ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS HERRAMIENTAS PARA DETERMINAR REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS Cap. 3. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. James Senn Sesión 3 Ana Mercedes Cáceres mercycaceres@gmail.com Año 2006 1
OBJETIVOS DE ESTA CLASE Describir como se determinan los requerimientos básicos de los sistemas de información de una organización. Formular preguntas que puedan utilizarse para reunir información con respecto a procesos, operaciones, procedimientos y límites impuestos por el tiempo, volumen de trabajo y controles de operación. Adquirir información con respecto a sistemas de decisión, incluyendo los procedimientos de soporte para el procesamiento de transacciones. 2
QUE ES LA DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS? Es el estudio de un sistema para conocer cómo trabaja y dónde es necesario efectuar mejoras. Los estudios de sistemas dan como resultado una evaluación de la forma como trabajan los métodos empleados y si es necesario o posible realizar ajustes. Requerimiento. Es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema, la cual es proporcionada normalmente por los usuarios. 3
ELEMENTOS BASICOS DE LAS ACTIVIDADES EN LA DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS 1. ANTICIPACION DE REQUERIMIENTOS. a. Ser proactivo. b. Evitar ser reactivo. 2. INVESTIGACION DE REQUERIMIENTOS. a. El contacto directo con el usuario. b. Técnica de la matriz de pareamiento. 3. ESPECIFICACIONES DE REQUERIMIENTOS. a. Análisis de datos basados en hechos reales. b. Identificación de requerimientos esenciales. c. Selección de estrategias para satisfacer los requerimientos. 4
INTERROGANTES ELEMENTALES PARA ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS BASICOS Cuál es el proceso básico de la empresa? Qué datos utiliza o produce este proceso? Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo? Que controles de desempeño utiliza? 5
SOBRE LA COMPRENSION DEL PROCESO Cuál es la finalidad del proceso dentro de la empresa? Que pasos se siguen para llevarlo a cabo? Dónde se realizan estos pasos? Quiénes los realizan? Cuánto tiempo toma efectuarlos? Con cuanta frecuencia se hacen? Quienes emplean la información resultante? 6
EJEMPLO: Supóngase que un analista emprende la investigación de un sistema de inventarios. Las preguntas a realizar serían algo parecido a las siguientes: Cuál es la finalidad del sistema de reabastecimiento de inventarios? Asegurar la existencia de cantidades adecuadas de materiales y artículos en el almacén sin que estas se vuelvan excesivas y, por tanto, costosas. Qué pasos se siguen para reabastecer el inventario? Comprobar en forma manual las existencias. Determinar las necesidades futuras y los tiempos óptimos para solicitar los pedidos. Determinar las cantidades de artículos y materiales de los pedidos. sigue.. 7
Dónde se realiza esta actividad? El departamento de compras utiliza la información proporcionada por el personal de producción, ventas e inventarios así como sus propios registros, para hacer los pedidos y formular predicciones con anticipación. Quienes realizan esta actividad? Los gerentes de compras se encargan de aprobar todos los pedidos. Los gerentes de inventarios reúnen todas las instrucciones para la compra y escriben las solicitudes de pedidos. Cuánto tiempo toma esta actividad? Para pedidos simples y de rutina, el proceso puede tomar unos cuantos minutos y quizá varias horas para pedidos de artículos nuevos, de alto costo. Con cuanta frecuencia se realiza esta actividad? En forma continua. Quienes utilizan la información resultante? Gerentes de unidades, jefes de departamentos, otros. 8
TECNICAS PARA LA RECOLECCION DE DATOS Revisión de registros. Focus groups. RESULTADOS ESPERADOS a. Factores causales. b. Posibles soluciones. c. Productos esperados. Cuestionarios. Pueden ir dirigidos a un público en general o ser específicos. Entrevistas. Sondeo mayéutico. Observación. Tipo de personas. Cómo es su trato y su clima. Cómo lucen. Forma de hablar. Forma de trabajar (Individual o en equipo). Qué dicen. Carácter. Entorno. Movimiento de actividades. 9
UNA VALIOSA HABILIDAD PARA OBTENER INFORMACION: APRENDER A ESCUCHAR Escoger un sitio tranquilo. Tomar la iniciativa. Estar preparado sobre aspectos relacionados al tema. Conocer el léxico y lenguaje técnico de la especialidad (evitando usarlo personalmente). Tomar notas discretamente. 10
Lluvia de ideas (Brainstorming). Diagrama de Ishikawa (DR. KAORU ISHIKAWA) Visitar: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldoc s/ger/diagcausefec.htm Diagra de Matriz (paridad). Focus group. Diagrama de paretto Hojas de verificación. Histogramas. Estratificación. Diagrama de dispersión. Diagrama de afinidad. HERRAMIENTAS PARA RECOLECTAR REQUERIMIENTOS OBJETIVOS 11
EMPEZANDO A ESTRUCTRAR MI DOCUMENTO DE INVESTIGACION PRESENTACION DE UN Carátula ANTEPROYECTO DE SISTEMAS Indice Introducción 1. Antecedentes 2. Importancia de la Investigación 2.1. Planteamiento del problema 2.2. Justificación 3. Objetivos: General y específicos 4. Alcances 5. Limitaciones 6. Delimitaciones 7. Proyección Social (relativo) 12
8. Marco Teórico: Histórico, experiencial y conceptual. 9. Metodología de la Investigación: Técnicas de recolección de datos, de diseño de sistemas y plataforma (hardware y software) a utilizar. 10. Cronograma de actividades 11. Plan de Solución (o Plan Capitular) 12. Presupuesto de implementación Fuentes de Información Glosario Anexos 13
TAREA 1. Tomando como base el tema real seleccionado para elaborar el proyecto de cátedra, elabore un avance para la presentación de anteproyecto del sistema a presentar por usted, el que debe tener los componentes de las diapositivas 12 y 13 de la estructura de investigación proporcionada en esta presentación. 2. A continuación del documento anterior, agregue la aplicación de los elementos plasmados en la pág. 5 y 6 de esta presentación. 3. Agregue en los anexos del mismo documento, el cuestionario para una encuesta a administrar a los compañeros de ADS, respecto a la satisfacción en la clase. Aplíquelo y haga la tabulación y análisis correspondiente. Se reportará en los equipos de trabajo conformados. 14
Hasta la próxima clase! 15