CODIGO: P-04-23 No. REV: 2 PAGINA: 1 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: CARGO: CARGO: CARGO: FECHA: FECHA: FECHA: ELABORO REVISO APROBO
CODIGO: P-04-23 No. REV: 2 PAGINA: 2 1. OBJETO: Establecer los parámetros para efectuar el control de los documentos del sistema de gestión de la calidad de NOMBRE DE LA. 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica al control de documentos tales como: procedimientos, manuales, caracterizaciones, matrices, generados en la organización y a los documentos externos que la rigen. 3. RESPONSABLE: El Asistente Administrativo en conjunto con el representante de la Organización es responsable de cumplir, hacer cumplir y mantener actualizado el presente procedimiento. Todo el personal que se encuentre implicado tanto en la elaboración como en el control y manejo de los documentos debe cumplir con las dispocisiones establecidas en el presente documento. 4. CONTENIDO: Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de calidad de la empresa. Se representan en una estructura piramidal de cuatro niveles que se muestra en la Fig. 1. NIVEL I Manual de NIVEL II - P.G.C. Macroproceso - Matrices - Caracterizaciones de Proceso - Manual de Competencias - Documentos Externos NIVEL III - Procedimiento NIVEL IV - Registros FIG 1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION 4.1.ELABORACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD: Cuando un documento es desarrollado y va a ser emitido por primera vez, es elaborado y trascrito por el responsable de la Cláusula o de la actividad que se está documentando, teniendo en cuenta que quede legible y facilmente identificable, de acuerdo con los parámetros establecidos en el procedimiento para elaborar documentos código P-04-22b. El responsable de la elaboración de los documentos es el funcionario responsable del proceso que se quiere estandarizar. Una vez elaborado el borrador del documento, el funcionario responsable debe anexarle la respectiva Solicitud de Actualización de Documentos del Sistema de F-04-23R y entregarla al responsable del sistema (Asistente Administrativo); quien lo transcribe, le asigna código, lo imprime, lo registra en el Listado de Documentos de L-04-23, y lo hace firmar como se establece en la siguiente Tabla.
CODIGO: P-04-23 No. REV: 2 PAGINA: 3 TABLA 1. FIRMAS PARA EMISION NIVEL DOCUMENTO ELABORO REVISO APROBO I II Manual de Aseguramiento de P.G.C. macroproceso Coordinador de Asistente Administrativo Coordinador de Coordinador de Gerente Empresa Matrices Asistente Administrativo Coordinador de Caracterizaciones Responsable de la Actividad Jefe de sección Manual de Competencias Director de Recursos Humanos Director de Recursos Humanos III Procedimientos Responsable Actividad Jefe de Sección IV Registros Listas Responsable Actividad para el que Aplique. Responsable Actividad para el que Aplique. Jefe de Sección Jefe de Sección 4.2.REVISION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD: El responsable de la revisión de los documentos son los jefes de área en dado caso que el jefe elabore sus propios documentos puede aparecer la misma persona en las instancias de elaboración y revisión según la tabla 1. El responsable de la revisión mencionado anteriormente se encarga de verificar que el contenido del documento realmente corresponda a lo que se realiza en la realidad y a los parámetros establecidos para ese proceso. En el momento que quede revisado el documento, el responsable firma en la sección de visto bueno del formato de Solicitud De Actualización De Documentos F-04-23R y una vez es editado firma en la primera hoja del documento en la casilla de reviso, como constancia que reviso el documento.
CODIGO: P-04-23 No. REV: 2 PAGINA: 4 4.3 APROBACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD: El responsable de la aprobación de los documentos es el. La evidencia de esta aprobación se en cuentra en la casillla de aprobo de la primero hoja del documento editado. Los únicos documentos en los que podrá aparecer en las instancias de Revisión y aprobación la misma persona, son los documentos elaborados, revisados y aprobados por el responsable del sistema de gestión de la calidad. 4.4 PUBLICACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD: Una vez el documento se encuentre editado y firmado en las respectivas casillas elaboro reviso y aprobo, se procede a la publicacion del documento para ello se ingresa primero al Listado de Documentos de código L-04-23, luego se procede a entregar las copias controladas a los procesos directamente involucrados haciendo firmar como constacia de entrega en la Nota De Entrega De Documentos De codigo F-04-24E. En las copias que se entregan a los procesos involucrados se coloca un sello de copia controlada en la parte superior derecha de la primera hoja del documento. 4.5 DIFUSION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD: Una vez el documento es publicado el responsable del mismo prepara la difusión correspondiente a los funcionarios que intervienen en el proceso documentado, dicha difusión se realiza por medio de una capacitación en donde se explica detalladamente el documento, utilizando las ayudas audiovisuales que el capacitador crea conveniente. Posterior a este se debe dejar una evaluación (casos prácticos, talleres teóricos, etc,) como soporte de la evidencia se debe dejar listado de asistencia código F-06-22e. 4.6 IMPLEMENTACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD: Una vez el documento es publicado se debe comenzar con la generación de registros aplicables a dichos documentos, ya que estos son la evidencia de la implementación de los mismos. Los registros son un tipo especial de documentos y por lo tanto en NOMBRE DE LA. se controlan de acuerdo a los parámetros establecidos en el procedimiento de Control de Registros codigo P-04-24. La versión de los registros no incide en la version de los documentos, es decir los registros se pueden actualizar sin necesidad de actualizar el documento, a no ser que se elimine el registro o cambie su codigo o su nombre y este se encuentre referenciado dentro del documento. 4.7 ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD: Un documento puede actualizarce por alguna de las siguientes razones: - Cambia la metodologia del procedimiento para la aplicación del proceso - Cambio de responsable de la ejecucion de alguna o algunas etapas del proceso - Eliminación o inclusion de documentos de referencia y/o registros - Fusión y/o elimación de documentos. - La inclusión y/o actualización de documentos externos - Inclusion o exclusion de procesos nuevos. Una vez se identifique la necesidad de aplicar un cambio, el funcionario responsable comunica verbalmente al de la Dirección dicha necesidad. El Asistente Administrativo le entrega el copia del archivo magnético del documento, o en su defecto imprime el documento, junto con el formato de Solicitud de Actualización de Documentos del Sistema de Gestión de código F-04-24R, el funcionario responsable realiza la actulización en el archivo magnético y diligencia la solicitud explicando la naturaleza de dicho cambio con las respectivas firmas de Vo.Bo que aprueba dicho cambio, quien entrega al dpto de calidad lo anterior con todo los soportes. En el caso de que el documento sea impreso se le coloca sello de COPIA NO CONTROLADA Una vez la solicitud es recibida el Asistente Administrativo asigna fecha y el número de consecutivo a la solicitud de Actualización de Documentos del Sistema de que lleguen, para garantizar que el orden cronológico concuerde con el orden consecutivo, luego procede a realizar la edicion del documento según los parametros establecidos en el numeral 4.1 y lugo procede a su publicación tal como se menciona en el numeral 4.4
CODIGO: P-04-23 No. REV: 2 PAGINA: 5 4.7.1. CAMBIOS Los cambios que se realicen a los documentos de I Nivel y de III nivel se identifican en el numeral de control de cambios dentro de cada documento, allí se explica la naturaleza del cambio efectuada que ameritó el cambio de versión tal y como se explica en el procedimiento para hacer documentos. Para los documentos de II Nivel y IV Nivel dichos cambios se identifican en el formato Solicitud de Actualización de Documentos del Sistema de código F-07-23R, allí se explica la naturaleza del cambio efectuado en la sección de Razones para la Mejora. 4.8 CONTROL DE OBSOLETOS Cada vez que se actualice un documento y se realice la nueva publicación del mismo como lo establecen los literales 4.4 y 4.7 se genera un nuevo documento y el anterior se convierte en un documento obsoleto, al momento de la distribución de las nuevas copias, sus copias controladas son retiradas del archivo donde se conservan y destruidos por el responsable del control de documentos (asistente administrativo), si por alguna razón son de carácter legal o de preservación de información y por tal razón es necesario conservar el documento sustituido, el asistente administrativo, responsable del control de los documentos, sella el original con sello de OBSOLETO y lo guarda en la carpeta de documentos obsoletos; si no el original también es destruido. 4.9 DOCUMENTOS EXTERNOS Los documentos externos de la organización sirven como base de las diferentes actividades generadas por los procesos, los cuales la organización ha establecido que se controlen los documentos externos que realmente tengan un impacto dentro del libre desarrollo de las actividades diarias. Dichos documentos pueden ser: - Normas técnicas - Normas ISO - Normatividad legal - Informacion de proveedores (catálogos ) Para los documentos externos que sean catálogos, solo se controlan aquellos que cumplan los criterios mencionados anteriormente, aquellos catálogos que sean solamente informativos y/o publicitarios y no afecten directamente los requisitos del cliente no son controlados y cada proceso decide su forma de control. Los documentos externos se identifican con el nombre de dicho documento y su versión, adicional se le coloca un sello de DOCUMENTO EXTERNO CONTROLADO en la primera hoja del mismo. Estos documentos se encuentran incluidos en el Listado de Documentos de El control y actualización de estos documentos es responsabilidad del funcionario implicado en el proceso donde aplique, en caso de que se modifique su versión este funcionario informa al departamento de calidad para que se actualice el listado de documentos de. En el caso de que se requiera copias controladas de los documentos externos estas van a ser distribuidas de la misma manera que los documentas internos, es decir, se le coloca en la primera hoja el sello de documentos externo controlado y se relaciona en la Nota De Entrega De Documentos De código F-04-24E 4.10 ARCHIVO Y PRESERVACION DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Los documentos originales de SGC de NOMBRE DE LA. se encuentran impresos y archivado en el oficina de calidad en una AZ de acuerdo a estra estructura: - Original Listado de Documentos de - Original Manual de la - Macroproceso - Original Matriz de Planeación - Original Caracterizaciones de Procesos - Procedimientos Originales - Manual de Competencias
CODIGO: P-04-23 No. REV: 2 PAGINA: 6 Existen copias controladas de dichos documentos debidamente identificados en los puestos de trabajo en donde aplique, según como se mencina en el literal 4.4, también copias en medio magnético de los documentos. Para preservar estos documentos, se realizan copias de seguridad mensuales los cuales reposan en el archivo de sistemas. Los documenos obsoletos que se requieran conservar reposan en el archivo de calidad debidamente identificados según como se menciona en 4.8 5. DEFINICIONES: PROCEDIMIENTO: Es una descripción secuencial de las operaciones o pasos establecidos por un área o grupo funcional para ejecutar un proceso determinado. FORMATO: Material asociado a un procedimiento con el objeto de normalizar la toma de datos o el registro de una información. Los formatos al ser diligenciados se convierten en registros de calidad. REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de los resultados alcanzados. 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Procedimiento para hacer Documentos P-04-21p Procedimiento Control de los registros de calidad P-04-24 7. COPIAS CONTROLADAS: Responsables de clausulas 8. REGISTROS: - Solicitud de actualización de Documentos del sistema de calidad - Nota de Entrega de Documentos del Sistema de calidad - Listado de documentos de L-04-23 9. CONTROL DE CAMBIOS: No REV FECHA DESCRIPCION 01/01/2009 Emisión inicial Ajustes por revisión del procedimiento, en donde se realizo cambio de la metodología del ciclo de vida de un documento. Igualmente se establece los parámetros para realizar 01 01/01/2009 cambios de los documentos y se elimino los formatos de Consecutivo Solicitud Actualización De Documentos Del Sistema De y el formato de Consecutivo de Notas de entrega de. 1. Se realizaron cambios en el literal 4.7.1. CAMBIOS: especificamente en el control 02 08/01/2009 de los cambios de los documentos del sistema de gestión de calidad. Para lo cual queda determinado que según el nivel de documento se deja identificado la naturaleza del cambio. 2. Se realizo cambio en el literal 4.9 DOCUMENTOS EXTERNOS: debido a que no especifica los criterios para identificar los documentos externos controlados, especialmente los catálogos de los proveedores.