Tema 5: La auditoría en la gestión de RRHH 5.1. Introducción En RRHH se solicita la realización de una auditoría al producirse cambios, como ya hemos visto anteriormente, pero también como método de consulta para detectar problemas. La auditoría va a aclarar las funciones del departamento y proporciona una mayor uniformidad, sobre todo en casos donde la compañía esté dispersa. También colabora en el cumplimiento de las disposiciones legales. La auditoría en RRHH va a hacer referencia a aspectos legales, cuantitativos y cualitativos. La auditoría va a implicar una verificación sistemática. Con ésto, nos referimos a que la auditoría va más allá de los límites de RRHH. Éste departamento depende del entorno humano de la empresa, no funciona de manera aislada. Para evaluar la función de RRHH tenemos que: Identificar al responsable de cada actividad. Determinar objetivos de cada área. Verificar procedimientos y políticas para la consecución de esos objetivos. Obtener información para ver si el personal cumple con los procedimientos y políticas. Desarrollar un plan de acción para corregir desviaciones en objetivos, políticas y procedimientos. Realizar un seguimiento de ese plan de acción. 3.15
5.2. Qué abarca la auditoría en RRHH La auditoría en el área de los RRHH va a cubrir todas las actividades que se realizan en este departamento, también cubrirá las actividades propias de los directivos, puesto que se considera la forma en que llevan a cabo su función de RRHH y cómo aplican las políticas y los procedimientos propios de cada área. 5.2.1. Sistema de información: PLANES DE RRHH: inventarios de personal, sustituciones y reemplazos. COMPENSACIONES: salarios, compensaciones, servicios de personal. ANÁLISIS DE PUESTOS: niveles y estándares de puestos, descripciones y especificaciones de sueldos. IGUALDAD DE OPORTUNIDAD: comunicar las oportunidades, promociones justas e igualdad para todos. 5.2.2. Integración de personal y desarrollo: RECLUTAMIENTO: fuentes, candidatos, banco de datos. SELECCIÓN: tasas, procedimientos y seguimiento de selección. CAPACITACIÓN Y ORIENTACIÓN: programa de orientación, objetivos y procedimientos de capacitación, efectividad de la capacitación. DESARROLLO PROFESIONAL: promoción, reubicación. 5.2.3. Control y evaluación de la organización: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: mediciones y estándares del desempeño, técnicas de evaluación del desempeño, entrevistas de evaluación. CONTROL DE LOS RRHH: comunicación, procedimientos disciplinados, cambio y desarrollo. ADMINISTRACIÓN DE LAS RELACIONES LABORALES: aspectos del convenio colectivo y procedimientos para resolver conflictos. CALIDAD DEL ENTORNO: potencial de conflicto, círculos de calidad, tasa 3.16
de rotación. AUDITORÍA DE LA FUNCIÓN DE RRHH. FUNCIÓN DE RRHH. DIRECTIVOS DE LA EMPRESA. RETROALIMENTACIÓM SOBRE LA FUNCIÓN DE RRHH. INVESTIGACIÓN PARA LA AUDITORÍA EN RRHH: Las técnicas de investigación se basan en cinco enfoques: 1. Enfoque comparativo: Se compara el estudio con otro realizado en una entidad análoga. 2. Consultor externo: Utiliza los estándares establecidos por él. 3. Enfoque estadístico: A partir de datos existentes en la organización, se generan estándares estadísticos, sirven para detectar desviaciones. 4. Enfoque retrospectivo de logros: Verifica el pasado en relación con aspectos legales, políticas y procedimientos de la organización. 5. Enfoque por objetivos: Se generan objetivos específicos, para medir el desempeño. No todos estos enfoques son aplicables a todas las actividades de RRHH, lo normal es emplear diferentes estrategias dependiendo de las actividades que deseen auditarse. Los instrumentos para realizar estas investigaciones son: 1. ENTREVISTAS. Se realizan con todo el personal, las críticas se analizan de forma constructiva, se trata de una serie de preguntas dirigidas en función del área a estudiar. 2. ENCUESTAS. Complementan la información aportada por la entrevista, serían cuestionarios donde se recogerían las actitudes de los empleados. 3.17
3. INFORMACIÓN EXTERNA. Información extraída de otras compañías. 4. OBSERVACIÓN DIRECTA. La observación en vivo de los investigadores. 5. TÉNICAS EXPERIMENTALES: Comparación entre un grupo de control y otro con el que realizamos el experimento. 5.3. Informe El informe de una auditoría va a constituir una descripción de las actividades del personal del área auditada, incluye recomendaciones para subsanar las desviaciones encontradas, así como para el logro de objetivos propuestos. También reconoce las acciones efectivas. Vemos que se plantean aspectos positivos y negativos y esta situación favorece la aceptación de este informe. El informe se va a dirigir a directivos intermedios, a la alta dirección y a la dirección de RRHH. Nos va a ofrecer una amplia visión de las funciones de los RRHH en la empresa. Identifica los problemas existentes y plantea correcciones. Permite establecer una estrategia a largo plazo. Va a servir de referencia para posteriores estudios. 3.18
Resumen La auditoría nos va a aclarar las funciones del departamento y proporciona una mayor uniformidad, sobre todo en casos donde la compañía esté dispersa. La auditoría en el área de los RRHH va a cubrir todas las actividades que se realizan en este departamento, también cubriría las actividades propias de los directivos. Las técnicas de investigación se basan en cinco enfoques: comparativo, consultor externo, estadístico, retrospectivo de los logros y por objetivos. Los instrumentos de investigación son: entrevistas, encuestas, observación directa, información externa y técnicas experimentales. El informe de una auditoría va a constituir una descripción de las actividades del personal del área auditada. 3.19