CAPÍTULO IV LA INDUCCIÓN 4.1 IMPORTANCIA Y PROPÓSITOS DE LA INDUCCIÓN. (Objetivos) El proceso de inducción es fundamental dentro de las organizaciones para dar la bienvenida a los colaboradores a su nuevo lugar de trabajo y en este influyen los procesos de socialización y la cultura organizacional. Aquí se busca integrar a los empleados de la mejor manera brindándoles la información más veraz y oportuna para que así se adapten mejor. La inducción hoy en día es considerada como importante por algunas empresas, pero desde el punto de vista psicológico ésta es necesaria para conseguir individuos mejor adaptados en las organizaciones así como también con mayor disposición para cumplir su trabajo al conocer lo referente a su puesto y a la empresa. Haciendo estas consideraciones podemos citar el siguiente concepto: según Robbins, la orientación de personal es: La introducción de un nuevo empleado a su puesto o cargo dentro de la organización. 16 El proceso de inducción debe ser primero de forma general en donde se da a conocer al individuo todos los aspectos referentes a la organización y luego se debe dar una inducción personalizada hacia el puesto de trabajo ya que se debe considerar que una nueva personalidad va a agregarse dentro de la Institución. En este nuevo escenario el empleado puede sentirse inmerso en un medio desconocido y todo ello puede afectar de forma negativa a su eficiencia y a su satisfacción. 16 ROBBINS Stephen, Administración, Edit. Prentice Hall, México, 1994, cuarta edición, Pág. 372. 27
La importancia de la integración o inducción es buscar que el empleado asimile la cultura de la organización y todos los aspectos referentes al lugar y al puesto de trabajo, para que de ahí en adelante el individuo se comporte como un miembro comprometido con la organización. La inducción puede tener entonces los siguientes propósitos para ser considerada eficaz: 1 Reducir los Costos Iniciales 2 Reducir el Nivel de Ansiedad del Nuevo Empleado 3 Reducir Rotación 4 Ahorrar tiempo de supervisores y compañeros de trabajo. 5 Integración realista de los valores de la empresa con los del nuevo trabajador facilitando el compromiso de éste con la empresa, sus valores y objetivos. Para conseguir los propósitos mencionados anteriormente, se dependerá de los objetivos planteados por la institución y según la introducción a La Psicología del Trabajo y de las organizaciones éstos pueden ser: Comunicar el sentimiento de satisfacción por tener al empleado en la Organización. Hacer comprender en el menor plazo de tiempo los objetivos de la empresa al nuevo ingresado. La forma de hacer a nivel profesional. La forma de hacer a nivel de relación interpersonal. Situar al nuevo ingresado ante las funciones de su puesto e informarle de las relaciones que debe mantener con otras personas o funciones, a partir de su trabajo. Integrar a la persona en la organización. Acogerle con eficacia y cordialidad. 28
4.2 LA IMPORTANCIA DE LA SOCIALIZACIÓN ORGANIZACIONAL PARA UNA MEJOR INDUCCIÓN. Tomando en cuenta que la inducción tiene que dar a conocer muchos aspectos referentes a información sobre la Institución y a su vez busca alcanzar objetivos dependiendo de cada una de las empresas; cuando contamos con adecuados métodos de socialización ésta se convierte en un factor fundamental para poder alcanzar una adecuada orientación del talento humano recién ingresado. La socialización es importante porque nos sirve de herramienta tanto al inicio del proceso de inducción así como continuamente mientras los individuos se encuentran en la organización ya que este es un proceso evolutivo conforme avanza la integración u orientación del colaborador. La socialización organizacional procura establecer, junto con el nuevo miembro, las bases y premisas de funcionamiento de la organización y cuál será su colaboración en este aspecto. La socialización puede ser considerada dentro de las empresas como un proceso bidireccional, en donde las organizaciones buscan adaptar a las personas según sus conveniencias, y en donde el talento humano busca adaptar a la organización según sus conveniencias. A continuación en el siguiente cuadro se detalla de mejor manera lo mencionado: SOCIALIZACION PERSONALIZACION 29
La organización adapta a las personas a sus conveniencias. Las personas adaptan la organización a sus conveniencias. FUENTE: Idalberto Chiavenato, Figura Extremos del continum de la adaptación mutua entre personas y organización 17, 2000. La socialización abarca varias fases que pueden ser: a.- La planificación del proceso selectivo:- tiene que ver con el esquema de entrevistas de selección en donde el candidato puede obtener información sobre la organización. b.- Contenido Inicial de la tarea:- esta relacionado con la asignación de tareas que pueden ser exigentes o no para el empleado. Cuando se le asignan tareas fáciles éste pierde la motivación y los deseos de alcanzar el éxito. c.- Papel del gerente.:- el gerente designa un tutor para el nuevo empleado que lo guíe y oriente durante el período inicial en la organización. d.- Grupos de trabajo.:- los grupos de trabajo son importantes porque influyen en las creencias y actitudes de los individuos frente a la organización, así como en la manera de comportarse. e.- Programas de integración o inducción.:- son el entrenamiento inicial intensivo dirigido a los nuevos miembros de la organización. Estos pueden ser el método principal de adaptación de los nuevos empleados a las prácticas normales de la organización. 17 CHIAVENATO Idalberto, Administración de Recursos Humanos,Edit. Mac Graw Hill Interamericana S.A., Santa Fe de Bogota, 2000, quinta edición., pag. 281 30
La socialización puede variar dependiendo de las características biográficas para poder dirigirnos de una mejor manera a los individuos y las fases mencionadas anteriormente ayudan a que la inducción vaya evolucionando. 4.3 PLANES DE ACOGIDA DE PERSONAL DE NUEVO INGRESO. La integración y la socialización del talento humano ayudan al trabajador de nuevo ingreso a adaptarse de mejor manera a la cultura organizacional y estas dependerán de los puestos para los cuales se requiera contratar a colaborador, del área a la cual se lo vaya a designar y de las necesidades de cada una de las empresas, tomando en cuenta estos aspectos se pueden diseñar los planes de acogida en donde algunas de las áreas que deben tomarse en cuenta son: Área técnico laboral:- el propósito de ésta área es ayudar al nuevo trabajador a comprender los aspectos específicos de su trabajo en la organización, tiene que ver con los productos, descripción del puesto, procedimientos, planes, estándares, adiestramiento. Área jurídico administrativa:- esta área pretende dar a conocer los aspectos mínimos de procedimientos, organización y marco jurídico- laboral de los nuevos trabajadores; incluye conocimiento de la carta de la compañía, normas, conocimientos de manuales, información del procedimiento administrativo, información sobre salarios, conocimiento de contratos. Área personal:- (departamento de RRHH) esta tiene los aspectos relativos a la adaptación de las características personales con las de los demás trabajadores y la cultura organizacional de la empresa; incluye conocimiento de las instalaciones de la 31
empresa, orientación sobre las relaciones formales e informales, introducción a la cultura organizacional, relación entre los objetivos personales. 18 Los programas de inducción pueden durar entre uno y cinco días dependiendo de la intensidad de la integración que la organización pretenda lograr. Estos planes pueden durar meses en niveles gerenciales o de dirección y para esto se debe buscar un tutor o supervisor que se encargue de guiar, asesorar y dar un seguimiento al empleado nuevo. A continuación podemos señalar el siguiente ejemplo sugerido de un plan de acogida para el personal de nuevo ingreso en la universidad XYZ 19. EJEMPLO: 18 GUTH-AGUIRRE, Alfredo, Selección integración de Recursos Humanos, Edit. Norma, Colombia, primera edición, Pag. 110. 19 www.gestiopolis.com 32
FUENTE: www.gestiopolis.com, Plan de Acogida, 2007. 4.4 HERRAMIENTAS PARA LA INDUCCIÓN. El Sistema de Inducción en sí, se vale de múltiples recursos y herramientas, es necesario que con la debida antelación, se definan las características del Sistema de Inducción, es decir las etapas, la duración de cada una de estas, así como las actividades y recursos que se utilizarán para su ejecución. Entre las herramientas más frecuentes se utiliza: Entrevistas.- Que se realizan previas a la contratación; aquí se da a conocer las diferentes actividades que desempeñara y además de ciertos aspectos generales de la empresa. Una vez contratada la persona, también se realizan entrevistas para darle a conocer más a fondo sus funciones, obligaciones, beneficios, inquietudes, etc. Aquí se tratan funciones específicas del cargo. Charlas.- Estas pueden ser dictadas por la gerencia y/o supervisores, asimismo cuando es un grupo y para dar a conocer aspectos generales cuando se trata de diferentes cargos. Compañeros guías y/o mentores.- Es conveniente que la jefatura inmediata designe un funcionario de su unidad, departamento u oficina, con el propósito de que contribuya a orientar el trabajo específico del empleado. A este funcionario se le denominará "Compañero guía. La mentoría hace referencia a lo mismo y hace hincapié que los empleados con el apoyo de mentores se adaptan más rápido a su nueva compañía y hace que amen trabajar en asignaciones más desafiantes. 33
Videos, folletos, trípticos.- Estos contienen información de la empresa. Manual de inducción.- Consta de la información necesaria y fundamental que debe ser conocida por el personal nuevo; este puede ayudar a mejorar la adaptación de los colaboradores. De esta manera, todos los instrumentos anteriormente mencionados pueden contener la siguiente información que queremos que los nuevos empleados hagan suyas, para que de esta manera se pueda lograr una correcta adaptación dentro de la organización: Asuntos organizacionales 1. Misión y objetivos básicos de la organización. 2. Políticas: medios a través de los cuales se alcanzarán los objetivos. 3. Cómo se organiza y estructura la empresa: qué hace cada área o departamento. 4. Distribución Física del área que utilizará el nuevo miembro. 5. Principales productos y servicios de la organización. 6. Normas y reglamentos internos. 7. Procedimientos de seguridad en el trabajo. Beneficios 1. Horario de trabajo, de descanso y de comida (o refrigerios) 2. Días de pago y anticipos salariales. 3. Beneficios sociales ofrecidos por la organización. Presentación 1. A los superiores y colegas de trabajo. 34
Deberes de los cargos 1. Responsabilidades básicas confiadas al nuevo empleado. 2. Tareas del cargo. 3. Objetivos del cargo. 4. Visión general del cargo. FUENTE: Idalberto Chiavenato, Principales ítems de un programa de Integración, 20 2000. No debemos olvidar que al empleado se le debe recibir en un ambiente agradable y sereno, con el propósito de disminuir la tensión natural que sufre cualquier persona en sus primeros días de trabajo. Es adecuado preparar un lugar donde el empleado se sienta a gusto, con el propósito de hacerle sentir que es lo más importante, en ese momento, para la persona que lo está recibiendo. La impresión que la persona reciba durante los primeros días, es fundamental para el éxito dentro de la organización. Todo lo que se haga o se deje de hacer en esos primeros días, probablemente es lo que más se notará y recordará, de ahí en adelante. Las necesidades básicas de seguridad, pertenencia, estima y reconocimiento se satisfacen en el nuevo trabajador con un programa bien diseñado e implementado de integración de los recursos humanos. Los procedimientos improvisados, bienvenidas causales y la falta de información pueden precipitar la ansiedad, desilusión, la conducta defensiva o, en el caso extremo la renuncia súbita. 21 20 CHIAVENATO Idalberto, Administración de Recursos Humanos, Edit. Mac Graw Hill Interamericana S.A., Santa Fe de Bogota, 2000, quinta edición., pag. 284 21 Reclutamiento, Selección e Integración de RRHH, pag. 110 35