Esquema de Implementación de los Proyectos en los Círculos de Aprendizaje 1 Pese a la amplia variedad de los proyectos propuestos por los círculos de aprendizaje, todos tienen una serie de características comunes. En primer lugar, requieren la participación amplia de todas las partes interesadas, entre gobierno, sociedad civil y empresa privada a todo nivel, tanto nacional como local. A la vez, comienzan con un número reducido de grupos-meta y se apoyan en un fuerte componente de monitoreo, evaluación de impacto y difusión de resultados para permitir la ampliación y/o replicación de la experiencia en futuras etapas. Los proyectos buscan fundamentalmente demostrar la factibilidad de generar dinámicas nuevas de aprendizaje en base a la creación, uso, diseminación, aplicación y sistematización de información y conocimientos, que produzcan cambios en los estilos tradicionales de desarrollo a través de cada sector respectivo. Por lo tanto, los procesos de aprendizaje y cambio generados a través de los proyectos son más importantes que los productos concretos generados en cualquier etapa de los proyectos; a la vez, es imprescindible producir pruebas concretas de los resultados de dicho proceso. Finalmente, deberían de construirse mecanismos de participación amplia por parte no sólo de todos los organismos e instituciones a cargo del proyecto, sino también por parte de los grupos-meta (beneficiarios) seleccionados. Se recomienda separar las funciones de supervisión, ejecución, apoyo técnico, monitoreo-evaluación, y administración de los recursos financieros y materiales en la ejecución de cada proyecto, por una serie de razones: para ampliar la participación, para crear núcleos de calidad y experiencia, para evitar que algún grupo u organización se sobreextienda, y para garantizar la transparencia. Selección de participantes Sería importante reflexionar en cada proyecto sobre la conveniencia de su ejecución entre grupos pertenecientes a una o dos regiones geográficas, como primera etapa, para permitir tanto el aprovechamiento de los pocos centros de recursos disponibles, como la coherencia de los resultados, antes de proceder a replicar y/o ampliar el proyecto entre grupos más disparejos. También sería interesante forjar relaciones de intercambio y coherencia entre proyectos de varios sectores, por ejemplo educación, desarrollo local y desarrollo rural. Este tipo de experimento podría generar resultados más trascendentes y sostenibles al crear sinergias de aprendizaje entre sectores y el aprovechamiento de algunas de las mismas o similares instituciones. Asimismo, la existencia de dinámicas sociales mínimamente participativas y aprendedoras como punto de partida en los criterios de selección de los grupos-meta podría enriquecer el potencial del efecto demostración que se desea crear, como condición básica de la futura replicación y/o ampliación de cada esfuerzo. A la misma vez, este criterio podría percibirse a corto plazo como una táctica que discrimina en contra de los más necesitados de aprendizaje. Sin embargo, siendo la Sociedad de Aprendizaje en esencia un cambio cultural de largo plazo, la falta de resultados concretos después de 1-2 años, debido a una deficiente selección de los primeros participantes, podría desestimular la futura participación más amplia por parte de los grupos menos adelantados en términos de dinámicas sociales favorables. 1 Proyecto Conectándonos al Futuro, San Salvador, El Salvador
Esquema modelo para una duración total de aproximadamente 3 años: Fase preparatoria: aproximadamente 6 meses 1. Acordar el esquema organizativo que operará durante todo el transcurso del proyecto (ver Diagrama abajo). 2. Identificar un marco institucional representativo de liderazgo y participación en el sector correspondiente, y organizar un comité asesor permanente compuesto por representantes de estas instituciones y organizaciones. 3. Contar con una administración externa al comité asesor, para no mezclar las funciones respectivas. Esta entidad podría servir para todos los proyectos de la Estrategia. 4. Nombrar desde el Comité Asesor, uno o más gerentes del proyecto, para supervisar las actividades y servir de enlace entre el equipo técnico, grupos participantes y el comité asesor. 5. Montar un equipo técnico del personal que trabajará directamente con los grupos participantes en la ejecución diaria del Este equipo podría ser conformado, según el caso, por parte de individuos o por un grupo ad-hoc de miembros de distintas organizaciones e instituciones, quienes crearían un consorcio cooperativo entre ellas. La selección del equipo técnico debería de efectuarse en base a criterios objetivos y licitación pública. 6. Preparar la metodología y herramientas necesarias para el apoyo de los grupos participantes, así como para el monitoreo y evaluación de sus actividades. 7. Llevar a cabo la capacitación necesaria para que el equipo técnico pueda cumplir con los objetivos del proyecto, utilizando recursos externos según el caso. 8. Establecer un equipo de evaluadores externos y capacitarlos, según los mismos criterios que el equipo técnico (#5, ver también Anexo Monitoreo y Evaluación. 9. Identificar aquellas instituciones que servirán como centros de recursos de información y material de apoyo al proyecto, probablemente entre las mismas instituciones que aportan el equipo técnico, o los mismos miembros del comité asesor. 10. Establecer las bases para la selección de los grupos participantes a participar en el proyecto, y ayudarles a formular sus propuestas de participación (por ejemplo, qué metas alcanzarán a través de su participación, con cuáles recursos cuentan localmente, sus dinámicas de participación interna, etc.). 11. Evaluar las propuestas de participación formuladas por los grupos participantes y seleccionar al grupo inicial, que no exceda la capacidad del equipo técnico para atenderles satisfactoriamente. Primera fase de acción: aproximadamente 18 meses 1. Acordar los criterios y variables a monitorear por parte del equipo técnico y los grupos participantes. 2. Establecer a través del equipo de evaluación, un diagnóstico inicial de cada grupo participante y de los grupos control, con relación a los objetivos del 3. Impulsar en cada grupo participante el nombramiento o elección de un encargado local y un equipo más amplio y representativo del grupo, así como la creación de un comité coordinador entre los grupos participantes, que coordinarán con el Comité Asesor en la dirección del 4. Llevar a cabo las actividades respectivas del 5. Sostener una dinámica permanente de monitoreo de los grupos participantes en base a los criterios y variables establecidos conjuntamente. 6. En base al monitoreo, realizar los ajustes necesarios en las actividades sin perjudicar la consecución de los objetivos.
7. Llevar a cabo ejercicios periódicos de evaluación según las necesidades (normalmente semi-anuales). 8. Unos 3 meses antes del final de este período, realizar una valoración del proyecto, por grupo y a nivel global, en base a los objetivos propuestos y los criterios evaluados. Segunda fase de acción: Diseminación de primeros resultados: aproximadamente 3 meses 1. Identificar posibles grupos participantes adicionales. 2. Fomentar intercambios entre los grupos participantes y otros grupos interesados en participar en una futura etapa, para permitir la transmisión adecuada de las dinámicas generadas a través del Preparación de la segunda etapa: aproximadamente 3 meses 1. Revisar y ajustar mecanismos de decisión, consulta, apoyo técnico y participación para reflejar las lecciones aprendidas en la primera etapa. 2. Repetir de modo más ágil, dada la experiencia de la primera etapa, la selección y preparación de equipos técnicos y grupos participantes para continuar el trabajo. Inicio de la ejecución de segunda etapa: de 3 a 6 meses Llevar a cabo los pasos similares a la primera etapa, tomando en cuenta el universo más amplio de experiencia, participación y aprendizaje generados por la primera etapa. Fase de evaluación: Llevar a cabo una evaluación detallada de la experiencia global e individual para proponer mecanismos de apropiación total y sostenibilidad del proyecto por parte de los grupos participantes. Diagrama 1: Propuesta de organigrama típico de un Proyecto
Consideraciones para el Monitoreo y Evaluación de los Proyectos El monitoreo y la evaluación del impacto de los proyectos e iniciativas que conforman el conjunto de primeros pasos hacia una Sociedad de Aprendizaje son de suma importancia, sobre todo dada la novedad del enfoque propuesto. El objetivo común al conjunto de proyectos propuestos es la generación de nuevas dinámicas de aprendizaje en El Salvador, lo cual implica la constante corrección, ampliación y replicación de las primeras experiencias. Sin una evaluación adecuada de los resultados preliminares y una corrección oportuna en base a los problemas encontrados, las perspectivas de crear estas dinámicas se limitarán innecesariamente. El componente de monitoreo y evaluación debería diseñarse y llevarse a cabo de modo integrado a través del conjunto, y no de modo individual y separado, para permitir la consistencia de los resultados, la formación de un núcleo de personas capaces de medir el impacto de la información y el conocimiento en el desarrollo, y la posibilidad de medir el progreso de la Sociedad de Aprendizaje en general. Asimismo, se recomienda que la evaluación de los resultados, en base al monitoreo efectuado, sea llevada a cabo por parte de un grupo no involucrado directamente en la implementación del proyecto, para mayor objetividad. Sin embargo, los participantes en los proyectos deberán concertar con el equipo evaluador alrededor de la definición de los métodos y variables utilizados en la evaluación de resultados, para que puedan participar activamente en el monitoreo y recolección de los datos cuantitativos y cualitativos necesarios para una evaluación de calidad. Objetivos 1. Llevar un registro de los aspectos principales del proceso de implementación de los proyectos, de modo que las lecciones aprendidas se asimilen adecuadamente, especialmente por parte de aquellas personas que no participen directamente en el proceso. 2. Reunir evidencia concreta acerca de los logros y limitaciones de los proyectos. 3. Permitir la toma de medidas correctivas durante el transcurso de la implementación del Principios generales para el monitoreo y evaluación de los proyectos Averiguar en detalle la situación inicial de cada lugar y grupo involucrado en cada De ser posible, establecer grupos de control que no participen en el proyecto, para comparar resultados; éstos deberían pasar por el mismo monitoreo que los participantes en el proyecto, incluyendo la definición de la situación inicial. El monitoreo debería de realizarse de forma permanente, durante todo el transcurso del El proceso debería ser lo más sencillo y discreto posible. Definir de antemano, y de forma conjunta con los grupos participantes, los factores críticos del éxito del Reducir las variables contempladas a un conjunto limitado de necesidades económicas o sociales, definidas con precisión por parte de los participantes en el Incluir tanto datos cuantitativos como valoraciones emitidas por los participantes con relación al proceso y sus resultados. Enfatizar la participación social en la creación, uso y aplicación de recursos de conocimiento, más que en la accesibilidad, uso y satisfacción con dichos recursos. Obtener pruebas sólidas y pistas factibles para la consolidación, ampliación y/o replicación del proyecto hacia otras zonas, sectores o grupos. Los indicadores utilizados deberán ser sencillos y de fácil interpretación para todos los participantes en el
Resumen de los aspectos a tomar en cuenta durante el monitoreo y evaluación de impacto lista preliminar: Valoraciones sobre el ambiente general (local, nacional, internacional). Conocimiento de la situación inicial del grupo, con relación a los objetivos del Aspectos del ciclo de conocimiento aplicado al grupo participante en el Control de la gestión del Utilización del servicio o participación en la dinámica creada. Satisfacción por parte de los usuarios y/o participantes. Logros aparentes. Cambios realizados en la situación inicial (impacto). Cambios efectuados en el programa en base al monitoreo y evaluación. Sostenibilidad del esfuerzo. Replicabilidad del esfuerzo. Lecciones aprendidas, tanto positivas como negativas. Algunos requisitos previos para las personas a cargo del monitoreo y evaluación Buena comprensión del concepto del impacto de la información y el conocimiento en los objetivos de desarrollo. Comprensión del ciclo del conocimiento, desde la creación de conocimiento hasta la sistematización de nuevos conocimientos para ir ampliando el acervo de conocimiento grupal o individual. Métodos adecuados de recolección de datos pertinentes y su evaluación a la luz de los objetivos de la Sociedad de Aprendizaje. Conocimiento y manejo de las características socio-económicas y culturales de los grupos involucrados en los proyectos. Factibilidad Debido al carácter novedoso de esta estrategia, es poco probable que exista actualmente la capacidad instalada en El Salvador para garantizar el éxito de este componente. Sin embargo, con un esfuerzo concertado de capacitación impartida a un grupo de campeones (aproximadamente 1 mes de trabajo), podría formarse un núcleo inicial de evaluadores. Este grupo trabajaría con los diferentes proyectos en adaptar la metodología específica al proyecto, y entrenaría a los miembros encargados del monitoreo permanente de las variables dentro de cada Por lo tanto, se propone la creación formal de un equipo permanente de monitoreo y evaluación de impacto, cuyos miembros provendrían de las organizaciones e instituciones involucradas con los distintos aspectos del esfuerzo por crear una Sociedad de Aprendizaje. El equipo tendría el apoyo de personas externas que se especializan en el análisis del impacto social; recibiría formación profesional intensiva al inicio, con apoyo y actualización durante sus primeros meses de trabajo, y trabajaría tanto como equipo - para compartir experiencias y lecciones- como a nivel individual, asignadas a evaluar el impacto de los proyectos respectivos.