LA GESTIÓN DE UN PROYECTO de TRANSFERENCIA DE INNOVACIÓN (TOI) Marian Rodríguez Parrilla Madrid, 18 de Octubre de 2011
ESQUEMA DE LA PRESENTACIÓN LA GESTIÓN DEL PROYECTO Contratos El proyecto en marcha Gestión eficaz Sostenibilidad EL SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA AGENCIA NACIONAL Instrumentos para el seguimiento RECOMENDACIONES INFORME INTERMEDIO
I. CONTRATO Inicio el 1 de octubre Enviar la documentación que falta Pago del primer anticipo Contrato: Duración Financiación Modalidades de pago Remisión de informes Disposiciones financieras
GASTOS ELEGIBLES Debe generarse durante la vida del proyecto Relacionada directamente con el proyecto Necesaria para llevar a cabo el proyecto Razonable y justificada Identificable y verificable Incurridos por el beneficiarios y los socios Cumplen con la legislación social y tributaria aplicable
GASTOS NO ELEGIBLES Deudas Provisiones para pérdidas Costes declarados por el solicitante y cubiertos por otro programa europeo Socios silenciosos Gastos excesivos
DIRECTOS: Personal Viaje y subsistencia Equipamiento Subcontratación Otros gastos INDIRECTOS: (fax, teléfono etc.) TIPOS DE COSTES
COSTES DE PERSONAL Personal de plantilla (fijo o eventual) Personal temporal El personal nunca podrá ser subcontratado Coste diario Se aplicará el salario del país en el que el trabajador esta contratado, sin superar los máximos No se incluyen bonus, incentivos
GASTOS DE VIAJE Directamente relacionados y necesarios para el proyecto Países elegibles Personal de la institución Específico e identificable Durante la vida del proyecto Utilizar el medio de transporte más barato El viaje incluye todos los medios de transporte desde el punto de origen al de destino Coche particular Coches de alquiler
GASTOS DE SUBSISTENCIA Basarlo en la tabla de costes, aplicando la cantidad del país de destino. Incluye alojamiento, comida y desplazamientos internos Se hará una reducción si la acomodación y/o las comidas y/o el transporte son financiados por una tercera parte. Reembolso basado en gastos reales o dieta día
GASTOS DE EQUIPAMIENTO Compra, alquiler, leasing del equipo incluyendo la instalación, mantenimiento y el seguro Solo cuando sean necesarios para el proyecto Solo se tendrá en cuenta la amortización Esta partida no superará en 10% del total de los costes directos
GASTOS DE SUBCONTRATACIÓN Procedimiento: - Contratos por debajo de 12.500 se pagarán con la presentación de una factura - Contratos entre 12.500 y 25.000 al menos tres ofertas - Contratos entre 25.000 y 60.000 al menos cinco ofertas - Contratos por encima de 60.000 se aplicarán las normas nacionales Total gastos de subcontratación no más del 30% de los costes directos
OTROS GASTOS Costes impuestos por el contrato: evaluación de la acción, auditoría. Viaje y subsistencia de personas de fuera de la asociación Compra de derechos de autor, bases de datos
ANEXOS I- Descripción de la acción II- Presupuesto estimado III-Manual para la administración y gestión IV-Datos de los socios V-Socios y presupuesto
II. EL PROYECTO EN FUNCIONAMIENTO -Firma de los contratos con los socios -Preparación de la primera reunión transnacional -Acuerdo en los objetivos y tareas a realizar - Qué espero del proyecto? - Qué aportaré al proyecto? - Porqué este proyecto es relevante para mi organización?
-Forma de comunicación y frecuencia -Tener en cuenta las barreras: lingüísticas culturales organizativas -Reuniones: cuando y para qué -Distribución de fondos
RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS -Distinguir entre un pequeño desacuerdo y un gran conflicto -Como reaccionar... -Quién puede mediar en un conflicto -Proceso de acuerdo en la toma de decisiones -Socios inactivos -Intentar anticiparse a los posibles problemas
POSIBLES CAMBIOS Cambios que no implican solicitud de enmienda: Cambio de organización coordinadora dentro del propio consorcio Cambio de la persona que actúa como coordinador del proyecto Cambios en el presupuesto inferiores al 10% y entre socios inf 10% Cambios en los datos de contacto del partenariado Se enviará una carta comunicándolo a la Agencia Nacional Cambio del representante legal de la entidad beneficiaria Se enviará una carta a la Agencia Nacional comunicándolo y adjuntando fotocopia del nombramiento del nuevo representante.
POSIBLES CAMBIOS Cambios que implican solicitud de enmienda: Cambios de la organización beneficiaria, Retira de un socio Nuevo o sustitución de un socio Cambios en el programa de trabajo Cambio en la cuenta bancaria Cambios en la duración del proyecto Cambios en las fechas de presentación de informes Cambios en el presupuesto Otros -
PRINCIPALES DIFICULTADES Ausencia de documentación adicional Faltan las cartas de acuerdo de los socios Justificar adecuadamente la solicitud Si hay cambio en la duración del proyecto también se modifica la fecha de presentación del informe Incorporar todos los datos del nuevo socio No coincide el presupuesto de la hoja excel con el del formulario No enviar dos veces.
NO OLVIDAR Revisar la solicitud para evitar errores tipográficos en los números Firmar y poner la fecha Enviar copia electrónica CD con la solicitud y la hoja excel del presupuesto
III. GESTIÓN EFICAZ - Comité de dirección - Las personas adecuadas asisten a la reunión - Dar a cada socio unas responsabilidades específicas - Comunicación clara y regular - Plan de trabajo equilibrado y adecuado - Informar del progreso del proyecto en las reuniones
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO - Mecanismos de seguimiento - Establecer claramente que información, en que formato y cuando se la vamos a pedir a los socios - Evaluación del proyecto interna o externa - Periodicidad de presentación de justificaciones de gastos
IV. SOSTENIBILIDAD -Como definimos la sostenibilidad del proyecto: Un proyecto se considera sostenible si las actividades más relevantes continúan y los resultados se mantienen o se desarrollan una vez terminada la financiación europea.
FACTORES PARA ASEGURAR LA SOSTENIBILIDAD A nivel de proyecto: Capacidad del proyecto de cubrir las necesidades académicas, profesionales y sociales. Participación de los miembros del consorcio Gestión y liderazgo eficaz Participación activa del grupo objetivo Posibilidad de asegurar los recursos adecuados para la continuidad
FACTORES PARA ASEGURAR LA SOSTENIBILIDAD A nivel de contexto: Apoyo académico e institucional Apoyo nacional Apoyo Socio-económico
BASE DE DATOS ADAM Calidad de la información contenida en ADAM: -Código del proyecto -Datos del beneficiario y coordinador -Informe intermedio: principales actividades y paquetes de trabajo -Informe final: descripción de los principales resultados, medidas para la sostenibilidad y el impacto. -Enlace a la página web del proyecto -Archivos adjuntos -Productos -Eventos
BASE DE DATOS ADAM Qué nos hemos encontrado: Algunos proyectos no están incluidos No se ha actualizado la información Los links están obsoletos Las direcciones han cambiado
BASE DE DATOS ADAM Por que es importante actualizar los datos en ADAM: Para difundir adecuadamente mi proyecto de un modo simple y eficaz Para encontrar socios o que me encuentren Para favorecer la sostenibilidad Para recibir el segundo anticipo
EL SEGUIMIENTO POR PARTE DE LA AGENCIA NACIONAL Departamento de TOI Hoja de vida Ficha de seguimiento Visitas de seguimiento
EN QUÉ CONSISTE EL CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO? -Preguntas relativas a: Plan de trabajo Transnacionalidad Evaluación, difusión, sostenibilidad e impacto Problemas y dificultades Enmiendas Gestión financiera
CONCLUSIONES DEL CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO Muestra de 20 proyectos de 26 Retraso en los paquetes de trabajo Cambio de la persona de contacto Aún es pronto para hablar de la difusión o el impacto del producto, pues aún no esta elaborado Se solicitan los justificantes a los socios cada cuatro o seis meses. Desconocimiento de la web ADAM
Para qué? VISITAS DE SEGUIMIENTO Asesorar, ayudar Ver la evolución del proyecto Ver los productos Conocer a las personas implicadas en el proyecto Corregir posibles desviaciones de los objetivos marcados en la propuesta
CONTENIDO DE LA VISITA Presentación e introducción del proyecto Evolución de las actividades y paquetes de trabajo Resultados obtenidos hasta la fecha y su transferencia Implicación de los grupos objetivo en los resultados Reuniones transnacionales llevadas a cabo y previstas Implicación de los socios en el proyecto Actividades de evaluación y difusión llevadas a cabo y previstas
CONTENIDO DE LA VISITA Sostenibilidad del proyecto y sus resultados Impacto pasado y futuro del proyecto Problemas encontrados hasta el momento y soluciones adoptadas Proceso de contractualización con los socios Enmiendas al contrato solicitadas y previstas Transferencias realizadas a los socios Gestión financiera del proyecto Justificación de gastos Organización de los justificantes financieros
RECOMENDACIONES PARA LAS VISITAS: -Tener todo preparado (Facturas, documentos, productos) -Facilitar la participación de todas las personas involucradas en el proyecto -El objetivo principal es asesorar y ayudar
RECOMENDACIONES INFORME INTERMEDIO Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos
INFORME INTERMEDIO Pasos para rellenar el informe intermedio: Guardar el archivo y abrir Verificar que los datos pre-rellenados son correctos Rellenar los cuadros en rojo Utilizar las casillas desplegable en los casos en los que existen Las casillas en color gris no se pueden modificar ni rellenar Es importante que los resultados y los paquetes de trabajo sigan el mismo orden No olvidar rellenar la sección L para solicitar el 2º anticipo
RECOMENDACIONES INFORME INTERMEDIO Cubre la mitad del proyecto y hay dos meses para elaborarlo Comprobar que se envían todos los requisitos previos Adjuntar notas explicativas de los contratos y facturas de subcontratación Explicar tipos de cambio Hacer un índice tanto de la parte técnica como de la parte financiera Presentar los informes encuadernados, ordenados y utilizando la aplicación informática
RECOMENDACIONES INFORME INTERMEDIO Comprobar que las sumas son correctas y que las tablas de gastos parciales coinciden con las totales Indicar la duración de los contratos de subcontratación en los mismos Indicar los conceptos claramente: Ej.: traducción de qué? Adjuntar las actas de las reuniones
Documentación a presentar Informe intermedio Un original y una copia( en papel y CD) Actas de las reuniones Copia de los productos o resultados Materiales de difusión (folletos, posters ) Copia de las transferencias bancarias Copia contratos de subcontratación y facturas Informe Final Un original y dos copias (en papel y CD) Actas de las reuniones Copia de los productos y resultados Materiales de difusión (folletos, posters) Copia de las transferencias bancarias Time sheets y declaración de costes Copia de los contratos de subcontratación y facturas
GRACIAS POR SU ATENCIÓN mantonia.rodriguez@oapee.es Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos