Pág. 1 de 7 I N D IC E 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDAD 4. DEFINICIONES 5. MODO OPERATIVO 6. ARCHIVO 7. REFERENCIAS 8. ANEXOS REALIZADO POR : REVISADO POR : APROBADO POR : Cargo Comité de la Calidad Cargo Representante Gerencia Cargo Gerente General Nombre Carlos González Andrade Nombre Orlando Torres Sandoval Nombre Jorge Anibal Moya D. Fecha 2016 Fecha 2016 Fecha 2016
1. OBJETIVO Pág. 2 de 7 Este Procedimiento tiene como fin describir el sistema implementado por Ag. Ad. Jorge Anibal Moya y Cía. Ltda. Para asegurar el tratamiento de las no conformidades del sistema de gestión de la calidad detectadas y sus acciones correctivas y preventivas. Además, asegurar que el servicio que no está conforme con los requisitos especificados esté impedido de su uso, tomando las acciones correctivas o preventivas apropiadas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales. 2. ALCANCE A todos los servicios, procesos o actividades del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. RESPONSABILIDADES El Representante de la Gerencia es responsable de: Verificar la eficiencia de las acciones implementadas, y de llevar el control de registros de evaluación. Los Encargados de Áreas son responsables de: Tomar determinaciones sobre las No conformidades detectadas en la Ag. Ad. Jorge Anibal Moya y Cía. Ltda., (si la acción es una corrección o corre el riesgo de repetirse y se requiere de una propuesta de Acción Correctiva). El Comité de la Calidad es responsable de: Evaluar y aprobar las acciones correctivas y preventivas. El personal de cada área, es responsable de: Informar a cada Encargado de área cuando se detecte una no conformidad.
Pág. 3 de 7 4. DEFINICIONES No Conformidad: Incumplimiento de los requisitos especificados o una desviación de ello. Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad Potencial u otra situación potencialmente indeseable. 5. MODO OPERATIVO Los siguientes motivos, pueden generar una acción correctiva o acción preventiva del Sistema de Gestión de la Calidad. No Conformidad de servicios o procesos Resultados de Auditorias Reclamos de los Clientes (Internos y Externos) Análisis de Procesos Mejorar la eficacia y eficiencia de un proceso u operario. Las acciones propuestas son expresadas por medio de un registro de Acción Correctiva o Acción Preventiva (Anexo Nº1), esta propuesta puede ser realizada por los Encargados de área, a fin de determinar la causa real que generó la no conformidad y proponer un plan de acción. El Encargado de área afectada define la acción correctiva, estudiando las posibles acciones a tomar para eliminar las causas teniendo en cuenta que personas son responsables de ejecutar las acciones correctivas o preventivas y que efectos o repercusiones internas o externas tendrán, estableciendo el tiempo para su aplicación.
Pág. 4 de 7 La propuesta es evaluada por el Comité de Gestión de la Calidad quien determina el tipo de acción y aprueba, modifica o rechaza la idea según el caso. Una vez aprobada, se propone una fecha de implementación y se entrega una copia al Representante de Gerencia para el archivo y registro correspondiente. El responsable del área al que pertenece la propuesta, debe mantener el registro de acción bajo su poder para implementar lo acordado y controlar el cumplimiento de lo planificado. El Representante de Gerencia archiva la Copia de la Acción aprobada para mantener un control a detalle del cumplimiento de la Acción. Durante el transcurso de la implementación el Responsable registra la información relacionada al cumplimiento de la Acción en el espacio asignado para las observaciones. El Representante de Gerencia es responsable de coordinar el plan de acción aprobado, y una vez finalizada su implementación verifica el seguimiento y cierre de la acción correctiva y/o preventiva a través de: Visitas a terreno. Auditorias Internas El cierre de la acción debe verificarse en un plazo no mayor a 15 días una vez expirado el plazo de aplicación quedando registrado en el Registro de la no conformidad, si se encuentra cerrado o no. El Representante de Gerencia es responsable de mantener el registro actualizado de resumen de Acciones (Anexo Nº2). 6. ARCHIVO Los registros de Acciones Correctivas y, se archivan de la siguiente manera: Una copia en la oficina del Representante de la Gerencia en carpetas habilitadas para tales efectos, durante un período mínimo de dos años.
Pág. 5 de 7 Una copia en la oficina del Encargado de área a la cual pertenece la Acción durante el tiempo que esté en curso. El registro de Resumen de Acciones es archivado por el Representante de Gerencia, por un período mínimo de un año. 7. REFERENCIAS Norma Internacional ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad Capítulo 8 8. ANEXOS Anexo 1: Registro de Acciones Correctivas y Anexo 2: Registro de Resumen de Acciones
Pág. 6 de 7 ANEXO Nº1 Registro de Acciones Correctivas y Registro de Acciones Correctivas y RG-CA-10 Rev. 03 Nº ÁREA: RESPONSABLE: FECHA: ACCIÓN CORRECTIVA ACCIÓN PREVENTIVA CUÁL ES EL MOTIVO? POR QUÉ SUCEDIO? QUÉ HACER? ACCION TOMADA APROBACIÓN COMITÉ DE LA CALIDAD FECHA: VERIFICACION DE EFICACIA DE LA ACCION
Pág. 7 de 7 FECHA FIRMA DEL REPRESENTANTE DE GERENCIA ANEXO N 2 Resumen de Acciones Resumen de Acciones RG-CA-11 Rev. 01 Fecha Acción Nº Area Tema Responsable Fecha Aprobación Fecha Cumplido