BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA Definiciones y Conceptos Balance general o estado de situación. Es el documento contable que presenta la situación financiera de un negocio en una fecha determinada. El balance general presenta la situación financiera de un negocio porque muestra clara y detalladamente el valor de cada una de las propiedades y obligaciones, así como el valor del capital. La situación financiera de un negocio se advierte por medio de la relación que hay entre los bienes y derechos que forman su activo y las obligaciones y deudas que forman los pasivo; para mayor claridad, supongamos dos negocios que tienen los siguientes activos y pasivos. En el primero, la situación financiera es mucho más favorable que el segundo ya que el activo garantiza ampliamente el valor del pasivo esto es con el activo a veces a menos del costo para poder liquidar el pasivo o quizá no totalmente. El balance general únicamente presenta la situación financiera de un negocio en una fecha determinada o sea, la del día en que se practica, porque si se hiciera un nuevo balance al día siguiente, no presentaría exactamente la misma situación, debido a que los saldos de las cuentas serían distintos, aun cuando no se practicara ninguna operación, pues hay operaciones que se realizan solas, es decir, sin la intervención de ninguna persona por ejemplo; la baja de valor que sufre el mobiliario por el transcurso del tiempo; la amortización que sufren los gastos de la instalación; la pérdida de valor que provoca la volatización de líquidos almacenados, etc. Para que la situación financiera indicada en el balance sea lo más exacta posible se debe incluir absolutamente todo el activo y todo el pasivo correctamente valorizados, es decir, con su verdadero valor, pues cualquiera alteración tanto de más como de menos se reflejará directamente en el capital. 2.2 TIEMPO EN QUE SE PRESENTAN LOS ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros deben presentarse anualmente, por lo menos, o bien al término del período normal de operaciones de la empresa., cuando éste sea mayor a un año. La información financiera que se presenta en el balance general para que sea legalmente correcta debe incluir totalmente todo el activo y todo el pasivo valuados a su valor razonable, pues cualquier modificación, tanto de más como de menos, se reflejaría directamente en el capital contable o patrimonio contable, según sea el caso.
Es preciso que el activo y el pasivo aparezcan clasificados debidamente de acuerdo a su grado de disponibilidad o exigibilidad, según sea el caso, esto con la finalidad de que el balance general se interprete correctamente. 2.3 PARTES QUE INTEGRAN EL BALANCE GENERAL. A fin de que el balance se pueda interpretar con mayor facilidad, el activo y el pasivo deben aparecer correctamente clasificados. El balance general debe contener los siguientes datos: Encabezados Cuerpo 1. Nombre de la empresa o nombre del propietario. 2. Indicación de que se trata de un balance general. 3. Fecha del formulario. 1. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que formen el activo. 2. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que formen el pasivo. 3. Importe del capital contable. Firmas 1. Del contador que lo hizo y autorizo. 2.4 FORMAS DE PRESENTAR EL 2. BALANCE Del propietario del negocio. El balance general se puede presentar en dos formas: Con forma de reporte Con forma de cuenta A. Balance general con forma de reporte. Consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo en una sola página de tal manera que a la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo, para determinar el capital contable, ejemplo: De acuerdo con lo anterior vemos que el balance general con forma de reporte se basa en la formula:
Activo Pasivo Capital Que expresada por medio de literales queda de la siguiente manera: A P = C Esta formula anterior se conoce con el nombre de formula del capital. A) Balance General En Forma De Cuenta. En este forma se emplean dos página en la de la izquierda se anota la clasificadamente el activo y en la derecha el pasivo y el capital contable. Como puede observarse, el total del activo es igual al total del pasivo más el capital razón por la cual el balance general en forma de cuenta se basa en la formula: Activo = Pasivo + Capital Que expresada por medio de la literales queda: A = P + C La fórmula anterior se conoce con el nombre de fórmula del balance general. Para ilustrar las explicaciones anteriores, incluimos en la página siguiente un modelo de balance general en forma de cuenta. Anotación de las cantidades. En este caso, únicamente se utilizan la tercera y cuarta columnas para anotar cantidades. Tercera columna. En esta columna se anota la cantidad de cada cuenta. cuarta columna. En esta columna se anota el total de cada grupo, así como el total del activo, del activo pasivo y del capital. El total del activo más capital se debe anotar a la misma altura del total activo. Los reglones que queden en blanco del capital contable al total del pasivo más el capital se deben inutilizar por medio de una línea quebrada que se conoce con el nombre de zeta.
ESTADO DE RESULTADOS En contabilidad el Estado de resultados o Estado de pérdidas y ganancias, es un estado financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. El estado financiero es dinámico, ya que abarca un período durante el cual deben identificarse perfectamente los costos y gastos que dieron origen al ingreso del mismo. Por lo tanto debe aplicarse perfectamente al principio del periodo contable para que la información que presenta sea útil y confiable para la toma de decisiones. CUENTAS PRINCIPALES DEL EDO. DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS O EDO. DE RESULTADOS DENOM. DE LAS CUENTAS PRINCIPÁLES.- Para facilitar el estudio del estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados y el desarrollo de los demás capítulo, es necesario conocer cada una de las cuentas que forman parte de dicho estado, ya que sin tal conocimiento se tendría mayor dificultad en la formación del mismo y en los aprendizajes de los temas de este libro. TERMINOLOGIA CONTABLE CON QUE SE DENOMINA A LAS CUENTAS DEL EDO. DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS O DE RESULTADOS VETAS TOTALES.- Entendemos por ventas totales el valor total de mercancías entregadas a los clientes, vendidas al contado o a crédito. DEVOLUCIONES / VENTA.- Es el valor de las mercancías que los clientes devuelven porque no les satisface la calidad, precio estilo, color, etc. DESCUENTOS / VENTA.- Es el valor de Las bonificaciones que sobre el precio de venta de la mercancía se concede a los clientes. Los descuentos o rebajas sobre venta se conceden cuando el valor de las operaciones sea considerable por ser clientes importantes o por existir una relación especial con ellos. COMPRAS.- Son el valor de las mercancías obtenidas, ya sea al contado o a crédito.
GASTOS DE COMPRA.- Todos los gastos que se efectúan para que todas las mercancías adquiridas lleguen hasta su destino; los principales son: los derechos aduanales los fletes y acarreos los seguros, cargas y descargas, etc. DEVOLUCIONES / COMPRAS.- Es el valor de las mercancías devueltas a los proveedores porque no satisface la calidad, precio, estilo, color, etc. DESCUENTOS /COMPRA.- O rebajas sobre compra el valor de las bonificaciones sobra el precio que compra o de factura nos conceden los proveedores. Los descuentos o rebajas sobre compras no son concedidos cuando el valor de las adquisiciones sea considerable, por ser compradores asiduos importantes o por existir una relación especial con ellos. También es conveniente otorgarlos, de común acuerdo, cuando las mercancías tienen algún defecto, o son de menor calidad que la convenida. La finalidad de conceder descuentos o rebajas sobre compras, para el proveedor que los otorga es de atraer nuevos clientes o de conservar s los que ya existen; por supuesto; tal estrategia redunda en beneficio de ambas partes. INVENTARIO INICIAL.- Es el valor de la mercancía que se tienen de existencia al principio del ejercicio. INVENTARIO FINAL.- Es el valor de las mercancías existentes al término del ejercicio. GASTOS DE VENTA O DIRECTOS.- Son todos los gastos que tienen relación directa con la promoción, realización y desarrollo el volumen de las ventas, como ej.-. Podemos citar el sig.: Sueldo de personal (jefes, promotores vendedores dependientes, choferes, etc.) Comisiones o incentivos del personal que tengan relación directa con la operación de vender. Prestaciones al personal, (IMSS, SAR, INFONAVIT, entre otros) que garantizan la salud, la asistencia médica, los riesgos del trabajo, seguro de retiro, la obtención de crédito para adquirir la propiedad de habitaciones cómodas e higiénicas. Propaganda y publicidad Gastos de empaque, envío y entrega de mercancías vendidas. Rentas y gastos de departamento de edificios.
Depreciación y gastos de mantenimiento del equipo de reparto. En general. Todos aquellos gastos indispensables que estén relacionados directamente con la operación de vender. GASTOS DE ADMINISTRACION.- Todos los gastos que tienen como función el sostenimiento de Las actividades destinadas a mantener la dirección y administración de la empresa y que solo de un modo indirecto están relacionadas con la operación de vender; sig.: Sueldo de personal directo (gerentes, contadores, asesores, etc.) y empleados administrativos (secretaria, capturista, oficinas, etc.) destinados a la dirección y administración de la empresa Prestaciones al personal (IMSS, SAR, INFONAVIT, entre otras) que garantizan su salud, la asistencia médica, los riesgos de trabajo, seguro de retiro, la obtención de crédito para adquirir habitaciones cómodas e higiénicas. Rentas y gastos de mantenimiento del edificio. Depreciación y gastos de mantenimiento de mobiliario, de equipo de oficina y de cómputo. Gastos de papelería, teléfonos, telégrafos y energía eléctrica. En general. Todos aquellos gastos necesarios para la dirección y administración de la empresa. GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS.- Las perdidas y utilidades que provengan de operaciones que constituyen la actividad o giro principal del negocio; ej. *interese sobre documentos que pagamos o que nos pagan. *descuentos por pago anticipado de documentos que conceden *intereses moratorias sobre cuentas vacías que pagamos o que nos pagan. *descuento por pago anticipado de cuentas no vencidas que concedemos o que nos conceden. *intereses pagados sobre préstamos bancarios, hipotecarios, etc. También se consideran las pérdidas o utilidades en cambio de maneras extranjeras, los gastos de situación que son el importe que se paga por el envío de dinero mediante la compra de giros y, en general las perdidas y utilidades que provienen directamente de la especulación con el dinero. OTROS GASTOS O PRODUCTOS.- Las pérdidas o utilidades que provienen de operaciones que no constituyen la actividad o el giro principal del negocio; también se puede decir que son pérdidas o utilidades que provienen de operaciones eventuales que no son de la naturaleza del giro principal del negocio ejemplo:
* Pérdida o utilidad de venta de valores de activo fijo * Perdida o utilidad en compra venta de acciones y valores * Dividendos de acciones que posee la empresa * Rentas cobradas etc.