NMX-R-026-SCFI-2009 (ISO9001+R.E.A.A.)
NORMA OFICIAL MEXICANA (NOM) (De carácter obligatorio) NORMA MEXICANA (NMX) (De carácter Voluntario) NORMA INTERNACIONAL (Realizada por un organismo internacional y reconocida en México, de carácter voluntario)
Falta de Documentación Errores no detectados Revisión de Documentos (Glosa/Auditoria Pedimentos) Captura del Pedimento (Documentación) Errores en datos de la mercancía, claves de recintos, transporte, entre otros Omisión de información Revisión incompleta Instrucciones confusas Maltrato o robo de mercancía Reconocimiento Previo (Revisión Física de Mercancías) Falta de información que envía el cliente Previos mal hechos Clasificación Arancelaria Revalidación de BL S o Guías Desorganización Desconocimiento de horarios Gastos Extraordinarios por reprogramaciones o falta de comunicación Maniobras para despacho
Omisión de campos o documentos en la revisión Revisión de Documentos (Glosa/Auditoria Pedimentos) Requisitos del Cliente Cambio de tarifas sin ser comunicadas, entre otros Mercancía enviada a otro destino o por otro transportista Entrega de mercancía en destino Falta de información en el sistema de logística (SILO) Captura incorrecta Apertura de Referencia o Trafico Integración de Cuenta de Gastos Demora en recolección de comprobantes de gastos Falta de integración de gastos Falta de comprobantes o revisión de los mismos Falta de revisión en la Facturación de gastos Facturación del Servicio
Actitud Disposición Educación Competencia y Formación Comunicación Ambiente de Trabajo Falta de Seguimiento Ausencias prolongadas
Gasto excesivo Hardware y Software Falta de espacios en el Inmueble Comunicación Iluminación Mobiliario y Equipo Condiciones de Ruido Temperatura y Ubicación
5.1 Estructura de la Agencia Aduanal 5.6 Trazabilidad 5.2 Sistema de Gestión de la Calidad 5.5 Comunicación con el Cliente 5.3 Operacion 5.4 Compras
LEGAL Persona Moral Constituida ante Notario Publico Obligaciones Fiscales (Como AA y como Empresa) Domicilio Fiscal Obligaciones Patronales Escritos de solicitud de Gafetes (Dependientes y Mandatarios) Archivo de Operaciones Actualizado y completo (Art. 162 Ley Aduanera) Comprobación cobro Honorarios según Regla 1.3.11 de RCGMCE Patente expedida por la SHCP
ORGANIZACIONAL Descripción organizacional que incluya socios y accionistas Líneas de Autoridad Responsabilidad Asignación de Funciones
INFRAESTRUCTURA Inmuebles y áreas de trabajo Equipo de computo (Hardware y Software) Claves y sistemas de seguridad que aseguren confidencialidad en la información del cliente Plan de contingencia para dar continuidad a las operaciones Programas de Mantenimiento a la Infraestructura Licencias de Software Autorizados Equipos de Transporte y Comunicación
PERSONAL Reclutamiento y Selección (perfiles y descripciones de puesto, Procedimientos para Reclutamiento, selección y contratación, Pruebas psicotécnicas, Registros de educación, formación, habilidades y experiencia) Capacitación (DNC, Certificado de competencias laborales, Programa de Inducción y capacitación y Evaluación de Desempeño) Ambiente de Trabajo (Incluyendo Clima Laboral)
PLANEACION ESTRATEGICA, IMPARCIALIDAD Y CONFIDENCIALIDAD Misión, Visión y Valores Objetivos de Calidad Compromisos con Clientes, Autoridades, Pares AA, Proveedores, Sociedad Política de la Calidad Política de no discriminación Trato Homogéneo para todo tipo de clientes Personal no sujeto a presiones que incidan en su actuar Alcances y limitaciones del personal Política de confidencialidad de información propia y de Clientes
Documentación Manual de la Calidad Control de Documentos Control de Registros Responsabilidad de la Alta Dirección Revisiones por la Dirección Auditorias Internas Acciones Correctivas Acciones Preventivas Evaluación de la Satisfacción del Cliente Tratamiento de Quejas
Procesos Obligatorios (Importación, Exportación, Otros Servicios) y Recursos Especifico Funciones después de aceptado el Encargo Conferido Planificación y Desarrollo Identificación y control de los Documentos Necesarios para el Expediente del Cliente Identificación y control de los Documentos Necesarios para el Despacho de Mercancías
Proveedores Criterios Registros Inspección Proveedores autorizados según el impacto que tengan en la realización del servicio Selección Evaluación Re- Evaluación Orden de compra Evaluación de Proveedores Facturas Servicios de Outsourcing
Información de los Servicios Definición de requisitos incluidos los legales y reglamentarios Resolución de las diferencias Consultas Solicitud de Información o documentos para el despacho Representación de los intereses del cliente durante la prestación del Servicio Contratos Atención a Solicitudes
Transporte Servicio Aduanal Proveedor TRAZABILIDAD Identificación Única que permite rastrear la historia del servicio de Inicio a fin (Trafico o Pedimento) Transporte Puntos de Venta Centros de Distribución Transporte
2011
Mediante las 3 etapas de un sistema de Gestión de la Calidad Documentación e Implementación en toda la organización Etapas Políticas Objetivos Organigrama Descripción de puestos Planes Manuales Procedimientos Instructivos Diagramas Especificaciones Directrices Indicadores Migración versión 2008 Certificación T. Estimado: 11 meses Medición y Evaluación de la implementación vs resultados Estabilización y Control Registros Auditorias Internas Revisión por la Dirección Revisión de comité Auditorias segunda parte Documentación de Hallazgos Análisis Causa-Raíz Herramientas Estadísticas Análisis de información Determinación de acciones Implementación de acciones Medición de Resultados Implementación de la Mejora Continua Implementación de ISO-9004 Kaizen Círculos de Calidad 5 S Seguridad e Higiene Programa de riesgos T. Estimado: 1 año T. Estimado: 6 meses
Seguridad Jurídica Cuidado de la Patente Seguridad Evaluación de costos y seguros contra riesgos Ahorro de costos (insumos, tiempo, espacio) Aumento de la productividad (Análisis y distribución de cargas) Vigilar rentabilidad egresos vs ingresos (Cuentas de gastos y medición de gastos extraordinarios) Motivación e involucramiento de los empleados- contar con el mejor recurso humano, comprometido con la organización (Evaluación de Desempeño) Flexibilidad y preparación para el futuro- adaptarse siempre a los cambios Seguridad e Higiene cumplimiento de la legislación, seguridad del personal y cuidado del medio ambiente
OBJETIVOS DE LA CALIDAD Objetivo Descripción Valor / Medición Método Satisfacción de Cliente Nivel de Calidad Costos Seguridad Jurídica Consistencia en el servicio Resultado de Encuesta 95% Auditoria a RequisitosCumplimiento 80% Presupuesto Gastos vs Ingresos Reducción Gradual de Gastos Extraordinarios Medición de Multas, Errores e Incidencias Tiempo Ciclo de operación Real respecto a la Matriz de Especificación Tiempo Ciclo de Facturación Rentabilidad por unidad de negocios 18% Aplicación de Encuesta directa al Cliente Auditoria a Operaciones según tamaño de muestra (TM 10%/mes) Evaluación de Ingresos Vs Gastos mensuales Reducción % mensual Evaluación mensual de gastos respecto al mes anterior por extraordinarios en la oficina concepto de errores Ver Tabla 2 Tiempo ciclo Real > 90% / mes Tiempo ciclo Logistics > 98% / mes Tiempo ciclo > 90% / mes Documentar, Analizar, Implementar Medición mensual de tiempo total (fecha cruce fecha arribo) Medición mensual de tiempo logistics (tiempo total tiempo cliente tiempo festivos) Medición mensual
OBJETIVOS DE LA CALIDAD Objetivo Descripción Valor / Medición Método Procesos Mejora Continua Auditorias Documentación de Procesos Implementación y Documentación de Acciones Auditorias 5 S 0 No conformidades Mayores 7 No conf. menores (Plaza No Certificada) 2 No conf. menores (Plaza Certificada) 100% todas las plazas Acciones Preventivas 50% Acciones Correctivas Auditoria Conforme Auditoria Bimestral Local Auditoria Semestral Corporativa Revisión Semestral Corporativa Revisión Mensual de Avances Seguridad e Higiene Recorrido Seguridad e Higiene No. de Accidentes de trabajo 0 Incidencias 0 Riesgos
OBJETIVOS DE LA CALIDAD Tabla 2 DESCRIPCIÓN VALOR / MEDICIÓN Rectificación de Pedimentos Aeropuerto: Máx. 1% Lázaro Cárdenas: Máx. 2% Manzanillo: Máx. 1% Veracruz: Máx. 1% Nuevo Laredo: Máx. 2% Colombia: Máx. 1% Tijuana: Máx. 1% Mexicali: Máx. 1% Por mes respecto al Total de Operaciones. 0 incidencias de alto riesgo (errores anexo III, Certificado, Permiso) Por año respecto al total de operaciones Incidencias Máximo 1 incidencia de mediano riego (excedentes o faltantes dependiendo el valor de la mercancía, discrepancias de la fracción arancelaria con las mismas regulaciones) Por año respecto al total de operaciones Máximo 2 incidencias de bajo riesgo (datos inexactos) Por mes respecto al total de operaciones
a) Resultados de auditorias; b) Retroalimentación del cliente; c) Desempeño de los procesos y conformidad del servicio; d) Estado de las acciones correctivas y preventivas; e) Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas; f) Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad; y g) Recomendaciones para la mejora