Cómo diseñar el sistema de gestión de un proyecto europeo

Transcripción

1 Cómo diseñar el sistema de gestión de un proyecto europeo Por regla general, las actividades propuestas por los proyectos deben estar organizadas lógicamente en un cierto número de Componentes, que se describen en los Modelos de Solicitud. Una solicitud tendrá un determinado número de Actions/Work Packages dependiendo de la complejidad del proyecto, del número de socios que lo van a ejecutar y de la metodología intrínseca a la ejecución del mismo. Todos los proyectos tienen que contemplar un modelo de gestión y seguimiento que asegure una buena coordinación de los Work Packages o Paquetes de Trabajo al tiempo que ordene cómo se van a relacionar los socios, cómo van a tomar sus decisiones y qué tipo de mecanismos de control se van a establecer para hacer un seguimiento tanto en el nivel día a día como en el nivel estratégico de la propuesta. Para el desarrollo de esta componente habrá que estar a lo que se establece en la convocatoria de propuestas, si bien, se muestran algunos ejemplos. Ejemplo de Plan de gestión Descripción El líder será el encargado de asegurar una buena coordinación y gestión del proyecto. Para ello se apoyará tanto en su propio staff de administración como en ayudas externas que aseguren una comunicación óptima entre los socios tanto a nivel estratégico: informes oficiales, evolución del proyecto, reembolsos y financiación, etc.; como a nivel táctico, asegurando una buena comunicación en el día a día. Existirá un responsable de la gestión del proyecto, con experiencia en la gestión de consorcios internacionales, y una persona de apoyo administrativo para gestionar las comunicaciones internas. Por otro lado, y a los efectos de asegurar una buena gestión técnica del proyecto se creará un Grupo de Expertos en el que participarán todos los socios con un representante que velará por la calidad de los trabajos y por el cumplimiento de los plazos establecidos en la candidatura Green Commerce. La estructura de gestión del proyecto, que dependerá del beneficiario principal, estará representada en un Primer Nivel (Comité de Dirección) por los responsables de cada una de las organizaciones e instituciones que forman parte del proyecto, y en un Segundo Nivel (Grupo de Trabajo del Proyecto) por los responsables técnicos también de cada una de las organizaciones que participan en el proyecto. Las responsabilidades principales de este esquema de gestión asegurarán la elaboración de un Informe Inicial, de los distintos Informes de Progreso y de los Informes Intermedio y Final. Por otro lado, y por lo que respecta al circuito financiero, será responsabilidad del coordinador de esta acción la compilación de

2 Métodos empleados Periodo Limitaciones y asunciones Responsable de la implementación Resultados esperados Indicadores de Progreso: Entregables Hitos toda la información necesaria para preparar las solicitudes de pago. Se crearán dos estructuras de gestión: Comité de Dirección y Grupo de Trabajo del Proyecto, que se reunirán On Line, realizando un conference meeting cada 3 meses. Por otro lado, cada 6 meses se celebrarán Reuniones tanto del Comité Técnico como del Grupo de Trabajo. La plataforma web del Proyecto tendrá una intranet propia para la gestión del proyecto, donde se publicarán las actas de las reuniones, las convocatorias, los documentos oficiales del proyecto, los formularios de justificación financiera etc. 33 meses (todo el período de ejecución del proyecto). Desvinculación de alguno de los socios del proyecto. Mal funcionamiento de la intranet del proyecto o poca participación de los socios. Retrasos en la elaboración de los informes de seguimiento. Todos los socios asumen su implicación y participación directa en esta actividad, para lo cual deberán aportar la información en tiempo y forma, y bajo el procedimiento marcado por el coordinador de esta acción. La coordinación del proyecto vigilará especialmente la aportación de información actualizada sobre la situación del proyecto, los plazos de ejecución del proyecto y el funcionamiento de la intranet, como medio de comunicación entre los socios. Líder del proyecto. Asegurar una buena gestión del proyecto en todos sus niveles. Verificación del cumplimiento de todo lo establecido en el proyecto para la consecución de los resultados esperados. Diseño de un esquema de participación que permita saber en cada momento si existen amenazas para la puesta en marcha y el desarrollo del proyecto. Asegurar que se cumple la normativa aplicable en todo lo referente a aspectos tales como la comunicación, la justificación financiera o la elegibilidad de los gastos. Indicador Número de reuniones presenciales del Comité Técnico y del Grupo de Trabajo del Proyecto. Número de reuniones on line del Comité Técnico y del Grupo de Trabajo del Proyecto. Número de participantes en las reuniones de gestión del proyecto. Informe Inicial Informe Intermedio I Informe Intermedio II Informe Final Constitución Comités Gestión Objetivo

3 Presentación Informe Inicial Intranet para la Gestión del Proyecto Aprobación Informe Intermedio Aprobación Informe Final Gestión del proyecto (Project Management) Descripción El líder del proyecto será el encargado de asegurar una buena coordinación y gestión del mismo. Para ello, se apoyará tanto en su propio personal como en ayudas externas que aseguren una comunicación óptima entre los socios tanto a nivel estratégico: informes oficiales, evolución del proyecto, reembolsos y financiación, etc.; como a nivel táctico, asegurando una buena comunicación y gestión en el día a día. Existirá un responsable de la gestión del proyecto, con experiencia en la gestión de consorcios internacionales, y una persona de apoyo administrativo para gestionar las comunicaciones internas. De cara a asegurar una buena gestión técnica del proyecto se creará un Grupo de Expertos en el que participarán todos los socios con un representante que velará por la calidad de los trabajos y por el cumplimiento de los plazos establecidos. La estructura de gestión del proyecto dependerá del beneficiario principal y estará representada en un Primer Nivel (Comité de Dirección) por los responsables de cada una de las organizaciones e instituciones que forman parte del proyecto, y en un Segundo Nivel (Grupo de Trabajo del Proyecto) por los responsables técnicos también de cada una de las organizaciones que participan en el proyecto. Las responsabilidades principales de este esquema de gestión asegurarán la elaboración de un Informe Inicial, de los distintos Informes de Progreso y de los Informes Intermedio y Final. Por otro lado, y por lo que respecta al circuito financiero, será responsabilidad del coordinador de esta acción la compilación de toda la información necesaria para preparar las solicitudes de pago. Métodos empleados Se crearán dos estructuras de gestión: Comité de Dirección y Grupo de Trabajo del Proyecto, que se reunirán on Line, realizando un conference meeting cada 3 meses. Por otro lado, cada 6 meses se celebrarán Reuniones tanto del Comité Técnico como del Grupo de Trabajo. La plataforma web del Proyecto tendrá una intranet propia para la gestión del proyecto, donde se publicarán las actas de las reuniones, las convocatorias, los documentos oficiales del proyecto, los formularios de justificación financiera etc. Duración Toda la vida del proyecto. Responsable El responsable de la gestión del proyecto será el líder del proyecto. En algunos casos, el programa CIP permite la dualidad de líderes, de modo que nos encontraremos con un líder administrativo encargado de la gestión y un líder técnico encargado de los aspectos técnicos del proyecto. Esto también sucede en el 7º Programa Marco. Resultados esperados Asegurar una buena gestión del proyecto en todos sus niveles.

4 Verificación del cumplimiento de todo lo establecido en el proyecto para la consecución de los resultados esperados. Diseño de un esquema de participación que permita saber en cada momento si existen amenazas para la puesta en marcha y el desarrollo del proyecto. Asegurar que se cumple la normativa aplicable en todo lo referente a aspectos tales como la comunicación, la justificación financiera o la elegibilidad de los gastos. Reportes (Deliverables) - Plazo de entrega (determinar fechas exactas) Informe Inicial - 15/01/2010 Informe Intermedio I - 30/09/2010 Informe Intermedio II - 01/02/2012 Informe Final - 20/12/2012 Hitos y plazo Constitución Comités Gestión - 10/01/2010 Presentación Informe Inicial - 15/01/2010 Intranet para la Gestión del Proyecto - 15/04/2010 Aprobación Informe Intermedio - 05/09/2010 Aprobación Informe Final - 15/12/2012 Ejemplo de Plan de Seguimiento Descripción: El Beneficiario principal, en colaboración con los socios responsables de cada actividad, será el responsable de asegurar un buen procedimiento de evaluación y seguimiento del proyecto. Con la finalidad de medir la eficacia de todas las acciones planteadas, se diseñará un cuestionario de seguimiento que todos los responsables tendrán que cumplimentar cada seis meses, excluyendo la gestión del proyecto, que tiene un procedimiento de Management control propio. Para elaborar este cuestionario se utilizará el panel de indicadores propio del proyecto: número de empresas auditadas, asistentes a las reuniones de lanzamiento, número de intervenciones hechas en establecimientos, reducción de la factura de consumo energético en puntos de venta, número de ciudades y regiones formadas en la metodología del proyecto, etc. El líder del proyecto realizará, por otro lado, entrevistas en profundidad con los responsables en cada nivel territorial de intervención. El resultado de estas visitas de seguimiento (fuentes directas), junto con la información aportada por cada socio en los cuestionarios de seguimiento, serán la base para la elaboración los Monitoring Reports. Estos Monitoring Reports serán publicados en la intranet del proyecto, donde se contará con una pequeña base de datos asociada al proyecto que permitirá a cada socio ver cómo avanza conforme a lo previsto en el calendario, y al Coordinador de la propuesta, tener siempre una visión en tiempo real de lo que ocurre con la implementación del proyecto en relación con cada socio y con cada actividad. Por último cabe destacar que de un modo más informal, todos los socios serán responsables de gestionar un Blog del Proyecto, donde semanalmente se comentará la

5 Métodos empleados Periodo Limitaciones y asunciones Responsable de la acción Resultados esperados Indicadores de progreso Entregables Hitos evolución del proyecto, problemas y soluciones, documentos asociados etc. Esta ventana abierta nos permitirá también comunicar nuestros progresos. Cuestionario de seguimiento con indicadores según proyecto/socio/actividad. Visitas de Seguimiento. Monitoring Reports. Base de datos para el seguimiento individualizado. Blogs. 33 meses (todo el período de duración del proyecto). Retraso en la aportación de información de los socios para la realización de los informes de monitorización. Todos los socios asumen su implicación y participación directa en esta actividad, para lo cual deberán aportar la información en tiempo y forma, y bajo el procedimiento marcado por el coordinador de esta acción. Líder del proyecto. Verificar que hay un cumplimiento por parte de cada de socio, en relación con cada una de las acciones propuestas y en el calendario especificado. Facilitar un sistema que permita que cada socio pueda hacer su propio monitoring y reenviar esa información al responsable de la puesta en práctica de la acción. Poner en marcha un servicio de proximidad en el monitoring a través de visitas y entrevistas personales con cada socio responsable, de manera que genere el entorno de trabajo adecuado para hacer un buen proyecto. Poner en marcha sistemas informales de seguimiento, usando las TICS, que faciliten también un control externo en tiempo real y que se pueda usar como un elemento más de la comunicación del proyecto. Indicador Objetivo Número de Visitas de Seguimiento realizadas 5 Número de Monotoring Reports elaborados 5 Número de Impactos en el Blog para informar del progreso en la ejecución de los proyectos. Primer Monitoring Report Segundo Monitoring Report Tercer Monitoring Report Cuarto Monitoring Report Quinto Monitoring Report Elaboración de los cuestionarios y métodos de evaluación por cada socio. Publicación de la plataforma Blog del proyecto. 5