TÉRMINOS DE REFERENCIA CONTRATACIÓN LOGISTA CAPITAL I. Información del puesto Título del cargo: Logísta Capital Código de convocatoria: 185 Tipo de contrato: laboral a término fijo Dedicación: tiempo completo Supervisor directo: Coordinador(a) Logístico Nacional Sede de trabajo: Bogotá Duración: 7 meses - Con posibilidad de renovación Remuneración: $1.624.000 + prestaciones de ley II. Contexto organizacional La Fundación Acción contra el Hambre (ACH) es una organización internacional de desarrollo y acción humanitaria, no gubernamental, privada, sin filiación política o partidista, aconfesional y no lucrativa, fundada en España en 1995, con el fin de luchar contra el hambre. Actualmente 6.000 trabajadores/as trabajan en la Red Internacional Acción contra el Hambre en más de 45 países, coordinados desde las sedes de París, Madrid, Londres, Nueva York y Montreal en torno a cuatro ejes de intervención: nutrición, salud, seguridad alimentaria y agua y saneamiento. ACH desarrolla acciones en Colombia desde 1998, en los sectores humanitarios (emergencia compleja y desastre natural), de transición al desarrollo y de desarrollo. Cada año, unos 200.000 colombianos sufren desplazamiento forzado por la violencia y el conflicto armado; oros cientos de miles viven en áreas afectados por los mismos. Las necesidades humanitarias urgentes y básicas de estas poblaciones suelen tener grandes vacíos en atención. ACH trata de llenar estos vacíos, desde un principio de subsidiaridad (interviene sólo si las entidades gubernamentales responsables no quieren o no pueden intervenir), complementariedad (sumando esfuerzos), neutralidad e independencia, entre otras pautas. En 2013, entre 180.000 y 200.000 personas sufrieron desplazamiento forzado. Las víctimas tienen grandes carencias en el acceso a agua, saneamiento, higiene, seguridad alimentaria o albergue, entre otros. 1
En 2014 ejecuto 2,5M de euros, con acciones que beneficiaron a unas 82.000 personas en los departamentos de Córdoba, Nariño y Putumayo. El origen de los fondos es diverso: la mayor parte proviene de grandes donantes oficiales y agencias de cooperación como la Unión Europea, Suiza, Canadá o Suecia; España ha sido un gran donante en años anteriores. Parte de los fondos provienen de agencias del sistema de Naciones Unidas como OCHA o UNICEF. Otra parte proviene de donantes privados como empresas y de fondos propios. En la actualidad ACH realiza un esfuerzo para desarrollar la capación de fondos privados en Colombia. III. Contexto del puesto ACH busca que los fondos recibidos se ejecutan con el mayor costo- eficiencia y calidad, en favor de mejorar la asistencia en calidad y número a las poblaciones. El puesto de logista capital debe contribuir efectivamente a esto. En razón a lo anterior el/la logista capital apoyará de manera eficaz y costo-eficiente los aspectos logísticos de la misión y en general de la oficina nacional, bajo la supervisión del CoordLogístico y en línea con la normativa de ACH. Además, en un contexto altamente tecnificado, ACH busca desarrollar y aprovechar instrumentos de tecnologías de la información que sirvan para la mejor gestión de sus acciones. En el contexto de seguridad en Colombia, ACH no ha sufrido incidentes de seguridad críticos en Colombia, aunque el contexto de conflicto y violencia armada nos fuerza a seguir estrictas normas de seguridad que deben ser seguidas en todo momento. IV. Funciones y tareas Objetivo 1. Bajo la orientación del/de la Coordinador/a Logística Nacional (CoordLog.), provee apoyo en la gestión logística de la oficina capital en: Gestión y organización del mantenimiento/mejoras de la oficina y bodega: - Infraestructura, muebles y equipamiento - Red informática interna - Copias de seguridad semanales de los computadores de la oficina capital - Comunicaciones (celulares, satelitales, radios HF y VHF) - Seguros de todos bienes y su actualización oportuna. Copias de seguridad semanales de los computadores de la oficina nacional y de terreno. Comunicaciones (teléfonos fijos, celulares, satelitales). Apoyar la planificación de uso, mantenimiento y seguimiento del vehículo y la organización de los 2
deberes diarios del conductor capital. Aplicar los métodos, procesos y estándares para la aprobación de procesos de compra de acuerdo a las necesidades de la fundación. Organización y consecución de transporte externo; proveedores, rutas, precios, seguros, etc. Gestión de inventarios, control y seguimiento de stocks y bodegas, registro de equipos nuevos y codificaciones. Manejo de dinero en efectivo y cheques para el pago de proveedores, manteniendo una previsión semanal de gastos logísticos. Realiza la previsión de gastos mensuales para administración. Recepción y distribución de correspondencia externa, de y hacia las oficinas locales. Objetivo 2. Apoyo y supervisión de pedidos y procesos de compra de la base. Dar apoyo y capacitación a los técnicos y a todos los miembros de la oficina nacional en la construcción y procesamiento de los pedidos de compra. Identifica los procedimientos logísticos adecuados (directo, negociado, licitación nacional o internacional), para suministros, obras y servicios, de acuerdo a las normas de ACH / donantes. Encargado/a de la publicación de procesos de licitación/negociados. Consolida y ordena las propuestas recibidas. Establece comunicación con los proponentes. Prepara contratos para revisión del CoordLog. Participa en los comités de análisis de propuestas. Recibir, verificar y analizar los pedidos de compra, y procesarlos para obtener la aprobación del equipo de coordinación y sede, de acuerdo a las normas de ACH Colombia. Elaborar pedidos de acuerdo a las necesidades del departamento logístico. Investigar continuamente el mercado local, regional y nacional. Apoyar al equipo local, CoordLog con los procesos de compra. Objetivo 3. Apoyo y supervisión en la gestión de seguridad en la oficina capital. Apoyar al CoordLog con el diseño, el análisis, y aplicación del plan y las reglas de seguridad de su base Ser responsable de las implicaciones de seguridad que tienen las acciones de la oficina y la misión ACH, y comunicárselas al/la CoordLog. o Director/a de País (DP), si es necesario. Objetivo 4. Gestión de informática y comunicaciones de ACH en Colombia. Apoya todas las oficinas de ACH en Colombia y al/a la CoordLog. con la planificación de necesidades, avances, mantenimiento, renovaciones, actualizaciones, dificultades técnicas, seguimiento, redes, etc. Asegurar que todas las oficinas tienen sus sistemas actualizados en términos de antivirus, licencias 3
de programas y que cumplen con las normas ICT de ACH Responsable del mantenimiento de los equipos de comunicación (teléfonos celulares y satelitales, etc.), que funcionen bien, tengan licencia donde sea necesario; hacer los ajustes de los contratos cuando sean autorizados por el/la CoordLog o DP. Analizar los consumos básicos de las comunicaciones de la misión e identifica oportunidades (de tecnología / mercado) para ser más costo-eficientes. Objetivo 5. Informes. realizar los siguientes informes logísticos de la base: Informe de equipamiento, Informe de usos de vehículos, Informes de donación, Será el/la responsable de enviar los informes mensualmente, dentro del tiempo establecido, analizar la información y resaltar algunos problemas pendientes al CoordLog para su revisión y validación. Objetivo 6. Otros. Mantener un contacto abierto con el/la CoordLog y DP y estar dispuesto/a a involucrarse en temas del desarrollo de la logística de ACH en Colombia. Tener disponibilidad para hacer visitas puntuales y de apoyo logístico a las oficinas locales de ACH en Colombia. Conocer, difundir y hacer cumplir el Manual de Procedimientos Logísticos de ACH en Colombia. V. Competencias requeridas A continuación se señalan las competencias requeridas para el cargo previsto: 1.1. Trabajo en equipo: capacidad para compartir recursos e información y realizar tareas primando un objetivo común frente a intereses individuales; es también la capacidad para contribuir a la creación y mantenimiento de un buen clima de trabajo. 1.2. Organización y planificación: capacidad para establecer y desarrollar los planes de acción necesarios para alcanzar los objetivos fijados atendiendo a las exigencias de tiempo y disponibilidad de recursos. Implica también el establecimiento de las oportunas medidas de control y seguimiento. 1.3. Análisis y resolución de problemas/ conflictos: capacidad de analizar los problemas, identificando sus aspectos más relevantes y sus causas, para elegir la mejor solución en el plazo 4
temporal fijado. Es también la capacidad para aportar ideas y soluciones razonadas mostrando una comprensión realista de la situación. 1.4. Adaptabilidad y flexibilidad: capacidad para adecuarse a un entorno diferente con nuevos objetivos grupales e individuales. Es también la capacidad de modificar el comportamiento adecuándolo a situaciones inesperadas o de cambio. 1.5. Motivación: actitud positiva y proactiva hacia el trabajo y la vida en cooperación, la organización y sus proyectos. Es también la capacidad de influir positivamente en la motivación de otras personas en la organización. 1.6. Resistencia a la tensión: capacidad de mantener una actitud madura durante la resolución de problemas relacionados con conflictos interpersonales, situaciones de emergencia, de inseguridad, de carga de trabajo, etc. Todo ello manteniendo la eficacia y eficiencia en situaciones de presión, en entornos inestables y/o de inseguridad. 1.7. Orientación a los resultados: capacidad de definir metas, objetivos realistas y específicos y capacidad de establecer prioridades para la consecución de dichos objetivos. 1.8. Comunicación eficaz y síntesis: capacidad de presentar información oral y escrita de forma clara y concisa. Es también la capacidad de compartir la información y de obtenerla de diferentes fuentes. 1.9. DEONTOLOGÍA- Vivir nuestros valores: en este apartado se busca evaluar en qué medida el empleado conoce, se adapta e interioriza la cultura y los valores de ACF y por supuesto en qué medida actúa en coherencia con ellos y los promueve entre su equipo y su entorno de trabajo. VI. Requisitos mínimos Formación académica: Estudios tecnológicos en el área administrativa y/o logística. Conocimientos específicos /técnicos requeridos: Conocimiento de paquete Office: instalación, gestión y uso. Solución de problemas básicos. Conocimiento en informática a nivel medio-alto: manejo de redes; software de diseño (tipo Corel); instalación y gestión de programas de ofimática; copias de seguridad en remoto. Conocimiento de mecánica automotriz a nivel medio. Experiencia en procesos de compras con proveedores: cotizaciones, licitaciones nacionales / internacionales. Conocimientos específicos /técnicos deseables: Formación/experiencia en la gestión de seguridad en trabajo humanitario. Experiencia en cooperación internacional. 5
Formación/experiencia en manejo y control de inventarios. Formación / experiencia en la gestión de bodegas y stock. Experiencia en el uso de teléfonos satelitales. Experiencia previa necesaria: Experiencia demostrada mínimo de dos años en la gestión de procesos de compras. Experiencia demostrada mínimo de dos años en gestión de ofimática y tecnologías de la información (IT). Experiencia demostrada mínimo de un año en trabajos en entornos inseguros en terreno. Deseable experiencia mínima de dos años en gestión de Recursos Humanos. Características personales requeridas: Empatía y facilidad de relacionarse con las personas. Capacidad de trabajar de forma autónoma (organización y planificación de su trabajo). Capacidad de análisis, síntesis de documentos y situaciones. Excelente expresión escrita en español. Buena habilidad de comunicación oral (gestión de proveedores y autoridades) Capacidad de trabajo en equipo. Sentido de responsabilidad y compromiso con el trabajo realizado, flexibilidad y actitud propositiva. Transparencia y alto sentido ético/deontológico. Vocación para el trabajo humanitario y de desarrollo. Sentido común, tacto, diplomacia Alta sensibilidad en cuestiones de seguridad Adaptación y tolerancia a condiciones de estrés. Idiomas: Deseable nivel básico de inglés hablado y escrito Movilidad requerida (nacional e internacional): El puesto se encuentra basado en Bogotá. Ocasionalmente, deberá tener disponibilidad para la movilidad geográfica (viajes a las zonas de trabajo, apoyo puntual a las mismas) y en situaciones de desastre, cuando deberá desplazarse a zonas afectadas. 6