Página: 1 de 7 Fecha 30/03/2011 SISTEMA: MONITOREO DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL I.- PRESENTACIÓN: En el marco de los desafíos planteados en el sistema de gestión Sistema Monitoreo del Desempeño Institucional 2011, las acciones establecidas para el periodo se encuentran orientadas básicamente destinadas a: 1.-Validación del sistema de gestión Sistema Monitoreo del Desempeño Institucional dentro del Programa Mejoramiento del PMG, pondera un 50%. el cual 2.-Fortalecimiento del proceso de Planificación Institucional, a través del diseño de un proceso que contenga como base lo estratégico en la formulación de compromisos, integrador con los definiciones presupuestarias, y de mayor oportunidad en el desarrollo del mismo, posibilitando de esta forma una mayor consistencia en las demandas exigidas en el proceso matriz de Formulación Presupuestaria Institucional. 3.-Fortalecimiento del Control de Gestión que deben desarrollar los respectivos Centros de Responsabilidad, reforzando las acciones iniciadas durante el presente año. Lo anterior conlleva un trabajo directo con los Encargados de Gestión del Nivel Central y Coordinadores Regionales de Gestión, y al desarrollo de actividades e instrumental que faciliten el seguimiento de los compromisos contraídos por cada Centro de Responsabilidad.
Página: 2 de 7 PRINCIPALES LINEAS DE ACCIÓN: 1.-Ámbito de la Planificación: a) Diseño de un proceso de Planificación Institucional con un enfoque integral. b) Mayor oportunidad en la generación de los compromisos institucionales, cual sea el tipo de compromiso, permitiendo de esta forma una mejor definición de los compromisos técnicamente y con directa relación a las definiciones estratégicas de la Institución, en consistencia a los recursos presupuestarios. c) Diseño de instrumental acorde a tales acciones señaladas en los puntos anteriores. d) Actualizar los procedimientos documentados asociados a este proceso relevante. e) Generar orden de Servicio en este ámbito. f) Actualización del Sistema de Información para la Gestión (SIG) 2.-Ámbito de Control de Gestión: a) Diseño de un proceso de control de gestión institucional, que permita la generación de información en apoyo a la toma de decisión de la Autoridad, oportuna y de calidad. b) Mejorar la calidad del instrumental asociado. c) Mejorar el diseño de verificación de datos del sistema visualizador de indicadores, contemplando reuniones de retroalimentación con Departamento de Tecnologías de Información y líneas operativas. d) Ejecutar las acciones que permitan la adquisición de un nuevo sistema software de control de gestión. e) Actualizar los procedimientos documentados asociados a este proceso relevante. f) Efectuar visitas a regiones durante el 2 semestre del año. g) Contar con medios de verificación auditables, de acuerdo a lo requerido por Dipres.
Página: 3 de 7 Sin embargo, y considerando la importancia de las acciones comprometidas en el logro de los desafíos antes mencionadas, es importante consignar lo siguiente: a) Los encargados de gestión del Nivel Central, así también los Coordinadores de Gestión a Nivel Regional, aborden las actividades fuera de los requisitos (tiempo y forma), y con la debida anticipación que ameritan tales acciones. b) La capacidad instalada de la Unidad de Planificación y Control de Gestión del Depto. de Gestión y Desarrollo, no se ve incrementada respecto del número actual, esto es 3 funcionarios a un número mínimo de 6 funcionarios. Esta situación es de vital importancia, dada la magnitud de los desafíos comprometidos para el año. Las acciones que se desarrollen durante el presente año, se intensificarán a partir del 2 semestre en el ámbito de control de gestión, disponiendo de mayor numero de horas hombres destinados a tales fines, central como regional, eficacia en la retroalimentación de la información a partir de la fuente provista por los centros de responsabilidad, ejecutando visitas a regiones, entre otros. II.- OBJETIVO GENERAL: Fortalecer el proceso de planificación y control de gestión Institucional, implementando acciones que se traduzcan en una planificación y control de gestión de los compromisos, externos, orientado al logro de los compromisos estratégicos Institucionales. III.- OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1.- Impulsar un proceso de planificación Institucional con enfoque integral que permita una mayor consistencia entre nuestras definiciones estratégicas, la formulación de compromisos y los recursos presupuestarios a requerir para ejercicio siguiente. 2.-Avanzar en el posicionamiento del Coordinador de Gestión como articulador del equipo regional, fortaleciendo su capacidad de liderar con una mirada de gestión -, el seguimiento que de sus respectivos compromisos, realiza cada integrante del Equipo; promoviendo una participación más activa, en los temas asociados a los Departamentos de Apoyo. 3.- Fomentar en los Centros de Responsabilidad el seguimiento de los indicadores asociados a sus compromisos contraídos, con una mirada cada vez más inmersa en el ámbito del control de la gestión; promoviendo el desarrollo de acciones de programación; de recopilación, análisis y evaluación de información pertinente; así como de definición, implementación y seguimiento de las acciones preventivas y correctivas aplicadas a través del período.
Página: 4 de 7 4.- Enriquecer los informes de este ámbito, es decir: Informe ejecutivo Jefa Superior Servicio, Informe Mensual de Gestión Institucional, Informe mensual regional y central, Informes parciales y finales leyes Nº19.553 Y Nº 19.994, etc., incorporando en lo pertinente, medidas preventivas y correctivas, evaluación de la efectividad de las mismas, frente a las desviaciones declaradas. IV.- METAS: Por las características de los objetivos trazados, las metas se representan en un conjunto de documentación que como medio de verificación, darán cuenta de las acciones desarrolladas para la consecución de los objetivos propuestos y el grado de cumplimiento. 1.- En base a ello, se definirán las acciones necesarias y factibles de realizar durante el presente año. Entre éstas, se espera tener reuniones en terreno con gran parte de los Equipos Regionales, para lo cual el Equipo estructurará un programa de trabajo para el desarrollo de las visitas a regiones (2 semestre) 2.-Se analizara al inicio del 2 semestre, los procedimientos documentados de planificación y control de gestión, a objeto de actualizarlo y así dar cuenta de las exigencias emergentes, producto de la estructura departamental inserta en la Unidad de Planificación y Control de Gestión. 3.- Asimismo, se espera potenciar la interlocución y el trabajo en conjunto con los Encargados de Gestión del Nivel Central y Encargados de Sistemas del PMG, a objeto de constituirse el Equipo de Control de Gestión de la Planificación Anual, en un canal de comunicación efectivo, que facilite al Coordinador de Gestión la articulación del Equipo Regional. En este orden de ideas, se espera desarrollar una jornada de trabajo durante el primer semestre del año que recoja estos énfasis. 4.- Generar orden de servicio durante el 2 semestre del año, mes de julio, en el ámbito de gestión que aborde las mejoras asociadas a los procesos relevantes de planificación y control de gestión. 5.- Impulsar un proceso de planificación anual regional con enfoque estratégico, más socializado, durante los meses de julio, agosto y septiembre. 6.- Realizar las visitas de control de gestión a regiones durante los meses de julio a septiembre. 7.-Elaborar documento SIG, durante el 2 semestre, mes de julio. 8.-Actualizar los procedimientos documentados con bajada regional durante el 2 semestre, mes de julio.
Página: 5 de 7 9.-Presentar propuesta para licitación de software de control de gestión en julio; adjudicar a principios de septiembre; e implementar de septiembre a diciembre. 10.-Cumplir las mestas colectivas asociadas al Departamento de Gestión y Desarrollo, de acuerdo a lo establecido en el convenio de metas colectivas 2011, en tiempo y forma. 11.-Contar con medios de verificación de los indicadores de desempeño, que se encuentran en el sistema visualizador de indicadores, durante los mese de julio y agosto, con una anticipación de 4 meses de finalizado el año. 12.-Efectuar reuniones con DTI., a lo menos 1 vez por mes desde el mes de marzo en adelante, a fin de evaluar protocolo de verificación de datos, estado de avance del proceso de adjudicación de software de control. 13.- Efectuar reuniones con departamentos operativos del nivelo central, a lo menos 1 vez por mes desde el mes de abril en adelante, a fin de evaluar protocolo de verificación de datos, estado de avance de indicadores. 14.-Elaborar Gantt de las actividades asociadas a los procesos relevantes que ejecuta la unidad, que focalice la intensidad, para el 2º semestre del año. Lo anterior 1º quincena mes de julio. De igual forma, como se desprende de lo anterior, esta mayor carga de trabajo asociada a tales realidades, supone la necesidad de revisión de la dotación de funcionarios que actúan en control de gestión a nivel departamental, siendo la actual dotación de 3 funcionarios, con diversas responsabilidades ajenas a esta dimensión de trabajo, por ejemplo, en la implementación de todas las etapas del S.M.D.I., generación de información cualitativa de corte operativa y de apoyo Institucional, seguimiento y monitoreo de compromisos, control y administración del presupuesto de G y D., entre otros., requieren efectivamente de forma urgente un aumento significativo de la dotación de la Unidad de Planificación y Control.
Página: 6 de 7 Fecha 30/03/2011 IV.- GANTT ACTIVIDADES: Ver documento anexo (calendario reuniones de control de gestión 2º semestre).
Página: 7 de 7 Fecha 30/03/2011 V.- EVALUACION DEL PLAN: Por las características propias del proceso de Planificación y Control de Gestión y en consideración a los temas que interesan enfatizar a través de los objetivos propuestos, una evaluación objetiva del programa sólo podrá efectuarse al finalizar el año. Esto, fundamentalmente ya que sólo al finalizar el período se puede determinar el nivel de cumplimiento de los compromisos contraídos. Por otra parte, y en lo que dice relación específicamente a los temas que encierran los objetivos propuestos evaluación eminentemente cualitativa -, no se espera se manifiesten en un momento determinado del tiempo (cristalice), si no como un cambio gradual a través del período.