C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión Histórica 1/5
1. Propósito Establecer los lineamientos para la evaluación del clima organizacional de las Dependencias de la Administración Central (DAC), Centros de Investigación (CI), Organismos Académicos (OA), Centros Universitarios (CU), planteles de la escuela preparatoria y Unidades Académicas Profesionales (UAP), que intervienen en el (SGC) y cuyas actividades afectan la calidad del servicio. 2. Alcance Este procedimiento debe ser observado y aplicado por todas las áreas de la UAEM que formen parte del SGC. 3. Responsabilidad y autoridad Es responsabilidad de las áreas que participan en los procesos, la implementación de este procedimiento y la conservación de los registros generados en la aplicación del mismo. Los Secretarios y Directores tienen la autoridad para determinar las acciones a seguir en caso de incumplimiento de este procedimiento por el personal involucrado. Los directivos de las DAC, CI, OA, CU, UAP y planteles de la escuela preparatoria, tienen la siguiente autoridad y responsabilidad: Designar al responsable de coordinar los trabajos para la aplicación de los registros establecidos para el clima organizacional, así como brindar los apoyos necesarios. Verificar que el coordinador del levantamiento de los cuestionarios de clima organizacional se asegure que se cumplan los lineamientos establecidos y se mantengan los registros de evidencia. Remitir los cuestionarios debidamente requisitados y completos a la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo (DODA), de acuerdo a los plazos establecidos previamente. Analizar los resultados del clima organizacional conjuntamente con el coordinador del clima organizacional y todo el personal de su dependencia o espacio académico. Verificar que se implementen las correcciones, acciones correctivas o preventivas, que permitan llevar a cabo las mejoras del clima organizacional. Reportar a la DODA sobre los resultados y acciones de seguimiento. 2/5
El Coordinador del SGC resolverá aquellos casos en que no se identifique con precisión algún requisito establecido, para que sea perfectamente entendido y aplicado por los responsables y usuarios de los procesos. 4. Normatividad aplicable Norma ISO 9000:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Fundamentos y vocabulario. Norma ISO 9001:2000. Sistemas de gestión de la calidad - Requisitos Apartados 6.4 del Manual de calidad de la UAEM. NOTA: en el Apartado de políticas del procedimiento, los requisitos declarados en la normatividad ISO 9001:2000 se escriben con NEGRITAS y declarándose a continuación el cumplimiento en la UAEM. 5. Políticas a) La organización debe determinar y gestionar el clima organizacional necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto 1. A través de la (DODA), se coordinarán reuniones de trabajo con el personal de los procesos y usuarios que integran el sistema para capacitar en la aplicación de este procedimiento, así como del mantenimiento del mismo. 2. La DODA establecerá los meses de aplicación de encuestas para la determinación del clima organizacional, vía oficio dirigido a los directivos de las DAC, CI, OA, CU, UAP y planteles de la escuela preparatoria. 3. Cada director debe de asegurarse que el personal designado en su dependencia o espacio académico programe la aplicación de cuestionarios de acuerdo a los criterios establecidos por la DODA y atiendan los resultados. 4. Cada director deberá de informar a la DODA las acciones de seguimiento y el estado de las acciones consideradas, derivadas del resultado del clima organizacional. 5. El Anexo I de este procedimiento presenta el cuestionario que deberá de aplicar el espacio universitario para recopilar la percepción del personal que labora directamente en el espacio. 6. La aplicación del cuestionario debe de ser aplicado de forma anónima y al 100% del personal que labora en la dependencia o espacio académico. 7. La metodología de aplicación deberá de ser efectuada considerando el tamaño del espacio universitario, el tamaño de las áreas del mismo y de preferencia con una persona considerada de alta discrecionalidad. 3/5
8. Para la elaboración de las correcciones, acciones correctivas o preventivas, que permitan llevar a cabo las mejoras del clima organizacional, se tendrán que considerar únicamente las CATEGORÍAS mencionadas en el Anexo II de este procedimiento. 9. Los resultados de la aplicación del cuestionario se entregarán mediante oficio a cada dependencia o espacio académico por parte de la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo. 10. Los resultados del clima organizacional, deben de contener adjuntas las acciones correctivas o preventivas consideradas para subsanar los hallazgos del proceso de evaluación. 11. Las acciones de seguimiento y mejora del clima organizacional serán evaluadas durante el desarrollo de las auditorías internas. 12. En caso de que la DODA considere conveniente, informará a los Secretarios sobre la falta de aplicación del procedimiento de clima organizacional o bien la falta de evidencias para el seguimiento y estado de la gestión para su involucramiento y compromiso. 6. Diagrama de bloque del procedimiento No aplica para este procedimiento 7. Glosario Proceso central: Proceso establecido para la operación de la UAEM y que forma parte del SGC. Documento: Información y su medio de soporte. Documentos internos: Documentos elaborados dentro del ámbito de la UAEM. Copia autorizada: Documento firmado en original por el responsable del espacio universitario y entregado a la DODA para su información y seguimiento. Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización especifica o aplicación especifica prevista. Aprobar: Característica de consentimiento que se le da a una actividad o trabajo realizado. Visto bueno. 8. Anexos ANEXO I: ANEXO II: Cuestionario Correlación de preguntas con categorías 4/5
9. Revisión Histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 09/11/07 Coordinación del SGC Dirección DODA de No aplica por ser primera edición 5/5