Técnicas de secretariado de dirección

Técnicas de secretariado de dirección

Técnias de secretariado de dirección Mónica Ortiz Romero De la edición INNOVA 2008 INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L ha puesto el máximo empeño en ofrecer una información completa y precisa. Sin embargo, no asume ninguna responsabilidad derivada de su uso, ni tampoco la violación de patentes ni otros derechos de terceras partes que pudieran ocurrir. Mediante esta publicación se pretende proporcionar unos conocimientos precisos y acreditados sobre el tema tratado. Su venta no supone para INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. ninguna forma de asistencia legal, administrativa ni de ningún otro tipo. Reservados todos los derechos de publicación en cualquier idioma. Según el Código Penal vigente ninguna parte de este o cualquier otro libro puede ser reproducida, grabada en alguno de los sistemas de almacenamiento existentes o transmitida por cualquier procedimiento, ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, magnético o cualquier otro, sin autorización previa y por escrito de INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L.; su contenido está protegido por la Ley vigente que establece penas de prisión y/o multas a quienes intencionadamente, reprodujeren, o plagiaren, en todo o en parte, una obra literaria, artística o científica. Editado por: INNOVACIÓN Y CUALIFICACIÓN, S.L. Avda. El Romeral, 2 Polígono Industrial de Antequera 29200 ANTEQUERA, Málaga Teléfono: 952 70 60 04 Fax: 952 84 55 03 Correo electrónico: innova@antakira.com Internet: www.innovacionycualificacion.com ISBN: 978-84-8364-099-9 Depósito Legal: MA-289-2008 Impresión: Antakira Grafic Impreso en España

Técnicas de secretariado de dirección Índice U.D. 1. La empresa y su organización 1. La empresa... 9 2. Las funciones de la empresa... 17 3. Clasificación de las empresas... 20 4. El organigrama empresarial... 27 5. La imagen de la oficina... 34 6. El material de oficina... 37 7. E-Office... 40 Ejercicios de repaso U.D. 1... 41 U.D. 2. Funciones del servicio de secretariado 1. Funciones de los directivos.... 47 2. Personalidad y comportamiento de un directivo... 50 3. El secretariado en la empresa... 57 4. La secretaria de direccion... 63 5. Relaciones de una secretaria dentro de la empresa... 70 6. Etica y secreto profesional de la secretaria... 75 Ejercicios de repaso U.D. 2... 79 U.D. 3. La organización del trabajo 1. La planificacion... 83 2. Organización del puesto de trabajo... 86 3. Ergonomia del puesto de trabajo... 98 4. Gestión y análisis del tiempo... 103 5. El estrés... 111 6. Organización de la agenda de la secretaria... 114 7. El archivo... 124 8. Interrupciones en el trabajo... 142 9. Trabajar con calidad... 147 Ejercicios de repaso U.D. 3... 153 U.D. 4. La comunicación en la empresa 1. Sistemas de información en la empresa... 159 2. El proceso de comunicación... 167 3. Tipos de comunicación... 173 4. Barreras en el proceso de la comunicación... 178 5. La comunicación verbal y no verbal... 181 6. La comunicación telefónica... 187 Ejercicios de repaso U.D. 4... 195 3

Técnicas de secretariado de dirección Índice U.D. 5. La comunicación escrita (I) 1. Concepto y características de la comunicación escrita... 201 2. Redactar un documento escrito... 206 3. Abreviaturas, puntuación, siglas y acrónimos... 210 4. El informe: tipos y partes... 221 5. El aviso ó anuncio... 227 6. El saluda... 229 7. Circulares: características y ejemplos... 232 Ejercicios de repaso U.D. 5... 235 U.D. 6. La comunicación escrita (II) 1. La correspondencia comercial... 239 2. El certificado... 274 3. La instancia.... 277 4. El acta... 279 Ejercicios de repaso U.D. 6... 283 U.D. 7. Los documentos mercantiles 1. Introducción... 287 2. El pedido... 289 3. Albaranes de entrega... 296 4. La factura... 302 5. Modalidades de pago... 313 6. El recibo... 314 7. El cheque... 316 8. La letra de cambio... 326 9. El pagaré... 338 Ejercicios de repaso U.D. 7... 341 U.D. 8. La organización de actos 1. Introducción... 345 2. Las reuniones... 348 3. Preparación y organización de las reuniones... 355 4. Documentación... 362 5. El día de la reunión... 368 6. Organizar un congreso... 371 7. Después del Congreso... 378 Ejercicios de repaso U.D. 8... 379 4

Técnicas de secretariado de dirección Índice U.D. 9. La organización de viajes 1. La función del secretariado en la gestión de viajes... 383 2. Planificar el viaje... 386 3. Aspectos a considerar... 389 4. Los viajes de negocios y su organización... 404 5. Documentación necesaria... 406 6. Derechos de los viajeros... 411 Ejercicios de repaso U.D. 9... 421 U.D. 10. El protocolo empresarial 1. Introducción al protocolo... 425 2. El protocolo oficial en España... 429 3. Normas basicas de presentación y saludos... 431 4. Un factor psicosocial importante: la puntualidad... 435 5. Invitaciones en España y en el extranjero... 438 6. Invitado/anfitrión... 444 7. Tratamientos honoríficos utilizados en las comunicaciones protocolarias..... 447 8. La asertividad... 450 9. La imagen personal. La vestimenta adecuada... 457 Ejercicios de repaso U.D. 10... 463 U.D. 11. Los medios electrónicos 1. La ofimática... 469 2. Internet y sus servicios... 474 3. La videoconferencia... 479 4. La firma electrónica... 481 Ejercicios de repaso U.D. 11... 485 5