ELECTRIFICADORA DEL META S.A.-EMSA Consultoría para el acompañamiento de la implementación del nuevo marco normativo contable para las empresas que se encuentran bajo el ámbito de contabilidad pública e Información Financiera para Entidades Gubernamentales que no cotizan en el mercado de valores, ni captan ni administran ahorro al público, de acuerdo con la Resolución 414 de 2014 expedida por la Contaduría General de la Nación el 8 de Septiembre de 2014, mediante la cual se incorpora como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Conceptual y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos aplicable a las empresas definidas en el artículo segundo de dicha resolución. Objetivo: ANALISIS DEL IMPACTO TECNOLÓGICO Realizar un análisis del impacto en los cambios tecnológicos necesarios para la adecuada adopción e implementación del nuevo marco normativo contable para las empresas que se encuentran bajo el ámbito de contabilidad pública e Información Financiera para Entidades Gubernamentales que no cotizan en el mercado de valores, ni captan ni administran ahorro al público, de acuerdo con la Resolución 414 de 2014. Alcance: El alcance del presente documento es relacionar los principales impactos tecnológicos y las necesidades relacionadas en cada uno de los componentes que afectan de manera directa la adopción del nuevo marco en Electrificadora del Meta S.A.-EMSA. 1
TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN... 3 II. CONTETO DE LA TECNOLOGIA... 4 A. Arquitectura Actual... 4 B. Contexto de Adopción... 6 III. MARCO METODOLOGICO... 8 IV. DIAGNÓSTICO DE IMPACTOS... 9 V. RESUMEN Y CONCLUSIONES... 11 Conclusión General... 11 Inductores del Proyecto de ajuste Tecnológic:... 11 Aspectos relevantes que requieren definición... 12 Consideraciones Finales... 13 2
I. INTRODUCCIÓN Este documento resume aspectos del análisis adelantado sobre la tecnología instalada en ELECTRIFICADORA DEL META S.A., a fin de aproximar los desafíos y acciones que deben ser asumidos para el ajuste de los sistemas de información CONTABLE Y FINANCIERO en este caso (SAP), en línea con la adopción de las normas internacionales de información y reporte financiero. A partir de la identificación de la plataforma de información y su capacidad de adaptabilidad a los requerimientos impuestos por el proceso de implementación normativa, considerando además que a nivel tecnológico el impacto va asociado a los componentes de tecnología involucrados de hardware y software, que soportan los requerimientos NIIF, los cuales evolucionan a la medida de las exigencias, se desarrolló el análisis expuesto enseguida, como un elemento de estudio y aplicación, que implicará nuevas inversiones en recursos de tiempo, personal, apoyo externo y financieros que deben cuantificarse. 3
Gerencia Comercial Facturación Atención al Cliente Cartera Mercadeo Contact Center Transacciones Comercial (Telemedida) Gerencia Distribución Distribución Planeamiento eléctrico Líneas y redes Subestaciones Ingeniería Gerencia Financiera Admin Contabilidad Presupuesto Tesorería Logística TIC Abastecimiento Gerencia Gestión Humana Bienestar Social Evaluación Desempeño Salud Ocupacional Nomina, admón. personal Secretaria General Disciplinarios Administración de proc. Legales Jurídica Control Interno Gerencia de planeación Mejoramiento Organizacional Proyectos Estratégicos Gerencia General Ing. Corporativa y comunicaciones Responsabilidad Social II. CONTETO DE LA TECNOLOGIA A. Arquitectura Actual La electrificadora del Meta presenta en la actualidad las siguientes aplicaciones relacionadas con las funciones financieras: Comercial Distribución Financiero Administrativa y Gestión Humana Jurídica C.I. Planeación Gerencia General Aplicación SIEC SAP SP6 ORFEO PRIME SPARD EPS30 (Venta Prepago) Ubiest Gestión de Activos Soluaudi SCADA Ofimática Consulta Protocolos 4
Neos (Mesajeria instantanea interna) Intranet (Consulta de documentos calidad) Digiturno Joomla (Editor de contenidos web) Generador Certificados Retenciones Proveedores Antivirus OMS (Registro de fallas clientes) Fillezila (Cliente para transferencia de archivos) Liquidación clientes STR Y AP (Aplicación en Access) Generador de informes cierre cartera (Aplicación Access) Publicación de procesos de contratación Envío electrónico de facturas de los clientes Consulta factura de clientes en la web Teamviewer (acceso remoto) 5
Para nuestro estudio las aplicaciones con impacto directo a nivel tecnológico para la implementación NIIF se relacionan a continuación, junto con las áreas de los usuarios que tendrán alcance: Aplicación SIEC SAP SP6 Áreas Gerencia comercial, Facturación, Atención al cliente, Cartera, Mercadeo, Contact Center, Transacciones, Comercial telemedida, Gerencia de distribución, Planeamiento Eléctrico, Líneas y redes, subestaciones, Ingeniería, Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Logística, Jurídica, Control Interno, Gerencia General. Gerencia comercial, Facturación, Cartera, Gerencia de distribución, distribución, Líneas y redes, subestaciones, Ingeniería, Gerencia Financiera, Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Logística, TIC, Abastecimiento, Control Interno, Gerencia de Planeación, Gerencia General. Gerencia Financiera, Contabilidad, Tesorería, Abastecimiento, Gerencia Gestión Humana, Evaluación de desempeño, Nómina y administración de personal, Control Interno. B. Contexto de Adopción A continuación señalamos algunos de los temas relevantes en el estudio que compete a este documento: Capitulo: Hace referencia a la definición de los elementos de los estados financieros de acuerdo con la normativa y el documento de Normas para el Reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos bajo la resolución 414 de 2014. 6
Sección: Relaciona el subtema especifico por grupo de cuentas contemplados para cada capítulo dentro del documento de Normas para el Reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos bajo la resolución 414 de 2014. Cuenta Local: Hace referencia al código de cuentas por grupo bajo el Régimen de Contabilidad Pública, establecido por la contabilidad para el Catálogo General de Cuentas versión 2007.14 Cuenta NIIF: Hace referencia al código de cuentas por grupo bajo el Régimen de Contabilidad Pública, establecido por la contabilidad para el Catálogo General de Cuentas de la resolución 139 del 24 de marzo de 2015 y sus modificaciones. Ledger: Libros transaccionales habilitados para su uso en (SAP), en la actualidad se encuentran aperturados tres: Local, Fiscal y NIIF, convirtiéndose el ledger NIIF en la implementación en el libro principal del que se replica la información a los demás. Política Contable: Son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la empresa para la elaboración y presentación de los Estados Financieros. Medición: Para reconocer un elemento en los estados financieros este debe tener un valor que se haya determinado con fiabilidad. La medición es el proceso mediante el cual se asigna un valor monetario al elemento. Este proceso se lleva a cabo en dos momentos diferentes en el reconocimiento y en la medición posterior. Impacto Tecnológico: Se entenderá como los cambios surgidos para alguno de los libros a partir de los requerimientos que surgen por la aplicación de las normas. Necesidad: Requerimientos específicos para el sistema de información, permitirá evaluar si se requiere de algún tipo de aplicación o desarrollo o si se puede soportar bajo un proceso estándar para dar cumplimiento a lo requerido por la implementación. Libro principal: Considerando que el periodo de transición implica mantener información tanto para las normas vigentes como para las normas en proceso de implementación, así como que es necesario priorizar los libros contables en la tecnología instalada, se propone como libro principal el de la norma internacional NIIF y secundarios los de Local y Fiscal. 7
III. MARCO METODOLOGICO El impacto de la conversión hacia NIIF en los sistemas de información de ELECTRIFICADORA DEL META S.A., generado por las diferencias conceptuales con las normas locales incitan a reflexionar sobre: Diferencias en el tratamiento contable, que pueden requerir de nuevos datos o nuevos atributos en el manejo de datos contables para dar cumplimiento a las NIIF. Estructura de cuentas contables y sus políticas relacionadas. Cambios en los métodos de medición (lógicas de cálculos) Las aplicaciones tecnológicas actuales de preparación de estados financieros pueden ser modificadas. Cambios en los sistemas de reporte. Exigencia de ajustes y nuevos informes que no solamente cubren el diseño del reporte sino que pueden apoyarse en el lenguaje utilizado para la generación de los mismos bajo estándares BRL. Conciliación entre NIIF con Local, fiscal y otras normas o regulaciones contables. El resultado de analizar estos temas requiere presupuestar y articular un proyecto de tecnología que se integre con objetivos corporativos que impliquen el desarrollo de soluciones. 8
Dado el carácter del proceso contable, las funcionalidades del sistema de información que se ven impactadas en la adopción de la norma, y que deben ser objeto de análisis, corresponden a: Parametrización, Reconocimiento y registro, Medición y Presentación. IV. DIAGNÓSTICO DE IMPACTOS Las aplicaciones existentes deben considerar: Multilibro: Dado que será necesario mantener información contable y fiscal bajo la norma vigente, simultáneamente con información bajo NIIF, la contabilidad debe poder generar los registros desde una base transaccional. Multicontabilidad: A fin de facilitar el uso del sistema de información es conveniente que a partir de un mismo registro, se pueda originar la información para satisfacer las normas local, NIIF y Fiscal. Estados Financieros: Atendiendo la norma, el sistema debe contar con facilidades para modificar el diseño de los estados financieros, de acuerdo con las exigencias de los entes de supervisión y control, así como con la dinámica de las NIIF. 9
Notas de Revelación-Notas a los Estados Financieros: El sistema de información debería facilitar la construcción de información que satisfaga los requerimientos de divulgación de las NIIF. Requerimiento de hardware: El proveedor del software, debe entregar los requerimientos mínimos en hardware para almacenamiento y procesamiento con los que debe contar EMSA, para la implementación del software. Con base en el contexto enunciado en el titulo anterior y mediciones generales sobre la tecnología a continuación se resume la valoración de los impactos para los temas contables y financieros desde el punto de vista tecnológico: Impacto Nivel Icono Descripción TI-SAP Y OTROS Importante Moderado Bajo N/A Implica cambios en las funcionalidades de los procesos para registro, medición, presentación de informes y datos para revelación de información, así como procesos de consolidación. Los ajustes son menores y pueden ser absorbidos mediante cambios puntuales en los aplicativos. Los impactos corresponden a ajustes en parámetros de los sistemas o desarrollos menores. No existen sistemas de información que sea impactado o lo que se tienen no requieren ajuste. La siguiente es la calificación asignada a los rubros analizados a partir de la norma internacional y que generan un impacto a nivel tecnológico que debe ser tomado en cuenta y que se analizan en el Anexo A. Dx. Tecnológico SAP : 10
Nivel Sección Impacto TI EFECTIVO Y EQUIVALENTES DEL EFECTIVO INVERSIONES CUENTAS POR COBRAR DETERIORO DE CARTERA INVENTARIO DETERIORO DE INVENTARIOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO INTANGIBLES PRÉSTAMOS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR BENEFICIOS A EMPLEADOS PROVISIONES INGRESOS El detalle del diagnóstico de estos rubros se observa en el Anexo A. Dx. Tecnológico SAP, así como el detalle de los cambios en la cuentas del Catálogo General de Cuentas de acuerdo con lo señalado en la Resolución 437 del 12 de agosto de 2015 sobre la información a reportar respecto al Estado de Situación Financiera de Apertura Anexo B. PUC Homologado. V. RESUMEN Y CONCLUSIONES Conclusión General: Resultado del diagnóstico adelantado se puede concluir que los impactos derivados de la adopción de NIIF requerirán de ajustes en la tecnología que apoya el reconocimiento, es decir registro de la información, así como la medición de los conceptos, la presentación de los reportes requeridos por las partes interesadas incluidos los estados financieros y las revelaciones. Inductores del Proyecto de ajuste Tecnológico: El proceso de adopción de NIIF no puede ser el único inductor para definir la transformación, ajuste o cambio de las plataformas tecnológicas, esto debe ir acompañado de la satisfacción de las necesidades del negocio y la maduración de sus sistemas de información, elementos que junto con las experiencias de implementación ayudarán a determinar la inversión y esfuerzo de un proyecto de estos se deriva. 11
a) Definición de los requerimientos del negocio. En este sentido es importante en primera instancia definir los requerimientos del negocio, resultado de adelantar el ajuste interno de procesos, que considere el análisis y la maduración tanto del modelo operativo como de dichos procesos. Este estudio también considerará los requerimientos identificados en el marco del diagnóstico funcional de la adopción de NIIF. El producto del proyecto señalado inducirá un grado de ajuste de mayor aproximación que requiera la tecnología. b) Utilización de la tecnología. La directriz de la Electrificadora es la actualización y adaptación de sus sistemas de información para que cumplan con lineamientos aquí expuestos. Aspectos relevantes que requieren definición. En línea con lo indicado en este documento, será necesario adelantar los siguientes pasos a fin de proceder a construir el proyecto de ajuste tecnológico: a) Confirmación de políticas contables y directrices financieras. Es necesario formalizar las políticas contables que direccionarán los procesos de registro, medición consolidación a fin de establecer las directrices que orientarán los ajustes tecnológicos. b) Definición de la estrategia de tecnología. La definición de la estrategia a seguir para la tecnología se orienta bajo el entendimiento de los planes y objetivos internos de forma que esté alineada con la norma de adopción en Colombia: 1. Definición de los requerimientos del negocio. Previo el desarrollo del proyecto ajuste de los procesos (modelo operativo). 2. Preparación del proyecto. Desarrollo de los protocolos internos para la preparación de términos de referencia. 3. Ejecución del proyecto. Se deben iniciar las actividades de implementación. 4. Generación del balance de apertura (Estado de situación financiera de apertura). Este es un elemento externo al ajuste de la solución, pero que se debe entender que genera esfuerzos para producir información requerida en los análisis y mediciones de reconocimiento inicial. 5. Ejecutar el proyecto de alistamiento y ajuste tecnológico, incluidas las pruebas respectivas y su puesta en productivo. 6. Carga y reprocesamiento. Carga del balance de apertura. Reprocesamiento de enero a la fecha de implementación de la solución de la información de componentes como Propiedad planta y equipo, costos, cartera, bajo las mediciones de las NIIF. 12
7. Ingreso del movimiento transaccional, se debe actualizar la información en la solución para que quede al día en el mes seleccionado por la compañía. 8. Normalización de la operación, adopción de los ajustes funcionales y demás aspectos relacionados con la gestión del cambio. 9. Generación de los estados financieros no comparativos a diciembre de 2015. Año 2016: El año 2016 será un proceso de aseguramiento, seguimiento y mantenimiento de la solución integral basada en los requerimientos del negocio y por ende en la adopción de Niif. Finalmente la generación de los primeros estados financieros comparativos. La contabilidad transaccional debe realizarse desde 01 de enero de 2016. Consideraciones Finales. Dados el alcance, impacto e importancia del proyecto a continuación ponemos algunas consideraciones necesarias para el desarrollo: a) Participación del equipo NIIF y gerencial en la definición, desarrollo y sostenibilidad del proyecto. b) Ajuste de procesos alineados a los requerimientos del negocio, incluidos los que se han originado por la adopción de NIIF. c) Asignación de recursos al proyecto (Económicos, humanos, Técnicos, Logísticos). d) Ejecución y control del proyecto e) Definición del modelo de control y seguimiento al modelo operativo, los procesos implementados y la solución tecnológica en producción, específicamente para el reporte exigido por las NIIF. 13