Página: 1 Fecha:20/11/08 Administrativo y 1. OBJETIVO: Establecer controles que orientan el accionar administrativo de la entidad en términos de información contable confiable, relevante y comprensible para promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable. 2. ALCANCE: Esta cartilla tiene como alcance a los procesos que involucran las actividades del proceso contable, desde la identificación, clasificación, revisión y ajuste hasta la revelación, y se somete al Macro proceso de Gestión de Calidad en materia de control de documentos y auditoría interna de calidad. 3. MISION CORPONARINO, actuando con principios de administración pública y en coordinación con los actores sociales, orienta, asesora y dinamiza la ejecución de planes, programas y proyectos de manejo integral de los recursos naturales renovables y de manejo de la calidad ambiental, acorde a las políticas ambientales e internacionales, en pro de un desarrollo sostenible. 4. VISION CORPONARINO es una institución con liderazgo y credibilidad, fundamentada en la participación ciudadana, con proyección nacional y enfoque regional, comprometida en la generación de un ambiente sano para mejorar la calidad de vida de la población nariñense en armonía con su diversidad étnica y cultural. 5. POLITICA DE CALIDAD CORPONARINO ejerce eficientemente su rol de autoridad ambiental en el Departamento dando cabal cumplimiento a su misión institucional, enmarcada en un proceso de mejoramiento continuo en la prestación de los diferentes servicios, la planificación de sus acciones y la evaluación permanente de su gestión; contando para ello con personal competente e idóneo que orienta sus esfuerzos a garantizar la calidad del ambiente y atender oportunamente las necesidades y expectativas de la comunidad nariñense en interacción con su medio natural.
Página: 2 Fecha:20/11/08 Administrativo y 6. MARCO LEGAL Artículos 209 y 269 de la Constitución Política, que determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno. El artículo 3 de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, s, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad. Que el artículo 27 de la Ley 489 de 1998 creó el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, inspirado en los principios constitucionales de la función administrativa. Decreto 1599 de 2005 fue adoptado el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005. RESOLUCION 357 23 de Julio de 2008 Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación 7. MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO CONTABLE Consiste en un proceso contable con un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de la Entidad. El control interno contable se implemento dentro el marco del Modelo Estándar de Control Interno para los subsistemas de Direccionamiento estratégico, y evaluación del MECI 1000:2005, adoptado mediante el Decreto 1599 de mayo 20 de 2005. Y además, los controles del MECI Contable esta acoplado en cada una de las etapas desarrolladas actividades de los procesos que se relacionan al final de este documento. Estas actividades son riesgos que representan la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de calidad en la información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, es por ello que se
Página: 3 Fecha:20/11/08 Administrativo y implementaron controles o mecanismos para prevenir y reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos contables de nuestra entidad. 8. CLASES DE CONTROLES INTERNOS CONTABLES EN NUESTRA ENTIDAD 8.1. Reconocimiento. Es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad. Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las posteriores actualizaciones de valor. La información presupuestaria es un insumo básico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable. La etapa de reconocimiento se materializa con la ejecución de las siguientes actividades: 8.1.1. Identificación. Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable. 8.1.2. Clasificación. Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. 8.1.3. Registro y ajustes. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.
Página: 4 Fecha:20/11/08 Administrativo y 8.1.4. Revelación. Es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Para garantizar estas características de los estados, informes y reportes contables, la revelación implica la presentación del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de reconocimiento, así como la manifestación de la información necesaria para la comprensión de la realidad que razonablemente representa la información contable pública. Los estados, informes y reportes contables se refieren a entidades contables públicas individuales agregadas y consolidadas. Hacen parte de la etapa de revelación las siguientes actividades: Elaboración de los estados, informes y reportes contables. Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad. Para el caso de los estados contables, se determina en esta actividad la aplicación del procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a las políticas de información contable establecidas por cada ente público. También deben verificarse y confrontarse los saldos de los libros frente a los saldos de los Estados, Informes y Reportes Contables. Análisis, interpretación y comunicación de la información. Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. La adecuada ejecución de esta actividad materializa los objetivos de gestión pública, control público y divulgación y cultura que tiene la información contable, en procura de lograr los propósitos del Sistema
Página: 5 Fecha:20/11/08 Administrativo y Nacional de Contabilidad Pública relacionados con la transparencia, gestión eficiente, rendición de cuentas y control de los recursos públicos. 9. PROCESOS CON CONTROLES INTERNOS CONTABLES PROCESOS QUE INCLUYEN CONTROLES INTERNOS CONTABLES Proceso Clase Controles Contables Permiso de Aprovechamiento Forestal y de Flora Silvestre M01-P01-V1 actividad 2.1.a y b,2.3 Concesion de Aguas (superficiales y subterraneas) M01-P02-V1 actividad 2.1.a y b,2.3 Emision Atmosferica (Fuentes fijas y Moviles) M01-P03-V1 actividad 2.1,2.3 Permiso para estudios de investigacion cientifica M01-P06-V1 actividad 2.2 y 2.3 Permiso de Ocupacion de Cauce M01-P07-V1 actividad 2.4 Prospeccion y exploracion de aguas subterraneas Identificacion M01-P08-V1 actividad 3.1.b y 3.2 Permiso para vertimientos M01-P09-V1 actividad 3.2 Planes de saneamiento y manejo de vertimientos M02-P03-V1 actividad 6.2 Tasas retributivas y tasas de uso M02-P04-V1 actividad 2.2 Asesoria, evaluacion y seguimiento de procesos de Ordenamiento Territorial M04-P02-V1 actividad 4.1.b Egresos Ver proceso A01-P01-V1 Actividades 2,3,4 Recaudos facturacion y cartera Registro y ajuste A01-P02-V1 Actividades 2,3,4 y 5 Contabilidad A01-P03-V1 Actividades 2.8,4.3 Revelacion A01-P03-V1 Actividad 6 Cobro Coactivo Registro y ajuste A03-P04-V1 actividad 3.5,5.2, y 7.3 Representacion ante estrados Judiciales Clasificacion A03-P05-V1 actividad 2 y 3 Investigacion disciplinaria Clasificacion A04-P01-V1 actividad 5.6,5.19, 6.2 y 6.11 Contratacion Clasificacion A05-P01-V1 actividad 5.7,5.15, 6.5, 6.17 Registro y ajuste A05-P01-V1 actividad 5.26,5.28,5.30,5.35 Almacenamiento, aseguramiento e inventarios Registro y ajuste A07-P01-V1 actividad 2.4,2.6,4.7,6.3, 6.8,6.12,6.3 Clasificacion A07-P01-V1 actividad 5.2,9.1-3, 10.1-3 Nota: Este documento forma parte del Manual de Calidad como anexo.