FINANZAS - INVENTARIOS EXTRACTO: CIRCULAR N 179- MINISTERIO DE SALUD 1.1 Todas las especies que se adquieran o incorporen a los Establecimientos de salud, deben ser ingresados y registrados en las respectivas Bodegas centrales...en consecuencia, ninguna dependencia debe recibir especies directamente a menos que se comunique de inmediato a Inventarios. 1.2 Todas las Oficinas, Salas, Pabellones, Clínicas, Laboratorios, Bodegas, Pasillos, etc. deben tener en un lugar visible la Hoja Mural, con la nómina de las especies detalladas individualmente y figurar el número de inventario correspondiente y las firmas de los funcionarios responsables de la custodia. 1.3 Las Direcciones de Servicios de Salud, Establecimientos, Jefes de Departamentos, de Unidades y Oficinas Contables, deben velar porque la dotación de especies y equipos en sus dependencias no permanezcan arrumbados, embalados o sin prestar utilidad. ORDEN ADMINISTRATIVA N 1.- Capítulo I, Art. 1 Todas las especies que el Establecimiento, posee, adquiera o reciba en donación, deben ser inventariadas. Capítulo II, Art. 3 Todo funcionario en el Establecimiento es responsable directo de la existencia de las especies con que trabaja o que existen en el lugar en que ejerce sus funciones. Sí las especies existen en lugares en que trabajan conjuntamente diversas personas, o son empleados en forma rotativa o por turnos, serán responsables los integrantes del grupo o turno correspondiente.
Constatada la falta de una especie, él o los responsables directos deberán dar cuenta inmediata a su superior jerárquico. Una investigación sumaria determinará el grado de responsabilidad administrativa que afecte al o los funcionarios a cargo de las especie, por su falta de vigilancia o a los culpables de la desaparición. Capítulo II, Art. 4 Cada Servicio, sección u oficina, deberá contar con un encargado de Inventarios, el que será designado por escrito por su Jefe directo y quien deberá firmar el Inventario correspondiente. a ) No se efectuará cambio de funcionario encargado de Inventarios, sin previo aviso a la Unidad de Inventarios del Establecimiento. b ) Los encargados de Inventarios tendrán la obligación de comunicar cualquier movimiento de especies al Oficial Control de Inventarios. Capítulo II, Art. 7 No es permitido a ningún funcionario, después que las especies se han inutilizado, darles otro destino o dejarlas abandonadas como especies sin ningún valor. La responsabilidad subsiste hasta el momento que esté aprobada la baja correspondiente. Capítulo IV, Art. 22, En los muebles se considerará como sitio de marca, el centro de la parte delantera de la especie. En las sillas y similares se colocará en la parte central de los respaldos. Capítulo VII, Art. 39, Los traslados internos deben hacerse previa confección del formulario de traspaso con el visto bueno del Jefe respectivo y la firma del funcionario que entrega y del que recibe,... Capítulo VII, Art.40, En los traspasos de un establecimiento a otro, se procederá de la misma forma establecida en el Art. 39, con el V B de los Directores respectivos... Capítulo V, Art. 31, Inciso 2, Queda estrictamente prohibido que funcionarios acepten especies en DONACION en carácter personal, las donaciones deben hacerse a nombre del establecimiento. Capítulo IX, Art. 51, letra a) Exigir que en cada Sección, Servicio, Taller, pasillo o lugar, mantengan cuadro murales con los formularios de Inventarios que registren todas las especies inventariables, con la firma del funcionario encargado y donde por razones especiales esto no sea posible, mantenerlos en un archivador:
DECRETO N 577-CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Título III- Art. 15. La Administración de los bienes muebles de uso corresponderá a los Jefes de las Unidades Operativas en que se encuentren inventariados, quienes velarán por el estricto cumplimiento de las normas del presente Reglamento y de las instrucciones que imparta...la Contraloría General de la República. Título VI, Art. 33 Los funcionarios que tengan a su cargo bienes muebles fiscales Serán responsables de su uso, abuso, empleo ilegal y de toda pérdida o deterioro de los mismos que les sean imputables, sin perjuicio de la responsabilidad del Jefe de la Unidad Operativa cuando se compruebe negligencia en su función fiscalizadora. Título VI, Art. 36 El Jefe Superior de cada Servicio deberá disponer visitas inspectivas periódicas a las Unidades operativas de su dependencia, a fin de revisar el inventario y los registros reglamentarios... CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA: INSTRUCTIVO CP.3-832 Nº 34780 Y Nº 36414. 5.-b. Eliminaciones. La eliminación de un bien que está inventariado individualmente, debe hacerse siempre por la resolución de baja respectiva. 13.-Las herramientas de uso común en talleres mecánicos y similares no se incluirán en el inventario... Sin embargo, será obligación de todo Servicio llevar un control, en un libro especial, de estas herramientas no inventariadas. 16.-"Todo Servicio que cambie de nombre o de dependencia, o sea objeto de modificaciones en su estructura, deberá comunicarlo a la Unidad de Inventarios, señalando las nuevas dependencias y la nueva distribución de las especies, a fin de que puedan efectuarse las anotaciones que procedan...
FINANZAS - INVENTARIOS INDICACIONES PARA EL CONTROL Y REVISION DE LOS INVENTARIOS: -Si en su Servicio existen especies que por algún motivo no tienen número de Inventario y por lo tanto no fueron consideradas en este proceso, solicito haga llegar a nuestra Unidad todos los datos de procedencia y documentos de respaldo a fin de resolver si procede ingresarlos al patrimonio del complejo -Si existen especies que se encuentran en Comodato o en calidad de préstamo, deberá informarlo mediante memo a la Unidad de Inventario, señalando nombre del equipo, marca, modelo, serie y nombre de la empresa o Institución a la que pertenece. -Enviar a la Unidad Inventario listado de las especies llegadas por el CONVENIO DOCENTE ASISTENCIAL DE LA UNIVERSIDAD CATÓLICA, señalando nombre del equipo, marca, modelo, serie y dependencia donde está ubicado, especialmente los que no tengan el código asignado por la Unidad de Inventarios. -En los casos en que se hace traspaso de especies a otros Servicios, debe hacer llegar a la Unidad Inventario el Memorándum respectivo con los documentos de respaldo y todos los datos a fin de regularizar dicha situación. -Cuando se reciban especies en donación, debe enviar memo del Jefe de Servicio a la Dirección del Complejo, informando la situación con todos los documentos de respaldo (carta, boleta, factura etc.), para dictar resolución y proceder a inventariar las especies. -También deberá enviar a la Unidad de Inventario, listado con los respectivos documentos de respaldo (boleta, factura, etc., ) de los enseres que pertenecen a los funcionarios y que están siendo usados en el Servicio. Previo a esto debe existir autorización del Jefe de Servicio y de la Dirección del Complejo en el que se autorice el ingreso de bienes personales para ser utilizados en el Servicio -Las máquinas y/o repuestos de éstos, que se encuentren en mal estado, deben ser enviados a la bodega de excluidos con el respectivo informe técnico.
-Las especies que se encuentren en mal estado o destruidas por el uso, deben ser enviadas a la bodega de excluidos, por cuanto de acuerdo al Art.7º de la Orden Administrativa Nº 1, No es permitido a ningún funcionario, después que las especies se han inutilizado, darles otro destino o dejarlas abandonadas.... -Todas las máquinas y equipos que se den de baja, serán recibidas en la bodega de excluidos, siempre y cuando se adjunte el informe técnico respectivo. -Cuando se trate de especies en buen estado y que no prestan utilidad en el Servicio, se deben traspasar a otro que lo requiera, por cuanto no deben permanecer arrumbados o sin prestar utilidad. -Comunicar la creación o cierre de dependencias en el Servicio y la redistribución de las especies, si corresponde. -Si el Servicio necesita pintar o reparar especies, debe tomar los resguardos necesarios para conservar el número de Inventario. -Todas las máquinas y equipos que necesiten reparación o mantención deben tener el número de inventario, por lo que no se autorizará Ordenes de Trabajo que no contengan esta información.