Administración de Compras e Inventarios

Transcripción

1 Administración de Compras e Inventarios

2 1 Sesión No. 2 Nombre: La función de compras Contextualización Pareciera una actividad hasta cotidiana y sin mucha complicación, ya que el comprar se ha convertido en una tarea y acción tan humana como el respirar; sin embargo a nivel profesional e institucional es sumamente indispensable contar con conocimientos específicos, herramientas, estrategias y experiencia en el ramo para que las empresas obtengan el mejor beneficio al mejor precio. En estas primeras semanas nos centraremos en lo esencial de la función de compras, revisando la importancia, los tipos de compras, su proceso las estrategias de las mismas.

3 2 Introducción al Tema El proceso de compras inicia con la requisición de materiales, éste es un documento interno que maneja la empresa u organización para planear las necesidades del departamento de producción u otros departamentos, incluso de otras sucursales, a través del departamento de almacén. Se recomienda que la requisición del material se haga con toda claridad, de forma minuciosa y detallada, con la finalidad de evitar confusiones o errores al momento de solicitar cotizaciones a los proveedores previamente seleccionados y evaluados.

4 3 Explicación 1.3 El proceso de compras Sabías que existen ciertos criterios para elegir a los proveedores? Los proveedores deben ser elegidos con base en dos aspectos: Capacidad financiera: se debe investigar la confiabilidad financiera en caso de que se manejen anticipos; la situación financiera desfavorable puede limitar la probabilidad de abastecimiento por parte de una empresa y la capacidad técnica cuando se trata de materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad. Capacidad instalada: nos permite saber si la empresa tiene disposición y capacidad de enfrentarse con la obligación de producir materiales en determinado tiempo. Esta capacidad se manifiesta en las características del inmueble, en su maquinaria y equipo, su capacidad productiva real, disponibilidad de equipos especiales, número de empleados y otros. El departamento de compras deberá analizar, revisar y evaluar a cada uno de los proveedores que están en condiciones de surtir los materiales requeridos; y es el Jefe de compras quien decide, finalmente, quién surtirá la mercancía, considerando siempre al proveedor que proporcione mejores condiciones a la propia empresa. Registro de proveedores Para tener un registro de proveedores, amplio y completo, es conveniente considerar los siguientes puntos: Hacer un directorio alfabético y clasificado de los proveedores en el que consten los datos necesarios para facilitar las compras. Elaborar un expediente de cada proveedor, archivado en orden alfabético. Relación de operaciones y negociaciones efectuadas con los proveedores.

5 4 Orden de compra La orden de compra es un contrato previo utilizado por las prácticas comerciales en toda empresa u organización, que pueden variar en su forma, tamaño o extensión de acuerdo con las necesidades de cada una. La orden de compra se convierte automáticamente en un contrato de compra-venta en el mismo momento en que firman, tanto el comprador como el proveedor, por tal razón se generan obligaciones y derechos en ambas partes. Registro de control En el departamento de compras, generalmente se llevan a cabo los siguientes registros y controles. REGISTRO DE COMPRAS Se lleva a cabo en tarjetas, expedientes o archivos electrónicos en donde se anotan los pedidos hechos a los diferentes proveedores, la cantidad comprada, descuentos, fallas, condiciones de pago, forma de entrega, calificación de proveedor o algún otro. REGISTRO DE CONTRATO Se recomienda que sea realizado por proveedores, conservando copias de los contratos, convenios y circulares que se han efectuado con los proveedores, así como papeles anexos involucrados. REGISTRO DE PROVEEDOR En éste se anota el nombre de la empresa, domicilio, teléfono, giro, fabricante o distribuidor, funciones, nombre del representante, calificación en precio, condiciones de pago y de entrega, y todos aquellos datos o aspectos que la empresa considere necesarios para el control estadístico de sus procesos. REGISTRO DE PRECIO O COTIZACIÓN Se archivan todas las listas de precios, cotizaciones, catálogos y circulares. Se recomienda también para proveedores

6 5 I.3 Compras y estrategia competitiva Los principales requisitos para comprar son los siguientes: Precio. El jefe de compras debe lograr el mejor precio para su empresa, atendiendo los demás requisitos de compra. Esto puede variar por políticas de venta del proveedor, como por ejemplo: precios por introducción de nuevos productos. Calidad. La determina el departamento de producción, quien produce los artículos que colocan a la empresa en posición competitiva. Cantidad. Es el volumen o número de objetos que se solicita para que la producción sea continua y de acuerdo con la orden de compra. Condiciones de entrega. Es la forma en donde se establecen los elementos a considerar para la recepción de la materia prima en una empresa, por ejemplo: el lugar en que se entrega el material, tiempo de entrega, garantía del material, tipo de embalaje para su entrega, entre otros. Condiciones de pago. Es una cláusula en la orden de compra de la que depende la ejecución del contrato. Las condiciones pueden ser: de contrato riguroso contra entrega (ce), cobrar o devolver (cod), cobrar al entregar (cae), de contado comercial a 30, 60 o 90 días después de entregada la mercancía y previa presentación de factura y documentos, con anticipo. Garantía. Responsabilidad adquirida por un proveedor que responde al valor de calidad de lo que vende. La garantía puede ser total, parcial o por cierto tiempo. Servicio de posventa. Se refiere a los convenios que se celebran con los proveedores, a fin de proporcionar a los compradores refacciones, servicio de mantenimiento, capacitación a personal, etc., cuando así se requiera.

7 6 Conclusión Para finalizar con la sesión recordemos: será de mucha ayuda si elegimos a nuestros proveedores sabiamente, recordando estos dos aspectos, capacidad financiera y capacidad instalada. Se deben analizar muy detalladamente estos dos para tener mayor seguridad en nuestras decisiones. De igual forma es importante mantener un directorio de nuestros proveedores para tener un mejor control, además de tenerlos a la mano cuando así se requiera. No debemos quitar de nuestra vista los requisitos que nos ayudarán a tener compras inteligentes: recordar que el precio es algo importante, no descuidando la calidad del producto y teniendo muy en mente la cantidad que se requerirá; finalmente fijar las condiciones de entrega y de pago, confirmando la garantís y/o servicios de posventa.

8 7 Para aprender más Qué es y para qué sirve el outsourcing? La competencia, nuevos enfoques Hoy en día está en boga contratar en las empresas el outsourcing (subcontratación), haciendo que del almacenamiento y la distribución esté presente en actividades relacionadas con los sistemas de investigación, información e incluso marketing, hasta llegar a lo que conocemos como la competencia. Desde hace muy poco tiempo las empresas están sufriendo un proceso cambiante que las lleva a la búsqueda de la competitividad en su estructura administrativa. Los empresarios están conformando alianzas que los harán colaborar estrechamente con sus competidores, como la única fórmula trascendental que los ubicará en un mejoramiento constante, progresivo y actual de la competitividad. Las empresas están descubriendo que con estos acuerdos y negociaciones es posible y muy probable que las dos partes ganen en un determinado segmento del mercado, aunque en otras actividades o rubros sigan siendo competidoras. Esta nueva situación presupone un complejo, pero no difícil cambio de cultura, por lo que deberán desarrollar los mejores acuerdos con los proveedores y fabricantes, así como con los clientes a los que atentamente deberán escuchar para conocer sus necesidades.

9 8 Actividad de Aprendizaje Al realizar esta actividad el alumno podrá demostrar el nivel de apropiación del conocimiento obtenido a través de esta sesión, para esto elaborará un reporte, en Word, de dos cuartillas, sobre los temas tratados en está, tomando en cuenta que se evaluarán las siguientes características: Objetivo: describe de manera clara el propósito de su reporte. Procedimiento Resultado Conclusión Bibliografía Bibliografía, ortografía y redacción Al finalizar el desarrollo de este tendrás que subirlo a la plataforma.

10 9 Referencias Calimeri, M. (1979). Las Compras: cómo programarlas, organizarlas y controlarlas. Barcelona: Editorial Hispano Europe. Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía Editorial Continental. Martínez, E. (1999). Gestión de compras. Madrid: Fundación Confemetal