1. OBJETIVO Mantener el Sistema de Calidad en la Contraloría mediante auditorias internas. 2. ALCANCE Todas las actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad. 3. DEFINICIONES 3.1 Auditoria. Proceso sistemático, independiente y documentado para evaluar de manera objetiva y determinar que se cumplan los criterios establecidos. 3.1.1 Auditor. Persona con la competencia necesaria para realizar una Auditoria. 3.2 Evidencia de la Auditoria. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoria y que son verificables. 3.3 Hallazgos de la Auditoria. Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoria recopilada frente a los criterios de conformidad o no conformidad establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad. 3.4 Auditor Interno. Es un auditor que pertenece a cualquier área de la Universidad Autónoma de Zacatecas. 3.5 Auditor Externo. Es un auditor que no labora para la Universidad Autónoma de Zacatecas. 3.6 Auditor Líder. Es el responsable de gestionar la auditoria en cuestión. 4. ACTIVIDADES Planeación de la Auditoria 4.1 El Representante de Calidad establece de forma anual el programa de auditorias internas, el cual incluirá una o más dependiendo del estado de los procesos y áreas a auditar, así como resultados de auditorias previas, no conformidades y quejas de los usuarios, este programa debe ser aprobado por el Coordinador. 4.1.1 Las auditorias internas de la Coordinación toman como referencia los criterios de la Norma ISO 90:2008. 1
4.1.2 El Programa de Auditoria Anual R8.2.2 1A, deberá presentarse por escrito, cuando se considere necesario se pueden efectuar auditorias fuera del programa. 4.2 El programa específico de auditorias contiene el registro Programa Específico de Auditorias R8.2.2 1B, el cual es distribuido a los responsables de área. Objetivo. Define qué se busca o cuál es el objetivo de la Auditoria. Indica el número de auditoria realizada. Fecha. Indica la fecha de aplicación. Alcance. Define el alcance de los puntos y áreas a auditar. Criterios de la Auditoria: No Conformidad Mayor. Que no se cumpla una clausula de la norma ISO 90:2008; o que ponga en riesgo entregar un producto no conforme al cliente; la acumulación de varias No conformidades MENORES iguales; que los formatos no tengan el código autorizado; que se estén llevando a cabo las operaciones sin el procedimiento respectivo. Incumplimiento a la Normatividad. No Conformidad Menor. Que no se cumpla con alguno de los requisitos del Sistema de Calidad establecidos en el Manual de Calidad o Instructivos de Trabajo y que no ponga en riesgo entregar un producto o servicio conforme al cliente o la acumulación de varias OBSERVACIONES iguales.. Observación: Área Potencial de Mejora. Equipo de Auditores: Auditor Líder. Responsable de gestionar la auditoria en cuestión. Auditores Internos. Menciona los nombres de los auditores participantes. Norma de Referencia: Establece los puntos de la norma a auditar. Observaciones: Horario: Indica el horario en que se realizará la auditaría. Proceso: Indica el proceso que será auditado. Área: El área que se audita. Auditado: Persona que será auditada. 2
Auditor: Auditor de calidad que aplica la Realización de la auditoria 4.3 Los auditores que intervengan en las auditorias de calidad, deberán de haber sido seleccionados y calificados de acuerdo al procedimiento P8.2.2.2. 4.4 Cada auditor formulará sus listas de verificación las cuales le servirán como guía para efectuar la auditoria conforme a los criterios de la norma y el proceso a auditar (Anexo R8.2.2 1C), con la siguiente información: Indica la fecha en que se elaboró. Preparó: Nombre del Auditor que elaboró la lista de verificación. Auditoria: Es el número consecutivo por auditoria en el año. Área: Especifica el departamento o proceso a auditar. No: Número consecutivo de las preguntas. Punto de la Norma: Indica la sección de la Norma a evaluar. Preguntas: Serie de cuestionamientos de la norma a evaluar. Cumplimiento: El auditor deberá realizar una breve anotación del cumplimiento total del debe de la norma que audita. No conformidad menor: El auditor deberá realizar una breve anotación del incumplimiento parcial de un requisito o de un debe de la norma o cuando la recurrencia del hallazgo pueda afectar la calidad del producto/servicio. No conformidad mayor: El auditor deberá realizar una breve anotación del incumplimiento total de un requisito o de un debe de la norma o cuando el hallazgo afecte directamente a la calidad del producto/servicio o proceso. Observaciones: Anotar algún comentario relevante que el auditor considere del proceso de 4.5 Se realiza una Minuta de Apertura con todos los involucrados, se toma lista de asistencia de acuerdo al R8.2.2 1D, lo mismo se realiza para la auditoria de cierre, de acuerdo a la siguiente información: Reunión de Apertura o cierre: Se deberá colocar una X según sea el caso. Auditoria No.: Es el número consecutivo por auditoria en el año. Día en el que se realizará la Auditoria. 3
Hora: Duración de la junta (según corresponda a la apertura o al cierre). Nombre y Puesto: De quienes están presentes en la apertura y cierre. Firmas: De asistencia. Reunión de Apertura En esta reunión se presenta al grupo auditor, la agenda de auditoria, así como el objetivo y alcance de la misma, a la vez, se menciona que el Auditor Líder dará a conocer al personal involucrado el resultado de la Reunión de Cierre: En esta reunión el Auditor Líder dará a conocer al personal involucrado el resultado de la 4.6 Al terminar de aplicar la auditoria, el grupo de Auditores de Calidad deberá reunirse para redactar las desviaciones encontradas clasificadas como: no conformidad mayor, menor y en su caso, algún comentario u observación así como el reporte de hallazgos y conclusiones de la auditoria interna (Anexo R8.2.2,1E), el cual se distribuirá a los responsables, de acuerdo a la siguiente información: Auditoria No: Colocar el número de auditoria que se trate. Indicar día, mes y año de la auditoria que se reporta. No: Indicar el número consecutivo de no conformidad menor, no conformidad mayor u oportunidad de mejora encontrada. Descripción: Explicar de forma breve la no conformidad menor, no conformidad mayor u oportunidad de mejora encontrada. Área: Indicar en qué sitio se encontró la no conformidad menor, no conformidad mayor u oportunidad de mejora encontrada. Auditado: Escribir las iniciales de la persona a la que se le encontró la no conformidad mayor, no conformidad menor u oportunidad de mejora encontrada; esto con el fin de conocer quién será el responsable de proponer una acción correctiva o preventiva. Auditor: Escribir las iníciales del auditor que levanta la no conformidad mayor, no conformidad menor u oportunidad de mejora. Verificación de la Auditoria 4.7 Una vez terminado el reporte de hallazgos y conclusiones de la auditoria interna, se le dará a conocer al responsable del área, con quien se 4
coordinaran las actividades que den seguimiento y cierre a la auditoria de acuerdo al procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas P8.5.2. 4.8 El Auditor Líder deberá realizar un reporte ejecutivo de Auditoria R8.2.2 1F que se le entregará al Coordinador General de Bibliotecas y a los responsables de área, con el objeto de poder evaluar el desempeño y la eficiencia de la auditoria realizada, éste se considera como Material de la Revisión por el Comité de Calidad, con explicaciones breves y detalladas de acuerdo a lo siguiente: Auditoria No: Colocar el número de auditoria que se trate. Indicar día, mes y año de la auditoria que se reporta. Alcance: Explicar si el alcance propuesto para la auditoria se logro, de no ser así, por que. Objetivo: Explicar si el objetivo propuesto para la auditoria se logro, de no ser así, por que. Auditor Líder: Nombre del auditor que asistió como auditor líder. Auditores internos de calidad: Nombres de los auditores internos que aplicaron la Áreas auditadas: Citar las áreas que se propusieron para auditar y explicar en su caso el por qué alguna no se auditó. Criterios de auditoria: Explicar qué criterios se aplicaron para realizar la Hallazgos de auditoria: Explicar qué evidencias se obtuvieron en la Conclusiones de auditoria: Puntualizar a que resolución se llegó. Resumen del proceso de auditoria: Recapitulación de cómo se aplicó la Recomendaciones de mejora: Sugerencias que se consideren como una mejora al proceso del auditado. Planes de acciones de seguimientos acordados: Explicación de las acciones de solución. Comentarios sobre obstáculos encontrados: Explicar si algún factor se interpuso durante la aplicación de la 5
4.9 La conclusión de las no conformidades con acciones correctivas, preventivas o de mejora de la auditoria serán reportadas por el Responsable de Calidad al comité de Calidad. Mejora al Proceso de Auditoria 4.10 Una vez completada la auditoria se reúne el Grupo Auditor junto con el Representante de Calidad, para evaluar el proceso de Auditoria y así encontrar áreas de oportunidad y/o mejora del proceso de gestión de Auditoria. 4.11 Se cuenta con una carpeta con toda la información de cada una de las auditorias practicadas la cual se conserva mínimo un año, se integrarán todos los registros que forman parte del programa de auditoria y de las evidencias de la 5. RESPONSABILIDADES 7.1 El Auditor Líder es responsable de lo indicado en este procedimiento. 6. REFERENCIAS 7.1 En el punto 8.2.2 de la Norma ISO 90:2008 7. ANEXOS 7.1 Programa de auditoria Anual R8.2.2 1A 7.2 Programa específico de Auditoria R8.2.2 1B 7.3 Lista de Verificación R8.2.2 1C 7.4 Reunión de apertura y cierre R8.2.2 1D 7.5 Reporte de Hallazgos y Conclusiones R8.2.2 1E 7.6 Reporte Ejecutivo de Auditoria Interna de Calidad R8.2.2 1F 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 8.1. Personal de la Contraloría 6