Administración de compras e inventarios

Administración de compras e inventarios

1 Sesión No. 3 Sistemas de información Objetivo: En esta sesión el estudiante identificará las funciones del departamento de compras con relación a las áreas con las que éste se involucra en cada uno de sus procedimientos, podrás ser capaz de comprender el grado de integración que debe lograr con los proveedores. Contextualización El departamento de compras es creado para adquirir productos de acuerdo a sus necesidades, prácticamente todas las áreas de una empresa están íntimamente relacionadas con el área de compras, como lo hemos visto en las sesiones anteriores. La eficiencia del departamento depende del personal con el que cuenta la empresa, ya que este profesional deberá entender cuáles son sus objetivos y tenerlos claramente identificados para trabajar de manera responsable para alcanzar sus metas. Para lograr el éxito de la empresa, enfocando nuestro trabajo en el departamento de compras, es importante establecer normas y procedimientos en las relaciones con otras áreas de la empresa, de acuerdo con la línea de autoridad y ubicación del área de compras en el organigrama de la compañía.

2 Introducción al Tema Cuando vemos los juegos de fútbol americano nos damos cuenta que no se puede lograr el triunfo sin el trabajo en equipo, todos y cada uno de los jugadores son pieza clave para todas las jugadas. Así funciona también con los miembros de una empresa, ya que cada uno regula el flujo de bienes y servicios en el mercado. No puede existir un equipo de relevos con un sólo nadador, ni con una carrera de relevos con un sólo participante. Las reglas de las competencias rigen a todos los equipos. Nosotros como miembros de una empresa dependemos del trabajo de los demás, el comportamiento de cada uno de los integrantes debe influir sobre el comportamiento de los demás, aun cuando cada uno tenga su estilo propio, todos los miembros van hacia la misma meta. http://avanfarma.com/wp-content/uploads/2015/02/teamwork41.jpg

3 Explicación Relaciones de la función de compras con la organización Dependiendo de la naturaleza de la empresa, el área de compras debe pertenecer a la gerencia a o a la vicepresidencia que lleve el peso de la actividad del negocio, por ejemplo, en una empresa de producción el área de compras puede pertenecer a la gerencia de producción o administrativa. En una empresa comercial, compras dependerá de la gerencia o vicepresidencia de marketing o dirección comercial. En una empresa de servicios puede depender de la gerencia administrativa. De igual manera la empresa debe establecer las normas y procedimientos en las relaciones con otras áreas de la empresa, de acuerdo con la línea de autoridad y ubicación del área de compras en el organigrama de la compañía. Uno de los puntos más importantes que se deben tomar en cuenta cuando en las empresas se organiza el área, unidad o departamento de compras, es que una de las principales funciones del departamento es el generar información vital para la compañía. La consecuencia de no prever esta función es que el departamento se ve obligado a improvisar o reconstruir de manera apresurada los datos que se necesitan, lo que necesariamente, en ambos casos, produce un resultado no del todo fiable. Información generada en el área de compras que afecta a las demás áreas de la empresa.

4 ÁREAS AFECTADAS TIPO DE INFORMACIÓN Dirección general Información relacionada con los cambios y movimientos que se producen en el entorno y sus tendencias. Ingeniería y desarrollo de productos Marketing Producción Finanzas Contabilidad Depósitos y almacenes Información relacionada con productos, materiales, fuentes de aprovisionamiento, costes, condiciones, nuevos productos y tecnologías, etcétera. Información relacionada con disponibilidades futuras, planificación de campañas de venta, planes de lanzamiento de nuevos productos y similares. Información relacionada con plazas de entrega, costes de las materias primas y los materiales, calidades disponibles, alternativas de aprovisionamiento y similares. Información relacionada con presupuestos de compra, requerimientos futuros de tesorería, compromisos de pago, etcétera. Información relacionada con variaciones en los costes, control de inventarios y similares. Información relacionada con necesidades de espacio, movimiento de mercancías, etcétera. En la tabla anterior vemos cómo la información y las actividades repercuten de una forma u otra en todas las áreas operativas de la organización. Asimismo, estas áreas influyen en la función de compras; por ejemplo: la Dirección General, ya que genera las políticas, normas y procedimientos para toda la empresa; Ingeniería y Desarrollo de productos debe realizar programas de desarrollo de productos novedosos; Marketing por su parte realiza los presupuestos de ventas, especificaciones de lo que quieren los clientes y cómo lo quieren, los planes de venta, etc.; el área de Producción realiza los programas

5 de producción, la búsqueda de fuentes alternativas y similares; Finanzas está encargado de los presupuestos generales de la empresa, políticas financieras relacionadas con las compres, etc.; Contabilidad del control de inventarios y el Almacén de la coordinación de espacio y movimientos. Dirección General Contabilidad Producción Ingeniería y desarrollo COMPRAS Marketing Finanzas Depósitos y almacenes El departamento de compras todo el tiempo se desarrolla como una figura que genera incertidumbre, ya que prevé el ciclo de aprovisionamiento, es de vital importancia que la información que fluye en la empresa sea fiable y útil ya que, en su función de previsión deberá:

6 1. Mantener un flujo ininterrumpido de materiales y servicios para permitir el funcionamiento continuo de la empresa. 2. Mantener el nivel de los stocks en los niveles más bajos posible, con el fin de reducir costes que dicho mantenimiento implica. 3. Mantener los precios de compra lo más bajo posible. En una forma más simple podemos expresar la previsión de compras con el siguiente cálculo: Requerimientos planteados por las estimaciones de venta para el periodo. (Menos) Existencias al principio del periodo para el que se realiza la previsión. + (Más) Existencias que deberán quedar al final del periodo. = (Igual) Requerimientos o previsión de compras. Deberemos tomar en cuenta que en la realidad hay muchos otros factores que alteran la fórmula y que no permiten aplicarla de manera mecánica, pero la finalidad seguirá siendo la misma, es decir, optimizar los recursos utilizados. Vinculación comprador-proveedor con intercambio electrónico Una de las tareas del área de compras es evaluar a los proveedores, para ello es necesario saber quiénes son proveedores con la finalidad de tener opciones y no encasillarse en uno solo. Una vez conocidos todos los posibles proveedores debemos de comparar la información de la cual disponemos evaluando los siguientes aspectos:

7 Precios Calidad de los productos Edad media de los equipos y maquinarias Condiciones de pago Fiabilidad Métodos de producción utilizados Plazos de entrega Capacidad técnica y real de producción Gama total de productos que fabrican Controles de calidad que aplican Posibilidades futuras de evolución Potencial técnico y humano Actitud ante las nuevas tecnologías Situación financiera Tipo de vinculación que mantienen con los competidores de la empresa. En este tipo de relaciones, los proveedores suministran productos o servicios a otras empresas, los cuales se utilizan en los procesos de fabricación o son revendidos. Por ejemplo, en su calidad de proveedor de cobre a nivel global, Freeport-McMoRan suministra cobre para una diversidad de productos y de clientes, entre los cuales se encuentran desde las monedas de un centavo para E.U. hasta herramientas de plomería para fabricantes. Las relaciones con los proveedores siempre involucran un rol negociador. El rol negociador se refiere a las formas en las cuales el encargado de compras llega a términos de intercambio aceptables con el proveedor. Identificaremos 3 tipos de proveedores: Fuente: ofrecen materias primas que ingresan al proceso de producción.

8 Productores: generan partes componentes, materiales procesados o bienes terminados. Pueden ser agrícolas, forestales, pesqueras, mineras, de construcción y manufactureras, más una amplia gama de industrias de servicios. Mayoristas: son organizaciones que comercializan productos y servicios para la reventa o para uso institucional. El auge del Internet ha tenido un profundo impacto sobre el estudio de las cadenas de aprovisionamiento. Las relaciones entre las empresas y los proveedores deben someterse frecuentemente a revisión como lo hemos visto anteriormente, lo que genera la necesidad de implantar sistemas de información inter-organizativos, más ágiles y basados en un enfoque abierto. Para algunas empresas la falta de dichos sistemas ha dificultado en gran medida la transformación de sus procesos de negocio. Cómo puede ayudar el comercio electrónico a las empresas? 1. Ayuda a las redes de socios de proveedores a identificar y responder con velocidad a la demanda cambiante del cliente. 2. Permite a las empresas el aprovisionamiento de materiales y servicios de valor añadido. 3. Facilita la coordinación de actividades entre los socios de cadenas de abastecimiento más allá de las transacciones, especialmente en el plano de la información. Para las empresas el abastecimiento de manera digital, en comparación con las que operan manual o compras personalizadas, presentan una serie de ventajas: Mayor simplificación, estandarización y transparencia de los procedimientos de compra, lo cual reduce la duración del ciclo de compras o pedidos.

9 Menor duplicación de funciones y oficinas de compras, lo cual disminuye una disminución de los costos de operación. Mayor transparencia y responsabilidad de los procesos de toma de decisiones. Consolidación de proceso de abastecimiento que incluyen una reducción en el número de proveedores, un incremento del número de productos servicios por los principales proveedores, ahorros de inventario y potenciales reducciones en el precio del producto para el usuario final. Cuáles pueden ser algunas desventajas o dificultades que las empresas encuentran en el abastecimiento electrónico? Desconocimiento y falta de competencias dentro de la empresa para aplicar tecnologías de abastecimiento electrónico. Falta de proveedores tecnológicos Resistencia a sustituir los métodos tradicionales. Importancia de los almacenes Empezaremos definiendo qué es un almacén como un área física que cumple determinados requisitos y que, organizada de manera lógica y sistemática, se destina a la recepción, aceptación y custodia, conservación y distribución de los bienes que van a emplearse para la producción o el servicio. La razón de ser de un almacén radica en el hecho de que el ser humano debe guardar aquello que produce, para consumirlo poco a poco o conforme a sus necesidades. El hombre produce bienes en un lugar determinado y en un tiempo determinado pero necesita consumirlos con regularidad.

10 La existencia de un almacén se fundamenta por la imposibilidad de eliminar el tiempo que transcurre entre la fabricación para el consumo de un producto y el cato en sí mismo del consumo, debido a que no se puede ajustar la oferta a la demanda o por las propias características del bien (perecederos, inflamables, etc.). También existen por razones económicas, ya que puede ser más provechoso para la empresa comprar en grandes cantidades y así reducir el precio del producto, a pesar de que se necesite mayor espacio para su almacenamiento. La gestión de almacenes está alcanzando una importancia cada vez más notable en los resultados de las empresas y en su competitividad. Algunos de los factores son: El aumento de las exigencias de servicio por parte del cliente. El incremento de los costes logísticos sobre el total de costos empresariales. El costo de espacio de almacén. La gestión de almacenes se encarga de la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén de cualquier material, ya sea materias primas, productos semielaborados o productos terminados, además del tratamiento e información de los datos generados. La función de la gestión de almacenes determina cuando los elementos almacenados pasan a ser pedido. Desde este momento, la responsabilidad pasa al proceso de gestión de pedidos y distribución. Las técnicas de gestión de almacenes también se aplican a cualquier elemento físico que forme parte de la organización, no solo aquellos que forman parte del negocio sino también a cualquier documentación generada. Algunos beneficios de tener una gestión de almacenes correcta pueden ser:

11 a) Reducción de costos de almacén b) Mejora el servicio al cliente mediante la aceleración del proceso de gestión de pedidos. c) Optimiza las operaciones de almacén, suministrando datos de inventario transparentes que reducen las tareas administrativas. d) Permite optimizar la distribución del almacén y la utilización del espacio. El almacén forma parte del proceso distributivo, pues es el último eslabón cadena de suministros de los productos a los clientes, conectando departamento de compras con el departamento de distribución física. Es importante destacar que una de las características principales de los almacenes es que no añaden valor de forma directa a los materiales con los que opera, pues su función es la de conservarlos en las condiciones óptimas. Las funciones y objetivos de los almacenes pueden resumirse en la siguiente tabla: FUNCIONES Protección de los productos almacenados contra incendios, robos y deterioros. Controlar el acceso de las personas autorizadas. Control exhaustivo de las existencias en todo momento. Informar de manera precisa y constante al departamento de compras de nivel de existencias. Recepción e identificación de la mercancía. Controlar la salida de artículos. Marcar y ubicar la mercancía para facilitar su accesibilidad. OBJETIVOS Realizar las entregas con rapidez. Fiabilidad. Reducir costos. Maximizar el volumen disponible de almacenaje. Minimizar las operaciones de manipulación y transporte.

12 Conclusión Cada empresa, dependiendo de sus variables, como el tamaño, centro de operaciones, naturaleza, actividad, giro, entre otras, ubica a sus departamentos en el organigrama como mejor le convenga. Una de las principales funciones del departamento de ventas es ser la fuente de información, el cual genera información, la cual necesitan todas las áreas o departamentos de la empresa para coordinar sus tareas y responsabilidades con el área y con el propio sistema. La tecnología suele utilizarse actualmente para realizar una venta, también permite llevar a cabo la gestión de previsión y el análisis de la actividad del cliente, es decir, sus tendencias y preferencias en las compras, lo que permite introducir en las empresas productos novedosos o cambios en la fabricación de nuestros productos con las necesidades que el cliente requiere. La existencia de los almacenes es primordial como soporte de la función logística y demuestra la necesidad de llevar a cabo una gestión de almacenes en toda su extensión.

13 Para aprender más Tendencias del comercio electrónico que impactarán en 2014 Volusion channel (2014). 5 Ecommerce Trends to Make an Impact in 2014 Two Minute Tuesdays Video de YouTube, obtenido de: https://www.youtube.com/watch?v=icouqksdspa Obtén la satisfacción de tu cliente con la cadena de suministro adecuada. Instituto Tecnológico de Reynosa. (2013) Cadena de suministro Coca- Cola. Video de YouTube, obtenido de: http://www.youtube.com/watch?v=- O1O1Fo5cek

14 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual: 1. Investigarás y explicarás ampliamente los factores que pueden afectar la previsión de compras. 2. Tomando el rol del departamento de compras de una empresa dedicada a la fabricación de estufas, identifica las compañías que puedan ser tus proveedores, incluye uno de cada tipo (fuente, productor y mayorista). La extensión del documento será de 3 a 5 cuartillas en documento de texto, al final tendrás que guardarlo en formato PDF para subirlo a la plataforma de la asignatura. En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Investigación

15 Bibliografía Instituto Tecnológico de Reynosa. (2013) Cadena de suministro Coca- Cola. Video de YouTube, obtenido de: http://www.youtube.com/watch?v=- O1O1Fo5cek Marketing Publishing. (2007) Compras e inventarios. España: Ediciones Díaz de Santos. ProQuest ebrary. Web. 15 October 2014. Reynolds, J. (2010) e-business: una perspectiva de gestión. España: Editorial UOC. ProQuest ebrary. Web. 27 October 2014. Rubio Ferrer, J. y Villarroel Valdemoro, S. (2012) Gestión y pedido de stock. España: Ministerio de Educación de España. ProQuest ebrary. Web. 27 October 2014. Volusion channel (2014). 5 Ecommerce Trends to Make an Impact in 2014 Two Minute Tuesdays. Video de YouTube, obtenido de: https://www.youtube.com/watch?v=icouqksdspa