La Gestión del Ciclo de Proyecto (Project Cycle Management) Buenos Aires, agosto 2012

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María Elena Cano Vega
hace 7 años
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1 La Gestión del Ciclo de Proyecto (Project Cycle Management) Buenos Aires, agosto 2012

2 Abstract Se analiza la Gestión del Ciclo de Proyecto (PCM, por su sigla en inglés) como un sistema de gestión de proyectos en todas sus fases. Sucesivamente se lo definirá en su rol respecto del diseño y gestión de proyectos europeos. Finalmente, se introducirán algunos instrumentos correlativos útiles para el diseño y gestión de los proyectos europeos, su programación y su control.

3 Qué es un proyecto? Una serie de actividades que tienen como fin el logro de: 1) Objetivos claramente definidos 2) Dentro de un período de tiempo determinado 3) Con recursos financieros específicamente destinados

4 Qué es un proyecto? Una intervención caracterizada por: 1. Un propósito (u objetivo específico); 2. Una elección relativa al uso de recursos; 3. Un proceso de cambios: crea y gestiona el pasaje de una situación negativa/ mejorable a una situación positiva o mejorada; 4. Un contexto específico donde los actores del proyecto interactúan en un espacio determinado; 5. Una duración y un presupuesto pre-establecidos; 6. Una organización para su realización.

5 Por qué planificar un proyecto? La aplicación de las técnicas de planificación consiste en: Establecer objetivos del proyecto alcanzables y cuantificables en términos de duración de las actividades, costos y recursos Proporcionar una calendarización de las actividades (GANTT) Identificar áreas de responsabilidad para los paquetes de trabajos presentes en las WBS Proporcionar a través del GANTT una lista completa de las actividades con eventos de interfaz y puntos intermedios de control Reducir la duración total de un proyecto gracias al uso estratégico de los recursos

6 y entonces.. Proporcionar una visión integrada y global del proyecto Facilitar la evaluación de los estados de avances del proyecto Reducir el riesgo y la incertidumbre del proyecto identificando eventos y actividades que condicionan su cumplimiento (secuencia crítica) Proporcionar las bases para un análisis costos beneficios o evaluación del retorno del proyecto Desarrollar el sistema de contabilidad del proyecto Proporcionar un informe definitivo de manera formal.

7 Qué es el PCM? La Gestión del Ciclo de Proyecto(PCM) nace en el ámbito militar estadounidense (foco sobre los objetivos y resultados, indicadores) Años 60: Adoptado por USAID (US Agency for International Development) para mejorar sus sistemas de planificación y evaluación de los proyectos 1992: Adoptado por la Comisión Europea como instrumento principal de elaboración y gestión de proyectos basados sobre el enfoque de la matriz lógica 1993: Oficialmente aprobado por la UE, de uso no obligatorio, en miras de mejorar la calidad de las ejecuciones de los proyectos financiados por la Comisión

8 Características del PCM Definir objetivos claros y realistas Distinguir entre objetivos y medios utilizados para alcanzarlos Clara definición del propósito del proyecto (Objetivo específico) Evaluación de los riesgos

9 Fases del PCM 1 Las fases del ciclo de proyecto son 5: 1. Programación 2. Identificación la fase 1 (programación) implica sólo indirectamente a los actores del proyecto. 3. Formulación 4. Realización 5. Evaluación

10 Fases del PCM 2 Fases del PCM Programación Evaluación Identificación Realización Formulación Financiamiento

11 Fase 1: Programación Cuáles son las prioridades de las políticas de desarrollo de socios y beneficiarios y cuál es nuestro foco prioritario de asistencia técnica? Análisis de la situación a nivel nacional y sectorial Problemas, límites y oportunidades que un proyecto puede implicar, Objetivo: identificar objetivos y prioridades sectoriales El proceso de programación debe: o Identificar a los portadores de intereses (stakeholders) claves y evaluar sus necesidades, intereses y capacidades. o o Analizar los problemas y las oportunidades prioritarias Determinar los objetivos de desarrollo que pueden responder al problema

12 Formulación de la idea relevancia programa /acciones Los programas en general tienen una estructura articulada en medidas, acciones, objetivos, prioridades, etc. Además, cada convocatoria atribuye una pluralidad de objetivos / prioridades específicas. La elección del segmento al interior del Programa es más complicada. A menudo, nuestra idea parece ser de interés para más de un segmento. Es mejor que sea más precisa y clara.

13 Después de una atenta lectura del Programa y de la convocatoria, nuestra idea parece estar completamente fuera de la meta (a menudo, realmente es así) Por lo tanto, se debe trabajar más sobre la idea y cortar y coser, con el objetivo de adaptarse al programa y a sus acciones específicas, medidas etc.

14 Fase 2: Identificación La idea del proyecto es pertinente con las necesidades prioritarias locales y conforme a nuestras políticas? Identificar ideas de proyecto que sean coherentes con las prioridades de desarrollo de los beneficiarios Evaluar la pertinencia y la posibilidad de realización de esta idea de proyecto Verificar las posibilidades de ownership y sostenibilidad

15 Fase 3: Formulación El proyecto es factible y redundará en beneficios sostenibles? Controlar un vez más la factibilidad y pertinencia de la idea original Preparar un detallado documento de proyecto Preparar una propuesta de financiamiento

16 Calidad del plan de proyecto 1. Es necesario identificar la escala temporal del proyecto (a menudo hay límites en el programa, por ejemplo uno o dos años). 2. Dentro de este tiempo, se necesita identificar el paquete de trabajo (fase macro) y, a su interior, las actividades individuales. Lo más importante es familiarizarse en las idas y vueltas entre la visión microscópica (fase individual/de programacion de las actividades y de sus tiempos medidos en días y en costos tal vez muy reducidos) y la visión de conjunto del plan de trabajo (coherencia entre las fases, secuencia de los resultados, compromiso de los recursos económicos y humanos, planificación de los riesgos...)

17 Fase 4: Implementación Los resultados se consiguen? Los recursos son utilizados de manera eficiente? Obtener resultados, alcanzar los objetivos específicos y contribuir al objetivo general del proyecto Gestionar de manera eficiente los recursos disponibles Monitorear y reportar los progresos

18 Tres fases de implementación Start-up Finalizar contratos Mobilizar recursos Establecer relaciones de trabajo con los stakeholders Hacer reuniones de inicio del proyecto Revisar y adaptar el plan de acción Establecer mecanismos de monitoreo y evaluación Fase central Utilizar los recursos, incluyendo personales Implementar actividades y producir resultados Monitorear los progresos Revisar los planes operacionales en base a las experiencias Reportar los progresos obtenidos Phase-out Trasferir las responsabilidades a los socios locales Trasferir las capacidades de manera eficaz Asegurarse que los planes de mantenimiento de los beneficios del proyecto estén encaminados Sostenibilidad

19 Revisión (al menos semestralmente) Los planes operativos son continuamente modificados para adaptarse a las necesidades y requerimientos que surgen durante la ejecución de las actividades. Matriz lógica, planes de trabajo y presupuesto deben constantemente ser revisados y refinado para: Reflexionar sobre las implicaciones de las informaciones recogidas en el monitoreo Tomar decisiones gestionables El principal objetivo es compartir información, tomar decisiones colectivas y re-planificar.

20 Fase 5: Evaluación Los beneficios programados han sido alcanzados? Son sostenibles? Qué lecciones se han aprendido? La gestión del proyecto ha sido conforme a las reglamentaciones y legislaciones aplicables? Los criterios de eficiencia, eficacia y economía han sido respetados? Una evaluación de medio términot se focaliza en la pertinencia confirmada del proyecto, eficiencia e indicaciones preliminares de eficacia Una evaluación ex post se focaliza en cuestiones de impacto y sostenibilidad

21 Para qué sirve la evaluación? Para evaluar de manera sistemática y objetiva un proyecto, su diseño, su implementación y los resultados obtenidos Para determinar la pertinencia y la consecución de los objetivos, la eficacia, el impacto y la sostenibilidad Para ofrecer informaciones útiles, que pueden ser incorporadas como lecciones aprendidas en el proceso decisional, sea del donante o del país beneficiario

22 Principios de la evaluación Imparcialidad e independencia Credibilidad Trasparencia Partecipación de stakeholders y beneficiarios Vasta difusión de los resultados Utilidad de las informaciones ofrecidas a los decision makers

23 Fabio Casini Europe Direct Punto Europa Forlì

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