Sistema Integrado de Gestión INSTRUTIVO DE USO DEL CORREO ELECTRÓNICO Versión 3 Código: GA.3,0,4.19.03.07 Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Marzo de 2016
Página 2 de 10 1. INTRODUCCION La implementación de la plataforma Google Apps Education para el servicio de correos institucionales, permitirá la interacción entre los sistemas de información institucionales y los que este servicio ofrece, al igual que entre los diferentes usuarios. para las actividades educativas y administrativas El presente instructivo permite guiar a los usuarios de cuentas de correo institucionales y a los administradores de estas cuentas para usar y apropiarse del servicio con orden, transparencia y respecto, de tal manera que logren aprovechar los recursos que brinda la plataforma Google Apps Education donde están instalados los correos, al igual que aprovechar la seguridad que esta permite cambiando con frecuencia la clave de acceso. El presente instructivo se desprende del Manual de Implementación de Políticas TIC en el numeral 7 Política de manejo y control de acceso a sistemas de información 7.2.4. Seguridad en el correo electrónico.. 2. OBJETIVO Regular el uso del servicio de correo electrónico institucionales en él la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte. 3. ALCANCE Aplica para función normatividad de obligatorio cumplimiento para servidores públicos, docentes y estudiantes, los servicios de cuentas correo de institucionales del dominio @endeporte.edu.co. 4. NORMATIVIDAD Las definidas en el 2014 en el Manual de Implementación de Políticas TIC institucional.
Página 3 de 10 5. DEFINICIONES Antivirus: Antivirus es una categoría de software de seguridad que protege un equipo de virus, normalmente a través de la detección en tiempo real y también mediante análisis del sistema, que pone en cuarentena y elimina los virus. El antivirus debe ser parte de una estrategia de seguridad estándar de múltiples niveles. Cifrado: un método que permite aumentar la seguridad de un mensaje o de un archivo mediante la codificación del contenido, de manera que sólo pueda leerlo la persona que cuente con la clave de cifrado adecuada para descodificarlo. Letras que representan notas o acordes. Contraseña de Usuario: Una contraseña de usuario o clave es una forma de autenticación que utiliza información secreta para controlar el acceso hacia algún recurso. La contraseña normalmente debe mantenerse en secreto ante aquellos a quien no se le permite el acceso. Aquellos que desean acceder a la información se les solicitan una clave; si conocen o no conocen la contraseña, se concede o se niega el acceso a la información según sea el caso. Copia de seguridad f Salvaguarda del sistema o de datos en un momento concreto, que permite recuperar esos datos o el sistema en el estado en que se encontraban en el momento de realizarla. También hace referencia a todo aquello que permite reemplazar a un elemento defectuoso. Por ejemplo, en telefonía se utilizan las líneas de copia de seguridad cuando surge algún problema en las líneas normales (líneas de reserva). El término se refiere comúnmente a la realización de copias de seguridad de ficheros y programas con un software especial: los programas de copias de seguridad. Es muy conveniente utilizar estos programas de vez en cuando para guardar en lugar seguro los datos más importantes para prevenir pérdidas de información debidas a posibles fallos del sistema. Correo electrónico: (en inglés: e-mail), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Correos genéricos: son las cuentas de correos que generalmente se identifican con el nombre de la unidad o dependencia. Correos personales: son las cuentas de correo que se identifican con el nombre de la persona activa en uno de los grupos (estamentos) institucionales.
Página 4 de 10 Encriptación: La encriptación es un método de cifrado o codificación de datos para evitar que los usuarios no autorizados lean o manipulen los datos. Sólo los individuos con acceso a una contraseña o clave pueden descifrar y utilizar los datos. A veces, el malware utiliza la encriptación para ocultarse del software de seguridad. Es decir, el malware cifrado revuelve el código del programa para que sea difícil detectarlo. 6. CONDICIONES GENERALES El Instructivo deberá estar habilitado para todos los estamentos (tipos de usuarios) de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, de manera física y electrónica. Las oficinas, y dependencias de la institución incluyendo la Unidad de Sistemas deberán difundir el Instructivo y velar porque se dé el cumplimiento. 7. USUARIOS DEL SERVICIO DE CUENTAS DE CORREO DE LA IINSTITUCION UNIVERSITARIA ESCUELA NACIONAL DEL DEPORTE Los usuarios de cuentas institucionales serán personal activo de planta, contratista, docentes y estudiantes. En este sentido la solicitud de cuenta de correo electrónico institucionales nuevas o para modificación de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte, se realizara por comunicación oficial dirigida al administrador de correos en la Unidad de Sistemas a través de: Unidad de Desarrollo Humano para funcionarios de planta, contratistas y docentes, y Unidad de Registro Académico para estudiantes nuevos y antiguos que requieran corrección o modificación. Estructura de cuentas de correo No. Grupo institucional Grupos Cuenta Tipo de cuenta 1 Administrativos Planta Si Personal y genérica Contratistas SI Personal y genérica 2 Académicos Docentes Si personal Estudiantes Si personal
Página 5 de 10 8. CUENTAS Y BUZONES DE CORREO TIPOLOGÍA Bajo el dominio endeporte.edu.co, se pueden distinguir dos tipos de cuentas: Personales y genéricas. Cuentas Personales Identifican las direcciones de correo electrónico de una persona sea implado de planta, contratista, docente y estudiante, la cual según el Manual de implementación de políticas TIC en el numeral 7 Política de manejo y control de acceso a sistemas de información- seguridad en el correo electrónico, deberá crearse con uno de los nombre y uno de los apellidos de la persona, ejemplo: esperanza.botero@endeporte.edu.co Cuentas Institucionales Están asociadas a cargos. Las cuentas institucionales predefinidas en la IU. END son: - rectoría - viceadmin - viceacadem - planeación - jurídica - judicial - financiera - controlinterno - secretariageneral - recursoshuman - sistemas - registro - contabilidad - tesorería - deporte - fisioterapia - administración - bienestaruniv -creditoycartera - pedagogia - protocolo - serviciosgenerales
Página 6 de 10 - archivoins - almacen - bienesyservicios - dhumano - auxtesoreria - biblioteca - ori - capacitacion - caf - ips - direccionips - investigacion - controldocente - Entre otras Una persona tendrá acceso a una cuenta institucional genérica en función de su cargo o de su actividad sea empleado de planta, contratista o docente. VIGENCIA, DESACTIVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE CUENTAS DE CORREO Vigencia Cuentas Personales Se podrá disponer de una cuenta de correo personal hasta un (1) meses después de la fecha de baja o extinción del medio que originó la creación de esta en la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte. Excepcionalmente, este periodo podrá variar por necesidades del servicio debidamente determinadas. Esta excepcionalidad no podrá en ningún caso exceder de seis (6) meses. A la terminación del plazo mencionado, se procederá a la cancelación de la cuenta y por consiguiente al borrado de los correos almacenados. Para aquellas cuentas personales utilizadas por empleados de plata, contratistas y docentes, el responsable de la Unidad de Desarrollo Humanos deberá notificar al administrador de correo la baja de dicha persona para que se proceda, entre otras acciones, a la cancelación de su cuenta de correo en un plazo máximo de un (1) mes a partir de la notificación de la fecha de baja. Cuentas genérica Hermanaran hasta que desaparece el cargo o función que las motivó; por lo que serán utilizadas por las personas que ocupan ese cargo o función a lo largo del
Página 7 de 10 tiempo. Dado que los usuarios de las cuentas lo hacen en función de su situación, la asignación de personas a cuentas de correo como ya se había mencionado, se notificara directamente desde la Unidad de Desarrollo Humano. Excepción: el cambio de nombre de la cuenta de correo, se podrá realizar una vez presente una justificación por escrito a la Vicerrectoria Administrativa y con la autorización entregarla al administrador de las cuentas de correo. Procedimientos de desactivación y eliminación Borrado automático de cuentas. Se eliminarán aquellas cuentas de correo que no han sido consultadas durante un periodo continuado de seis (6) meses. Esto conlleva el borrado de los correos almacenados en dicha cuenta. Cancelación voluntaria de cuentas. Se podrá solicitar el cierre o cancelación de una cuenta de correo. Para ello, el responsable de cada dependencia que solicito su creación deberá realizar la solicitud escrita al administrador del dominio de correo, quién hará efectiva la solicitud tras la comprobación de su veracidad y la remisión de un correo de confirmación al solicitante dos días antes de efectuar la cancelación de la cuenta. La cancelación de una cuenta implica: - la imposibilidad de enviar y recibir nuevos correos. - la eliminación de los correos almacenados. Desactivación temporal de cuentas. El uso inadecuado o arbitrario en el servicio de correo electrónico puede ocasionar la desactivación temporal o permanente de las cuentas de correo. Las acciones en este sentido se pueden llevar a cabo en función de los posibles resultados del buen funcionamiento del servicio. La desactivación de la cuenta implica la imposibilidad de enviar y recibir nuevos correos mientras no vuelva a ser activada. Ante circunstancias de grave riesgo para la disponibilidad o continuidad del servicio, se podrá cambiar la contraseña de una cuenta. Esto podría impedir al usuario el acceso al resto de los servicios.
Página 8 de 10 FORMATO DE LAS DIRECCIONES DE CORREO Las cuentas personales correspondientes al dominio institucional endeporte.edu.co se ajustan a lo expuesto en el Manual de Implementación de Políticas TIC institucional en el numeral 7. Política de manejo y control de acceso a sistemas de información 7.2.4. Seguridad en el correo electrónico. CAPACIDAD DE LOS BUZONES DE CORREO La capacidad para el buzón de correo es la otorgada por Google Apps que actualmente es de 30 GB. Esta capacidad es compartida entre los correos y los documentos que cree o suba a Drive. 9. ENVÍO Y RECEPCIÓN DE MENSAJES La capacidad de enviar archivos adjuntos es de hasta 25 MB por correo electrónico, para él envió de adjuntos de mayor capacidad se recomienda se realice desde Drive. Para él envió de correos masivos (servicio independiente, que deberá contratarse por anualidad), será privilegio de las dependencias institucionales encargadas de socialización de actividades a personas o entidades externas que lo justifiquen. Otros servicios respectivamente son: - Organización de los correos entrantes en el buzón de entrada por prioridad. - Modificación de la configuración del mecanismo de priorización de Los correos en la bandeja de entrada. - Aplicación nativa de correo electrónico para dispositivos móviles basados en ios, Blackberry, Windows Mobile y Android. - Navegadores móviles para leer y crear correos electrónicos usando dispositivos Android, Blackberry, ios y Windows Mobile. Asi mismo y por razones de disponibilidad del servicio se podrán incluir otro tipo de restricciones, como limitar el número máximo de mensajes enviados desde una cuenta durante un período de tiempo. No se podrá usar como remitente direcciones externas de otros proveedores (del tipo @gmail.com, @hotmail.com, etc.) para la gestión institucional. Las especificaciones Técnicas de la Plataforma de Correo institucional Google Apps Education están disponibles en la Intranet y para aprender el manejo de las herramientas que de acuerdo al tipo de usuario tiene como beneficio la podrán encontrar en el siguiente link http://googleapps.eforcers.com/
Página 9 de 10 10. RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD Se brindan las siguientes recomendaciones para seguridad de la información que manejara en su cuenta de correo institucional. Ver Manual de Implementación de Políticas TIC en el numeral 7 Política de manejo y control de acceso a sistemas de información 7.2.4. Seguridad en el correo electrónico publicado en el portal en el link http://www.endeporte.edu.co/index.php/2014-01-17-20-37-28/seguridadde-la-informacion Contraseña La contraseña de acceso al correo no debe ser cedida o facilitada a otros usuarios, siendo responsabilidad del propio usuario su custodia. Encriptación Desde la Unidad de Sistemas no se solicitará NUNCA a los usuarios las contraseñas de los servicios que se ofrecen. Ante una sospecha no se deberá abrir o responder a los mensajes. Ante cualquier duda, se deberá contactar con el correo sistemas@endeporte.edu.co 11. ATENCIÓN A USUARIO. CONTACTOS E INFORMACIÓN Si tiene cualquier duda o cuestión sobre el servicio de correo electrónico, por favor comunicarse al correo electrónico administrador@endeporte.edu.co 12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Implementación de Políticas TIC. IU. Escuela Nacional del Deporte. Agosto 2014. http://www.endeporte.edu.co/index.php/2014-01-17-20-37-28/seguridad-de-la-informacion
Página 10 de 10 Elaboró Revisó Aprobación de Documentos Nombre Cargo Firma Fecha Esperanza Botero Idarraga Profesional Universitario con funciones en la Coordinación de Sistemas 07/03/2016 Luz Estella Murillo Jefe (e) Oficina de Planeación 08/03/2016 María Isabel Andrade Representante de Calidad 08/03/2016 Aprobó María Isabel Andrade Vicerrector Institución Universitaria Administrativa 09/03/2016 Versión No. Fecha de Aprobación 1 20/12/2014 Control de Cambios Descripción de los Cambios El documento pasa del proceso de Gestión de Apoyo a la Docencia al proceso de Gestión Administrativa. Se actualiza el código y se conserva el consecutivo de la versión para su trazabilidad. Justificación del Cambio Reestructuración Administrativa 2 24/08/2016 Se actualiza el slogan de la institución Nuevo período de la Rectoría