PERU Presidencia del Consejo de Ministros ComisiOn Nacional para el Desarrollo y Vida Sin Drogas - UNIDAD DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACION EVALUACION DEL PLAN OPERATIVO INFORMATICO 2015 E. SEVILLANO Enero 2016
kl/ I. RESUMEN EJECUTIVO El Plan Operativo Informatico 2015 de, constituye un instrumento de gesti6n de largo plazo. Permite definir las actividades informaticas de la Comisi6n Nacional para el Desarrollo y Vida sin Drogas. Este documento fue aprobado con Resolucion de Secretaria General N 217-2015-DV-SG. En cumplimiento a lo dispuesto en el Articulo 4 de la Resolucion Ministerial N 19-2011-PCM, que dispone Ia elaboracion de la evaluacion del Plan Operativo Informatico y su registro en el portal de la Presidencia del Concejo de Ministros, la Unidad de Tecnologias de Informacion y Comunicaci6n de cumple con formular el informe de evaluacion del Plan Operativo Informatico 2015. En el presente documento se examinan las 12 actividades y/o proyectos informaticos de descritos en el numeral II denominado "Analisis de la Gestion Informatica" de los cuales once actividades estan orientadas a Ia gestion interna y uno esta orientado a Ia normatividad. II. ANALISIS DE LA GESTION INFORMATICA a) Comparacion de los proyectos y las actividades informaticas planificados en el Plan Operativo Informatico 2015 versus los proyectos y las actividades informaticas ejecutados. Para ver el detalle de la evaluacion de los proyectos y/o actividades evisar el Cuadro N 1. SRN,* PASSALACQUA 2 de 8
A, CUADRO N 1: COMPARACION DE LOS PROYECTOS Y LAS ACTIVIDADES INFORMATICAS PLANIFICADAS EN EL PLAN OPERATIVO INFORMATICO 2015 VERSUS LOS EJECUTADOS ACTIVIDAD, PROYECTO, SISTEMA YIO APLICATIVO INFORMATICO Importancia Asignada % Programado anual % Cumplimiento Usuarios demanda Usuarios beneficiados Presupuesto planificado Presupuesto ejecutado a) Orientado al ciudadano b) Orientado a las empresas c) Orientado a la gesti6n interna F1-02 - Mantenimiento de aplicaciones actuales 1 100% 90% 400 200 187,700.00 126,800.00 F1-03: Implementacion del nuevo SIGA - Fase I 1 100% 33% 345 10 511,400.00 11,500.00 F1-04: Integracion del Sistema de Informacion de Gest& de Proyectos (SIGPA) y del Sistema de Informacion de Monitoreo (SIMDEV) 1 100% 18% 120 200 257,000.00 115,462.70 F1-05: Mejoras al Data Center y equipos perifericos de la sede central 1 100% 96% 345 345 65,000.00 62,490.00 F1-06: Mejoras al Data Center y equipos perifericos, de redes y de comunicaciones para las oficinas zonales y de coordinacion 2 100% 78% 300 300 236,000.00 190,160.00 F1-07: Mejora a las redes y comunicaciones a nivel institucional 2 100% 68% 345 345 999,944.00 804,610.00 F1-08: Licenciamiento de software 2 100% 100% 345 345 162,000.00 217,735.00 F1-09: Servicio de soporte tecnico institucional 3 100% 29% 345 345 51,900.00 39,907.00 F1-10: Mantenimiento y soporte tecnico en OZ y OC 3 100% 100% 100 100 35,340.00 31,033.00 F1-11: Implementacion de software para la Mesa de Ayuda 3 100% 100% 345 345 11,550.00 11,371.00 F1-12: Adquisicion de software para la mejora de gesti6n 3 100% 100% 460 460 132,000.00 267,980.00 d) Normativas F1-01: Mejora de procesos y/o procedimientos 2 100% 25% 460 460 61,000.00 10,500.00 e) CapacitaciOn 4 f) Difusion (eventos y publicaciones) r..i... 3 de 8 L.PASSALACQUA E. SEVILLANO
b) Evaluacion de la gestion global del area de informatica CUADRO N 2: RECURSOS HUMANOS (Fuente: Modulo Planillas del SIGA, Inventario de soporte e infraestructura 2014-2015) Personal Cantidad Total de personal en la institucion 693 Personal con acceso a la computadora 693 Personal con acceso a Internet 693 Total de personal informatico (*) 14 (*) lncluye personal nombrado y contratado CUADRO N 3: PRESUPUESTO DEL AREA DE INFORMATICA (Fuente: Modulo Presupuesto del SIGA) Detalle del presupuesto Presupuesto PRESUPUESTO INSTITUCIONAL 343,275,859.00 PRESUPUESTO DEL AREA DE INFORMATICA 3,273,662.00 Presupuesto asignado a actividades informaticas 1,474,951.00 Presupuesto asignado a los proyectos 0.00 Presupuesto total asignado a las adquisiciones informaticas 1,676,855.00 Otros 121,856.00 L,i:VILLANO lncluye adquisiciones de hardware, equipos de comunicaci6n, sistemas de seguridad en redes y datos, software, servicios informaticos, capacitacion, etc. CUADRO N 4: INDICADORES (Fuente: Modulo Presupuesto del SIGA) Id Nombre del indicador Indicador El Eficacia en el cumplimiento de actividades 0.7359 E2 Eficiencia en el use de recursos (Presupuesto) 1.443 11 Cobertura del servicio 88% 12 % de personal que accede a la tecnologia 99% 13 % del presupuesto institucional destinado a las TI 1% 14 % de acciones orientadas al ciudadano 0% 4 de 8
k Id Nombre del indicador Indicador 15 % de acciones orientadas a la capacitacion 0% 16 % de acciones orientadas a la gestion interne 92% 17 Indice de atenciones realizadas -- 18 Productividad del area de Informatica -- III. IDENTIFICACION DE PROBLEMAS PRESENTADOS Los indicadores de eficiencia en el cumplimiento de actividades y eficiencia en el use de recursos El y E2 obtuvieron como resultado 0.7239 y 1.4307, respectivamente. Estos resultados reflejan que existen actividades y/o proyectos que no se han cumplido en su totalidad, debido a los siguientes problemas: a) El Plan Operativo Informatico 2015 no se aprob6 oportunamente, lo que gener6 Ia falta de asignacion presupuestal oportuna para las actividades previstas en el documento en cuesti6n. b) Cambios (2 veces en el alio) en Ia jefatura de la Unidad de Tecnologias de Informacion y Comunicaci6n. c) Falta de personal especializado para cubrir tareas relacionadas con las actividades de mantenimiento de aplicaciones actuales, implementacion del nuevo SIGA Fase I, integraci6n del Sistema de Informacion de Gestion de Proyectos (SIGPA) con el Sistema de Informacion de Monitoreo (SIMDEV). E. SEVILLANO d) Renuncia y/o no renovacion de personal contratado lo que afecto el cumplimiento de las actividades de mantenimiento de aplicaciones actuales, implementacion del nuevo SIGA Fase I, integraci6n del Sistema de Informacion de GestiOn de Proyectos (SIGPA) con el Sistema de Informacion de Monitoreo (SIMDEV). e) Falta de asignaci6n oportuna de presupuesto para las actividades, lo que afect6 el cumplimiento del servicio de soporte tecnico institucional que estuvo orientado al mantenimiento de Ia infraestructura tecnologica de. 5 de 8
k IV. DETERMINACION DE MEDIDAS CORRECTIVAS Y SUGERENCIAS a) Limitaciones y medidas correctivas implementadas Para ver el detalle de las limitaciones y medidas correctivas por cada proyecto y/o actividad revisar el Cuadro N 5. b) Sugerencias al Sistema Nacional de Informatica Implemental- una guia actualizada y mejor estructurada sobre la formulacion y evaluacion del Plan Operativo Informatico de las instituciones del Estado. Disponer que la jerarquia de las oficinas de tecnologias de informaci6n se defina como una unidad de apoyo directo a la maxima autoridad administrativa dentro de las instituciones del Estado y que pueda gestionar y ejecutar de manera independiente su presupuesto. c) Propuestas de Sistemas y/o Aplicativos Informaticos Para ver el detalle de las limitaciones y medidas correctivas por cada proyecto y/o actividad revisar el Cuadro N 6. CUADRO N 6: PROPUESTAS DE SISTEMAS Y/O APLICATIVOS INFORMATICOS (Elaborachin propia) ACTIVIDAD, PROYECTO, SISTEMA YI0 APLICATIVO INFORMATICO Sistema de administracion de monitoreo de redes Software para solucion de stand by de base de datos Sistema de explotacion de informacion del SIAF Sistema de gesti6n de asistencia Sistema del Observatorio Peruano de Drogas Sistema de gesti6n de convenios, adendas y POA Fortalecimiento del SIGA a nivel de planificacion Integracion del SIGA y SIAF a nivel presupuestal Sistema Integral de Control de Oferta de Drogas Mono usuario TIRO DE FUNCIONALIDAD DESARROLLO Por Red Intranet Internet Propio terceros PRESUPUESTO (Aproximado) X X 200,000.00 X X 42,000.00 X X X 250,000.00 X 50,000.00 X X X 200,000.00 X X X 100,000.00 X X 25,000.00 X X 25,000.00 X X 300,000.00 L FASSALACQUA 6 de 8
/ CUADRO 5: LIMITACIONES Y MEDIDAS CORRECTIVAS IMPLEMENTADAS (ElaboraciOn propia) ACTIVIDAD, PROYECTO, SISTEMA YI0 APLICATIVO INFORMATICO LIMITACIONES MEDIDAS CORRECTIVAS OBSERVACIONES Y/O SUGERENCIAS a) Orientado al ciudadano - - b) Orientado a las empresas - c) Orientado a Ia gestion interna Formato N F1-02 - Mantenimiento de Aplicaciones Actuates Formato N F1-03: Implementacion del nuevo SIGA - Fase I Formato N F1-04: Integracion del Sistema de Informacion de Gest& de Proyectos (SIGPA) y del Sistema de Informacion de Monitoreo (SIMDEV) Algunos procesos no se encuentran definidos adecuadamente y cambian constantemente. Falta de aprobacibn oportuna del P01 2015. Recorte de presupuesto institucional por la atencion de la ocurrencia del Fen6meno del Nifio. Gestion: - El encargado del proyecto no cuenta con los recursos humanos en la oportunidad que requiere. - Las areas involucradas no se comprometen con el proyecto. Procesos: - Las areas no cuentan con la totalidad de sus procesos documentados. Se solicito a las areas usuarias, propietarias de los procesos, que definan a los usuarios responsables de su sistema para la definicion de los flujos de los procesos a ser implementados. Mantenimiento e implementacion de mejoras del SIGA. ReuniOn con los ejecutivos para que tomen las medidas correctives en la documentaci6n de procesos. En los modulos donde se cuenta con usuarios lideres no se han presentado estos problemas ya que conocen bien los procesos de su negocio y la implicancia de los cambios solicitados. Realizar una evaluacion integral del SIGA para definir recursos para su repotenciacion. Los procesos y procedimientos en la gestion de proyectos y actividades deben de estar definidas por las areas tecnicas que gestionan proyectos y actividades. Formato N F1-05: Mejoras at Data Center y equipos perifericos de Ia Sede Central Discos para servidores: - No se ejecut6 por falta de presupuesto. Solicitar las partidas necesarias para adquirir los accesorios. Formato N F1-06: Mejoras al Data Center y equipos perifericos, de redes y de comunicaciones para las oficinas zonales y de coordinaci6n En lo que respecta a los servidores para las oficinas zonales se ejecuto parcialmente (2 de 7) por falta de presupuesto. Los equipos perifericos si se pudieron adquirir. Solicitar a la Alta DirecciOn, disponga se habiliten los fondos necesarios para adquirir los 7 servidores faltantes para cubrir las necesidades actuales de las oficinas zonales. 7 de 8. CANCHARI 4, PA CQUA
/ 44 ACTIVIDAD, PROYECTO, SISTEMA Y/O LIMITACIONES MEDIDAS CORRECTIVAS OBSERVACIONES Y/O SUGERENCIAS Formato N Fl-07: Mejora de las redes y comunicaciones a nivel institucional Falta de presupuesto para la compra de los switchs. Solicitar las partidas necesarias para ejecutar la compra de los switchs. Formato N Fl-08: Licenciamiento de software Formato N Fl-09: Servicio de soporte tecnico institucional Formato N F1-10: Mantenimiento y soporte tecnico en las oficinas zonales y de coordinacion Formato N F1-11: Implementacion de software para la Mesa de Ayuda Formato N F1-12: Adquisicion de software para la mejora de gesti6n No se ejecut6 parte de las actividades por falta de presupuesto. Solicitar las partidas necesarias para ejecutar los procesos que conlleven a concluir satisfactoriamente los servicios requeridos. Se adquiri6 e implemento el sistema de Mesa de Ayuda en el ambiente de produccion dentro de los servidores de. Se ha previsto el inicio de las operaciones del sistema de mesa de ayuda en el mes de enero del 2016. d) Normativas Formato N F1-01: Mejora de procesos y/o procedimientos Falta de profesional especializado que defina el requerimiento de mejora de procesos y procedimientos. Demanda de actividades urgentes para atender requerimiento de las areas usuarias. Inicio de la implementacion de la NTP ISO/IEC 29110, derivada de la NTP-ISO/IEC 12207, siendo la mas adecuada para la instituci6n. e) Capacitacion - - Implementaḻ los estandares internacionales en las soluciones informaticas en. f) Difusion (eventos y publicaciones) - 1 - - E. SEVI LLANO 8 de 8