www.pwc.com En la ruta de la Competitividad Principales hallazgos de la 1ra Encuesta Nacional de Madurez en Gerencia de Proyectos
Agenda Sección 1 Metodología Sección 2 Datos sobre Gerencia de proyectos Sección 3 Hallazgos generales
Sección 1 Metodología 3
Estudio realizado en Colombia La 1ra Encuesta Nacional de Madurez en Gestión de proyectos, es un estudio de carácter nacional desarrollado en Colombia entre septiembre y octubre de 2011. La encuesta contó con la participación de 79 empresas Colombianas, de las cuales se recibieron 88 encuestas respondidas de forma electrónica. La encuesta está conformada por 31 preguntas enfocadas a conocer elementos generales de la práctica de Gestión de Proyectos, con el fin de tener un primer acercamiento general al nivel de madurez de la práctica en Colombia.
Participación de las Industrias Las industrias en las cuales se clasificaron las empresas participantes fueron: TICE 26% CIPS 32% 1. TICE: Technology, Information, Communication and Entertainment 2. CIPS: Customer and Industrial Products and Services 3. FS: Financial Services 4. GS: Goverment Services 5. Services Services 22% GS 2% FS 18%
Sección 2 Datos sobre Gerencia de Proyectos 6
Gerencia de Proyectos 7
De los encuestados 71.6% señalan que en su organización solo a veces o no hacen seguimiento a los beneficios de los proyectos. 67% De los encuestados indican que el proyecto más representativo de la organización está entre 7 y 24 meses de duración 44% De los encuestados manifiestan que el proyecto más representativo de la organización ha tenido una desviación en tiempo superior al 25% de lo planeado 8
58% De los encuestados consideran que la maduración de sus ideas de proyectos tarda más de 6 meses. 71.6% De los encuestados indican que sus proyectos tienen un procedimiento de control de cambios formal aplicado. 9
80 74 70 60 50 52 40 34 30 20 10 20 12 84.1% - Control Financiero de Costos Desempeño de Cronograma Técnica de Valor Ganado Gestión de Riesgos De los encuestados señalan que en los reportes de estado de los proyectos el principal aspecto es el desempeño del cronograma. Otra 10
26% De los encuestados señalan que el éxito de los proyectos principalmente lo miden por la satisfacción de los Stakeholders. 25 23 20 15 16 15 13 12 10 9 5 0 Satisfacción de los stakeholders Entrega de beneficios A tiempo ROI Aceptable Dentro del presupuesto Calidad 11
72.6% De los encuestados concluyen que la principal razón por la que se atrasan los proyectos consiste en los cambios de alcance a lo largo del proyecto. Cambios en el alcance a lo largo del proyecto Inadecuada estimación del tiempo Camio en el entorno y/o estrategia empresarial Mala comunicación Recursos humanos y/o técnicos insuficientes Inadecuada planificación y seguimiento a los riesgos del No hay una buena definición de stakeholders y/o falta Inadecuada gerencia de proyecto Inadecuado seguimiento y control Mala calidad de entregables Falta de un caso de negocio Presupuesto insuficiente Otra 11 10 14 18 25 24 27 42 39 38 37 36 64 Series1 0 10 20 30 40 50 60 70 12
100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% Las desviaciones más significativas se dan en la gestión del tiempo en un rango entre el 10% y 25% ( 39.8% de encuestados señalaron este rango), así mismo, a nivel de costos la desviación más común se da en el rango de menos del 10% ( 40.9% de encuestados señalaron este rango). La calidad es la variable que menos variación tiene (58% de encuestados señalaron que es menor al 10%). Costo tiempo Alcance Calidad 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% De acuerdo a lo planeado Desviaciones < 10% Desviaciones entre el 10 y el Desviaciones mayores al 25% 25% 13
Portafolio de Proyectos 14
76.1% De los encuestados opinan que en sus organizaciones priorizan el portafolio de proyectos. Alineación Estratégica Aspectos Financieros Procesos de negocio impactados Riesgos del Proyecto 15 18 30 53 Series1 Otra 6 79.1% De los encuestados señalan que en sus organizaciones priorizan el portafolio de proyectos basándose en el criterio de alineación estratégica. 0 10 20 30 40 50 60 15
Oficina de Gerencia de Proyectos 16
73.9% De los encuestados indican que su organización cuenta con un área o una Oficina de Gestión de Proyectos para soportar sus proyectos. Así mismo, cuentan con una metodología documentada en Gestión de Proyectos que se utiliza en todas las áreas de la organización. 53.4% De todos los encuestados usan como base metodológica el estándar del PMI. Lo que significa que de los 65 encuestados que señalan que su organización utiliza una metodología para la gestión de proyectos el 72% lo hace basados en el estándar del PMI. 23.9% De los encuestados manifiestan que usan la metodología en más del 90% de sus proyectos. 17
Gestión del Tiempo Gestión del Alcance Gestión de Costos 56 55 58 Gestión de Riesgos Gestión de la Calidad Gestión de las Comunicaciones 44 44 46 Gestión de Integración de Proyectos Gestión del Recurso Humano 40 40 Gestión de Compras 32 Gestión de Dependencias 13 0 10 20 30 40 50 60 70 Se evidencia que claramente las adquisiciones (compras) en los proyectos es el área de conocimiento más débil, solo el 49.2% lo tienen cubierto con la metodología. Así mismo, el área de conocimiento más fuerte corresponde a la gestión del tiempo, con un 89.2% de los encuestados quienes manifiestan que lo tienen cubierto en la metodología.
78.4% De los encuestados indican que su organización hace gestión de riesgos en los proyectos. 65.9% De los encuestados manifiestan que gestionan riesgos en los proyectos de manera cualitativa. 71.6% De los encuestados señalan que su organización solo a veces o nunca genera y comparte un reporte de lecciones aprendidas sobre los proyectos. 19
11,4% 6,8% 45,5% 28,4% Procesos Informales Procesos Inestables Procesos Estables/ Estandarizados Procesos Monitoreados Procesos Optimizados 8,0% 63.6% De los encuestados indican que el nivel de madurez de los procesos de Gerencia de Proyectos en su organización es igual o superior al nivel Estable (nivel 3). 20
50,0% 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% 14.8% De los encuestados señalan que su organización hace interventorías para asegurar la calidad de los proyectos. 31,8% 45,5% 25,0% 20,0% 15,0% 14,8% 10,0% 5,0% 2,3% 5,7% 0,0% No definido Otras razones Interventorías Supervisión interna de Contratos Ejecución de metodologías de Aseguramiento de la Calidad
Organización para la Gerencia de Proyectos 22
70,0% 55.7% De los encuestados señalan que en sus organizaciones hay un grupo dedicado de gerentes de proyecto. 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% 59,1% 35,2% 3,4% 2,3% No tiene Entre 1 y 10 Entre 11 y 50 Más de 50 En el grupo encuestado se evidencia una tendencia hacia contar con personal interno certificado como PMP para la gestión de proyectos, que hace unos años atrás no era tan notorio. Eso se ve reflejado en que el 59.1% tiene entre 1 y 10 funcionarios certificados como PMP. Sin embargo, el 35.2% no cuenta con funcionarios certificados como PMP. 23
29.5% De los encuestados manifiestan que sus recursos dedicados a proyectos nunca siguen un plan de desarrollo generado por la organización, para mejorar sus competencias en gestión de proyectos de manera continua. 24
Software para la Gerencia de Proyectos 25
97.7% 50,0% 45,0% 40,0% 35,0% 30,0% De los encuestados señalan que en sus organizaciones cuentan con algún software para gestionar proyectos. Evidentemente, Microsoft Professional es el software más usado con un 44.3%, seguido de Microsoft Project Server con un 21.6%. 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Microsoft Microsoft Desarrollo Otros SAP Clarity No tiene HP PPM Project Project Server interno herramientas Professional 26
Sección 3 Hallazgos generales 27
Hallazgos Gerencia de Proyectos En el grupo encuestado es evidente que existe una cultura de Gerencia de proyectos, por el hecho de contar con un equipo calificado, gestionar riesgos, tener software y procesos para dicha gestión. Si bien las compañías encuestadas gestionan el tiempo en los proyectos, es la variable que más desviación presenta según la percepción de ellos encuestados. 28
Hallazgos Gerencia de Proyectos En el grupo encuestado es evidente que existe una cultura de Gerencia de proyectos, por el hecho de contar con un equipo calificado, gestionar riesgos, tener software y procesos para dicha gestión. Si bien las compañías encuestadas gestionan el tiempo en los proyectos, es la variable que más desviación presenta según la percepción de ellos encuestados. Oficina de Gerencia de Proyectos La percepción del uso de la PMO (Project Management Office) está mucho más irrigada en las organizaciones, según lo que sugieren los encuestados. El marco metodológico más usado es el planteado por el PMI. Según la percepción de los encuestados, en su mayoría, el nivel de madurez de la Gerencia de Proyectos corresponde al nivel 3 (Procesos Estables) de acuerdo con la escala que plantea el PMI. 29
Hallazgos Gerencia de Proyectos En el grupo encuestado es evidente que existe una cultura de Gerencia de proyectos, por el hecho de contar con un equipo calificado, gestionar riesgos, tener software y procesos para dicha gestión. Si bien las compañías encuestadas gestionan el tiempo en los proyectos, es la variable que más desviación presenta según la percepción de ellos encuestados. Oficina de Gerencia de Proyectos La percepción del uso de la PMO (Project Management Office) está mucho más irrigada en las organizaciones, según lo que sugieren los encuestados. El marco metodológico más usado es el planteado por el PMI. Según la percepción de los encuestados, en su mayoría, el nivel de madurez de la Gerencia de Proyectos corresponde al nivel 3 (Procesos Estables) de acuerdo con la escala que plantea el PMI. Organización y software Las organizaciones están fortaleciendo su práctica de gestión de proyectos, mediante la conformación de equipos con personal preparado y certificado. Adicionalmente, cuentan con software especializado para la gestión de proyectos. 30
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