1. Ruta de Producción del Portal de Prestaciones Económicas. http://portaleps.coomeva.com.co/portaleps/php/vista/seguridad/login.php 2. Pantalla Principal del Portal de Prestaciones Económicas: Ingresamos el Usuario o Login, Ejemplo: 905905905 y la Contraseña: COOMEVA2014 damos clic en la opción ENTRAR. NOTA: recuerde que un mismo empleador puede solicitar varias cuentas de usuario, para esta aplicación; dependiendo de su necesidad. Para el manejo de prestaciones económicas de forma descentralizada. En este caso cada solicitud de cuenta de usuario deberá aclarar la agencia a la cual desea asignarla (Cali, Medellín, Bogotá, Tuluá, Palmira, Pereira, Popayán, etc.)
3. El sistema despliega el menú de servicios: 3.1 Servicio de Solicitud de Transcripción de Incapacidades y Licencias: Al ingresar encontrara las solicitudes posibles de transaccionar: 1-Enfermedad General: deberá anexar la imagen del Certificado Médico Incapacidad. de 2- Licencia de Maternidad: deberá anexar la imagen del Certificado Médico de Licencia de Maternidad de la Cotizante y la Copia de la Epicrisis o la Nota de la Historia Clínica, donde aparece la Fecha Probable de Parto.
2.1-Licencia de Maternidad Padre Viudo: deberá anexar la imagen del Acta de defunción de la Madre Fallecida, Registro Civil de Nacimiento del recién nacido, Certificado de Licencia de Maternidad de la Cotizante Fallecida. NOTA: para definir este tipo de licencia, se debe contestar la pregunta (Licencia para padre que enviudó) con SI. 3-Licencia de Paternidad: deberá anexar la imagen del Registro Civil de Nacimiento del recién nacido, Certificado de No disfrute de Calamidad Domestica. Certificado de Licencia de Maternidad de la Cotizante y la Epicrisis o la Nota de la Historia Clínica, donde el Medico define la Fecha Probable de Parto. NOTA: para realizar esta solicitud, debe definir el Horario laboral. (Lunes- Viernes Hábil o Lunes-Sábado Hábil). 4-Accidente de Trabajo: deberá anexar la imagen del Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo y Certificado Médico de Incapacidad. 5-Enfermedad Profesional: deberá anexar la imagen del Certificado Médico de Incapacidad. 6-Licencia de Adopción: deberá anexar la imagen del Acta de Entrega de Adopción. NOTA: para todos los casos siempre deberá diligenciar el Tipo de Documento, Número de Documento del Cotizante, Fecha de Inicio del Evento (Incapacidad o Licencia) y el Número de Días Solicitado para el Evento. Ejemplo de Creación de un tipo de Solicitud: Diligencie los campos enmarcados en verde, como lo muestra la imagen Damos clic en VALIDAR y el sistema despliega la ventana donde se debe(n) adjuntar los soportes, aprovechamos para revisar el nombre del empleado sea la
persona a la que le estamos realizando la solicitud, de lo contrario cerrar la ventana en la y corregir el dato errado: Si es correcto, damos clic en adjuntar seleccionamos el soporte correspondiente. Seleccionamos el archivo imagen (PDF o JPEG, JPG) damos clic en abrir el sistema muestra el nombre del archivo seleccionado y damos clic enviar. El sistema despliega la ventana de Información confirmando el número de solicitud asignado y que el proceso fue exitoso.
4. Notificaciones Enviadas al Aportante, por el Portal de Prestaciones Económicas. Creada: Según el Cambio de Estado de la Solicitud: Rechazada: Transcrita:
5. Estado de Mis Solicitudes: el informe en pantalla, tiene varios filtros de consulta.. Esta consulta despliega por defecto el filtro OFICINA el cual muestra única y exclusivamente las solicitudes creadas por el usuario con el que estamos logueados, si desean ver todo el universo de solicitudes realizadas por la empresa a nivel nacional, debe cambiarlo a TODAS. Una vez se defina este filtro. Si aplicamos el botón VER, el sistema recupera todo el historial de las solicitudes Creadas, Transcritas y Rechazadas. Como se muestre en la siguiente imagen. Si utilizamos alguno de los filtros, recupera la información según el estado seleccionado. Ejemplo: filtro de estado seleccionado Creada.
Cuando filtramos por el estado Transcrita, el sistema despliega las solicitudes procesadas que terminaron exitosamente su ciclo de grabación en la base de datos de prestaciones económicas de Coomeva EPS. Siempre aparecerá la columna incapacidad con el número de incapacidad relacionado a la solicitud. Al frente de cada solicitud Transcrita aparecerá el icono de imprimir, damos clic, el sistema despliega el certificado de incapacidad o licencia emitido por Coomeva EPS, recomendamos guardarlo en su computador. NOTA: esta acción solo puede realizarla una única vez. El sistema le informara una vez intente cerrar la ventana, donde se desplego el certificado de Incapacidad o Licencia.
NOTA: si el estado de la solicitud es Transcrita y el icono para imprimir el certificado. No aparece, existen dos posibilidades: 1-Ya se imprimió el certificado de Incapacidad o Licencia. 2-La Incapacidad o Licencia generada con base a la Solicitud se encuentra en auditoria, para poder validar este punto, deben generar el reporte histórico de Incapacidades y Licencias y consultar el número de incapacidad. (Véase literal 7 de este manual). Cuando filtramos por el estado Rechazada, el sistema despliega las solicitudes que no pudieron ser procesadas por alguno de los siguientes motivos: a- Documento no Valido. b- Documento no cumple las especificaciones. c- Documento Ilegible. NOTA: para saber cuál fue el motivo de rechazo, damos clic en el icono El sistema despliega la siguiente ventana
Una vez enterados del Motivo y la Observación; procedemos a realizar nuevamente la solicitud adjuntando el documento válido o el documento con todas las especificaciones necesarias para procesar la incapacidad o una nueva imagen que sea legible. Según aplique la solución a la solicitud que fue rechazada. Para garantizar que usted, este enterado de los cambios de estado de su solicitud, el portal enviara al mail registrado para su cuenta, las notificaciones por cada una de las solicitudes, Creadas que cambian a estado Transcrita o Rechazada. 6. Requisitos Mínimos del Contenido del Certificado Médico de Incapacidad Temporal o Licencias: La solicitud de incapacidad expedida por el médico u odontólogo tratante es un certificado médico, se genera como parte del acto del médico u odontológico, es pertinente al evento de salud y se deja constancia en la historia clínica. El contenido: Datos del trabajador: Nombres y apellidos del afiliado cotizante y tipo y Número del documento de identidad Datos de la incapacidad o licencia: Fecha de expedición, Tipo de incapacidad: ambulatoria, hospitalaria, cirugía, urgencia, Fecha de inicio, Fecha de terminación, Días de Incapacidad en número, código diagnóstico clínico (Internacional de Enfermedades (CIE-10) o nombre completo, Riesgo que origina la incapacidad (Contingencia-origen): Enfermedad General, Accidente de Trabajo, Enfermedad Profesional o Licencias. Datos del médico u odontólogo, o IPS prestador del servicio: Nombre completo de la Entidad Prestadora del Servicio Nombre completo del médico u odontólogo tratante Registro profesional Especialidad Sello del profesional o logo IPS o prestador El documento certificado que contiene la solicitud de incapacidad emitida por el médico u odontólogo tratante, debe ser original y sin tachones o enmendaduras, tener los logos de la entidad o encabezado del médico. 7. Servicio de Mis Reportes: permite generar información de vital importancia para el aportante. 1- Para generar los reportes se solicitan datos básicos según necesidad del aportante. Rango de fecha y tipo de aportante. Como se muestra en la imagen.
2- Luego presionamos el botón descargar del reporte que necesitamos por Ejemplo: Reporte Histórico de Incapacidades y licencias. Seleccionamos Abrir con y damos clic en Aceptar o Guardar Archivo para revisar la información posteriormente, el Reporte Histórico de Incapacidades y Licencias por Origen en formato Excel y para Reporte Resumen de Ausentismo en Formato PDF. 3- Reporte Histórico de Incapacidades y Licencias por Origen: sirve para conocer los eventos reportados por parte del aportante a Coomeva EPS, en el rango de tiempo ingresado, agrupando la información con base a la fecha de inicio de la incapacidad y licencia. Este reporte contiene información como y cuando se generó el pago, en qué fecha se realizó la trasferencia electrónica o se entregó el cheque al igual permite filtrar las incapacidades que corresponde a determinado número de documento de pago.
4- Reporte Resumen de Ausentismo: permite identificar los días asumidos, agrupa la información con base a la fecha de inicio de la incapacidad y licencia: a- Por el empleador de 1 a 3 según el parágrafo 1 del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999. b- Por el empleador de 1 a 2. según decreto 2943 del 17 de Diciembre de 2013. c- Días reconocidos por la EPS del día 4 al 180 según el parágrafo 1 del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999. d- Días reconocidos por la EPS del 3 al 180 según decreto 2943 del 17 de Diciembre de 2013. e- Los días reconocidos por el aportante por aseguramiento del día 4 al 180 o del 3 al 180 según decreto 2943 del 17 de Diciembre de 2013. f- Días reconocidos por la AFP (origen Enfermedad general) del día 181 al 540. g- Días reconocidos por la ARL (origen Accidente de Trabajo o Enfermedad Laboral) del día 2 al 540. h- Días reconocidos por el aportante del día 540 en adelante. La información se presenta en dos categorías: a. Top 10 de los diagnósticos más comunes en el periodo consultado. b. Cantidad de incapacidades y costo por días y responsable de pago. 8. Servicio de Quejas y Reclamos Portal de Prestaciones Económicas de Coomeva EPS Al dar clic en quejas y reclamos.
El sistema despliega la siguiente ventana: Si damos clic en el botón Crear Caso el sistema despliega la siguiente ventana: Los campos con asterisco son obligatorios, se deben diligenciar con la información de la persona que realiza la solicitud, la cual debe estar pendiente de la respuesta. Al ingresar el número de Incapacidad o Licencia y dar clic en OK, el sistema validad que el número de evento ingresado pertenezca al aportante (Empleador) que está realizando el registro, de lo contrario mostrara un mensaje de error.
Si el registro pertenece a la empresa muestra la siguiente ventana: La categorización y motivos para el caso QUEJA son automáticos y aplica para eventos en estado NEGADO o Vencido por Tiempo) y para el caso Reclamo, el o los motivos se deben seleccionar y solo aplica, para eventos en estado Liquidado o Cruzado). Ejemplo: categorizado como Queja; los motivos son los mismos que aparecen como notas aclaratorias en el certificado de incapacidad o licencia que entrego la EPS. Ejemplo: categorizado como Reclamo; el o los motivos, se deben seleccionar según apliquen. NOTA: Siempre se debe adjuntar la imagen del Tipo de Documento, donde se encuentra el dato que produjo la inconsistencia. Como lo muestra la imagen.
El campo de adjuntos permite adicionar los soportes escaneados, los cuales deben tener única y exclusivamente extensión; JPG y PDF. Por la pestaña Tipo de Documento el sistema despliega la lista de soportes posibles a solicitar; Copia del Certificado Médico de Incapacidad o Licencia, Copia de la Nota Consignada en la Historia Clínica, Registro Civil de Nacimiento, Registro de Fallecimiento, Copia de la Licencia de Maternidad de la Madre Cotizante de Otra EPS y Carta de Queja o Reclamo (donde se adicionan fundamentos o explicaciones, para su solicitud). Se puede adjuntar más de un documento, siempre y cuando se cambie el Tipo de Documento ha adjuntar. NOTA: si se trata de dar enviar, pero no se ha seleccionado el Tipo de Documento así el adjunto ya este cargado el sistema saca la siguiente alerta. Para terminar la CREACION DEL CASO MANUAL BACK damos clic en el botón Enviar el sistema despliega la siguiente ventana y Construye un mail, que es enviado en forma automática al Email ingresado en el campo Email de Respuesta. Notificando la creación del caso y que está en proceso de solución, de igual forma se enviara automáticamente una respuesta cuando el caso haya sido solucionado. Las observaciones y análisis realizados por el Back de Prestaciones de Coomeva EPS quedaran consignados en el caso y en la carta adjunta al mail de solución.
El remitente será Coomeva EPS - Prestaciones Económicas [epsonline@coomeva.com.co] Mail de Notificación Creación del Caso Las observaciones y análisis realizados por el Back de Prestaciones de Coomeva EPS quedaran consignados en el caso y en la carta adjunta al mail de solución.
9. Consulta de Casos Back: Para consultar el estado del caso creado, se tienen las siguientes opciones: 1. Ingresar al botón Consultar por medio del portal de prestaciones económicas. 2. Ingresa a COOEPS V.2 a la pestaña Prestaciones opción Consulta Casos Back Como lo muestra la imagen. Al dar clic el sistema despliega la siguiente ventana: Se puede realizar por los filtros de Tipo y Numero de Identificación del aportante, Numero de Incapacidad, Código del caso (es el asignado a cada incapacidad) y Fecha de Registro (debe ingresarse un rango). Dar clic en el botón Consultar. La información recuperada por el sistema permite conocer cuál es el # del lote, # de incapacidad, # de caso, estado (Estudio = se encuentra en análisis, Gestión = está en espera del concepto o aprobación del área técnica médica y Solucionado = el sistema ha remitido un comunicado respecto a la definición del caso, Fecha de Registro, Usuario Encargado = quien tiene el caso y está amarrado al estado ósea que puede cambiar de encargado y Empresa = recupera el nombre del aportante solo para los casos Queja y Reclamo.
Si deseamos conocer el análisis y las observaciones realizadas por el Back de Prestaciones Económicas damos clic en el Icono de Consultar Caso ventana: y el sistema despliega la siguiente Pestaña Gestión del Caso En ella se muestran dos pestañas la de Gestión del Caso y Bitácora en la primera quedan los motivos que originaron la creación del caso, las observaciones del análisis realizado por el Back de Prestaciones Económicas y en la columna si se ratifica o no el motivo. Para lo cual el sistema envía una carta adjunta al mail de solución donde se detalla las consideraciones pertinentes a la solución del caso. En la pestaña Bitácora, estará comprendido todo lo que tiene que ver con la trazabilidad del caso desde su radicación hasta su solución.
Pestaña Bitácora del Caso NOTA: Si hemos olvidado la contraseña podemos dar clic en el link No puede acceder a su cuenta? Solicitar usuario y contraseña, El sistema despliega la siguiente ventana: Diligenciamos el Usuario o Login que tenemos asignado y damos clic en ENVIAR. El sistema muestra el mail al cual se envió el código de recuperación Posterior a esto damos clic en la X para que muestre la siguiente ventana:
Se ingresa el Usuario o Login y el código de recuperación enviado a su mail institucional. Se digita la nueva contraseña y se confirma la nueva contraseña. Damos clic en CAMBIAR. Luego clic en ACEPTAR el sistema muestra la pantalla principal de servicios.