por escrito dejando en claro estos dos datos. Durante todo este tiempo las prestaciones económicas y asistenciales deben ser asumidas por la EPS. Una vez el Integrante de SST tenga la carta emitida por la EPS con el diagnóstico y el origen, debe orientar al trabajador para que continúe su tratamiento con la EPS si es de origen común o con la ARL si es de origen laboral. Se debe diligenciar y enviar el FUREL, junto con los soportes solicitados por la EPS en un tiempo máximo de 15 días. RESPONSABLE Integrante Equipo SST REGISTRO *Formato único de reporte de Enfermedad Laboral (FUREL). *Documentos Página 12 de 15

N ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 5 Se realiza la Investigación investigación de de la Integrante enfermedades laborales Enfermedad Equipo SST y se conserva como Laboral. documento interno. La EPS o ARL debe emitir por escrito el listado de recomendaciones médico laborales aplicables al trabajador indicando el tiempo de duración de las mismas, el integrante de SST debe reunirse con el jefe del área y analizar las recomendaciones médico laborales y 6 Implementación definir las tareas que Integrante de medidas está en capacidad de Equipo SST desarrollar el trabajador, después de esto se debe elaborar el acta de implementación de recomendaciones médico laborales y entregar el acta al trabajador en reunión conjunta con el área de SST y jefe inmediato. Cada uno de los partícipes debe recibir copia del acta. 7 Seguimiento a Verificar que las Integrante REGISTRO solicitados por la EPS *Soportes de Investigación Página 13 de 15

N ACTIVIDAD medidas DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD recomendaciones médico laborales hayan sido implementadas por cada uno de los responsables y que estas cumplan con lo establecido. Cuando las recomendaciones médico laborales sean permanentes, éstas deben ser actualizadas mínimo cada seis meses junto con el acta de implementación de recomendaciones médico laborales RESPONSABLE Equipo SST REGISTRO Nota: Cuando el accidentado sea un trabajador asociado a un organismo de trabajo asociado o cooperativo o un trabajador independiente, la responsabilidad de la investigación es dentro de la empresa de servicios temporales como de la empresa usuaria; de la empresa beneficiaria del servicio del trabajador asociado y del contratante, según sea el caso. En el concepto técnico se debe indicar el correctivo que le corresponde implementar a cada una. 6. GESTIÓN DOCUMENTAL El integrante del equipo de SST al realizar la entrega de la investigación debe relacionar los siguientes documentos en su respectivo orden de acuerdo al tipo de evento. EVENTO Incidente Grave DOCUMENTOS A RELACIONAR 1. Reporte de actos y condiciones inseguras 2. Toma de Declaración de eventos ocurridos en presunto accidente 3. Investigación de accidentes e incidentes laborales 4. Evidencia de cierre de acciones Implementadas. Página 14 de 15

EVENTO Accidente Laboral Enfermedad Laboral DOCUMENTOS A RELACIONAR (Foto, videos, correos, certificación a cursos, capacitaciones) 1. Formato Único de Reporte Accidentes de Trabajo (FURAT) 2. Toma de Declaración de eventos ocurridos en presunto accidente 3. Formato Investigación de accidentes laborales 4. Evidencia de cierre de acciones Implementadas. (Foto, videos, correos, certificación a cursos, capacitaciones) 5. Copia de la Incapacidad médica. 1. Comunicado por parte de la ACR 2. Comunicado por escrito de parte de la EPS 3. Formato único de reporte de Enfermedad Laboral (FUREL) 4. Formato de Investigación de enfermedad laboral 5. Acta de implementación de recomendaciones médico laborales 7. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN INDICADOR FÓRMULA FRECUENCIA Investigaciones No. Investigaciones realizadas en los 15 días hábiles X 100 No. Eventos en el Periodo MENSUAL 8. ANEXOS Anexo # 1 TH-F-13 Formato investigación de accidente e incidente Anexo # 2 TH-F-43 Reporte actos y condiciones inseguras Página 15 de 15