2013-2015 B-GU-01.001.001 Versión:0.0 Página 1 de 8 GUÍA ORIENTADORA PARA EL DESARROLLO DE PLANES DE ACCIÓN DE FACULTADES E INSTITUTOS DE LA SEDE BOGOTÁ 2013-2015 Esta guía tiene como principal objetivo proporcionar a los responsables de la planeación en Facultades e Institutos de la Sede Bogotá, elementos generales de carácter conceptual y metodológico que pueden facilitar la construcción de los planes de acción de Facultades, Centros e Institutos, a partir de criterios homogéneos para la articulación de éstos con la estructura del Plan Global de Desarrollo. La guía proporciona las definiciones básicas y formatos que orientan el proceso del análisis. Para ampliar la información se sugiere una bibliografía al final del documento. La formulación - comunidad universitaria. Como tal, debe ser un proceso ordenado, informado y participativo, qu Estatuto General de la Universidad. utilizar esta guía metodológica para el desarrollo de los Planes de Acción de Facultades e Institutos cuya coherencia y articulación con el Plan Global de Desarrollo es indispensable y estratégica para el futuro de la Universidad. La cohesión se logra conservando la a del Plan Global de Desarrollo tomando como eje los objetivos estratégicos planteados y con la misma visión compartida. Este documento es solo una guía o sugerencia metodológica, si el grupo formulador en las facultades e institutos considera utilizar otras metodologías para el proceso está en la libertad de hacerlo. Se invita a que el plan final tenga la estructura general propuesta para que se articule claramente con el de sus pares, el de la Sede y el Plan Global de Desarrollo. 1. Metodología general Para la formulación de los Planes de Acción de las Facultades y de los Institutos en el marco del Plan Global de Desarrollo 2013-2015, se propone trabajar con el esquema básico de la planeación estratégica. Así mismo, si la facultad y el instituto manejan metodologías diferentes para desarrollar sus planes se invita a utilizarlas, lo importante es que el documento final tenga los componentes presentes en este documento. En el siguiente esquema se visualizan, de forma general, las etapas sugeridas para la formulación:
Página 2 de 8 Diseño de batería de indicadores y mecanismos de seguimiento Herramientas sugeridas: Análisis PEST, DOFA Análisis de brechas Árbol de problemas Alcanzamos las metas? 4. Seguimiento, evaluación y ajuste 1. Identificación y análisis Dónde estamos ahora? 3. Estrategias y acciones 2. Visión y objetivos Cómo llegamos allá? A dónde queremos ir? Insumo del ejercicio diagnóstico Documento conceptual Proyectos y acciones Visión 2017, Lineamientos Rectoría, Sede Encuesta previa Resultados Claustros y Colegiaturas Políticas y estrategias Esquema de etapas para la formulación de Plan de Acción de Facultades e Institutos Sede Bogotá 1.1 Identificación y análisis En esta etapa se realiza el diagnóstico de la Facultad o Instituto. Se puede realizar de dos formas: a) a partir de los diagnósticos de las diferentes unidades académicas básicas y posteriormente se consolida para generar el de la Facultad o Instituto, o b) se realiza desde el inicio de forma conjunta para la Facultad o Instituto. Para realizar este análisis se sugiere utilizar metodologías de diagnóstico como son el análisis PEST, el análisis DOFA, el análisis de brechas o la elaboración de un árbol de problemas. Todas estas metodologías, en su primera etapa permiten realizar un diagnóstico organizacional. Para
Página 3 de 8 ello se les invita a consultar las guías de las metodologías mencionadas, disponibles en la página web de la Oficina de Planeación Sede Bogotá 1. Algunos de los insumos sugeridos para alimentar esta etapa son: - Documentos propios del área del conocimiento específica. - Informes de gestión - Evaluaciones institucionales - Informes de acreditación de programas de pregrado - Informes de autoevaluación de posgrado - Evaluación del Plan de Acción de Facultad e Instituto del período anterior - Indicadores levantados en la Facultad e Instituto. - Cualquier documento que la Facultad y el Instituto consideren aporte datos e información sobre el estado actual -interno y externo- que generan la denominada línea base o inicial. 1.2 Visión, objetivos, indicadores y metas 1.2.1 Visión La visión busca definir a dónde quiere llegar la Facultad o el Instituto en el periodo 2013-2015, enmarcada en la gran visión de la Universidad Nacional. Es decir, señalar un punto de llegada que pueda ser utilizado como un horizonte para encaminar a la comunidad hacia el futuro deseado. La finalidad de esta etapa es validar y ajustar la actual Visión 2017 de la Universidad (construida en 2006) a partir de los resultados de la etapa anterior, de los resultados de los Claustros y Colegiaturas y del direccionamiento que desea la Facultad e Instituto en un horizonte de largo plazo así como la visión en el mismo horizonte de tiempo. La información mínima que debe contener la visión validada o construida, es la siguiente: - Los valores que tiene la Facultad o Instituto y qué desea comunicar. - Cómo quiere ser vista o percibida la Facultad o el Instituto en el futuro. - Los estándares de desempeño con los cuales se compromete. En el siguiente esquema se resumen la validación de la visión general y el ajuste de los niveles de Sede y Facultad: Visión 2017 UN Visión 2017 Sede Visión 2017 Facultades e Institutos 1 http://www.bogota.unal.edu.co/docspda/
Página 4 de 8 Para esta etapa, se recomienda consultar los siguientes documentos: - Visión 2017 - Documento de I R - Resultados de la encuesta previa - Resultados de los Claustros y Colegiaturas para la Universidad y la Sede Bogotá. 1.2.2 Objetivos estratégicos En cuanto al establecimiento de los objetivos estratégicos para la Facultad o el Instituto, los objetivos son los resultados o logros que la Facultad o Instituto espera concretar en un plazo determinado para cumplir con su misión de forma eficiente y eficaz. Deben ser claros, realistas, desafiantes y congruentes. Los objetivos se definen a partir del análisis de diagnóstico interno y externo (generalmente se usa la metodología DOFA, pero por ejemplo, se puede utilizar la metodología de árbol de problemas y árbol de objetivos o el análisis de brechas, todos en su etapa final). I pertinentes, y orientados a llegar al mismo futuro deseado. Los objetivos priorizados deben tener las siguientes características: - Deben evidenciar el cambio o la transformación que se espera con el plan que se construye. En este caso se utilizan verbos como mejorar, disminuir, aumentar, contribuir, desarrollar, implementar. - Expresarlos en términos concretos de resultados esperados y no ser establecidos como funciones permanentes de la entidad o programa. - Responder a un problema o aspecto específico relacionado con el cumplimiento de la misión. 1.2.3 Indicadores En esta etapa se establecen indicadores para medir el nivel de desempeño esperado de cada uno de los objetivos planteados y el establecimiento de las metas en el período planeado. Los indicadores deben informar sobre el nivel de avance y de progreso hacia el logro de los resultados finales. Los indicadores seleccionados, independientemente del tipo, deben cumplir con las siguientes características: - Los indicadores deben informar sobre las diferentes áreas de la Facultad e Instituto: tanto de las misionales como las de apoyo. Así mismo, deben facilitar el conocimiento del desempeño de los procesos para identificar los cuellos de botella, las demoras y tiempo de espera en los servicios ofrecidos por la Facultad e Instituto. - La cantidad de indicadores seleccionados debe ser limitada y esencial para que sea de utilidad real y su alimentación y sostenimiento sea sostenible.
Página 5 de 8 1.2.4 Metas Las metas, son la cuantificación del compromiso (en tiempo y magnitud de unidades) de los resultados que se quieren lograr, Las metas definidas se sugiere tengan los siguientes atributos: - Su establecimiento debe considerar mínimo una línea base o referencia de su desempeño en la Facultad o Instituto. - - Su logro debe depender - - Deben establecerse para ser cumplidas en un plazo determinado - ubre - responder por su cumplimiento. 1.3 Estrategias y acciones En esta etapa se determina la forma o el cómo se van a alcanzar o materializar los objetivos o resultados esperados. Las estrategias son las directrices o parámetros de la Facultad e Instituto que ayudan a elegir las acciones adecuadas para alcanzar las metas planteadas. La estrategia no es un plan detallado o programa de instrucciones, sino que es un tema unificador que da coherencia y enmarca o encamina las acciones y decisiones. En segundo lugar, se definen las acciones puntuales necesarias, enmarcadas en las estrategias, que se deben llevar a cabo. Es la concreción del plan en grandes actividades, que conforman el plan en forma detallada. Estas acciones puntuales deben sustentarse en los recursos disponibles y conforman el Plan de Acción. Los principales insumos provienen de las estrategias delineadas por ejemplo en el análisis DOFA, a partir de documentos de políticas generales o específicas para la Facultad e Instituto y con los resultados del anterior numeral. El esquema general que se presenta en la siguiente tabla sintetiza los resultados obtenidos de cada uno de los componentes mencionados hasta el momento, facilitando la visualización del plan y su encadenamiento mediante un ejemplo ilustrando la información final:
Página 6 de 8 VISIÓN 2017 DE LA FACULTAD O INSTITUTO En el 2017, la Facultad de Ingeniería será reconocida, nacional e internacionalmente, por la excelencia académica y competencia profesional de sus egresados/as, quienes dominarán una lengua extranjera y serán ejemplo eximio de liderazgo y emprendimiento, en el marco de un compromiso sostenido con la innovación y el desarrollo económico y social del país. OBJETIVO ESTRTÈGICO DEL PLAN GLOBAL DE DESARROLLO Liderazgo nacional e innovación académica OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA FACULTAD O INSTITUTO Formar en Competencias Pedagógicas a los docentes de la Facultad de Ingeniería Aumentar la formación doctoral de docentes de la Facultad INDICADORES # docentes actualizados por año/total de docentes de la Facultad # docentes de planta con PhD/100 METAS Actualizar al menos a 20 docentes al año en pedagogías y metodologías modernas que hagan énfasis en la formación de competencias de la Facultad de Ingeniería de la Sede Bogotá Contar con 100 docentes de planta con nivel PhD. a diciembre de 2012 LINEA BASE (2011) 20 75 ACCIONES PUNTUALES -Establecer alianzas estratégicas con especializaciones y maestrías de docencia -Lograr financiación conjunta con entes externos -Planificar las comisiones de estudio y años sabáticos en áreas estratégicas para cada ingeniería COSTO ESTIMADO $10.000.000 $300.000.000 1.4 Seguimiento, evaluación y ajuste En el proceso de elaboración del Plan de Acción de Facultad e Instituto, la Decanatura o la Dirección deben diseñar y ejecutar el seguimiento periódico y autoevaluación del plan elaborado. Este proceso permitirá un ajuste del plan proactivo asumiendo todos los principios de la mejora continua organizacional. Así mismo, este seguimiento permitirá surtir las diferentes solicitudes de información internas y externas sobre cada uno de los planes elaborados. 2. Componentes del documento final A partir de los resultados de cada una de las etapas de la metodología utilizada, se solicita que la estructura del documento que integre estos resultados, Plan de Acción de Facultad o Instituto tenga los siguientes componentes: - Presentación, introducción del documento. - Situación actual de la Facultad o Instituto, desarrollo de la elaboración del diagnóstico. - Visión de la Facultad o el Instituto para el año 2015 y 2032. - Objetivos específicos de la Facultad o Instituto frente a los seis objetivos I R
Página 7 de 8 - Metas por objetivo para cada uno de los años del Plan (2013, 2014 y 2015) y las metas probables para el año 2032. - Estrategias y acciones por cada uno de los objetivos para alcanzar las metas propuestas. - Estimación del presupuesto del Plan de Acción 2013-2015 de la Facultad o Instituto. - Indicadores propuestos para realizar el seguimiento del logro de cada una de las metas propuestas. 3. Cronograma El propósito es construir el Plan de Acción de Facultad e Instituto de forma paralela con la formulación del Plan Global de Desarrollo de la Universidad y del Plan de Sede, que para el caso de la Facultad e Instituto se puede concretar en los siguientes momentos clave: - Septiembre o Revisión y ajuste de la visión 2017 o Elaboración del diagnóstico y definición de metas para período 2013-2015 - Octubre o Objetivos específicos del plan a partir de priorización de iniciativas de cada una de las unidades académicas básicas (definición de metas e indicadores) - Noviembre o Formulación detallada del plan por objetivo estratégico y recursos propuestos - Primera semana de diciembre o Aprobación del Plan de Acción de Facultad por Consejo de Facultad o Aprobación del Plan de Acción de Instituto por Comité Directivo 4. Bibliografía para profundizar La siguiente es una bibliografía sugerida para profundizar los temas generales tratados en esta guía: ARMIJO, M. (2011). Planificación estratégica e indicadores de desempeño en el sector público. Manual 69. Santiago de Chile: Naciones Unidas. KELLY, R. (2009). 5 Simple Steps On How To Do A Gap Analysis. Disponible en: http://robdkelly.com/blog/getting-things-done/gap-analysis/, visitada en julio de 2012. SANTUCCI, L& OELE, J. & RAHMAWATI, A. & KHAMBUD, R. & BARTH, B.& SPENCER, R. (2011). Strategic Planning Tools for eco-efficient and socially inclusive infrastructure. UNITED NATIONS ESCAP & IUTC & UN HABITAT. Disponible en:
Página 8 de 8 http://www.unescap.org/esd/environment/infra/daproject/bangkok/documents/strategic- Planning-Toolkit.pdf ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DEL TRABAJO. (2005) Guía II Estrategia. Un enfoque estratégico para la administración de las organizaciones de empleadores. Ginebra: Oficina Internacional del Trabajo. ELABORÓ Xiomara Ruiz Ballén REVISÓ Geraldo Millán Cuervo APROBÓ Geraldo Millán Cuervo CARGO Asesora CARGO Jefe CARGO Jefe FECHA Julio de 2012 FECHA Julio de 2012 FECHA Julio de 2012