Instructivo para el llenado del Formato 02 Control de Cambios Pestaña Solicitud de Cambios Datos Generales Se refiere a los datos generales del aplicativo y control de cambios Campo Descripción N de Control de Número proporcionado por Control Interno para dar seguimiento al asunto. Cambio Fecha de Solicitud Fecha en que la solicitud es recibida por Control Interno. de la Identificación del sistema o servicio modificado o nuevo. Aplicación del Módulo Identificación del modulo del sistema o servicio modificado o nuevo (en caso de aplicar) N de Solicitud Identificación del número de solicitud del cambio por parte del área usuaria, pudiendo ser: Número de Memorándum Número de Oficio Número de Solicitud Redmine Fecha de solicitud mediante Correo Electrónico (se deberá anexar el correo) Categoría Identificación de la categoría de acuerdo al grado de afectación, pudiendo ser: Categoría 1 afecta todos los servicios Categoría 2 afecta varios servicios Categoría 3 afecta un servicio Categoría 4 afecta a ningún servicio Datos del Solicitante Se refiere a los datos del solicitante del cambio, generalmente es el área usuaria, puede ser la persona que firma el oficio o memo con la solicitud oficial o la persona que hace la solicitud mediante ticket o correo electrónico. En caso de que el solicitante sea Director(a) y no pueda conseguirse la firma, puede firmar personal de menor rango, indicando su nombre y cargo en la sección de firma del solicitante. completo de la persona que solicita el cambio. DEP. / OPD / U.A. Dependencia u Organismo Público Descentralizado al que está adscrito el solicitante del solicitante del cambio., puesto o función del solicitante del cambio. del solicitante del cambio. Extensión Extensión del solicitante del cambio. Correo Electrónico Correo Electrónico del solicitante del cambio. Datos del Coordinador del Cambio Se refiere a los datos del líder de desarrollo o jefe de departamento o desarrollador encargado de coordinar el cambio, es decir, solicitar la implementación del cambio en completo de la persona que coordina el cambio. DEP. / OPD / U.A. Dependencia u Organismo Público Descentralizado al que está adscrito el coordinador del coordinador del cambio., puesto o función del coordinador del cambio. del coordinador del cambio. Extensión Extensión del coordinador del cambio. Correo Electrónico Correo Electrónico del coordinador del cambio. Datos del Líder de Infraestructura Se refiere a los datos del líder de infraestructura (Centro de Datos o Base de Datos) encargado de implementar el cambio, es decir, ejecutar la implementación del cambio en En caso de que las actividades sean realizadas por ambas áreas esta sección quedará en blanco. completo de la persona que implementa el cambio. DEP. / OPD / U.A. Dependencia u Organismo Público Descentralizado al que está adscrito el coordinador del coordinador del cambio., puesto o función del coordinador del cambio. del coordinador del cambio.
Extensión Extensión del coordinador del cambio. Correo Electrónico Correo Electrónico del coordinador del cambio. Análisis de Impacto Listado de las aplicaciones o servicios relacionados o afectados con la implementación del cambio. de la Identificación del sistema o servicio relacionado o afectado. aplicación Tipo de afectación o Identificación del tipo de afectación o impacto. impacto Descripción del cambio Se refiere a la descripción general del cambio, objetivo, justificación, criticidad. Tipo de Cambio Identificación del cambio que solicita, pudiendo ser: Programado Urgente, para lo cual debe cumplir con alguno de los siguientes criterios: a. Que causen daño al erario público. b. Que sean aplicativos cuyo uso se encuentre en un periodo de alta demanda por parte del usuario, debido a disposiciones legales. c. Que afecten la imagen pública de la institución. d. Que se trate de sistemas de servicio para el ciudadano. e. Que se trate de aplicativos críticos que de no funcionar de manera adecuada, pudieran afectar los objetivos de la institución. f. Cuando se trate de una instrucción de un Secretario o Subsecretario. Motivo del cambio Criticidad Prioridad El cambio afecta al servicio Tiempo de afectación Descripción general (objetivo especifico, alcance) Observaciones Coordinador del Cambio Solicitante (usuario) Líder de Infraestructura Identificación del motivo del cambio solicitado, pudiendo ser: Imperativo Legal Error Mejora Otro Identificación de la criticidad del cambio solicitado, pudiendo ser: Alta: Afecta o detiene los servicios al usuario Media: Su instalación es compleja y/o delicada y/o requiere la intervención de varias áreas Baja: El resto de los cambios Identificación de la prioridad del cambio solicitado, pudiendo ser: 1 Cambios urgentes 2 Cambios de criticidad alta 3 Cambios de criticidad media 4 Cambios de criticidad baja Se tacha SI, cuando el cambio se realizará durante el horario de servicio del aplicativo; No, en caso contrario. Se llena con las horas y minutos en que el aplicativo no dará servicio durante el cambio, cuando éste afecta el horario de servicio. Narrativa que contiene la descripción general del cambio, debe incluir el objetivo específico y el alcance o una breve reseña de las actividades hechas en el aplicativo. En caso de aplicar, comentarios u observaciones al cambio., cargo y firma del coordinador del cambio. Para la formalización del cambio es requisito indispensable que el coordinador del cambio recabe la firma del solicitante en la línea superior respectiva. En caso de que la persona que firma en la línea de solicitante sea diferente a la persona nombraba en la sección de datos del solicitante, se deberá indicar el nombre y cargo. Esta firma aprueba la implementación de los cambios en producción, cargo y firma del líder de infraestructura (Centro de Datos o Base de Datos) encargado de implementar el cambio, es decir, ejecutar la implementación del cambio en
Pestaña Solicitud de Cambios Pruebas Sección en la cual se describen las pruebas realizadas o se hace referencia al documento de pruebas realizadas en la fase de construcción, o en su defecto se justifica el por qué no se realizaron pruebas en caso de que el cambio sea derivado de un error o no se pueda contar con el ambiente adecuado para realizar las pruebas. Descripción del Plan de Pruebas Fecha y horas de pruebas Evidencias de las pruebas realizadas Comentarios u observaciones Oficial de seguridad de la información Narrativa acerca de las pruebas realizadas, anexar en caso de que aplique el Formato de Pruebas de Aceptación y hacer referencia al mismo. En caso de que no se puedan realizar pruebas, describir la justificación En caso de que se hayan realizado pruebas, colocar la fecha y hora. Anexar en caso de que aplique el Formato de Pruebas de Aceptación y hacer referencia al mismo. Seguridad de la Información Marcar con una x si la implementación del cambio cumple con alguno de los criterios mencionados. Este campo debe ser llenado por el oficial de seguridad de la información (OSI) En caso de que se haya marcado alguno de los criterios de esta sección, el OSI, deberá escribir sus comentarios u observaciones y firmar esta sección e indicar el nombre y cargo. Plan de Trabajo Listado de actividades consecutivas que debe seguir el personal de infraestructura (centro de datos y/o base de datos) para la correcta implementación del cambio Área encargada Se refiere a Centro de Datos o Base de Datos (encargado de implementar el cambio), es decir, ejecutar la implementación del cambio en En caso de que las actividades sean realizadas por ambas áreas esta sección quedará como Dirección de Infraestructura. Fecha y hora Fecha y hora de inicio y termino, planeadas por el solicitante para la implementación del planeadas cambio Fecha y hora reales Fecha y hora de inicio y termino, reales capturadas por infraestructura en la implementación del cambio INFORMACIÓN PARA LIBERACIÓN (INGRES) los siguientes seis campos únicamente aplican para Ingres* Archivo* del archivo o reporte Versión* Número de la versión Bytes* Tamaño en disco, separado por miles Fecha* Fecha de liberación en formato DD/MM/YYYY Destino* Ruta destino del archivo modificado Observaciones* Narrativa con observaciones o comentarios relacionados con la implementación del cambio, por ejemplo indicar dónde se va a liberar la aplicación: Liberar en puebla y todas las oficinas Liberar en puebla y/o liberar en oficina XXXXX Observaciones Narrativa con observaciones o comentarios relacionados con la implementación del cambio, por ejemplo, la necesidad de ser informados para la secuencia de actividades. No. Número consecutivo del orden cronológico en que se efectuarán las actividades de implementación del cambio. Acción Descripción detallada de la acción o acciones a realizar para instalar el Cambio. Responsable o identificador del ejecutor de la actividad, pudiendo ser: BD Base de Datos CD Centro de Datos DDS Dirección de Desarrollo de Sistemas Fecha y Hora Planeada Fecha y hora planeada para ejecutar la actividad descrita. Lo llena DDS
Fecha y Hora Real Fecha y hora real en que se ejecutó la actividad descrita. Lo llena DIST REPL DRP Por el momento esta columna no debe llenarse Plan de Regreso Listado de actividades consecutivas que debe seguir el personal de infraestructura (centro de datos y/o base de datos) para regresar al punto inicial del aplicativo antes de la implementación del cambio. Área encargada Se refiere a Centro de Datos o Base de Datos (encargado de implementar el cambio), es decir, ejecutar el plan de regreso. En caso de que las actividades sean realizadas por ambas áreas esta sección quedará como Dirección de Infraestructura. Fecha y hora máxima Fecha y hora máxima para iniciar el plan de regreso, determinado por el coordinador del para iniciar el regreso cambio. Fecha y hora real del Fecha y hora de inicio y termino, reales capturadas por infraestructura en la regreso implementación del cambio Autoriza y firma de la persona que autoriza la ejecución del Plan de Regreso, debe ser el coordinador del cambio o un superior. No. Número consecutivo del orden cronológico en que se efectuarán las actividades del plan de regreso. Acción Descripción detallada de la acción o acciones a realizar para realizar el plan de regreso. Responsable o identificador del ejecutor de la actividad, pudiendo ser: BD Base de Datos CD Centro de Datos DDS Dirección de Desarrollo de Sistemas Fecha y Hora Planeada Fecha y hora planeada para ejecutar la actividad descrita. Lo llena DDS Fecha y Hora Real Fecha y hora real en que se ejecutó la actividad descrita. Lo llena DIST Rechazo o Reprogramación Sección en la cual, se podrá indicar el rechazo o reprogramación de un control de cambios programado, esta sección puede ser llenada por el líder de infraestructura o control de cambios, en la sesión de comité o al momento de implementación. Tipo Identificación del estado que guarda el cambio, pudiendo ser: En proceso Aceptado Rechazo Reprogramación Fecha en que se Fecha en la cual se decide rechazar o reprogramar el control de cambios. rechazó o reprogramó Fecha de En caso de que aplique se agrega la fecha en la cual se decide reprogramar el control de reprogramación cambios. Motivo del rechazo o Narrativa que indica el motivo por el cual se decidió rechazar o reprogramar el control de reprogramación cambios. Acciones requeridas para efectuar el cambio en la fecha programada Narrativa que indica las acciones requeridas para efectuar el cambio en la nueva fecha programada. Firmas
Coordinador del cambio Promotor (desarrollador) Control Interno Observaciones Líder de Infraestructura, cargo y firma del líder de desarrollo o jefe de departamento o desarrollador encargado de coordinar el cambio, es decir, solicitar la implementación del cambio en, cargo y firma del desarrollador que llevo a cabo el cambio en ambiente de desarrollo o pruebas., cargo y firma del Jefe de Control Interno. Implementación del cambio en ambiente productivo Narrativa en la cual el Líder de infraestructura puede describir algún suceso acontecido en el desarrollo de la implementación del cambio., cargo y firma del líder de infraestructura (Centro de Datos o Base de Datos) encargado de implementar el cambio, es decir, ejecutar la implementación del cambio en