Cómo usar el Administrador de línea descendente El Administrador de línea descendente es una herramienta de Internet que brinda Avon, que le permite analizar su negocio de Liderazgo, determinar de antemano qué medidas debe tomar para desarrollarlo y seguir su progreso. Para qué se usa el Administrador de línea descendente? Podrá ver las actividades de los miembros de línea descendente durante la campaña casi al momento en que las realicen, personalizar datos, acceder a 20 informes distintos en el formato que prefiera, mantener correspondencia con los miembros de línea descendente mediante el correo electrónico y las tarjetas electrónicas e imprimir etiquetas de envío (para la correspondencia por correo postal). Qué significa eso para su negocio Avon? Tendrá acceso inmediato a información que le permitirá determinar en qué debe esforzarse más durante la campaña para obtener ópltimos resultados. Parte del tiempo que dedicaba a organizar su negocio lo podrá emplear en desarrollarlo. No tendrá que pasar más tiempo creando infinidad de archivos y carpetas, ni buscar datos clave en ellos y en montañas de papeles. Tendrá todo a un clic del mouse! Podrá comunicarse rápidamente con los miembros de su línea descendente. No tendrá que escribir el mismo mensaje varias veces, ni usar un correo distinto para enviar mensajes y tarjetas. Ahorrará muchísimo tiempo! Tendrá acceso a información actulizada sobre cada miembro de su línea descendente, lo cual le permitirá actuar rápida y eficazmente para ayudarlos a sacarle el máximo provecho a su negocio Avon. Cómo se empieza a usar el Administrador de línea descendente? A este sistema de informes (en inglés solamente) tienen acceso sólo las Representantes de Liderazgo que también sean Representantes Electrónicas. Si usted es ambas, siga leyendo para informarse de cómo empezar a usarlo. Acceda a youravon.com y debajo del título «mi cuenta» en la página inicial, haga clic en el enlace Administrador de línea descendente. Otra opción es: en la página inicial, vaya a la sección de liderazgo y haga clic en el enlace Administrador de línea descendente en el menú de la izquierda. Getting Started with Downline Manager 022412 1
Cómo usar el Administrador de línea descendente: página inicial Cuando accede al Administrador, aparece la página inicial en inglés. Mediante los gráficos, estadísticas, enlaces con informes y otros enlaces de la página inicial, usted tiene acceso a información en tiempo real sobre los miembros de su grupo de Liderazgo, las 24 horas del día, los 7 días de la semana. La página inicial se organiza de la siguiente forma: Gráficas Las gráficas Total Representatives y Total Unit Sales le muestran los logros de su grupo de Liderazgo en las 6 campañas anteriores. En la gráfica Total Unit Sales también se comparan los totales con las mismas campañas del año anterior. NOTA: Puede guardar o enviar por correo electrónico una gráfica de resumen usando la parte derecha del mouse. Paneles de estadísticas Esos paneles resumen la actividad de la campaña vigente y de la siguiente: le dan información detallada de sus logros y de los resultados de los miembros de sus tres primeras generaciones. Esa información se actualiza a diario, lo cual le permite a usted saber cómo les va en la campaña vigente y le prepara para la siguiente. La sección Closed Campaign Comparison le permite elegir dos campañas cualesquiera del año anterior y comparar los resultados. Menú superior Proporciona acceso directo a información y herramientas que tiene a su disposición a través del Administrador de línea descendente. Cada vez que termine de trabajar en el Administrador, haga clic en Log Out para cerrar la sesión. Enlaces con datos e informes La sección Action Items (mensajes de alerta) se actualiza diariamente de acuerdo con la actividad de su grupo de Liderazgo en la campaña vigente y en la anterior. Son enlaces directos con informes que puede usar para comunicarse con sus Representantes, como punto de partida de un análisis más a fondo. Haga clic en cualquier mensaje de alerta de la lista para saber cuál es el informe correspondiente. Informes e informes guardados Cada informe del Administrador de línea descendente contiene datos sobre las Representantes de su primera, segunda y tercera generaciones, según el tipo de informe. Los informes automáticos (Default) contienen datos predeterminados, pero usted puede reorganizarlos para que le sea más fácil analizar la actividad de su grupo. Para ver un informe, haga clic en el enlace en la lista de informes de la página inicial, o selecciónelos del menú desplegable de informes de Liderazgo de la parte superior. Getting Started with Downline Manager 022412 2
Cómo usar el Administrador de línea descendente: informes Cuando trabaje con un informe del Administrador, generalmente realizará los cinco pasos siguientes: A B D C PRIMER PASO: Seleccionar el informe Puede acceder a los informes de 3 formas: A. Vaya a la sección Customize a Report en el menú superior y haga clic en el informe deseado del menú desplegable. Aparecer una página que le permitirá definir los parámetros del informe. Selecciónela y elija el formato del informe para que los datos aparezcan de la forma deseada. Use la información del informe para planificar a largo plazo. B. Vaya a la sección Avon Generated Reports en el menú superior y haga clic en el informe deseado del menú desplegable. C. Haga clic en el enlace Action Items (mensajes de alerta) de la lista del panel de Action Items de la página inicial. Los enlaces con Action Items muestran los informes de las Representantes cuyos datos guardan relación con el mismo. El informe aparecerá en forma de página web, que usted podrá usar para tomar medidas inmediatamente. D. Haga clic en el enlace de un informe nuevo o guardado desde los paneles de la página inicial. Aparecerá la misma pantalla a la que se accede a través de (A). NOTA: En la página 6 se explican los tipos de informes disponibles. Getting Started with Downline Manager 022412 3
Cómo usar el Administrador de línea descendente: informes SEGUNDO PASO: Determinar los parámetros del informe La pantalla de selección le permitirá elegir si desea datos generales o específicos. En cada pantalla verá los parámetros que se usan para organizar los datos. Haga clic en la flecha del menú desplegable para ver una lista de opciones y luego haga haga clic en la opción que desee. Nesting Opt-in: El indicador de esta casilla le muestra si un miembro de su Línea ascendente se ha inscrito en el Programa de Crecimiento (Nesting). El indicador Nesting Opt-in aparece en diferentes informes. Para obtener información detallada sobre cómo usar este informe, haga clic aquí en Report Help. TERCER PASO: Elija el formato de los datos Puede ver los informes en distintos formatos: Página web Adobe PDF Excel Etiquetas de envío (Avery 5160 o sin correo electrónico) NOTA: En la página 6 se explican los distintos formatos de los informes. Para obtener información detallada sobre cómo usar este informe, haga clic aquí en Report Help. Getting Started with Downline Manager 022412 4
Cómo usar el Administrador de línea descendente: informes CUARTO PASO: Cambiar el formato del informe (OPCIONAL) Además del definir los parámetros de un informe (SEGUNDO PASO), usted puede indicar cómo deben aparecen los datos. Haga clic en el botón del formato en la parte inferior de la página de parámetro del informe. Verifique qué campos desea incluir en el informe. Defina tres niveles de ordenamiento mediante los menús Sort By. Especificar si desea que los resultados aparezcan en orden ascendente o descendente. Haga clic en el botón de resultados en la parte inferior de la página para regresar a los parámetros automáticos del informe. Cuando termine de elegir las opciones de formato, haga clic en el botón Return to Next Step para regresar a la página de parámetro del informe. Para obtener información detallada sobre cómo usar este informe, haga clic en Help. QUINTO PASO: Mostrar el informe Después de definir los parámetros y el formato, haga clic en Show Report en la parte inferior de la página donde se eligen los parámetros. Haga clic en Report Help para revisar el informe. Haga clic en Edit Report para cambiar el parámetro de búsqueda y crear un informe nuevo. Haga clic en Home para regresar a la página inicial. Seleccione un formato distinto en el menú desplegable y haga clic en Run Report para verlo en ese formato. Haga clic en Send Bulk EMail para enviarles un mensaje a las Representantes que tengan correo electrónico. Haga clic en Send Ecard para enviarles una tarjeta electrónica. Haga clic en el encabezado de una columna de un informe con base en la web si desea organizar los datos de acuerdo con el encabezado de dicha columna. NOTA: El formato del informe, el número de miembros de su línea descendente y la velocidad del módem influyen en la velocidad con que se muestra el informe. Getting Started with Downline Manager 022412 5
Cómo usar el Administrador de línea descendente: informes Tipos de informe A través del Administrador de línea descendente, usted tiene acceso a 20 informes distintos. Cada uno contiene datos específicos sobre las Representantes de su línea descendente y se actualizan diariamente o al cierre de cada campaña. Avon Anniversaries: Lista de los miembros de línea descendente según los años que hace que son Representantes Avon. Se actualiza a diario. Avon Generated Report: Le permite a Avon cargar informes específicos de Líneas ascendentes. Estos son diferentes informes que Avon genera para que usted pueda ver los resultados de su propio desempeño y el de los miembros de su línea descendente que actualmente se ven por medio de la opción Customize a Report; por ejemplo: pagos de los bonos «Believe: creemos en su éxito», metas de incentivos, promociones de mercadeo, etc. Birthdays: Lista de los miembros de línea descendente según su fecha de nacimiento. Se actualiza a diario. Follow-Up: Lista de las Representantes de su primera, segunda y tercera generación que no hayan enviado un pedido tres días antes de la fecha límite. Se actualiza a diario. Geographic Search: Le permite buscar a Representantes de su primera, segunda y tercera generación que vivan en una determinada zona postal. Se actualiza a diario. Hold Orders: Lista de las Representantes de su primera, segunda y tercera generación que les hayan retenido un pedido debido a pagos atrasados. Se actualiza a diario. Leadership Performance: Lista de las Representantes, sus logros y los logros de los miembros de su línea descendente en un rango específico de campañas. Nested Downline: Le permite identificar a los miembros de su línea descendente que se han inscrito al Programa de Crecimiento. New Appointments: Lista de las Representantes recién nombradas en su primera, segunda y tercera generación. Se actualiza a diario. New Uplines: Lista de las Representantes recién inscritas en el programa de Liderazgo. Se actualiza a diario. No Orders: Lista de las Representantes de su primera, segunda y tercera generación que no hayan enviado un pedido puntualmente hasta la fecha límite (incluida ésta). Se actualiza a diario. Orders: Lista de las Representantes de su primera, segunda y tercera generación que hayan enviado un pedido puntualmente hasta la fecha límite (incluida ésta). Se actualiza a diario. Past Due: Lista de las Representantes de su primera, segunda y tercera generación, tanto activas como destituidas, que tengan un saldo adeudado de una a once campañas. Se actualiza a diario. President s Club: Lista de las Representantes de su primera, segunda y tercera generación que hayan llegado a algún nivel del Programa de Premios y Homenajes del Presidente: Club del Presidente, Sociedad de Honor, Círculo de la Rosa, Club David H. McConnell, Asamblea del Presidente o Círculo Privado del Presidente. Getting Started with Downline Manager 022412 6 Removals: Lista de las Representantes de su primera, segunda y tercera generación cuyas cuentas de Avon hayan sido desactivadas y las Representantes hayan sido destituidas. Se actualiza a diario. Representative Search: Le permite buscar a miembros de su línea descendente con características específicas. Sales: Lista de las Representantes de su primera, segunda y tercera generación en base a sus ventas que cuentan para premios. Se actualiza a diario. Title Advancement: Lista de las Representantes de su primera, segunda y tercera generación que hayan ascendido de nivel en Liderazgo (de Representante sin título a Líder de Grupo, Líder Superior, Ejecutiva o Ejecutiva Superior de Grupo). Se actualiza en base a la última campaña que haya cerrado. Title Demotion: Lista de las Representantes de su primera, segunda y tercera generación que hayan bajado de nivel en Liderazgo por no reunir los requisitos del mismo. Se actualiza teniendo en cuenta la última campaña que haya cerrado. Titles at Risk: Lista de las Representantes de su primera, segunda y tercera generación que corran el riesgo de bajar de nivel en Liderazgo porque no reúnen los requisitos. Se actualiza teniendo en cuenta la última que haya cerrado. Genealogy Tree View: Le permite ver un árbol genealógico de su línea descendente y datos de cada Representante. Si lo desea, puede elegir a una Representante específica para que aparezca en la cima del árbol. Le permite identificar por color a los miembros de Líneas descendentes inscritos en el Programa de Crecimiento. Si la casilla de la Representante es color rosa, está inscrita. También podrá ver el desempeño de las Representantes de la Línea descendente en el Programa de Crecimiento en la campaña previa a su inscriplción. Formato de los informes Usted puede ver los informes en distintos formatos. Web Page: En este formato automático los resultados aparecen en un práctico informe de Internet. Le brinda la mayor flexibilidad para acceder a los datos y editarlos. Acrobat (PDF) File: Si elige este formato, aparece una ventana nueva con el informe en forma de documento. Lo puede imprimir o guardar usando los símbolos de la parte superior de la ventana. Mailing Labels (Avery 5160): Seleccione la versión (Laser o Inkjet) compatible con su impresora. Aparece una ventana con el nombre y dirección de cada Representante en forma de etiqueta de envío, que usted puede imprimir (en papel de etiquetas Avery 5160) y usarlas para enviar tarjetas u otra correspondencia. Mailing Labels (Those w/o Emails): Con esta opción puede crear etiquetas de envío para las Representantes que no tengan correo electrónico. Seleccione la versión (Laser o Inkjet) que sea compatible con su impresora. Excel: Si elige esta opción, el informe aparece en forma de hoja de cálculo de Microsoft Excel. Si está familiarizada con este programa, puede guardar el informe y editar los datos para responder a determinadas preguntas ( what if ).
Cómo usar el Administrador de línea descendente: herramientas de comunicación Comuníquese con sus Representantes fácil y eficazmente mediante el Administrador de línea descendente. Tarjetas electrónicas Les puede enviar tarjetas a las Representantes de su línea descendente y a cualquier persona que tenga correo electrónico. A B Cómo crear una tarjeta electrónica Seleccione Create New ecard en el menú desplegable de la pestaña ecard del menú superior. También puede enviar una tarjeta directamente desde un informe con formato de página web. Seleccione el idioma en el menú desplegable de la parte superior de la página. Las tarjetas están en inglés y en español. Seleccione una tarjeta entre las diversas categorías haciendo clic en la imagen. (A) Escriba el mensaje en los espacios en blanco correspondientes. La mayoría de las tarjetas trae un texto de ejemplo, que usted puede modificar a su gusto, y espacio para su nombre y dirección de correo electrónico. Haga clic en Next para continuar. (B) Preview le permite ver e imprimir su tarjeta antes de enviarla. Haga clic en Next para continuar. (C) Para qué se usan las tarjetas electrónicas? Son una manera excelente de comunicarse con los miembros de su línea descendente; por ejemplo, para reconocer su trabajo, felicitarlas, darles ánimo, recordarles algo, hacerles invitaciones, asesorarlas, etc. C Son una vía fácil y rápida para comunicarse con las reclutas potenciales. Haga una lista de reclutas potenciales y envíeles a todas una tarjeta electrónica. Para saber cómo enviar una tarjeta electrónica personalizada, lea las instrucciones en la página 8 de esta guía. Para enviar una tarjeta electrónica a un grupo específico, elija un informe y luego haga clic en send ecard para elegir los destinatarios. Las tarjetas electrónicas le permiten verificar si los destinatarios las vieron y cuántas veces, así usted sabe cuál será el próximo paso que debe dar! Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo usar esta función haga clic en Help. Getting Started with Downline Manager 022412 7
Cómo usar el Administrador de línea descendente: herramientas de comunicación Cómo enviar tarjetas electrónicas Seleccione los destinatarios de las siguientes formas: Manualmente: escriba el correo electrónico de cada uno Cargue una lista de direcciones. Puede enviarle la tarjeta a un destinatario o a varios (en inglés se llama bulk email ). Haga clic en EMail Address Check (opcional) para asegurarse de que la tarjeta llegue da la dirección correcta.. Haga clic en Send Now! para enviarla. Cómo administrar las tarjetas electrónicas El Administrador de tarjetas electrónicas lleva un archivo de las tarjetas actuales y pasadas. Se accede a él de la siguiente forma: Haga clic en ecard Manager en la pestaña ecard del menú superior. Si está en la página de la tarjeta, simplemente haga clic en la pestaña ecard Manager. El Administrador de tarjetas electrónicas le permite: Obtener información sobre las tarjetas enviadas: haga clic en el ícono Details al principio de la lista. En la sección de información detallada de las tarjetas electrónicas puede ver a cuántas personas le envió cada tarjeta y cuántas veces la han visto. Cuando termine, haga clic en Back para regresar. Agregar destinatarios antes de enviar la tarjeta: haga clic en add recipients junto a una tarjeta que aún no haya enviado y luego ingrese o seleccione los nombres a añadir. Cuando termine, haga clic en Send Now! Seleccionar tarjetas que desee borrar: haga clic en la casilla que aparece al lado de la tarjeta y luego en Delete. Datos a ingresar en las tarjetas electrónicas Los datos usuales de las tarjetas pueden ingresarse a través de la página ecard Settings. Usted puede programar automáticamente los campos del número de destinatarios que aparecerán en pantalla, su nombre, dirección, teléfono, correo electrónico y cualquier mensaje que desee repetir en todas las tarjetas. Para acceder a ecard Settings: Haga clic en ecard Manager en la pestaña ecard del menú superior. Si está en la página de la tarjeta, simplemente haga clic en la pestaña ecard Settings. Ingrese los datos en los espacios correspondientes. Cuando termine, haga clic en Save para guardar la información. Getting Started with Downline Manager 022412 8
Cómo usar el Administrador de línea descendente: herramientas de comunicación Correspondencia electrónica Puede enviar mensajes directamente desde el Administrador, sin tener que abrir su servicio de correo electrónico! A B Cómo crear y enviar mensajes de correo electrónico Puede enviarles un mensaje a las personas que se mencionan en un informe directamente desde el informe (A): Con el informe abierto, haga clic en la dirección de correo electrónico de la Representante en cuestión. Para enviarles un mensaje a varios destinatarios sobre quienes trata un informe, haga clic en Send Bulk email. Cuando salga la lista de destinatarios, haga clic en la casilla de selección para deseleccionar a las Representantes a quienes no desee enviarles el mensaje. Luego haga clic en Click here to compose an e-mail. También puede crear y enviar mensajes de correo electrónico haciendo clic en la pestaña email del menú. Cuando salga la sección Compose Email - NEW (B), el espacio que dice To estará en blanco o muestrará el nombre del destinatario que usted haya seleccionado. Puede añadir otros destinatarios seleccionando su dirección de correo electrónico de una lista, de su agenda electrónica de direcciones o escribiendo las direcciones. NOTA: Si elige un grupo de nombres de un informe, estos aparecerán en el espacio BCC, o Blind Carbon Copy. Eso significa que cada destinatario verá sólo su nombre en el espacio To; no verá los nombres de los demás. Haga clic en el espacio Subject y escriba el tema del mensaje. Haga clic en la caja del texto y escriba el mensaje. Haga clic en Send para enviarlo. NOTA: Desde el Administrador de línea descendente puede enviar pero no recibir mensajes. Cuando envía un mensaje desde el Administrador de línea descendente, el sistema usa su dirección de correo electrónico como remitente (de la función From address). Si el destinatario responde, la respuesta va a su correo electrónico normal por lo tanto, debe revisarlo regularmente. Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo usar esta función, haga clic en Help. Getting Started with Downline Manager 022412 9
Cómo usar el Administrador de línea descendente: herramientas de comunicación Etiquetas de envío de correspondencia Enviar un correo o una tarjeta electrónica es un medio eficaz para estar en comunicación con sus Representantes que le ahorra tiempo y dinero, pero hay ocasiones en las que preferirá enviar comunicaciones por medio del Servicio Postal de Estados Unidos. El Administrador de línea descendente simplifica la preparación de etiquetas de correo, dándole las herramientas para imprimirlas fácil, rápidamente y para hacer envíos a individuos o a grupos. Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo usar esta función haga clic en Help. Cómo imprimir las etiquetas desde un informe En la página de parámetros del informe seleccione el formato de etiquetas (Mailing Labels format) compatible con su impresora en el menú desplegable de formato de datos, haga clic en Show Report y aparecerá un cuadro PDF con las etiquetas. Haga clic en el símbolo de impresora en el cuadro PDF para imprimir las etiquetas. Haga clic en el símbolo de guardar (Save) si prefiere imprimirlas en otro momento. NOTA: Use papel de etiquetas Avery 5160 (o similar) compatible con su impresora y verifique que lo haya colocado correctamente. Haga clic en la X, en la esquina superior derecha del cuadro, para cerrar el cuadro PDF cuando termine. Getting Started with Downline Manager 022412 10