A continuación se presenta los pasos a seguir para la planificación y control de un proyecto. En relación al tiempo disponible se hacen las siguientes aclaraciones: Se ha marcado con resaltado aquellos pasos necesarios. Se ha incorporado una sencilla actividad asociada a los pasos necesarios, la cual se presenta en recuadro y letra cursiva. 1. Configurar un proyecto 1.1. Crear un nuevo archivo (proyecto). Puede especificar la fecha de comienzo o la de fin (pero no ambas). Archivo / Nuevo / Información del Proyecto / Fecha comienzo / fecha fin (completar)... 1.2. Introducir información clave Tareas, personas, objetivos, etc información relevante Ver / Diagrama de Gantt + Archivo / Propiedades / Resumen (completar)... 1.3. Configurar el calendario del proyecto Calendario del proyecto / especificar períodos (días no laborables) más adelante se hará un calendario por recurso (de ser necesario) Ver / Diagrama de Gantt + Herramientas / Cambiar Calendario Laboral / Comience un proyecto nuevo cuya fecha de inicio será el primer día hábil de febrero de 2009. 2. Introducir lista de tareas Un proyecto normal se compone de un conjunto de tareas relacionadas. Una tarea representa una cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser excesivamente larga para que sea posible realizar un seguimiento periódico de su progreso. Especifique las tareas en el orden en que tienen lugar. Después realice una estimación del tiempo que llevará realizar cada tarea e introdúzcala como duración. MS Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea. 2.1. Especificar las tareas y sus duraciones tarea / duración / resultados (tangibles, mensurables para su control) Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Duración...(completar) 2.2. Crear un hito Tarea de importancia dentro de la planificación Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Duración ó Nombre de la tarea / Información de la tarea / Avanzado / Marcar la Tarea como Hito (tildar) 2.3. Crear tarea repetitiva tarea que se repite con cierta periodicidad Ver / Diagrama de Gantt / + Insertar / Tarea Repetitiva / Nombre de la Tarea /Duración / Patrón de Repetición... 2.4. Estructurar las tareas con un esquema lógico es estructurar jerárquicamente las tareas Ver / Diagrama de Gantt / Insertar / Nueva Tarea / Nombre de la Tarea / Aplicar Sangría... Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Quitar Sangría... 2.5. Modificar una lista de tareas Dividir una tarea en muchas pequeñas, copiar, eliminar o mover Ver / Diagrama de Gantt Edición / Cortar, copiar, pegar...(simil excel) ó pararse en la celda y botón derecho... En el proyecto incorpore 5 tareas con duraciones estimadas. La cuarta debe tener características de Hito. Las duraciones serán: 3, 4, 5 y 8 días para las tareas 1, 2, 3y 5 respectivamente. 3. Programar las Tareas Creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas concretas 3.1. Establecer relaciones entre Tareas 08-apoyo para proj.doc Ing. Lucila Grand 1
Establecer a priori las relaciones entre las tareas, predecesora y sucesora (con los 4 posibles vínculos: FC, CC, FF y CF) Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Vincular Tarea... ó ícono de cadena Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Desvincular Tarea... ó ícono de cadena cortada 3.2. Superponer tareas o agregar tiempos de superposición entre ellas Permite además de la relación anterior superponer tareas o establecer posposición de tareas (-3d o +3d respectivamente). Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Información de la tarea / Predecesoras / Pos... (negativo si se adelanta 3 días a otra ó +3 si se pospone a otra) 3.3. Establecer una fecha de comienzo o fin específica Fija una fecha de comienzo o de fin para una tarea, son denominadas delimitaciones inflexibles Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Información de la tarea / Avanzado / Tipo de delimitación / Fecha de delimitación... 3.4. Agregar fecha límite a una tarea La fecha límite no afecta a la programación, pero sí muestra si la tarea termina en tiempo después de la fecha límite. Podría acotar el pulmón de tiempo o revancha (se muestra como una flecha blanca hacia abajo). Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Información de la tarea / Avanzado / Delimitar Tarea / Fecha límite... 3.5. Dividir tareas en segmentos Se puede dividir una tarea para reanudarla más tarde, se la puede dividir tantas veces como sea necesario. No es lo mismo que tarea repetitiva. Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Dividir tarea...ó (ícono de tarea cortada). Sobre la barra, cuando el cursor se transforma en una flecha de 4 puntas es posible arrastrar los segmentos y volver a unirlos. Incorporar las relaciones entre las tareas: FC entre 1 y 2, CC entre 3 y5, a 4 prográmelo para 5 días después de finalizada la tarea 3. 4. Asignar Recursos 4.1. Crear una lista de recursos Se puede realizar una lista de personas, equipamiento y recursos materiales que se usarán a lo largo del proyecto. Ver / Hoja de Recursos + Ver /Tabla / Entrada / Nombre del Recurso... Allí especificar: Nombre del recurso, Grupo (si lo tiene), Tipo de Recurso (trabajo (personas o equipamiento) o material), Capacidad máxima (200% equivale a 2 unidades tiempo completo), Etiqueta del material (unidades para el recurso material: tn, m3) La creación de Grupos permite realizar algunas operaciones de ordenamiento, filtrado o agrupación de recursos. 4.2. Cambiar la programación de trabajo de un recurso Las horas laborables y los días no laborables definidos en el calendario del proyecto son los predeterminados de cada recurso, pero cada Recurso individual puede tener su calendario. Ver / Hoja de recursos / Nombre del Recurso / Información del Recurso / Horario de Trabajo... Proyecto / Información del recurso / Horario del trabajo (ficha). 4.3. Asignar Recursos a las tareas Cuando se asigna un recurso a una tarea, se crea una asignación. Puede asignar cualquier recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquier momento. También se puede asignar más de un recurso a una tarea y si se sobrepasa el total de recurso disponible, éste se presentará como sobreasignado (Gráfico de Recursos). Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Asignar Recursos... (unidades) 4.4. Fijar la duración de una tarea A medida que se asigna más recursos a una tarea, automáticamente se reduce la duración. Con la Programación Condicionada por el Esfuerzo, la duración de una tarea se reduce o se prolonga si se agregan o quitan recursos, es decir el volumen de esfuerzo 08-apoyo para proj.doc Ing. Lucila Grand 2
permanece inalterado. (al agregar recursos, corrijo la duración, o cambio la condición de la tarea). Ver / Diagrama de Gantt + Nombre de la Tarea / Información de la Tarea / Avanzado (Ficha) Condicionada por el esfuerzo (activar / desactivar). 4.5. Comprobar y verificar la asignación de recursos La vista Gráfico de los Recursos muestra los recursos destacando en rojo aquellos que se encuentran sobreasignados. La vista Uso de los Recursos presenta los recursos por tareas, También se puede conocer el tiempo disponible para asignarle trabajo adicional. Ver / Uso de Recursos /...el botón derecho sobre Detalles permite ver mucha información: costos, trabajo, disponibilidades, etc. Ver / Gráfico de Recursos /...el botón derecho permite ver mucha información: costos, trabajo, disponibilidades, etc. Incorpore 3 recursos: Juan, Pedro y María. Además una maquinaria y un insumo. 5. Introducir Costos 5.1. Asignar costos a los recursos Se puede asignar costos a recursos de trabajo (personal y equipos) o materiales (suministros).existen 3 formas posibles para la acumulación de los costos: prorrateo, fin o comienzo. Un recurso puede tener además de tasa, un costo fijo asociado. Se lo adiciona a todas las tareas en las que el recurso participa. Ver / Hoja de Recursos + Ver / Tabla / Entrada / Nombre del Recurso /... (completar: tipo, capacidad, tasas, costo, forma de acumular, etc.) 5.2. Establecer costo fijo por tarea Cuando se conozca el costo exacto asociado a una tarea (no depende de la duración). Ver / Diagrama de Gantt + Ver / Tabla / Costo / Nombre de la Tarea / Costo Fijo (completar) 5.3. Definir cuándo se han de acumular costos por recurso MS Project permite prorratear los costos de 3 formas: Comienzo, Fin o Prorrateado, según el costo de la tarea se acumule al comienzo, al final o en forma proporcional al % de finalización. Ver / Hoja de Recursos + Tabla / Entrada / Acumular (marcar la correspondiente) 5.4. Comprobar el costo de las tareas o recursos Una vez asignadas las tasas a los recursos, puede comprobar si se ajusta a sus expectativas. Ver / Más vistas / Hoja de tareas + Ver / Tablas / Costos... (para ver costos por tarea) Ver / Hoja de Recursos / Ver / Tablas / Costos... (para ver costos por recurso) 5.5. Comprobar el costo del proyecto completo Se puede ver los costos previstos, reales y restantes. MS Project los calcula y actualiza cada vez que se recalcula el proyecto. Proyecto / Información del Proyecto / Estadísticas...(Duración, trabajo y costo, actual, previsto, real y restante). 5a) Incorporar con 10, 13 y 15 $/hs para los RRHH. Para la maquinaria tiene un costo de 7$/hs. María requiere un costo extra de 800$. Los insumos tienen un costo de 1000$. 5b) Cargar los recursos necesarios para cada tarea: Juan y Pedro para la tarea 1, Juan y Pedro y 150% de uso de maquinaria para la tarea 2, María (al50%) para la tarea 2, Juan, María y el insumo 1 para la tarea 4. Por último María para la tarea 5. 5c) Calcular, tiempo y costo total (antes de la reasignación). 5d) Reconocer la planilla de Uso de Recursos. 5e) Reconocer la planilla de Uso de tareas 5f) Revisar posibles sobreasignaciones. 5g) Reasignar los recursos 5h) Estime el costo de reasignar los recursos. 6. Ver la programación 08-apoyo para proj.doc Ing. Lucila Grand 3
6.1. Ver en pantalla el proyecto completo. Ver / Diagrama de Gantt / Zoom / Proyecto completo 6.2. Comprobar las fechas de comienzo y final de proyecto Proyecto / Información del Proyecto / Estadísticas (Fechas de comienzo, fin, variación...). 6.3. Identificar la Ruta Crítica La ruta crítica es aquella que no se puede retrasar, es decir una retraso en la misma alarga el proyecto. Muchas tareas poseen un margen de demora (al retrasarse no alargan el proyecto). Las tareas que no se pueden retrasar se denominan críticas y se vuelven de color rojo. Grafica los tiempos de demora. Ver / Diagrama de Gantt / Asistente para Diagramas de Gantt / + Formato / Asistente para Diagrama de Gantt /... 6.4. Estimar la duración de las tareas utilizando el análisis PERT Puede realizar un análisis PERT (Técnica de Revisión de Evaluación del Programa) para estimar la duración de una tarea. Una vez que ha especificado las duraciones optimista, pesimista y esperada de las tareas de la programación, MS calcula una media ponderada de las tres duraciones. También puede utilizar las duraciones optimista, pesimista y esperada de una tarea por separado para determinar la fecha de fin más corta, más larga y más probable del proyecto. Los pesos predeterminados para las duraciones optimista, esperada y pesimista son 1, 4 y 1 respectivamente. Ver / elija Barras de herramientas y haga clic en Análisis PERT. Para ingresar los datos: Ver / Más Tablas / Ap Tablas Hoja de Entrada PERT. Allí cargar las duraciones en cada casillero: Formulario de Entrada PERT Introducir los pesos para cada situación, o aceptar la predeterminada. El botón de Pesos PERT: Establecer los pesos. (1,4 y1 predeterminados). Calcular PERT: calcula las duraciones de las tareas y las programaciones optimista, esperada y pesimista del proyecto. Permite ver las fechas de comienzo y finalización en los tres escenarios: pesimista, optimista y esperado. 6.5. Cambiar a una vista diferente Es posible mostrar las tareas y /o recursos de formas variadas. Algunas vistas muestran la información como una hoja de cálculo (con campos columnas- y registros filas-). Entre las vistas de tareas incluyen tres formularios de tareas y las siguientes vistas: Informe de barras, Calendario, Gantt detallado, Diagrama de Gantt, Gantt de redistribución, Informe de fechas de hitos, Informe de hitos, AP_Gantt esperado, AP_Gantt optimista, AP_Hoja de entradas PERT, AP_Gantt pesimista, Diagrama de red, Entrada de tarea, Diagrama de relaciones, Hoja de tareas, Uso de tareas, Gantt de seguimiento Entre las vistas de recursos se incluyen las vistas Hoja de recursos, Gráfico de recursos, Uso de recursos y los formularios de recursos. Ver / Más Vistas /... (cambiar a la vista deseada y aplicar) Ver / Más Tablas /... (cambiar a la tabla deseada y aplicar) 6.6. Mostrar información específica mediante un filtro A veces es necesario seleccionar las tareas en función de una característica, Filtrando, por ej. las tareas críticas, entonces sólo se muestran aquellas tareas que son críticas Proyecto / Filtro para... /... más filtros o ícono de embudito. Si aplica un filtro interactivo debe escribir o seleccionar los valores necesarios (similar al Excel) y Aceptar. Para desactivar un filtro, se debe aplicar el filtro nuevamente con la consigna todas las tareas o todos los recursos. 6.7. Ordenar información en una vista Ver / Diagrama de Gantt / Proyecto / Ordenar /... determine los criterios que requiera. Para volver a la vista anterior siga el mismo camino y haga clic en Restablecer, u ordene por ID (código internoque se visualiza en la primera columna). 6.8. Agrupar información en una vista Es posible que desee agrupar información, por ej. Aquellas tareas de duración similar. 08-apoyo para proj.doc Ing. Lucila Grand 4
Ver / Más vistas / Hojas de tareas...(para agrupar información de tareas) + Ver / Hojas de Recursos / Proyecto / Agrupar por... (para desagrupar: marcar Agrupar: sin agrupar ) 7. Ajustar la programación 7.1. Comprobar y ajustar una dependencia de tareas Se puede cambiar la relación entre las tareas. Ver / Diagrama de Gantt / (doble clik sobre las flechas de dependencia) 7.2. Superponer tareas Si hay tareas que pueden comenzar antes de lo previsto es posible adelantar las tareas. Ver / Diagrama de Gantt / Información de la Tarea / Predecesoras / Pos (ficha)... o Proyecto / Información de la Tarea / Predecesora (Ficha) / Pos... (adelantar 2 días: -2d) 7.3. Comprobar y ajustar delimitaciones en tareas Las delimitaciones de fecha permiten ajustar más una tarea incorporando las propiedades de: No comenzar antes del..., Finalizar el..., Debe comenzar el..., etc. Doble clic sobre la tarea, Información de la tarea / Avanzado... (completar) o Ver / Diagrama de Gantt / + Ver / Tablas / Más Tablas / Fechas de Delimitación (seleccionar tipo y fecha) / Aplicar 7.4. Reducir la duración de las tareas agregando más recursos Una vez que ha asignado recursos a una tarea, MS Project vuelve a calcular su duración cada vez que agregue o quite recursos. Pe, si agrega otro recurso a una tarea condicionada por el esfuerzo de 4d (días) de duración que tiene asignado un recurso, la tarea se reducirá a 2d. Si se tiene más flexibilidad con las asignaciones de recursos que con las fechas límite de programación, agregar recursos puede ser una forma eficaz de reducir la programación. Ver / Diagrama de Gantt / Información de la Tarea / Asignar Recursos... 7.5. Dividir una tarea en segmentos La división de una tarea en segmentos puede ayudar a mejorar la programación. (No es lo mismo que la repetitiva). Ver / Diagrama de Gantt / Dividir Tarea... o al pasar el cursor sobre la tarea.. 8. Guardar el Plan 8.1. Guardar el plan previsto Cuando haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y esté preparado para comenzar el trabajo real, puede guardar una línea de base de la información del proyecto para compararla con el progreso real de éste. Con la línea de base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede realizar las correcciones que estime necesarias. Si se ha empezado a cargar la información del proyecto, pero no se ha completado, es posible guardar el proyecto sin línea de base. Si se ha completado, revisado y corregido: Herramientas / Seguimiento / Guardar Línea de Base (elija: Proyecto completo o Tareas Seleccionadas). 8.2. Guardar un plan provisional Después de guardar una línea de base de la información del proyecto, puede guardar hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el proyecto. Herramientas / Seguimiento / Guardar Línea de Base / Guardar Plan Provisional (elija: Proyecto completo o Tareas Seleccionadas)... 8a) Guardar el proyecto con línea de base. 9. Hacer Seguimientos de la programación Para realizar un seguimiento del proyecto es necesario reconocer el progreso de las actividades, evalúe el estado de cada tarea y realice la actualización de las mismas. Hay 2 tipos de seguimiento: uno de mínima, considerando sólo por ejemplo las fechas de comienzo y final de las tareas y otro detallado en el cual se controlan (todas o algunas de las siguientes variables) fechas de comienzo y final, % completado, duración, etc. 08-apoyo para proj.doc Ing. Lucila Grand 5
9.1. Comprobar si las tareas se están realizando de acuerdo al plan Es necesario conocer las fechas de comienzo de las actividades y para ver la variación es necesario haber guardado la Línea de Base. Ver / Gantt de Seguimiento /... muestra gráficamente Ver / Tabla / Variación... presenta la variación en días y en negritas las tareas completadas y/ o empezadas. Ver / Barras de Herramientas / Seguimiento / Actualizar Tareas... 9.2. Escribir las fechas reales de comienzo y fin de una tarea Las tareas que comienzan / finalizan fuera de la fecha programada liberan o consumen recursos fuera de lo programado. MS Project utiliza los valores reales para reprogramar. Ver / Diagrama de Gantt /... Ver / Barras de Herramientas / Seguimiento / Actualizar tareas / Nombre de la tarea / Estado Real (coloque las fechas, si es la de finalización, debe estar completa 100%) / Aceptar 9.3. Escribir la duración real de una tarea Si conoce el número de días que lleva una tarea en curso y si progresa como estaba planeado, realice un seguimiento especificando la duración durante la cual el recurso ha estado trabajando en la tarea. Cuando se especifica la duración real de la tarea, MS Project actualiza la fecha de comienzo real, el porcentaje de conclusión de la tarea y la duración de lo que resta de tarea en la programación Ver / Diagrama de Gantt /... Ver / Barras de Herramientas / Seguimiento / Actualizar tareas / Nombre de la tarea / Duración Real / Aceptar 9.4. Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje Si la tarea es relativamente larga es conveniente poder controlar los % de avances logrados. Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Información de la Tarea / General / Porcentaje Completado (completar) / Aceptar Barras de Herramientas / Seguimiento / Actualizar tareas / Nombre de la tarea / Porcentaje Completado (completar) / Aceptar 9.5. Actualizar el trabajo real por período de tiempo El seguimiento mediante campos de fase temporal le ayuda a mantener actualizado el proyecto periódicamente, dado que puede introducir información para un día particular de la programación. Ver / Usos de tareas / Formato / Detalles / Trabajo Real 9.6. Comprobar si las tareas tienen más o menos trabajo del planeado Es necesario conocer si las tareas completan en tiempo las tareas, para saber si hay recursos con más disponibilidad de la esperada. Ver / Diagrama de Gantt /+ Ver / Tabla / Trabajo... compare los campos Previsto y Real. 9.7. Comparar la información real de la tarea con la Línea de Base Cuando se guarda un plan previsto y después se actualiza la programación, es posible comparar el plan previsto con el grado de progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones advierten acerca de las áreas del proyecto que no se están desarrollando como estaba planeado. Ver / Gantt de Seguimiento / + Ver / Tablas / Variación 9a) Suponga que es 16 de febrero de 2009. Se ha comenzado el proyecto y se tienen los siguientes grados de avance: 100%, 30% de tareas 1 y 2. 9b) Actualizar las actividades a partir de la fecha actual (16/2/09). 9c) Determine costo y tiempo actual y restante. 08-apoyo para proj.doc Ing. Lucila Grand 6