Página 1 de 8 1. OBJETIVO Describir las actividades a seguir para la elaboración y control de la documentación del Sistema de Gestión Integrado (Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC), de acuerdo a los requisitos establecidos por la organización, Norma ISO 9001:2008, Norma ISO 14001:2004, Norma OHSAS 18001:2007, BASC, Operaciones Aeroportuarios, otros sistemas de gestión; incluyendo los de procedencia externa. Además se describirán las actividades a seguir para identificar, actualizar, tener acceso y disponer de los requisitos legales y otros requisitos suscritos en materia de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional que sean aplicables en la organización, así como evaluar su cumplimiento. 2. ALCANCE Se aplica a todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión Integrado de la empresa. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007 BASC 4. DEFINICIONES 4.1 Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organización. Nota: Los Manuales pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamaño y complejidad de cada organización en particular. 4.2 Procedimiento: Descripción específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. 4.3 Funciones específicas: Describe las actividades a desarrollar por cada puesto en las instalaciones del cliente. 4.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. 4.5 Formato: Es la estructura de un documento en el que se consignarán datos como resultado de una verificación o control, convirtiéndose de esa manera en un registro. 4.6 Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema de Gestión Integrado, identificados con un sello de copia controlada y asignados a una persona o área, para su uso y aplicación correspondiente. 4.7 Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema de Gestión Integrado, que son impresos con fines didácticos o de revisión, e identificados con un sello de copia no controlada 4.8 Documento Externo: Son aquellos documentos que se emplean en los procesos del sistema, pero cuyo origen es externo, en esta categoría se considera por ejemplo a: las leyes, normas, reglamentos, manuales de equipos, etc. 4.9 Documento Obsoleto: Documento que ha perdido vigencia, por actualización de la información. 5. RESPONSABILIDAD El Representante de la Dirección es el responsable de cumplir y de hacer cumplir el presente procedimiento asegurando su implementación y control respectivo. Asimismo, todos los miembros son responsables de cumplir lo establecido en el presente procedimiento. Los responsables de los diferentes procesos son los encargados de tener los registros al día, actualizados y de garantizar su almacenamiento en lugares apropiados y seguros, con el fin de evitar su deterioro. Los Líderes Zonales son responsables de la distribución de las funciones específicas por puesto.
Página 2 de 8 El Jefe del Centro de Información es responsable de colocar la información en la página web. El Asesor Legal, el Jefe de Bienestar Social y el Representante del SGI son los responsables de identificar, actualizar ( ) y evaluar el cumplimiento de la normativa legal. 6. DESARROLLO 6.1 Documentos Internos Elaboración / Modificación Aprobación Codificación Distribución Modificación e identificación de cambios La elaboración de cualquier documento del Sistema de Gestión Integrado puede elaborarse a necesidad de cualquiera de los procesos por iniciativa de cualquier integrante de la empresa. Se realizará en diferentes niveles de la empresa, de acuerdo al tipo, alcance y uso del documento. La elaboración, revisión y aprobación se realizará de acuerdo a lo establecido en la Tabla Nº 1. La aprobación del documento se evidencia con la firma del acta de comité que lo nombra o con el Listado de Documentos Internos (SGI-F-02-01-02) firmado por el Representante de la Dirección, donde se evidencia la fecha de evaluación. Una vez aprobado el documento, el Representante de la Dirección le asignará el código y demás información de carácter general que identifique al documento, según lo indicado en la Tabla Nº 2. Nota: Los documentos de tipo Generales de la empresa no serán codificados (Listado de documentos internos). El Representante de la Dirección se asegurará de efectuar la distribución de las copias controladas empleando el formato de Distribución de Documentos (SGI-F-02-01-01) a las personas o áreas correspondientes. ( ). Cuando se trata de modificaciones se deberá asegurar la eliminación de los documentos no vigentes, en caso de requerir conservar una copia del documento, este se buscará la carpeta Obsoleto. La distribución de los documentos en copia electrónica será por medio de la web y en algunos casos como las funciones específicas será en papel. El control de la distribución de las funciones específicas será llevado a cabo por el Líder Zonal, empleando el formato de Distribución de Documentos (SGI-F-02-01-01) caso contrario bastará con el llenado del formato de Listado de Funciones Específicas por Unidad donde indica fecha. Nota: Los documentos distribuidos en papel llevarán el sello de Copia Controlada. Los documentos del Sistema de Gestión Integrado serán modificados por los responsables asignados por los procesos según la tabla 1. Los cambios se identificarán con letra cursiva y negrita. Si el texto se anula se coloca entre paréntesis. Cuando el cambio signifique más del 60% de las páginas del documento, la identificación del cambio se efectuará por comparación con el documento obsoleto. La distribución se realizará según lo descrito en la etapa anterior. En el caso del Manual del Sistema de Gestión Integrado, los Acta de Comité o Listado de Documentos Internos (SGI-F- 02-01-02) Distribución de Documentos (SGI-F-02-01-01) Listado de Documentos Internos (SGI-F-02-01-02) o Listado de Funciones Específicas por Unidad (SGI-F-14-03)
Página 3 de 8 Conservación y back up cambios se identifican en la lámina denominada Cambios respecto de la última revisión. Se almacenará y conservará una copia electrónica de seguridad (back up) de todos los documentos del Sistema de Gestión Integrado, bajo responsabilidad del Representante del Sistema de Gestión Integrado. Los documentos que se trabajen en medios informáticos por los diferentes miembros deberán generarse un back up ( ). Ver procedimiento Control del Back Up (SGI-P-22-02). 6.2 Documentos Externos (Incluye Normativa Legal y otros Requisitos) Control del Back Up (SGI-F-22-02- 01) Los Documentos Externos identificados por cada proceso, son Identificación tomados en cuenta para establecer, implementar y mantener su Identificación de la Sistema de Gestión Integrado y serán registrados en el registro Normativa y otros Identificación de la Normativa y Otros Requisitos (SGI-F-02-01-03). Requisitos (SGI-F- Nota: Los otros requisitos son los acuerdos, pactos y contratos 02-01-03) Aplicación (actuales y nuevos) El proceso que corresponda aplicará el requisito legal, J&V Resguardo proporcionará los recursos necesarios para el cumplimiento de la normativa y otros requisitos, y para desarrollar los planes de acción para el cumplimiento Legal. Cumplimiento de la Normativa y otros Requisitos (SGI-F- 02-01-05) Distribución Cuando se requiera distribuir documentos de origen externo se controlará empleando el formato Distribución de Documentos (SGI- F-02-01-01) y deberán asegurarse de retirar el documento obsoleto, para la eliminación o conservación debidamente identificada. Distribución de Documentos (SGI- F-02-01-01) Evaluación del Cumplimiento La evaluación del cumplimiento Legal se ejecutará durante las auditorías internas y se registrará en el Cumplimiento de la Normativa y otros Requisitos (SGI-F-02-01-05), donde estará: La normativa ( ) y el cumplimiento. Cumplimiento de la Normativa y otros Requisitos (SGI-F- 02-01-05) Modificación y eliminación En caso de eliminarse o adicionarse algún documento de origen externo se deberá actualizar el registro Identificación de la Normativa y otros Requisitos (SGI-F-02-01-03) Identificación de la Normativa y otros Requisitos (SGI-F- 02-01-03) 6.3 Control de los Registros Elaboración de formatos Clasificación de registros La elaboración de cualquier formato del Sistema de Gestión Integrado puede generarse a necesidad de cualquiera de los procesos por iniciativa de cualquier integrante de la empresa. Se realizará en diferentes niveles de la empresa, de acuerdo al tipo, alcance y uso del documento. Por la mixtura de documentos o registros propios de SUCAMEC, se podrán considerar dentro del archivo Formación, Capacitación, Reentrenamiento los siguientes formatos: Formación y Capacitación
Página 4 de 8 Hoja de trámite SUCAMEC. Carta de comunicación de inicio de curso de formación y capacitación para personal (días, horas, lugar). Anexo II: Formato para comunicar el inicio de instrucción para vigilantes. Anexo III: Formato para comunicar resultado de instrucción para vigilantes. Lista de participantes. Reentrenamiento Hoja de trámite SUCAMEC. Carta de comunicación de inicio de curso de formación y capacitación para personal (días, horas, lugar). Anexo II: Formato para comunicar el inicio de instrucción para vigilantes. Anexo III: Formato para comunicar resultado de instrucción para vigilantes. Lista de participantes. Aprobación de formatos Codificación de formatos Almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros La elaboración, revisión y aprobación se realizará de acuerdo a lo establecido en la Tabla Nº1. Según lo indicado en la Tabla Nº2. Los formatos llenos se transforman en registros, los cuales se indicarán en el formato de Listado de Registros (SGI-F-02-01- 05) por áreas o clientes. En este registro se consigna: Título. Código (si tiene). Autorizado para acceso (recuperación). Nombre del archivo. Ubicación física o ruta en sistema. Retención mínima. Disposición final. Listado de Registros (SGI-F-02-01-05) NOTA: Para el caso donde se encuentren varios registros, se podrá utilizar términos que engloben a un grupo de documentos, pero en la parte delantera del file deberá indicarse qué tipo de documentos se espera encontrar. 6.4 Estructura de la Documentación Todo documento debe contener la siguiente información como mínimo, el documento puede ser escrito, en diagramas de flujo u otra que facilite la comprensión del mismo: Manual del Sistema de Gestión Integrado Carátula. Índice. Propósito del Manual. Presentación. Visión, misión y valores de la empresa. Política de Gestión Integrada. Objetivos Estratégicos. Alcance del Sistema. Cumplimiento de los Requisitos BASC Exclusiones. Compromiso Gerencial. Organigrama estructural.
Página 5 de 8 Política de Gestión Integrada y Objetivos Integrados Procedimientos del Sistema de Gestión Integrado Funciones Específicas Formatos Instructivos Reglamento Interno de Trabajo Generales Ubicación geográfica de las sedes. Interacción de procesos. Descripción de procesos (corresponde a cada lámina del proceso identificado). Alianzas estratégicas. Cambios respecto de la última versión. Título Fecha de Aprobación Número de Versión Título. Código, Número de Versión y paginación. Fecha. Objetivo. Alcance. Documentos de Referencia. Definiciones. Responsabilidad. Desarrollo. Deberá contener como mínimo lo siguiente: Cliente. Unidad. Puesto. Fecha. Aprobación Líder Zonal. Los formatos del Sistema de Gestión Integrado se definirán de acuerdo a las necesidades de cada procedimiento, instrucciones o requerimiento del Sistema, debe contener como mínimo el: Título, Número de Versión. Deberá contener como mínimo lo siguiente: Título. Código, Número de Versión, y Paginación. Fecha. Objetivo. Alcance. Responsabilidades. Definiciones. Desarrollo. Título. Aspectos Generales: objeto, finalidad, alcance, cumplimiento. Normas Legales. Estructura Organizativa. Funciones de las Unidades Organizativas. Funciones de los cargos. Derechos y obligaciones del empleador. Derechos y obligaciones de los trabajadores. Disposiciones finales. Deberá contener como mínimo lo siguiente: Título del documento. Existen algunos documentos que por su naturaleza no puede tener estructura documentaria preestablecida y que son necesarios para el cumplimiento de las actividades de la empresa. Todo documento elaborado, será revisado y aprobado según lo indicado en la Tabla Nº 1. Tabla Nº 1: Niveles de Elaboración, Revisión y Aprobación de los Documentos.
Página 6 de 8 Documento Elabora Revisa Aprueba Política y Objetivos de la Gestión Integrada Manual Organización Funciones de y Representante del Sistema de Gestión Integrado Sub Gestión de Talento Humano Comité de Gestión Gerentes y Jefes directos Guardián de la Cultura o Gerente General Guardián de la Cultura o Gerente General Manual del Sistema de Gestión Integrado ( ) Sistema de Gestión Integrado Comité de Gestión Gerencia Operaciones de Otros manuales Operaciones o Sub- Operaciones Guardián de la Cultura o Gerente General o Gerencia de Operaciones Procedimientos involucrado involucrado Instructivos Programas / Planes Funciones Específicas Cualquier miembro o de la unidad relacionada. involucrado Operaciones o Sub- Operaciones Líder Zonal Operaciones o Sub- Operaciones Gerencia de Operaciones o Gerente General Líder Zonal Formatos involucrado, Líder de Unidad, Líder Zonal. involucrado, Líder Zonal. Reglamento Interno de Trabajo Sub Gestión de Talento Humano El Asesor Legal Guardián de la Cultura o Gerente General Nota: El Comité de Gestión está conformado como mínimo por: Gerente General, Operaciones, Jefe de Seguridad, Sub- Operaciones y Coordinadora de SGI. 6.5 Codificación de la Documentación El Representante del Sistema de Gestión Integrado asignará un código para cada documento aprobado con las siguientes características: Tabla Nº 2: Letras para Identificar los documentos SIGLAS SGI R M G L SIGNIFICADO Sistema de Gestión Integrado Reglamento Manual Programa Plan
Página 7 de 8 SIGLAS P I F FE XX Versión: SIGNIFICADO Procedimiento Instructivo Formato Funciones Específicas Número del documento al que está asociado Versión Tabla Nº 3: Procesos del Sistema de Gestión Integrada Proceso Descripción 01 Gestión de la Dirección 02 Gestión Integrada 03 Gestión Financiera 11 Gestión Comercial 12 Planeamiento del Servicio 13 Centro de Control 14 Vigilancia Privada 15 Seguridad Personal 16 Guardianía 17 Supervisión del Servicio 21 Gestión de Talento Humano 22 Tecnología de la Información y Comunicación 23 Mantenimiento y Servicios 24 Logística Tabla Nº 4: Codificación de documentos (Cuando sea aplicable) Para Reglamentos, Manuales, Programas, Planes y Procedimientos, SGI-X-NN-MM SGI X NN MM Sistema de Gestión Integrado Reglamento (R) Manual (M), Programas (G), Plan (L), Procedimiento (P). Número del proceso que corresponde Número correlativo del procedimiento por proceso Ejemplo: Gestión de los Documentos Versión: 01 Donde: SGI: Sistema de Gestión Integrado P: Procedimiento 02: Proceso de Gestión Integrada
Página 8 de 8 01: Procedimiento número 01 del proceso de Sistema de Gestión Integrado Versión 01: Primera versión del Procedimiento Para Instructivos, Formatos, (subsidiarios de un procedimiento) SGI-X-NN-MM-YY SGI X NN MM YY Sistema de Gestión Integrado Instructivo (I), Formato (F) Número del proceso que corresponde Número correlativo del procedimiento por proceso Número correlativo del Instructivo/Formato en el procedimiento Para Instructivos, Formatos, (independientes de un procedimiento) SGI-X-NN-MM SGI X NN YY Sistema de Gestión Integrado Instructivo (I), Formato (F), Función Específica (FE) Número del proceso que corresponde Número correlativo del Instructivo/Formato en el proceso Se controla por el número de versión Versión: XX Versión XX Versión del documento Número de la versión Para la fecha Fecha: DD/MM/YYYY DD MM YYYY Día Mes Año