1. Propósito Promover la participación en las actividades culturales y deportivas para contribuir a la formación integral del estudiante en el Instituto Tecnológico de la Paz. 2. Alcance Este procedimiento se aplica a la promoción de las Actividades Culturales y Deportivas del Instituto Tecnológico de la Paz, coordinadas por el Departamento de Actividades Extraescolares. 3. Políticas de operación 3.1 Las actividades de Promoción de la Cultura y el Deporte en el Instituto Tecnológico de la Paz, están encaminadas a fortalecer la formación integral de los estudiantes a través de su participación en las diferentes disciplinas. 3.2 El Instituto Tecnológico de la Paz establece que todos los alumnos tienen la misma oportunidad de participar en cualquiera de las actividades de Promoción Cultural y Deportiva, que se ofrecen en el Instituto. Ing. Virginia P. Díaz Flores Jefa del Depto. de Actividades Extraescolares CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ MC. Antonio Hernández Sánchez Subdirector de Planeación y Vinculación DR. Oscar Baéz Sentíes Director del Instituto Tecnológico de la Paz 02 Mayo 2013 02 Mayo 2013 02 Mayo 2013
4. Diagrama del procedimiento Jefe de Departamento de Actividades Extraescolares Jefes de Oficinas de Promoción Cultural y Deportivas Alumno Promotor Cultural y Deportivo Inicio Planifica actividades culturales y deportivas 1 2 Elabora y difunde horarios de actividades extraescolares 4 3 Reinscripción alumnos Inscribe alumnos de nuevo ingreso 5 6 Identifica alumnos para la preselección Registra alumnos seleccionados 7 8 Participa en los eventos prenacionales y/o nacionales Informa resultados obtenidos 10 9 11 Reciben información, elabora informe y envía actas de calificaciones Evalúa conocimientos, captura resultados y elabora informe Elabora informe final y entrega al Subdirector de Planeación y Vinculación Término
5. Descripción del procedimiento Secuencia de Etapas Actividad Responsable 1. Planifica actividades culturales, deportivas. 2. Elabora y difunde horarios de actividades extraescolares 3. Reinscripción de alumnos. 4. Inscribe a los alumnos de nuevo ingreso a las actividades culturales y deportivas 5. Identifica, conforma y registra alumnos que representaran al Instituto en los eventos deportivos 1.1 Programa reuniones de trabajo con los Jefes de Oficina de Promoción Cultural y Deportiva, de acuerdo con el calendario escolar. 1.2 Solicita fechas a DGEST de los eventos prenacionales y Nacionales. 1.3 Entrega a los Jefes de Oficina cultural y Deportiva el programa de trabajo. 2.1 Elabora horarios personales y por grupo de las actividades culturales y deportivas. 2.2 Difunde en papel y medio electrónico las actividades extraescolares que se ofertaran en el semestre. 2.3 En el curso de inducción da a conocer a los estudiantes de nuevo ingreso, las actividades culturales y deportivas que ofrece el Instituto. 2.4 Solicita a los promotores culturales y deportivos el programa de trabajo de actividades extraescolares y de selectivos. 3.1 Los alumnos se reinscriben en las distintas actividades culturales y/o deportivas, utilizando el Sistema Integral de Información Académica (SIIA) 4.1 Inscribe a los alumnos de nuevo ingreso a las diferentes actividades culturales y deportivas. 4.2 Imprime listas de asistencia de los todos los alumnos inscritos en las actividades culturales y deportivas. 4.3 Entrega a los promotores culturales y deportivos las listas de asistencia de los alumnos inscritos. 5.1 El promotor cultural y/o deportivo lleva a cabo su programa de actividades extraescolares. 5.2 El promotor cultural y/o deportivo, identifica a Jefe de Departamento de Actividades Extraescolares Jefes de Oficinas de Promoción Alumnos Jefes de Oficinas de Promoción Promotores Cultural y Deportivo
y/o culturales los alumnos con aptitudes para formar parte de la preselección. 6. Registra a los alumnos seleccionados. 7. Participa en los eventos Prenacionales o Nacionales. 5.3 Realiza el trabajo de preparación de los alumnos preseleccionados, de acuerdo con su programa de trabajo. 5.4 Envía a los Jefes de Oficina de promoción Cultural y/o Deportiva la relación final de los alumnos que formarán parte de los equipos representativos. 6.1 Registra a los alumnos que conformaran la selección en el formato ITLP-VI-PO-003-01 6.2 Se registra a los alumnos seleccionados en la página de la DGEST. 6.3 Inscribe a los alumnos seleccionados en el formato 513-PR-19-R01 emitido por la DGEST (DAISA), y se envía por internet a las coordinaciones deportivas de la DGEST. 7.1 El alumno participa en los eventos regionales y/o nacionales de arte y cultura y/o deportivos, de acuerdo al programa de trabajo Jefes de Oficinas de Promoción Estudiantes 8. Informa los resultados obtenidos. 8.1 El promotor realiza un informe de los resultados obtenidos en los distintos eventos en los que se participo. Promotor Cultural o Deportivo 9. Evalúa conocimientos, habilidades y aptitudes en actividades culturales, deportivas. 9.1 De acuerdo al programa de actividades culturales, deportivas, aplican los mecanismos de evaluación. 9.2 El instructor captura resultados y entrega listas de calificaciones al Jefe de la Oficina de promoción Cultural y/o deportiva. 9.3 Elabora un informe final de su curso impartido y lo entrega al Jefe de la Oficina de promoción Cultural y/o deportiva. Promotor Cultural o Deportivo 10. Reciben información. 10.1 Reciben actas de calificaciones, e informe de las actividades extraescolares de cada uno de los promotores. Jefes de Oficina de Promoción 10.2 Integran expediente y elaboran el informe final de las actividades culturales y/o deportivas en el
formato ITLP-VI-PO-003-02. 11. Elabora informe final de actividades culturales, deportivas. 10.3 Envía una copia de las actas de calificaciones al Departamento de Servicios escolares. 11.1. Recaba información de los Jefes de Oficina de Promoción e integra e integra el informe de actividades realizadas, el informe debe contener como mínimo: - Número de alumnos atendidos en actividades culturales, deportivas. - Número de actividades culturales, deportivas. - Número de alumnos acreditados y no acreditados. - Número de invitaciones atendidas. - Lista de seleccionados y resultados obtenidos. - Lista de alumnos beneficiados por condonación de pago parcial de reinscripción. 11.2 Entrega informe final de actividades culturales, deportivas al Subdirector de Planeación y Vinculación para análisis de resultados y para toma de acuerdos para el siguiente periodo. Jefe de Departamento de Actividades Extraescolares 6. Documentos de referencia Documentos N/A 7. Registros Registros Formato para el registro de alumnos seleccionados Tiempo de retención 1 año Responsable de conservarlo Jefes de Oficina de Promoción Código de registro ITLP-VI-PO-003-01 Cédula de inscripción por actividad cultural al festival nacional de arte y cultura. 1 año Jefes de Oficina de Promoción SNEST-VI-FE-01 Informe final de las actividades extraescolares 1 año Jefe de Departamento de Actividades Extraescolares ITLP-VI-PO-003-02
8. Glosario Alumno: Son todos aquellos que inician su participación en actividades culturales, deportivas y recreativas que aún no han sido evaluados por el promotor. Grupo representativo: Es aquel grupo de alumnos que se ha integrado para que represente al Instituto Tecnológico Descentralizado en las actividades culturales, deportivas y recreativas que se implementen. Promotor: Persona que da la instrucción y evalúa a los alumnos con respecto a las actividades culturales, deportivas y recreativas con la intención de que incrementen sus conocimientos, habilidades y aptitudes, así mismo de realizar las evaluaciones para la detección de dichos talentos. Jefe de oficina: Es la persona con nombramiento de jefe de oficina de promoción cultural y/o deportiva, que se encarga de dar seguimiento a toda actividad extraescolar dentro y fuera del plantel. 9. Anexos 9.1 Formato para el registro de alumnos seleccionados ITLP-VI-PO-003-01 9.2 Cédula de inscripción por actividad cultural al festival nacional de arte y cultura. SNEST-VI-FE-01 (DAISA) 9.3 Informe final de las actividades extraescolares ITLP-VI-PO-003-02