1 Dirección de Comunicaciones MANUAL DE MEDIOS INSTITUCIONALES A continuación encuentre la guía para los siguientes procedimientos institucionales: Comunicaciones institucionales. Medios de Comunicación Institucional. Directrices para documentos institucionales. Manejo de bases de datos y envíos masivos. Comunicaciones institucionales Existe el comité operativo de comunicaciones Dircom que se reúne una vez a la semana y es el encargado de recopilar, analizar y difundir en los diferentes medios internos y externos, de acuerdo a su pertinencia, la información que genera la Universidad. Todas las actividades que se realicen en la Universidad serán publicadas en la agenda de eventos en la página web. Todo mensaje emitido por la Pontificia Universidad Javeriana Cali debe armonizar con su Misión y Visión institucional y debe ayudar a construir integralmente la marca Javeriana Cali. Todo documento institucional debe seguir los lineamientos del manual de Identidad Visual Corporativa. El logotipo de la Universidad es inmodificable. Su uso y aplicación debe ser aprobado por la Dircom. Todo comunicado interno y externo debe ser coordinado, producido y/o aprobado por la Dircom. Para publicaciones académicas se deben seguir los procedimientos del Sello Editorial. Todo video, material impreso, televisión, radio, medios virtuales, etc., es coordinado desde la Dircom con la dependencia que necesita generarlo. La información debe ser manejada con criterio y de acuerdo con los siguientes parámetros: - Priorizar si es de interés general o particular A quién le interesa? - Evitar el exceso y bombardeo de información. - Determinar siempre el público al cual va dirigida. - Determinar el medio interno más adecuado para su divulgación. No todo es para todos.
2 Para responder a las necesidades de divulgación de información y comunicación, en cada unidad existe un corresponsal encargado de direccionar acciones de comunicación e información. El corresponsal será el puente entre la unidad y la Dircom. Cada miembro de la Comunidad Educativa Javeriana comunica a la institución a través de sus propios valores, modo de proceder y actitud. Los miembros de la Comunidad Universitaria Javeriana velarán por mantener una actitud positiva frente a su Institución, a pesar de los disensos. Los integrantes de la Comunidad Universitaria Javeriana velarán por tener una excelente relación con sus egresados y generarán espacios de participación. La Comunidad Universitaria Javeriana asumirá posiciones de opinión con responsabilidad y compromiso. No deberán temerle al debate y posiciones encontradas. Deberán compartir información que pueda ser de interés a la opinión pública. Deberán divulgar los resultados de investigaciones que sean de interés o que impacten a la sociedad. Medios de comunicación Para responder a las necesidades de comunicación de los públicos internos de la Universidad (Estudiantes, Profesores, Colaboradores) la Universidad Javeriana cuenta con diversos medios institucionales que apoyan esta labor. Se priorizarán los medios digitales para divulgación de información interna: portal, correo electrónico, banners, redes sociales. La utilización de otros medios se justificará en la medida en sea realmente necesario. Cualquier medio de comunicación propuesto por las dependencias debe tener un plan editorial que garantice su continuidad y contar con el acompañamiento y aprobación de la Dirección de Comunicaciones. Las carteleras se utilizarán de manera racionalizada y se implementarán en el campus cuando la información sea de interés general para la Comunidad Universitaria Javeriana. Si es de interés particular, será utilizada únicamente en la unidad correspondiente. Quien requiera enviar correos masivos directos debe solicitar a la Dircom el envío de la información a través Conexión Javeriana. Si es necesario o relevante enviar alguna información, solo se hará con el aval de la Dircom y, en la medida de lo posible, desde nuestras listas.
3 Comité DirCom Se reúne semanalmente en la Dirección de Comunicaciones. Edificio administrativo tercer piso. Brinda apoyo en la divulgación de las actividades informadas. Asisten personas encargadas de comunicaciones internas, relaciones públicas, informativo Conexión Javeriana, emisora Javeriana, free press, multimedios y Promoción Institucional. Toda persona miembro de la Comunidad Educativa Javeriana está invitada a participar de este comité, con el fin de transmitirnos sus necesidades comunicacionales. Conexión Javeriana Conexión Javeriana es un medio de divulgación interno que no tendrá contenidos de opinión. Los lunes la información llega a estudiantes, profesores, colaboradores y egresados, de martes a viernes llega a profesores y colaboradores. Existen excepciones. Carteleras, habladores, señalización y fotografía Las carteleras, habladores, rompe tráfico, son los únicos lugares (medios) del Campus donde está autorizado pegar y publicar avisos o afiches. Tanto las paredes, como las puertas, mesas y ventanas no son aptas para tal fin. Se dará prioridad a contenidos de carácter académico. La Dircom aprueba la ubicación de nuevas carteleras y wall papers y el retiro de los mismas en la Universidad, teniendo en cuenta criterios estéticos (color, tamaño, diseño, etc.) y pertinencia. Las solicitudes deben realizarse basándose en los acuerdos de servicio establecidos. No fijar los afiches con grapadoras, chinches o cinta adhesiva, en caso de los habladores, únicamente con cinta de enmascarar y con texto visible. Carteleras Horarios de recepción de materiales para publicar en carteleras. (fecha límite de entrega; viernes hasta las 4 de la tarde). Se actualizarán semanalmente. El tamaño mínimo de los afiches es mínimo de 50 x 35 centímetros y tamaño máximo medio pliego. (tamaños más pequeños son considerados volantes, los cuales no se pueden ubicar en las carteleras).
4 Cuando el monitor no esté prestando sus servicios (periodo intersemestral), la Dircom prestará la grapadora para que cada dependencia ubique sus afiches. En caso de que llegue información para carteleras fuera de los tiempos establecidos, la Dircom revisará la posibilidad de llamar nuevamente al monitor, pero los gastos de sus horas de trabajo corren por cuenta de la dependencia que lo requiera. Habladores Debe realizar la solicitud por medio de un formato que tiene la secretaria de la Dirección de Comunicaciones, a través del correo electrónico: dircom@javerianacali.edu.co. Para la debida autorización de los avisos debe enviar una muestra del mismo, antes de su impresión. La solicitud para la entrega de habladores será programada desde la Dirección de Comunicaciones con la oficina de Servicios Operacionales por medio de un requerimiento. Los habladores deben ser ubicados en lugares cubiertos (no dejar a la intemperie). Señalización Todo letrero para el nombramiento de oficinas y espacios del campus, estará direccionado y será realizado por medio de la Dirección de Comunicaciones. Fotografía La Dircom tiene criterios establecidos para la solicitud de apoyo fotográfico en los eventos institucionales: - El servicio de apoyo fotográfico lo brindan los asistentes de Comunicaciones y los fotógrafos que han realizado el convenio con la Oficina de Relaciones Públicas y Protocolo. Este servicio es gratuito y se utiliza solamente para eventos de carácter institucional. - No está autorizado tomar fotografías de carácter personal. - La solicitud de este servicio debe hacerse por lo menos con 8 días hábiles de anticipación. - La Dircom, a partir de los criterios editoriales establecidos, determinará el tipo de fotografías que deben tomarse en cada evento. - El registro fotográfico se entregará de forma virtual. - El tiempo de duración del servicio será de una hora. Dependiendo de la relevancia del evento y según criterio de la Dircom se decidirá si se necesita más tiempo para el cubrimiento.
5 - No está autorizado el préstamo de equipos (cámara, grabadora y filmadora) entre dependencias. Recuerde que puede hacer la foto con su celular o Ipad y enviarla a la Dircom, al correo dircom(@)javerianacali.edu.co, para su publicación. Wallpapers, pendones, pasacalles, correos masivos, pantallas y banners La Dirección de Comunicaciones es la directa y única responsable de manejar estos medios. La programación, autorización o envío de éstos están coordinados por la Dirección de Comunicaciones. Para realizar la solicitud y autorización de wallpapers, y envío correos masivos, debe escribir un correo a la corresponsal de comunicación asignada. Para la ubicación de pendones y pasacalles la Dirección de Comunicaciones se encargará realizar un requerimiento a la oficina de Servicios Operacionales. Las solicitudes deben realizarse teniendo en cuenta los acuerdos de servicio establecido. Medidas para wallpaper Tamaño: 1024 x 768 pixeles Peso: menor a 200 Kb Medidas para banners Home: 950 x 300 Pixeles Páginas internas: 600 x 300 Pixeles Página comunidades (estudiantes, colaboradores y profesores): 900 x 300 Pixeles Medidas: imágenes para correos masivos 1500 X 800 Pixeles máximo. Medidas para pantallas EnMedio 1024 x 768 pixeles Medida para pantallas institucionales 720 x 458 Pixeles
6 Medidas de las estructuras Entrada Peatonal Capilla Educación Continua
7 Samán Entrada Vehicular (1)
8 Entrada y salida Vehicular Página web Orientaciones para manejo de la página web (contenidos y banners): Cada dependencia es la responsable por entregar información actualizada para su respectiva página web. Los banners se publicarán en función al interés de los distintos grupos objetivos, buscando de acuerdo a los criterios de transparencia, oportunidad y eficacia. La oficina de Comunicaciones podrá hacer banners de corte institucional y para campañas puntuales. no modificará los archivos.fla o ejecutables. Se montarán solo aquellas piezas que cumplan las normas del punto anterior y estén completamente terminadas. El tiempo de permanencia en la página deberá enviarse indicado con la pieza gráfica. La Dircom tendrá plena facultad para realizar los cambios de posición que considere pertinentes según los flujos de información que se generen. No se hará previa consulta. En caso de que el tráfico sea muy alto, se alternarán los banners día a día. Esto con el fin de difundir todos los eventos.
9 Tendrán especial relevancia los banners de eventos académicos (apertura de nuevos programas, inicio de clases para pregrados y posgrados) sobre los banners de otras actividades (ferias, jornadas de diversa índole, etc.). Motivos de no publicación en la página web: Errores ortográficos de cualquier índole. Errores en el link en caso de abrir una nueva ventana desde el banner. Incumplimiento de las medidas estipuladas. Contenido pertinente para otros medios. Directrices documentos institucionales Toda institución posee su propia identidad. Ella suele plasmarse en los documentos institucionales y manifestarse en lo que hace, en su forma de actuar, en su cultura. La identidad de una Institución se basa en los ideales, principios y valores que la inspiran y que constituyen su carácter distintivo; es decir, lo que la hace única en sí y distinta de todas las demás; es su identidad interior. Por otra parte, toda Institución que se respete posee además su propia identidad visual: el logotipo, la imagen, la figura o el símbolo que la identifica y la hace inmediatamente distinguible; es la imagen única que está presente en todos sus productos y en todas sus formas de expresión y de presentación. Los ejemplos abundan en el mundo de los negocios; también en el mundo universitario 1. El Consejo Directivo Universitario, el 15 de octubre de 2003, aprobó el Manual de Identidad Visual de la Pontificia Universidad Javeriana. Dicho Manual tiene como objetivo garantizar la adecuada utilización de los elementos gráficos que identifican a la Universidad. Comenzó a regir a partir del 1 de julio del año 2004. Así mismo, expidió el Reglamento de Emblemas, Símbolos y Distinciones Universitarias el 11 de noviembre de 2004. Teniendo en cuenta esta normatividad, ante la variedad heterogénea que se expresa en los diferentes documentos Institucionales y que hace difícil una clara y precisa identificación visual de nuestra institución, se entrega a la Comunidad Educativa de la Seccional estas precisiones que contiene directrices para la aplicación de la identidad visual en la producción de documentos institucionales, entendiendo por éstos, los productos impresos, electrónicos y audiovisuales relacionados con programas académicos conducentes a título, de Educación Continua, eventos, campañas institucionales, así como los materiales de presentación institucional, de divulgación de gestión y las publicaciones del Sello Editorial. Para la producción de todo documento institucional y de aquellos en que la Universidad tenga presencia, se debe aplicar lo dispuesto en el Reglamento de Emblemas, Símbolos y Distinciones de la Pontificia Universidad Javeriana (Anexo 1) y en el Manual de Identidad Visual. 1 Consejo Directivo Universitario, Manual de Identidad Visual de la Pontificia Universidad Javeriana, Bogotá, julio 1de 2004.
10 Para hacer prácticas dichas disposiciones, se podrán adoptar transitoriamente otros símbolos para la identificación o promoción de eventos, campañas y programas no académicos. En el ámbito de la Seccional estas excepciones requieren de aprobación previa del Director de Comunicaciones. Se entiende por evento la actividad transitoria que transcurre en un período de tiempo específico y que, por su carácter promocional o de convocatoria, requiere diferenciarse y posicionarse claramente entre sus públicos específicos. Se entiende por campaña un conjunto de mensajes divulgados en un período de tiempo transitorio y específico, que, por su carácter de convocatoria, requiere motivar a un público para la apropiación de ideas o conductas. Se entiende por programa, un proyecto generado por una dependencia para un período de tiempo transitorio, cuyas actividades se encaminan a presentar temáticas y objetivos específicos que, por su carácter de convocatoria, requiere diferenciarse y posicionarse entre los públicos específicos. Se advierte que Esta definición no aplica en el caso de los programas académicos. Las unidades encargadas de la producción de los documentos institucionales atenderán y trabajarán coordinadamente entre ellas, cuando así se requiera, de acuerdo con las solicitudes de las dependencias solicitantes, haciéndolas partícipes del proceso en sus diferentes etapas como la revisión de diseños, pruebas, etc. Para ofrecer una adecuada asesoría, tendrán en cuenta la pertinencia, objetivos, público al que va dirigido el documento y presupuesto asignado, así como la correcta aplicación del Manual de Identidad Visual. Para las comunicaciones internas se debe sustituir, en lo posible, el uso de impresos, por el uso de los medios electrónicos que ofrece la intranet (tarjetas de invitación, comunicados, nombramientos, noticias, etc.). El servicio de diseño gráfico e impresión de los documentos institucionales debe ser atendido por proveedores certificados y autorizados por la Universidad a través del Centro de Multimedios. Dichos proveedores deben garantizar pleno conocimiento y manejo del Manual de Identidad Visual. Manejo de bases de datos y envíos masivos Para el manejo de las bases de datos de la Universidad, se debe solicitar previa autorización del Director de Comunicaciones. El uso de estas listas es compartido con algunas dependencias de la Universidad, las cuales de acuerdo a sus públicos y necesidades, tienen el aval para el envío de sus comunicados. Cada uno estos envíos, en materia de promoción e información de noticias, sucesos y actividades académicas:
11 organizacionales y publicitarias a través de este servicio, deben ser aprobadas previamente por el Director de Comunicaciones. Esto con el fin de garantizar que los objetivos e intereses de quienes desean comunicar el mensaje se cumplan a cabalidad, respetando los recursos gráficos, de expresión escrita, oral e icónica que maneja la institución. Creación y uso de listas de correos La creación y uso de las listas de correos son servicios exclusivos de la Dirección de Comunicaciones. Para solicitar estos servicios, debe enviar un comunicado al Director de Comunicaciones justificando su solicitud y denominando cuál es el público con el cual desea desarrollar la lista, la cual según su criterio editorial y de publicación tomará las acciones respectivas a dicha solicitud. Las listas de correos externos al dominio electrónico de la Universidad deben solicitarse a través de la Dirección de Comunicaciones, la cual según su criterio editorial y de publicación tomará las acciones respectivas a dicha solicitud. En el caso de adjuntar usuarios de correos electrónicos con el domino de la Universidad (@javerianacali.edu.co) mayores a 10 cuentas, se le solicitará explicación sobre la necesidad del envío y cuál es el criterio de comunicación que ha escogido para realizarlo a este grupo de usuarios. En caso de utilizar el nombre de la Universidad y todo aquello que se produce y realiza en ésta: en materia académica, organizacional y promocional, en este tipo de correos, el Director de Comunicaciones podrá intervenir en este proceso de envío, con el fin de velar por la calidad de lo que se dice y se presenta en nombre de la institución; y tendrá la potestad para aprobar y desaprobar dicho mensaje, en caso de ser necesario. Pautas para realizar publicaciones en las redes sociales institucionales: página en Facebook Universidad Javeriana Cali y Twitter @JaverianaCali, consulte el Manual de Redes Sociales.