Nombre del sistema Receta Digital Versión del sistema Versión 1.0 Tipo de manual Manual para profesionales farmacéuticos Fecha de elaboración del manual 09-Feb-2017
Índice de Contenidos Índice de Contenidos... 2 Presentación... 3 Objetivos de Receta Digital:... 3 A quién está dirigido este manual?... 3 Generalidades del sistema... 3 Requerimientos técnicos del sistema... 4 Pasos para instalar Java:... 4 Pasos para instalar el driver del lector de Firma Digital:... 5 Entrada y salida al sistema... 7 Entrada al sistema... 7 Salida del sistema... 11 Uso de la aplicación... 12 Ingresar Receta Papel... 12 Pasos para ingresar una receta física... 12 Despachar una receta... 14 Pasos para despachar una receta... 14 Pasos para rechazar el despacho de una receta... 18 Mis Farmacias... 20 Pasos para asignarse a una farmacia... 20 Historial de Despachos... 21 Sustituciones Temporales... 22 Pasos a seguir para solicitar una sustitución temporal... 22 Estados de la sustitución temporal... 25 Pasos a seguir para aceptar o rechazar una sustitución temporal... 25 Otras consideraciones... 27 Movimientos de Inventario... 27 Pasos para registrar los ingresos de inventario:... 27 Pasos para realizar una salida de inventario:... 29 Opciones de la barra superior de la pantalla... 30 Recordatorio... 30 Notificaciones... 30 Mi Cuenta... 31 Comprar Talonario... 33 Firma Digital Ayuda... 34 2
Presentación Objetivos de Receta Digital: Receta Digital tiene como objetivo primordial facilitar herramientas al Ministerio de Salud para el proceso de regulación asociado con la prescripción, despacho, patrones de consumo y comercialización de estupefacientes y psicotrópicos. De este modo, Receta Digital busca orientar los procesos de prescripción y despacho de este tipo de medicamentos como actividad limitada al diagnóstico, prevención, tratamiento y alivio de enfermedades, de acuerdo a lo estipulado por la ley; por medio de una plataforma que provee un mecanismo de inmediatez de gestiones. A quién está dirigido este manual? El presente manual está dirigido a profesionales farmacéuticos; quienes podrán despachar o rechazar recetas, consultar la lista de farmacias en las que se encuentra asignado y consultar el historial de despachos, así como solicitar sustituciones temporales. Cuando el profesional farmacéutico desempeña el cargo de regente encargado de la farmacia podrá realizar movimientos de inventario (ingresos y egresos) de los medicamentos clasificados como psicotrópicos y estupefacientes. Generalidades del sistema Cuando se ingresa como profesional farmacéutico, en la pantalla principal del sistema encontrará el menú principal compuesto por los submenús: Ingresar Receta Papel, Despachar una Receta, Mis Farmacias, Historial de Despachos y Sustituciones Temporales. Si se ingresa con el rol de Regente Encargado en el menú se mostrará además el submenú Movimientos de Inventario. En la parte superior de la pantalla se ubica la siguiente información: nombre de la farmacia en la que se ubica el profesional, recordatorios, notificaciones sin leer; así como la foto, nombre y rol del usuario que actualmente se encuentra en el sistema, opción Mi Cuenta (se explicará en otra sección de este manual), Firma Digital Ayuda y Cerrar Sesión. 3
En el manual primeramente se explica cómo registrarse e ingresar al sistema, luego se detalla cada funcionalidad según el orden en que se encuentran los submenús y finaliza con la explicación de las opciones disponibles en la barra superior de la página. Requerimientos técnicos del sistema Para registrarse e ingresar a Receta Digital se requiere que previamente se instale el driver del lector de Firma Digital en su computador, asimismo debe contar con Java JRE 1.7 o superior. Pasos para instalar Java: 1. Ingresar en el siguiente enlace https://www.java.com/es/download/ 2. Seleccionar la opción Descarga gratuita de Java 3. Guarde el archivo en el escritorio o en la ruta de su preferencia. El archivo será guardado por defecto en la carpeta Descargas, si no le solicita la ruta para guardarlo. 4. Ejecute el instalador dando clic sobre el mismo. 5. Presione el botón Install; espere mientras finaliza la instalación. 4
Pasos para instalar el driver del lector de Firma Digital: Los pasos para instalar el driver del lector de Firma Digital los puede encontrar en el sitio web del Centro de Soporte de Firma Digital en la opción Guías y Manuales, en el siguiente enlace: https://www.soportefirmadigital.com/web/es/guias-y-manuales.html En la pantalla de ingreso de Receta Digital, se encuentra una sección de ayuda para la instalación de drivers de Firma Digital y de Java, que le permiten tener acceso: 5
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Entrada y salida al sistema Entrada al sistema El primer paso para hacer uso de Receta Digital es registrarse en el sistema, posteriormente se activa la cuenta y así puede ingresar a la plataforma; los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccione el botón Registrarme. 2. Seleccione el tipo de usuario a registrar y el botón Registrarme. 7
3. Ejecute el componente de Firma Digital. En este punto es importante mencionar que la forma de ejecución del archivo FirmaDigital.jnlp puede variar según el navegador utilizado. 4. Ingrese su PIN de la Firma Digital para autenticarse. 8
5. Ingrese los datos de registro que se le solicitan en la pantalla Registro de Profesionales. En el campo de correo electrónico se sugiere que registre una cuenta de correo personal. Una vez que se ha ingresado los datos y selecciona el botón Registrar el sistema muestra el mensaje de información de la siguiente imagen, indicándole que debe ingresar a su correo electrónico para que pueda activar su cuenta. Importante: El Sistema validará con el Colegio de Farmacéuticos, el estado actual del profesional, en el caso que no se encuentre activo, no se permitirá el registro en Receta Digital. 9
6. Ingrese al correo electrónico que registró en Receta Digital, abra el correo enviado por el sistema y seleccione el enlace de activación de la cuenta. 7. Al dar clic en el enlace de activación de cuenta que aparece en el correo, el sistema lo redirigirá a la pantalla de ingreso, en la cual debe autenticarse nuevamente ingresando la contraseña (PIN) de su Firma Digital. 10
En este punto ya se encuentra registrado en el sistema y su cuenta está activa, por lo tanto, puede hacer uso de las funcionalidades disponibles en Receta Digital según el tipo de ususario registrado. Salida del sistema En la pantalla principal de la aplicación, en la barra superior donde se ubica el nombre la foto, nombre y rol del usuario que actualmente se encuentra en el sistema, se despliega la opción Cerrar Sesión, que le permite salir del sistema. 11
Uso de la aplicación En este apartado del manual se explica primeramente cada funcionalidad del sistema: Ingresar Receta Papel, Despachar una Receta, Mis Farmacias, Historial de Despachos, Sustituciones Temporales y Movimientos de Inventario (en caso de desempeñar el rol de Regente Encargado). Posterior a ello se exponen las opciones de la barra superior de la pantalla: Mi Cuenta, Notificaciones y Recordatorios. Ingresar Receta Papel Cuando se presenta un caso fortuito, por ejemplo, que no haya conexión a Internet cuando el médico realiza la prescripción de un estupefaciente o psicotrópico, el médico podrá prescribir el medicamente en una receta física; por lo tanto, la opción Ingresar Receta Papel le permite al profesional farmacéutico ingresar posteriormente la información de las recetas físicas que hayan sido presentadas por los pacientes en la farmacia. Pasos para ingresar una receta física 1. Seleccione el botón Seleccionar Paciente. 2. Complete los datos solicitados en la pantalla Información del Paciente y seleccione el botón Buscar Paciente. 12
3. Cuando finaliza el proceso de comprobación de la información del paciente el sistema carga el nombre, primer y segundo apellido, así como el sexo del paciente. Los demás datos deben ser ingresados manualmente. 4. Complete la información de la receta y seleccione el botón Firmar Receta. Importante mencionar que el consecutivo de la receta es un código autogenerado por el sistema, además se valida que el número de la receta no se repita. Por otra parte, el campo Medicina Mixta es únicamente un campo informativo. 13
Despachar una receta Esta opción le permite al farmacéutico despachar los medicamentos prescritos por el médico a sus pacientes y también rechazar el despacho de las recetas. Cuando un profesional farmacéutico no se encuentra asignado a una farmacia no puede realizar el despacho de recetas por lo tanto el sistema le mostrará el mensaje de la imagen siguiente, en el que se indica la razón por la que no puede despachar medicamentos. Por lo tanto, primeramente, el profesional debe revisar que se encuentra asignado a la farmacia, si aun así no puede despachar recetas, entonces debe comunicarse con el Representante Legal de la Farmacia. Pasos para despachar una receta 1. Digite el código de la receta en el campo Código de Receta. Este es un código único, conformado por una secuencia de números y letras, es entregado por el médico durante la consulta a través de un mensaje enviado al celular o correo electrónico del paciente; también el sistema brinda la posibilidad de imprimir la receta con el respectivo código, el cual debe ser presentado por el paciente o la persona que retira la receta y constituye el único medio para acceder a la información de la receta electrónica prescrita por el profesional médico. 14
El paciente tiene siete días para retirar el medicamento en la farmacia desde el momento en que se realizó la prescripción, si la receta no fue tirada en ese periodo el sistema le mostrará el siguiente mensaje. En este caso el paciente debe comunicarse con el médico prescriptor e informarle de la situación para que de este proceda a realizar una nueva receta. 2. Presione el botón Consultar Receta. 3. Ingrese la contraseña (PIN) de su Firma Digital para autenticar la consulta. 4. En la pantalla Receta Electrónica, debe completar la información de las unidades despachadas, marque la opción Preparada, sino marca este campo se genera un mensaje de advertencia que impide continuar con el proceso. 5. Seleccione el botón Despachar. 15
La información del tiempo restante de consulta evita que se intenten despachar recetas en diferentes farmacias a la vez, cuando se ingresa en otra farmacia el código de una receta que está siendo despachada en otro establecimiento el sistema muestra un mensaje de información indicando que la receta está En Proceso. Otra consideración importante es que la plataforma muestra un mensaje de advertencia cuando un paciente tiene más de una receta con el mismo principio activo. Al dar clic sobre la etiqueta Ver advertencia se despliega un mensaje. 16
Es importante aclarar que, aunque la receta tenga un mensaje de advertencia usted puede realizar el despacho del medicamento, únicamente debe indicar el motivo por el cual a pesar de la advertencia se realiza el despacho de la receta y en caso de ser necesario debe contactar al médico prescriptor para resolver cualquier duda asociada con la receta. 6. Indique quién retira el medicamento. Puede ser el paciente u otra persona, si es un tercero, deberá marcar la casilla Otro e ingresar el nombre, tipo y número de identificación de la persona que retira el medicamento, cuando quien retira es indocumentado únicamente se ingresa el nombre. 17
5. Ingrese la contraseña (PIN) de su Firma Digital para autenticar el despacho. Pasos para rechazar el despacho de una receta El profesional farmacéutico puede decidir por diversos motivos no despachar la receta médica, para rechazar la receta se realiza el siguiente procedimiento: 1. Digite el código de la receta en el campo Código de Receta. 2. Presione el botón Consultar Receta. 3. Ingrese la contraseña (PIN) de su Firma Digital para autenticar la consulta. 4. En la pantalla Receta Electrónica marque la opción Preparada, sino marca este campo se genera un mensaje de advertencia que impide continuar con el proceso. 5. Seleccione el botón Rechazar. 18
6. Ingrese la contraseña (PIN) de su Firma Digital para autenticar el motivo de rechazo y seleccione el botón Guardar. El médico prescriptor recibirá un mensaje que le comunica que una de las recetas que prescribió fue rechazada, en este caso el médico debe generar una nueva receta con los ajustes necesarios para ser aceptada y despachada en la farmacia, debido a que las recetas 19
no son editables. Como resultado se generará un nuevo código de receta, el cual se utilizará para realizar el despacho del medicamento. Mis Farmacias En esta opción el profesional farmacéutico puede: a) Asignarse a una Farmacia. b) Consultar la información de las Farmacias donde se encuentra asignado. Pasos para asignarse a una farmacia 1. Busque la farmacia en la cual se asignará, para ello ingrese el nombre del establecimiento en el campo Farmacia en la que deseo asignarme. En caso de no encontrar en el sistema la farmacia en la que desea asignarse, el profesional farmacéutico debe comunicar la situación al Representante Legal del establecimiento, quien debe asegurarse que la farmacia se encuentra debidamente registrada en Receta Digital. 2. Seleccione el botón Asignar mi usuario. Para que el proceso quede en firme, el Representante Legal de cada farmacia debe aprobar la asignación del profesional. 20
La asignación puede tener los siguientes estados: a) Asignado: un profesional farmacéutico se encuentra asignado cuando la solicitud de asignación realizada a una determinada farmacia fue aceptada por el Representa Legal. De igual manera el Representante Legal puede ser quien realice la solicitud y hasta que el profesional farmacéutico acepte la asignación se activa este estado. Asimismo, el Representante Legal puede asignarle a este profesional el rol de Regente Encargado, de Encargado Administrativo o ambos. b) Desasignado (Profesional): este estatus se presenta cuando el farmacéutico se desasigna de la farmacia, cuando selecciona el botón Desasignar. c) Pendiente Aprobación (Institución): quiere decir que el Representante Legal de la Farmacia en la que se solicitó la asignación aún no ha aprobado al profesional para que desempeñe su regencia en la farmacia. d) Desasignado (Institución): es el estado que le indica al profesional farmacéutico que el Representante Legal le dio de baja en la farmacia. Historial de Despachos En esta opción el profesional farmacéutico podrá consultar las recetas despachadas en la farmacia. La búsqueda de las recetas se puede realizar por consecutivo, tipo de receta, fecha de emisión, paciente, código de despacho, estado y filtrar por fecha. 21
En la opción Exportar datos a, el usuario puede guardar el informe en Excel o PDF, incluso imprimirlo si es necesario. Sustituciones Temporales Las sustituciones temporales se entienden como el proceso de suplencia temporal del regente del establecimiento farmacéutico; algunas de las razonas por las que se genera una sustitución temporal son: vacaciones, incapacidad, licencia por maternidad, ausencia temporal, entre otro. Pasos a seguir para solicitar una sustitución temporal 1. Seleccione el botón Crear Nueva. En la columna Detalle el profesional farmacéutico puede consultar la información de las solicitudes de sustituciones temporales que ha realizado. 22
2. Ingrese la información de la sustitución, la cual comprende: rango de fechas y motivo de la sustitución, nombre completo y horario del (los) profesional(es) que va(n) a sustituir al regente durante su ausencia. La información se agrega seleccionando el botón Agregar. Seguidamente se detallan los pasos de ingreso de la información en la pantalla Solicitud de sustituciones temporales. 2.1) Seleccione el periodo o rango de fechas de la sustitución, dar click en el botón de Aceptar. 2.2) Ingrese el motivo de la sustitución, si selecciona la opción Otro debe especificar el motivo. 23
2.3) Ingrese el nombre del profesional que realizará la sustitución y digite el horario en el cual requiere que el profesional lo sustituya. Finalmente seleccione el botón Aceptar. Para incluir otros profesionales al proceso de sustitución únicamente debe ingresar el nombre y el horario correspondiente y seleccionar el botón Agregar. 3. Cuando haya ingresa todos los profesionales que lo sustituirán, seleccione el botón Aceptar. El sistema enviará un correo electrónico y un mensaje a través de la plataforma a los profesionales que lo sustituirán, por medio de este mensaje se acepta o rechaza la solicitud de sustitución. 4. Firmar la solicitud de sustitución temporal. 24
Estados de la sustitución temporal a) Activa: una sustitución activa es aquella que ha sido aceptada por los profesionales farmacéuticos que van sustituir al regente durante su ausencia y cuyo periodo de sustitución se encuentra vigente. b) Pendiente: una sustitución permanece pendiente hasta que al menos uno los profesionales farmacéuticos que van sustituir al regente acepte la solicitud. Aunque la sustitución este aprobada por los profesionales farmacéuticos, permanecerá en este estado hasta que se cumpla la fecha en que inicia la sustitución. c) Cancelada: una sustitución se considera cancelada cuando el o los profesionales farmacéuticos rechazan la sustitución; o cuando el regente farmacéutico que solicitó la sustitución cancela las solicitudes que se encuentran en estado pendiente. d) Finalizada: es la sustitución que se ha llevado a cabo y por lo tanto se puede considerar como expirada. Pasos a seguir para aceptar o rechazar una sustitución temporal Nota: Este proceso lo efectúa el regente que va a realizar la sustitución. 1. Seleccionar la opción Aceptar o Rechazar, de acuerdo con su disponibilidad para ejercer la regencia en el horario y farmacia en la cual se lo han solicitado. La aceptación o rechazo de la sustitución puede realizarse desde el correo electrónico enviado por Receta Digital a la cuenta que tenga registrada en la plataforma o en la opción de notificaciones que se ubica en la barra superior de la pantalla principal del sistema. Cabe mencionar que solo es necesario aceptar o rechazar la solicitud a través de uno de los dos medios descritos, correo electrónico o mensajería interna. 25
2. Una vez que se active el periodo en que se realizará la sustitución el profesional podrá iniciar sesión en la farmacia en la que está efectuando la sustitución, cuando el profesional farmacéutico que sustituye al regente ingrese a la plataforma debe seleccionar la farmacia en la cual desempeñará la sustitución. 26
Otras consideraciones 1. Cuando el profesional farmacéutico que solicitó la sustitución, decida por alguna razón cancelar la solicitud, el sistema le enviará un mensaje al o los profesionles que se habían contactado para esa sustitución, el cual puede consultarse en la opción de notificaciones ubicada en la barra superior de la pantalla principal. 2. El profesional farmacéutico que solicitó la sustitución debe comunicarse con el representante legal o con el encargado administrativo de la farmacia, según corresponda, para informarle que la sustitución se canceló. 3. El sistema valida que el regente que va a realizar una sustitución posea únicamente una solicitud por rango de fechas activa, con el fin de evitar incongruencias en los periodos en los que un profesional farmacéutico estará disponible para desempeñar una sustitución temporal. Movimientos de Inventario Un profesional farmacéutico puede ser asignado como regente encargado, bajo este rol el profesional tendrá a su cargo el registro de los movimientos de inventario de los estupefacientes y psicotrópicos, así como el envío de este informe al Ministerio de Salud. Pasos para registrar los ingresos de inventario: La opción de ingresos de inventario le permite consultar el historial de ingresos; al seleccionar alguna de las líneas del historial el sistema le mostrará el detalle del ingreso, además cuenta con filtros de búsqueda por consecutivo, fecha, droguería, motivo, factura y estado. 27
1. Seleccione la opción Agregar Nuevo. 2. Complete la información de motivo del ingreso. 3. Ingrese el detalle del ingreso, por cada medicamente que se ingrese seleccione el botón Agregar detalle. Es importante considerar que la cantidad del medicamento está dada en unidades; por ejemplo, al ingresar 25 del medicamento Acepran Clonazepam Comprimidos 2 mg al inventario, se interpreta que han ingresado al inventario 25 comprimidos de Acepran Clonazepan de 2 mg cada una. 28
4. Seleccione el botón Agregar si desea continuar agregando detalles en otro momento de lo contrario seleccione el botón Aplicar; el movimiento de inventario permanece en estado Pendiente hasta que se aplique. Pasos para realizar una salida de inventario: La opción de egresos de inventario le permite consultar el historial de egresos, al seleccionar alguna de las líneas del historial el sistema le mostrará el detalle del egreso, además cuenta con filtros de búsqueda por consecutivo, fecha, motivo y estado. 1. Seleccione el botón Agregar Nuevo. 2. Complete la información de motivo del egreso. 3. Ingrese el detalle del egreso, por cada medicamente que se ingrese seleccione el botón Agregar detalle. 29
La cantidad del medicamento está dada en unidades; por ejemplo, si usted realiza un egreso del medicamento Acepran Clonazepam Comprimidos 2 mg y digita en el campo Cantidad el número 200, quiere decir que han salido del inventario 200 comprimidos de Acepran Clonazepan de 2mg cada una. 5. Seleccione el botón Agregar si desea continuar con el egrese de detalles en otro momento, de lo contrario seleccione el botón Aplicar; el movimiento de inventario permanece en estado Pendiente hasta que se aplique. Opciones de la barra superior de la pantalla Recordatorio La opción de recordatorio indica la cantidad de recetas disponibles en el talonario para despachar. Notificaciones Esta opción le permite consultar los mensajes enviados por el sistema, para ingresar a las notificaciones debe posicionar el cursor sobre el icono en forma de sobre que se ubica en la barra superior de la pantalla, como se ilustra en la siguiente imagen. 30
Mi Cuenta En la opción Mi Cuenta se consulta y edita la información registrada en el sistema, para ingresar a esta funcionalidad debe dar clic en la pestaña que se ubica en la parte superior derecha de la pantalla, donde se ubica el nombre del usuario. Mediante esta opción usted puede: a) Consultar y actualizar los datos personales. 31
Si modifica su correo electrónico el sistema le mostrará el mensaje de la imagen siguiente, indicándole que debe realizar la confirmación del nuevo e-mail El usuario debe confirmar el correo debido a que de lo contrario no podrá hacer uso de las funcionalidades del sistema, además todos los mensajes enviados por la plataforma estarán asociados con esta nueva cuenta. 32
Si trata de ingresar a su cuenta sin antes haber confirmado el cambio de correo, el sistema le muestra el mensaje que aparece en la siguiente imagen. Comprar Talonario Al ingresar a Comprar Talonario usted puede realizar la compra del talonario utilizado para el despacho de las recetas físicas ingresadas en el sistema. Es importante mencionar que en el caso de los profesionales farmacéuticos el talonario pertenece a la farmacia o cadena en la que se encuentra asignado. 33
Firma Digital Ayuda Esta opción despliega una pantalla de ayuda del sistema que lo guía en el uso de la Firma Digital. 34