CODIGO NOMBRE SIG-DA-622-01 SELECCIÓN, INDUCCION Y ENTRENAMIENTO. REVISION 13 FECHA 05/01/2012 1. OBJETIVO Establecer un procedimiento en el cual se detalle el mecanismo de definición, gestión y mantenimiento de las competencias de todo el personal de SALGADO PUPO E HIJOS, requerido para poder alcanzar un desempeño del personal que facilite el cumplimiento de los objetivos del SIG. 2. ALCANCE Este procedimiento cubre todos el personal de la empresa tanto a los cargos críticos que son afectados por el subsistema de calidad como a los demás cargos que son afectados por el subsistema de SYSO de Salgado Pupo e hijos & Cia Ltda. 3. DEFINICIONES 3.1 HOJA DE VIDA Documentos en el cual se especifican los datos personales y de competencia del aspirante a un cargo, además este documento incluye copias de los registros de dichas competencias. 3.2 INDUCCION Realizar actividades de capacitación con el fin de que se adquieran conocimientos básicos e indispensables para iniciar labores. 3.3. REINDUCCION. Realizar actividades de fortalecimiento de los requisitos, tanto mínimos como específicos de competencia. 3.4. ENTRENAMIENTO Actividades de formación para lograr que el personal alcance la competencia y mejore la adquirida. 3.5. REQUISITO DE COMPETENCIA. Necesidades y/o exigencias de tipo legal, reglamentaria, del cliente o internas; relacionadas con la educación, formación, experiencia y habilidades de los empleados. SIG-DA-622-01 REVISÓ APROBO SELECCIÓN, INDUCCION Y ENTRENAMIENTO COORDINADOR HSE DIRECTOR HSEQ Página 1 de 6
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4.1 NTC ISO 9001: 2008 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-REQUISITOS. 4.2 OHSAS 18001:2007. SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, REQUISITOS. 5. CONTENIDO 5.1 COMPETENCIAS. El DIRECTOR HSEQ Y RH, es el encargado de definir la competencia de cada cargo, estableciendo los requisitos generales y de SYSO, esto se encuentra documentado en el MANUAL DE FUNCIONES (SIG-DA-622-02). Estos requerimientos se definen con base en la educación, experiencia, entrenamiento, habilidades y destrezas. Adicionalmente cada vez que se cree un nuevo cargo, se incluye esta información en dicho manual de funciones. Para garantizar el nivel de competencia requerido, el Director HSEQ y RH, utiliza el formato VALIDACIÓN DE CARGO (SIG-FA-620-01). Esta actividad se ejecuta al momento de ingresar un nuevo empleado, ante la inclusión de un nuevo requisito de competencia y cada 2 (dos) años independientemente de la última validación. De esta actividad surgen unas acciones que son verificadas hasta evidenciar su cumplimiento. En caso de que sea cargo crítico se verifican todos los criterios y en caso contrario, se verifican solo los referentes a SYSO. CARGOS CRITICOS Se consideran cargos críticos, aquellos que desarrollan un papel relevante dentro de la prestación de los diferentes servicios, como lo son: Gerente. Director Operativo. Director HSEQ y RH. Jefe de proyectos. Coordinador HSE. Coordinador de calidad. Coordinador de mantenimiento Asistente operativo. Almacenista. Digitador. SIG-DA-622-01 SELECCIÓN, INDUCCION Y ENTRENAMIENTO Página: 2 de 6
Supervisores. Técnicos instaladores. Técnicos de suspensión. Excavadores. Ante la creación de un nuevo cargo el director HSEQ, realiza un análisis de sus funciones y sus incidencias en la prestación del servicio, por lo cual se define si es o no es cargo crítico. 5.2 SELECCIÓN DEL PERSONAL. Ante la necesidad de personal, el Director HSEQ y RH, recibe algunas HOJAS DE VIDAS, las cuales son comparadas con los requisitos de competencia estipulados en el Manual de Funciones (Numeral 4. PERFIL), luego se realiza una verificación de los registros requeridos para evidenciar la competencia. Seguidamente, en acuerdo con el Gerente General y/o cualquier otro empleado que se crea conveniente, se deciden la(s) persona (s) con las hojas de vida que mas se aproximen a los requisitos establecidos, en los casos en que se requiera se realizan evaluaciones teóricas y/o de campo, en las cuales se verifica formación, habilidades y destrezas, de lo cual resultan registros de exámenes escritos y/o FORMATO DE EVALUACION EN CAMPO (SIG-FA-622-08). Finalmente el Gerente selecciona la(s) persona(s) mas acorde a las necesidades requeridas. El Director de HSEQ registra este proceso en el formato VALIDACIÓN DE CARGO (SIG-FA-620-01). En caso de que la persona escogida no cumpla algún requerimiento del perfil, se incluye esa deficiencia en el proceso de inducción y cuando se requiera se programan los entrenamiento necesario, buscando que alcancen el nivel de competencia que se requiera. Cuando existan restricciones físicas, estas darán lugar a las medidas de control necesarias, para garantizar su adaptación al puesto de trabajo. 5.3 INDUCCION Y ENTRENAMIENTO Ante la decisión de contratar un empleado, se procede a la inducción en la cual se trataran los siguientes temas: Misión y visión. TEMAS SIG-DA-622-01 SELECCIÓN, INDUCCION Y ENTRENAMIENTO Página: 3 de 6
Política corporativa y Objetivos del SIG. Política de no fumadores, alcohol y drogas. Reglamento interno. Reglamento de higiene y seguridad industrial. Organigrama. Funciones del cargo. Riesgos del cargo y detección y análisis de nuevos riesgos. Uso de implementos de seguridad.(si aplica) Hojas de seguridad de sustancias químicas (si aplica) Planes de emergencia Conformación y funcionamiento de comité paritario. Reporte de accidentes y casi accidentes. Adicionalmente, según el cargo se tratan temas específicos los cuales están descritos en el numeral 5 del manual de funciones (Inducción Y Reinducción Especifica). Al finalizar cada inducción, el responsable de su ejecución efectúa una evaluación en la cual confirme el entendimiento de todos los temas tratados. Si el resultado no supera 70%, se actualiza el programa de capacitación y entrenamiento, con los refuerzos necesarios. 5.4 EVALUACIONES DEL DESEMPEÑO Como mecanismo de control se ejecutan frecuentemente evaluaciones del desempeño, los cuales alimentan dicho indicador y de donde surgen oportunidades de mejora. 5.5 ACCIONES DE MEJORA PARA LA COMPETENCIA Y EL DESEMPENO. Cada año se elabora un programa de capacitación y entrenamiento en el cual se asignan tiempos y demás recursos para el desarrollo de diferentes capacitaciones, con el objetivo de aumentar la competencia y el desempeño de todos los empleados. El Director HSEQ alimenta esta programación con la ayuda de la siguiente información: Necesidades resultantes de la validación de cargos y de evaluaciones en campo. Temas de Inducción y reinducción; y resultados de estos. Evaluaciones del desempeño SIG-DA-622-01 SELECCIÓN, INDUCCION Y ENTRENAMIENTO Página: 4 de 6
Entrenamientos específicos, redactados en el Manual de funciones. Recomendaciones suministradas por el cliente y por usuarios finales. Plan de entrenamiento suministrado por la ARP. Resultados de Revisiones Gerenciales. Cualquier otra fuente, que nos suministre la necesidad de mejorar en un tema especifico. Cada seis meses el Director HSEQ, realiza una revisión de la eficacia de las capacitaciones dictadas, verificando los resultados de de las evaluaciones programadas para cada uno. Para esto se utiliza el mismo formato de CRONOGRAMA DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO. 6. REGISTROS 6.1 VALIDACIÓN DE CARGO (SIG-FA-620-01), 6.2 FORMATO DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DELSIG (SIG-FA-622-02). 6.3 CRONOGRAMA DE CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO (SIG-FA-622-03) 6.4 REGISTRO DE EVALUACION DEL DESEMEPENO DE EMPLEADOS. (SIG-FA-622-04). 6.5 FORMATO DE HOJA DE VIDA (SIG-FA-622-05). 6.6 EVALUACIONES DE CONOCIEMIENTOS EN SIG (SIG-FA-622-06). 6.7 REGISTRO DE SOPORTE DE HOJA DE VIDA. 6.8 FORMATO DE VALIDACIÓN DE DE HABILIDADES Y DESTREZAS (SIG-FA-622-07) 6.9 FORMATO DE EVALUACION EN CAMPO(SIG-FA-622-08) 7. HISTORICO DE ACTUALIZACIONES FECHA REVISIÓN SECCION ACTUALIZACION EFECTUADA Inclusión de evaluación de la eficacia 10/12/02 01 5.2 de los entrenamientos resultados de evaluación del desempeño, validación de cargos y cualquier otra fuente. 06/05/03 02 5.0 Inclusión de cargos críticos dentro del procedimiento. 03/03/04 03 5.1 Inclusión del registros de Validación De Cargos. Se modifico la frecuencia de ejecución 09/03/06 04 5.1 de la evaluación del desempeño y se incluyo el seguimiento a las acciones de mejora resultante de los puntos SIG-DA-622-01 SELECCIÓN, INDUCCION Y ENTRENAMIENTO Página: 5 de 6
25/06/06 05 5.2 30-01-07 06 5.2 04-10-07 07 5.2 10-09-09 08 28-03-10 09 Todo débiles resultantes de la evaluación Se incluyeron como capacitaciones obligatorias cada año: Diligenciamiento de informes de visitas. Resane adecuado de instalaciones. Prevención de escapes y en uniones. Se incluyeron como capacitaciones obligatorias cada año: Ventilación y evacuación. Conceptos básicos en el manejo de la tubería PE-AL-PE. Se incluyo la charla sobre el manejo de documentos y registros para todo nuevo empleado. Se incluyo el análisis de cada cargo nuevo por parte del director HSEQ, para definir si es critico. Además se incluyo el tema de ORGANIGRAMA en las inducciones Se ajustaron requisitos de la NORMA OHSAS18001:2007, y se incluyo el formato DE EVALUACION EN CAMPO(SIG- FA-622-08). 02-06-10 10 6.0 Se adiciono una columna para escribir el cargo al formato de capacitación y entrenamiento del SIG. 27/07/2010 11 3.0 Se adicionaron los términos, requisito 04/03/2011 12 5.2 de competencia e inducción. Se adiciono el siguiente párrafo: Cuando existan restricciones físicas, estas darán lugar a las medidas de control necesarias, para garantizar su adaptación al puesto de trabajo. 5.5 Se incluyo la revisión semestral de la eficacia de cada capacitación. 05/01/2012 13 5.3 Se incluyeron temas específicos de cada cargo en las reinducciones SIG-DA-622-01 SELECCIÓN, INDUCCION Y ENTRENAMIENTO Página: 6 de 6