SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO AVANCES El Sistema Integrado de Gestión MECI - CALIDAD fue establecido en la Terminal de Transportes de Armenia S.A. con el proceso de implementación del SGC bajo la NTC GP 1000:2009 en el año 2012, mediante Resolución 476 del 16 de Agosto de 2012, integra el Sistema de Control Interno junto con el Sistema de Gestión de la Calidad. La administración del Sistema está a cargo de la Gerencia. La evaluación y seguimiento al proceso, lo realiza la Oficina de Control Interno. Durante el segundo semestre del 2012 se llevó a cabo la implementación y el proceso de ajuste y actualización de los procesos, con el fin de dar cumplimiento a cada uno de los proyectos y metas establecidas en el Plan Anual de Operaciones 2012 y de mejorar el modelo de operación por procesos. De igual manera la gestión de la planeación, de las diferentes Unidades Económicas de la Terminal de Transportes de Armenia, se fundamenta en la ejecución del Plan Anual de Operaciones los cuales están sujetos a un seguimiento mensual por parte de la Gerencia, Jefes de Unidad Económica, Jefe de Control Interno y Profesional de Calidad con el fin de evaluar el cumplimiento de las metas establecidas. Esta información es reportada por cada Jefe de Unidad Económica dando cumplimiento al fundamento del Autocontrol. Se realizó seguimiento y actualización a la caracterización de los procesos de cada una de las Unidades Económicas de la Terminal de Transportes de Armenia, permitiendo dar cumplimiento al componente de Direccionamiento Estratégico. Se actualizó el Modelo de Operación por Procesos, incorporándose nuevos procesos como Control Interno, Presupuesto y Contable y Financiero. En desarrollo de la Política de Administración de Riesgo establecida en el Código de Buen Gobierno, se construyeron los Mapas de Riesgo por Proceso por cada una de las Unidades Económicas que hacen parte de la Estructura Administrativa de la Terminal de Transportes de Armenia, este proceso se llevó a cabo durante el segundo semestre de 2012, por parte de los profesionales de Calidad y Jefes de Proceso con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno basado en la metodología de administración del riesgo del DAFP, los mapas de riesgos por proceso son socializados e impresos donde pueden ser consultados por los trabajadores de la Entidad.
DIFICULTADES Con respecto al Sistema de Gestión de la Calidad, la certificación está vigente con ISO 9001:2008 y se espera sea solicitada para 2014 con la renovación del certificado con GP 1000:2009. Los grandes cambios en todos los procesos y la incursión de nuevos procesos al sistema, conllevaron ajustes y mantenimientos importantes, los cuales deben ser implementados en un plazo no inferior a un año, teniendo en cuenta que involucra a todos los trabajadores y partes interesadas. Dentro de la Política de Talento Humano, es importante dar continuidad a los programas de formación y actualización, teniendo en cuenta que se llevaron a cabo capacitaciones para dar cumplimiento a las actividades del proceso de desarrollo del talento humano, principalmente en los temas de Salud ocupacional, Contable, Contratación, Control Interno y Calidad. La aplicación del Programa de Inducción y Re-inducción debe dar continuidad a la difusión de toda la documentación del MECI, además de la socialización de los nuevos procesos incorporados al sistema y actualización al mapa de procesos. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÒN AVANCES A través de la Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, se adelantó durante el segundo semestre del año 2012, la actualización del Modelo de Operación por procesos, se establecieron y reorientaron los procedimientos de cada unidad económica de acuerdo con la caracterización de procesos, cumpliendo con la exigencia del Plan Anual de Operaciones 2012. Desde las oficinas de Calidad y de Control Interno, se vienen publicando los procedimientos, las caracterizaciones, los mapas de riesgos, el normograma, servicio no conforme y registros para cada Unidad Económica, después de cumplir con todo el proceso de actualización. Igualmente, se encuentra impresa información relacionada con el Contexto Estratégico, el Manual de Calidad, el Código de Ética. Los procedimientos obligatorios, los mapas de riesgos, los documentos internos, entre otra documentación del Sistema Integrado de Gestión, se actualizan y se gestionan los cambios a través de la Coordinación del Sistema, los cuales son reevaluados y actualizados en la medida en que se presentan cambios en el modelo de operación por procesos.
La Terminal de Transportes de Armenia, cuenta con un sistema de información donde se procesa y difunde información de carácter administrativo y financiera. Dentro de la comunicación informativa y medios de comunicación, se cuenta con el portal Web, donde se publica información institucional, de servicios de empresas de transporte y contratación. Complementariamente, se dispone de otro tipo de contenidos en el portal Web, servicios y enlaces con Entes gubernamentales. Los procesos de comunicación son generados por la Gerencia General apoyado por el SGC y Contratación y compras, el mantenimiento del Portal WEB de la Terminal de Transportes de Armenia está apoyado por un proveedor externo. Con respecto a la actualización de las Tablas de Retención Documental, la Entidad inició el diagnóstico en cada una de las Unidades Económicas con respecto a la producción de documentos, con el propósito de actualizar la codificación en la mancheta de todos los documentos y dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley General de Archivo y las normas reglamentarias. DIFICULTADES Al implementar el Modelo Estándar de Control Interno durante el segundo semestre del año 2012, se requiere aunar esfuerzos para garantizar el adecuado mantenimiento y mejora continua de los componentes y elementos que lo integran, comprometiendo a la alta dirección e involucrando a todos los funcionarios y trabajadores de la Terminal de Transportes de Armenia en busca de garantizar la continuidad y el logro de los resultados esperados. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN AVANCES La Oficina de Control Interno de la Terminal de Transportes de Armenia, se creó como una dependencia asesora adscrita a la Gerencia General, dependiendo directamente de ésta. La gerencia de la Terminal de Transportes de Armenia cuenta con herramientas de autoevaluación del Sistema Integrado de Gestión, indicadores por objetivos de calidad y por proceso, procedimientos, manuales, mapas de riesgos y controles, entre otros, herramientas socializadas y manejadas por todo el personal de la entidad.
Se presentó, discutió y aprobó en el Comité Coordinador de Control Interno y el Comité de Calidad, la adopción del MECI mediante resolución 476 del 16 de Agosto de 2012 en donde se definen los roles del Sistema Integrado de la Gestión para la Terminal de Transportes de Armenia y se asignan funciones y responsabilidades del modelo de operación por procesos de la Entidad. Igualmente se aprobó el proyecto de Actualización del Código de Ética y Código de Buen Gobierno. DIFICULTADES La Oficina de Control Interno deberá dar continuidad a las actividades de seguimiento a los Planes de mejoramiento, a los mapas de riesgo, elaboración y presentación de informes trimestrales sobre austeridad en el gasto, y la realización de auditorías internas programadas, evaluar y asesorar a los Jefes de Unidad Económica en procesos administrativos y de gestión, de acuerdo con los requerimientos de la alta dirección. Con la implementación del MECI 1000:2005 y de la NTCGP 1000:2009, es necesario que dentro del Sistema de Gestión de Calidad, se implemente el Plan de Capacitación, dando continuidad al programa de inducción y re-inducción tanto a los antiguos como a los nuevos funcionarios de la organización y la actualización de la documentación del Sistema de Gestión, los documentos, así como estructurar el Plan de Capacitación del programa de Salud Ocupacional. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El estado del Sistema de Control Interno de la Terminal de Transportes de Armenia para el 2012, presenta un avance 80.29% y la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad presenta un avance de 91% Los subsistemas que componen el Sistema de Control Interno presentaron los siguientes avances: subsistema de control estratégico 97 % (semáforo verde), subsistema de control de gestión 64 % (semáforo amarillo) y subsistema de control de evaluación 95 % (semáforo verde). Los siguientes componentes presentan concepto MECI calidad de semáforo amarillo: - Planes de mejoramiento - Información
Los siguientes componentes presentan concepto MECI calidad de semáforo verde: - Ambiente de control - Direccionamiento estratégico - Administración de riesgos - Actividades de control - Autoevaluación - Evaluación independiente Los siguientes componentes presentan concepto MECI calidad de semáforo rojo: - Comunicación publica RECOMENDACIONES 1) Hacer inducción y reinducción a los funcionarios nuevos y antiguos para darles a conocer la misión, visión, objetivos, planes, programas, proyectos, modelo de operación, estructura, normatividad, y dar a conocer los cambios organizacionales, técnicos o normativos que se puedan presentar en la organización. Lo que facilita la toma de decisiones y favorece el clima laboral, el compromiso y la transparencia. 2) Propiciar periódicamente espacios de socialización al nivel directivo, con el fin de difundir y realizar seguimiento a las políticas establecidas en el Código de Buen Gobierno. 3) Los líderes de cada proceso y la gerencia, deben de crear estrategias para motivar a los funcionarios de cada unidad económica, con el fin de que consulten de manera permanente los manuales y documentación del sistema. 4) La gerencia debe socializar cuatrimestralmente con su equipo de trabajo, la Encuesta de Autoevaluación del DAFP y los informes de gestión producidos que emiten producto de la evaluación de la Oficina de Control Interno; con el fin de dar valor agregado a la cultura del autocontrol y al logro de los objetivos institucionales. 5) Los Líderes de los procesos (unidades económicas), deben administrar y elaborar periódicamente los informes de seguimiento de riesgos y el contexto estratégico, en los formatos implementados en MECI.
6) Socializar cuatrimestralmente la encuesta de Autocontrol MECI, con el fin de que los funcionarios identifiquen y se apropien de las herramientas de control que regulan sus procesos en áreas de desempeño institucional. 7) El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno debe hacer seguimiento a las recomendaciones implementadas en el Informe Ejecutivo Anual validado por la Gerencia y solicitar a los jefes de de las unidades económicas la realización y documentación de planes de mejoramiento, conforme a los términos de plazo suscritos con la Oficina de Control Interno de la entidad.